Canllawiau Deddf Caffael 2023: Lotiau

1. Mae lotiau yn cynnig ffordd o rannu un ymarfer caffael mawr yn ‘ddarnau’ llai a gaiff wedyn eu caffael o dan gontractau ar wahân gyda gwahanol gyflenwyr (mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn ennill mwy nag un lot ac y dyfernir mwy nag un contract iddynt). Gall fod manteision sylweddol i hyn, gan gynnwys lleihau risgiau yn y gadwyn gyflenwi (er enghraifft, drwy ddewis cyflenwyr lluosog ar gyfer gwasanaeth tebyg mewn ardaloedd daearyddol gwahanol neu ffynonellau lluosog ar gyfer nwydd neu wasanaeth penodol gan leihau'r risg os bydd cyflenwr yn methu) a chynnal hyfywedd ac amrywiaeth hirdymor y farchnad gyflenwi drwy ddyfarnu mwy o gontractau.

2. Yn ogystal, gallai defnyddio lotiau annog busnesau bach a chanolig (BBaChau) i wneud cais; er enghraifft, gall fod yn haws iddynt gyflwyno tendr am gontractau llai, neu rannau llai o gontractau mwy, neu i gyflawni contractau o'r fath. Gall hyn gefnogi arloesedd, gwerth am arian, twf economaidd ac o bosibl ehangu'r sail cyflenwyr ar gyfer y farchnad honno.

3. Mae Deddf Caffael 2023 (y Ddeddf) yn gwneud darpariaethau mewn perthynas â lotiau yn adran 18 (Y ddyletswydd i ystyried lotiau), adran 20 (Gweithdrefnau tendro cystadleuol) ac adran 23 (Meini Prawf Dyfarnu). Fe'u hategir gan ddarpariaethau amrywiol yn Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 (y Rheoliadau).

4. Caiff y gofyniad i ystyried lotiau ei atgyfnerthu gan y ddyletswydd benodol sy'n ymwneud â BBaChau yn adran 12 o'r Ddeddf gan fod defnyddio lotiau, fel y crybwyllir uchod, yn debygol o fod o fantais benodol i BBaChau ac y gallai leihau rhai o'r rhwystrau a grybwyllir yn adran 12(4).

5. Mae'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio ddarparu gwybodaeth sy'n ymwneud â defnyddio lotiau (neu beidio â defnyddio lotiau) fel y bo'n gymwys yn hysbysiadau tryloywder newydd y Ddeddf fel y'u nodir yn y rheoliadau. Mae hyn yn cynnwys yr hysbysiad tendro, yr hysbysiad dyfarnu contract a'r hysbysiad manylion contract.

6. Nid oes darpariaeth fanwl benodol mwyach mewn perthynas â phrisio contractau a gaiff eu rhannu'n lotiau (fel y rhai hynny yn rheoliad 6(11-15) o Reoliadau Contractau Caffael 2015) ond ni fwriedir i'r newid hwn gael effaith ymarferol: rhaid parhau i brisio contractau drwy gyfuno cyfanswm gwerth yr holl lotiau, fel y nodir yn glir yn y darpariaethau yn Atodlen 3, paragraff 4 i'r Ddeddf.

7. Cyn cyhoeddi hysbysiad tendro ar gyfer contract cyhoeddus, mae'n ofynnol gan adran 18 o'r Ddeddf i'r awdurdod contractio ystyried a ellid yn rhesymol gyflenwi'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau o dan fwy nag un contract ac a ellid dyfarnu'r contractau hyn yn briodol drwy gyfeirio at lotiau.

8. Gallai lotiau fod yn arbennig o ddefnyddiol ar gyfer prynu nwyddau neu ar gyfer contractau gwasanaeth syml. Er enghraifft, yn yr ail achos, mae'n bosibl y byddai awdurdod contractio yn awyddus i roi darpariaeth ar waith ar gyfer gwasanaethau glanhau ar wahanol safleoedd ledled y wlad. Mae'r gofynion ar gyfer pob safle yn debyg; mae angen gwasanaethau glanhau swyddfeydd a ffenestri ar bob safle, ond ceir amrywiadau ar gyfer gwahanol leoliadau, er enghraifft, gofynion diogelwch uwch, gwaith glanhau ardaloedd arlwyo a gwaith glanhau ychwanegol mewn campfeydd ar gyfer rhai safleoedd penodol. Gwasanaeth cyffredinol yw'r gwasanaeth glanhau swyddfeydd a byddai nifer mawr o gyflenwyr yn gallu darparu'r gwasanaeth, felly mae'n bosibl mai'r cynllun cychwynnol fyddai dyfarnu un contract ar gyfer pob safle i gyflenwr cenedlaethol mawr er mwyn manteisio ar arbedion maint a sicrhau gwerth am arian. Fodd bynnag, mae'n bosibl y byddai'r awdurdod contractio hefyd yn awyddus i ystyried ffactorau eraill fel cefnogi BBaChau neu sicrhau gwydnwch ar draws y gadwyn gyflenwi er mwyn osgoi gorddibyniaeth ar un cyflenwr. Gallai hyn olygu bod dewis rhannu'r ymarfer caffael yn lotiau yn seiliedig ar ardaloedd daearyddol yn ateb mwy priodol, gan alluogi cyflenwyr llai i gystadlu yn erbyn cyflenwyr mwy lle mai dim ond un lleoliad sydd dan sylw a gan hefyd wella gwydnwch yn y gadwyn gyflenwi.

9. Wedi dweud hynny, mae adran 18 yn nodi hyd yn oed pe gellid yn rhesymol rannu'r ymarfer caffael yn lotiau, nad oes yn rhaid ei rannu os gall yr awdurdod contractio ddarparu rhesymau dros beidio â gwneud hynny.

10. Nid yw adran 18 yn rhagnodi rhestr o resymau y gallai awdurdodau contractio ddibynnu arnynt fel eu rhesymeg dros beidio â defnyddio lotiau; bydd unrhyw resymau o'r fath yn benodol i'r ymarfer caffael penodol. Fodd bynnag, rhaid i'r awdurdod contractio roi sylw i'r amcanion caffael yn adran 12 wrth benderfynu ar ei resymau dros beidio â defnyddio lotiau. Mae'r amcanion sy'n gysylltiedig â sicrhau gwerth am arian ac ymddwyn ag uniondeb a chael eich gweld fel petaech yn ymddwyn ag uniondeb yn arbennig o berthnasol. Yn ogystal, mae adran 12(4) yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio roi sylw i'r ffaith y gall BBaChau wynebu rhwystrau sy'n eu hatal rhag cyfranogi ac ystyried a ellir dileu neu leihau rhwystrau o'r fath. Gall rhannu ymarfer caffael yn lotiau fod yn un ffordd o leihau neu ddileu unrhyw rwystrau o'r fath.

11. Gallai'r rhesymau posibl dros ddewis peidio â rhannu'r ymarfer caffael yn lotiau gynnwys achosion lle gallai hynny gynyddu'r risg dechnegol wrth gyflawni'r gofyniad neu lle gallai penodi gwahanol gyflenwyr danseilio atebolrwydd mewn perthynas â'r contract a/neu reolaeth dros y contract neu olygu y byddai'r gofyniad yn anghymesur o ddrud i'w reoli. Gall fod yn ddefnyddiol defnyddio dulliau ymgysylltu cyn mynd i'r farchnad er mwyn profi'r farchnad a deall y sail cyflenwyr a all lywio'r penderfyniad a wneir o ran priodolrwydd rhannu'r contract yn lotiau.

12. O ran darparu rhesymau dros beidio â rhannu ymarfer caffael yn lotiau, ar gyfer contractau ac eithrio contractau cyffyrddiad ysgafn a chontractau cyfleustodau, mae rheoliadau 19(2)(q) a 20(2)(a) o'r Rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol iddynt gael eu nodi yn yr hysbysiad tendro. Ar gyfer contractau cyffyrddiad ysgafn a chontractau cyfleustodau, gellir cynnwys y rhesymau yn yr hysbysiad tendro neu gall yr awdurdod contractio gadw ei gofnod ei hun.

13. Mae adran 20(7) o'r Ddeddf yn caniatáu i awdurdod contractio sy'n cynnal gweithdrefn dendro gystadleuol gyfyngu nifer y lotiau y gall un cyflenwr gyflwyno tendr ar eu cyfer. Os bydd yr awdurdod contractio yn bwriadu gwneud hyn, rhaid iddo nodi'r uchafswm yn yr hysbysiad tendro.

14. Bydd yr awdurdod contractio yn nodi'r meini prawf dyfarnu ar gyfer pob lot yn yr hysbysiad tendro (ac os yw'n berthnasol, yn cynnwys y dogfennau tendro hefyd). Ar yr amod bod y tendr yn bodloni gofynion yr awdurdod contractio, y meini prawf dyfarnu fydd yn penderfynu pa lotiau a gaiff eu dyfarnu i gyflenwr yn seiliedig ar y tendr mwyaf manteisiol fesul lot.

15. Gall yr awdurdod contractio benderfynu ei fod am gyfyngu nifer y lotiau y gellir eu dyfarnu i un cyflenwr, ac os felly, rhaid nodi uchafswm y lotiau a'r meini prawf a ddefnyddir i benderfynu pa lotiau a ddyfernir i gyflenwr yn yr hysbysiad tendro a/neu'r dogfennau tendro cysylltiedig. Rhaid i'r awdurdod contractio nodi yn yr hysbysiad tendro neu'r dogfennau tendro cysylltiedig os hoffai gynnwys opsiynau fel yr opsiwn i gyfuno lotiau'n gontract unigol os bydd cyflenwr yn ennill lotiau lluosog.

16. Os na fydd awdurdod contractio yn cael unrhyw geisiadau addas i gymryd rhan neu unrhyw dendrau ar gyfer un o'r lotiau, gall newid i broses dyfarnu uniongyrchol ar gyfer y lot honno (yn unig) yn unol ag adran 43 o'r Ddeddf. Gall hefyd ddewis penderfynu peidio â dyfarnu contract am un neu fwy o lotiau unigol
am unrhyw reswm; os felly, rhaid cofnodi'r penderfyniad hwn yn adran ‘lotiau sydd wedi dirwyn i ben’ yr hysbysiad dyfarnu contract. Yn y ddau achos, gellir dyfarnu'r lotiau eraill ar sail gystadleuol fel y bwriadwyd.

Pa hysbysiadau sy'n gysylltiedig â'r agwedd hon ar y Ddeddf?

17. Hysbysiad tendro – Dyma'r hysbysiad allweddol mewn perthynas â lotiau; mae'r rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio nodi yn yr hysbysiad p'un a gaiff y contract ei rannu'n lotiau ai peidio. Os mai dyna'r bwriad, rhaid i'r awdurdod contractio hefyd ddarparu gwybodaeth sy'n ymwneud â'r lotiau i'w dyfarnu. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth fel y canlynol: disgrifiad o bob lot ac a oes uchafswm ar gyfer nifer y lotiau y gall cyflenwr gyflwyno tendr ar eu cyfer neu y gellir eu dyfarnu iddo (ac, os felly, beth yw'r uchafswm hwnnw). Fel y nodir uchod, ar gyfer contractau ac eithrio contractau cyfleustodau a chontractau cyffyrddiad ysgafn, rhaid i'r hysbysiad tendro gynnwys y rhesymau dros beidio â rhannu'r contract yn lotiau lle byddai'n rhesymol a phriodol gwneud hynny.

18. Hysbysiad dyfarnu contract – Rhaid i awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract cyn ymrwymo i gontract cyhoeddus, a fyddai'n cynnwys contract cyhoeddus a ddyfarnwyd ar gyfer lot. Mae rheoliad 28 o'r Rheoliadau yn nodi'r wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys yn yr hysbysiad dyfarnu contract, sy'n cynnwys gwybodaeth am y contract cyhoeddus i'w ddyfarnu, gan gynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud ag unrhyw lot. Mae'n bosibl y bydd yr awdurdod contractio am gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract unigol ar gyfer nifer o lotiau, er enghraifft os cafodd mwy nag un lot ei dyfarnu i gyflenwr unigol neu os caiff lotiau lluosog eu dyfarnu ar yr un pryd.

19. Os bydd awdurdod contractio yn penderfynu nad yw am ddyfarnu lot mwyach, rhaid iddo ddefnyddio adran ‘lotiau sydd wedi dirwyn i ben’ yr hysbysiad dyfarnu contract i hysbysu'r farchnad o hynny.
20. Cyn cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract, rhaid i awdurdodau contractio ddarparu crynodeb asesu i bob cyflenwr a gyflwynodd dendr a aseswyd mewn perthynas â'r lot (gweler y canllaw ar grynodebau asesu i gael rhagor o wybodaeth).

21. Hysbysiad manylion contract – Rhaid i'r awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad manylion contract ar gyfer pob contract cyhoeddus. Mae rheoliad 32(2)(j) o'r Rheoliadau yn cynnwys gofynion mewn perthynas â lotiau y mae'n rhaid eu cynnwys yn yr hysbysiad hwnnw, lle y bo'n berthnasol, gan gynnwys disgrifiad o'r nwyddau, y gwasanaethau neu'r gwaith a gyflenwir o dan y lot a gwerth amcangyfrifedig pob lot.

• Canllaw ar amcanion caffael a gwmpesir
• Canllaw ar ymgysylltu'n rhagarweiniol â'r farchnad
• Canllaw ar brisio contractau
• Canllaw ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllaw ar asesu tendrau cystadleuol
• Canllaw ar grynodebau asesu
• Canllaw ar yr hysbysiad dyfarnu contract a'r cyfnod segur
• Canllaw ar yr hysbysiad manylion contract