Canllawiau Deddf Caffael 2023: hysbysiadau manylion contract

1. Mae hysbysiad manylion contract yn hysbysu cyflenwyr a'r cyhoedd bod yr awdurdod contractio wedi ymrwymo i gontract. Mae hefyd yn darparu gwybodaeth allweddol am y contract yr ymrwymwyd iddo.

2. Cyhoeddir yr hysbysiad manylion contract ar ôl i unrhyw gyfnod segur ddod i ben ac ar ôl i'r awdurdod contractio ymrwymo i'r contract. Ar gyfer awdurdodau Cymreig datganoledig, mae'n ofynnol i'r hysbysiad manylion contract gael ei gyhoeddi ar y platfform digidol canolog drwy ei gyhoeddi ar y platfform digidol Cymreig (yn unol â rheoliad 5 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 (y Rheoliadau)).

3. Mae adran 53 o'r Ddeddf Caffael (y Ddeddf) yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad manylion contract yn nodi ei fod wedi ymrwymo i gontract cyhoeddus o fewn 30 diwrnod i'r dyddiad yr ymrwymwyd i'r contract, ac eithrio mewn perthynas â chontractau cyffyrddiad ysgafn pan mai 120 diwrnod yw'r cyfnod. Mae rheoliadau 33-36 o'r Rheoliadau yn nodi'r wybodaeth sydd angen ei chynnwys yn yr hysbysiad.

1. Pan fydd awdurdod Cymreig datganoledig yn defnyddio trefniant caffael a neilltuir (fel y'i diffinnir yn Adran 114(5) o'r Ddeddf), bydd hefyd yn ofynnol iddo gyhoeddi copi o unrhyw gontract cyhoeddus y mae'n ymrwymo iddo sydd â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £5 miliwn. Nid yw'r rhwymedigaeth i gyhoeddi hysbysiad manylion contract neu gontract cyhoeddus yn gymwys i gyfleustodau preifat na dyfarniad uniongyrchol: contractau dewis defnyddwyr (gweler Atodlen 5, paragraff 15).

4. Mae adran 87 o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gyhoeddi hysbysiad manylion contract cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ar ôl ymrwymo i ‘gontract hysbysadwy sydd o dan y trothwy’. Ar gyfer awdurdodau Cymreig datganoledig, contract rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy sydd â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £30,000 yw contract hysbysadwy sydd o dan y trothwy.

5. Mae'r canllaw hwn yn ymdrin â hysbysiadau manylion contract y mae'n ofynnol eu cyhoeddi o dan adran 53 o'r Ddeddf, ar ôl ymrwymo i gontract cyhoeddus. Gweler y canllaw ar gontractau sydd o dan y trothwy am arweiniad ar hysbysiadau manylion contract ar gyfer caffaeliadau rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy.

6. Cyhoeddir yr hysbysiad manylion contract ar y platfform digidol Cymreig (GwerthwchiGymru) a'r platfform digidol canolog ar ôl ymrwymo i'r contract. Mae'n disodli'r hysbysiad dyfarnu contract a oedd yn cael ei gyhoeddi ar y Gwasanaeth Canfod Tendr a'r hysbysiad cyfle a ddyfarnwyd a oedd yn cael ei gyhoeddi ar 'Contracts Finder' o dan y ddeddfwriaeth flaenorol.

7. Ar gyfer contractau cyhoeddus â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £5 miliwn, mae gofynion newydd hefyd i gyhoeddi'r DPAau a bennwyd yn unol ag adran 52(1) o'r Ddeddf.

8. Pan fydd awdurdodau Cymreig datganoledig yn defnyddio trefniant caffael a neilltuir (fel y'i diffinnir yn Adran 114(5) o'r Ddeddf, bydd hefyd yn ofynnol iddynt gyhoeddi copïau o'r contract.

9. Mae hysbysiad manylion contract yn hysbysu partïon â diddordeb bod yr awdurdod contractio wedi ymrwymo i'r contract ac yn rhoi manylion am y contract hwnnw. Mae cyhoeddi hysbysiad manylion contract yn orfodol ar gyfer pob awdurdod contractio ac eithrio cyfleustodau preifat ac ar gyfer pob contract cyhoeddus (gan gynnwys contractau yn ôl y gofyn sy'n gontractau cyhoeddus) ac eithrio contractau a ddyfernir o dan adran 41 o'r Ddeddf drwy gyfeirio at baragraff 15 o Atodlen 5 (dyfarniad uniongyrchol: contractau dewis defnyddiwr).

10. Pan gyhoeddir hysbysiad manylion contract ar gyfer contract gwerth mwy na £5 miliwn ac mae trefniant caffael a neilltuir (fel y'i diffinnir yn Adran 114(5) o'r Ddeddf) wedi'i ddefnyddio, rhaid i'r awdurdod contractio hefyd gyhoeddi copi o'r contract.

11. Mae pedwar rheoliad ar wahân (rheoliadau 33-36 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024) sy'n nodi'r wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys mewn hysbysiad manylion contract a gyhoeddir o dan adran 53 o'r Ddeddf, lle mae angen darparu gwybodaeth wahanol yn dibynnu ar yr amgylchiadau (h.y. a gyhoeddir yr hysbysiad yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol neu ddyfarniad uniongyrchol neu ar ôl dyfarnu fframwaith neu ‘gontract yn ôl y gofyn’ o dan fframwaith).

12. Nid oes gofyniad i gyhoeddi copïau wedi'u golygu o gontractau gwerth mwy na £5 miliwn a ddyfernir gan awdurdod Cymreig datganoledig (oni chaiff y contract ei ddyfarnu o dan drefniant caffael a neilltuir) na chontractau a ddyfernir o dan drefniant caffael Cymreig datganoledig. Mae hyn yn wir er bod gofyniad i gyhoeddi hysbysiad manylion contract.

Cynnwys hysbysiadau manylion contract: gweithdrefnau tendro cystadleuol

13. Mae'r wybodaeth sydd i'w chyhoeddi mewn hysbysiad manylion contract pan ddefnyddir gweithdrefn hyblyg gystadleuol i ddyfarnu contract cyhoeddus, wedi'i nodi yn rheoliad 33 o'r Rheoliadau. Mae'n cynnwys llawer o'r wybodaeth a oedd yn cael ei chyhoeddi mewn hysbysiadau blaenorol (megis yn yr hysbysiad tendro, yr hysbysiad tryloywder a'r hysbysiad dyfarnu contract) ar gyfer y caffaeliad perthnasol, ond mae hefyd yn darparu gwybodaeth newydd a gwybodaeth wedi'i diweddaru er mwyn adlewyrchu'r ffaith bod yr awdurdod contractio wedi ymrwymo i'r contract. Nodir pwyntiau i'w hystyried isod.

DPAau

14. Pan fydd adran 52 o'r Ddeddf yn gymwys ac mae DPAau wedi'u pennu, rhaid i awdurdodau Cymreig datganoledig ddarparu disgrifiad o bob DPA a bennwyd yn yr hysbysiad manylion contract a nodi pa mor aml y bydd yr awdurdod yn asesu perfformiad yn erbyn y DPA yn unol ag adran 71 o'r Ddeddf. Gweler y canllaw ar DPAau am ragor o wybodaeth.

15. Pan na fydd DPAau wedi'u pennu o dan adran 52 o'r Ddeddf, rhaid i'r hysbysiad manylion contract gynnwys esboniad yn nodi pam nad oedd DPAau yn briodol i asesu perfformiad y cyflenwr.

Gwerth, hyd ac opsiynau contract

16. Gallai caffaeliad arwain at fwy nag un contract, y gellir nodi pob un ohonynt yn yr un hysbysiad manylion contract. Os bydd hyn yn digwydd, rhaid cynnwys y wybodaeth ofynnol am werth a hyd contract ar gyfer pob contract unigol. Mae hyn yn golygu, ar gyfer pob contract, y bydd opsiwn i gynnwys y gwerth lleiaf a gofyniad i gynnwys y gwerth mwyaf, a fydd yn gorfod cynnwys gwerth unrhyw opsiynau yn y contract cyhoeddus.

17. Rhaid i'r hysbysiad manylion contract hefyd nodi amcangyfrif o’r dyddiad y bydd y nwyddau, y gwasanaethau neu’r gweithiau yn cael eu cyflenwi neu amcangyfrif o’r cyfnod y byddant yn cael eu cyflenwi drosto (mae hyn yn rhan o ‘bwnc y contract’ fel y'i diffinnir yn rheoliad 15) a'r dyddiad y daw unrhyw opsiynau i ymestyn neu adnewyddu cyfnod y contract, i ben.

18. Gan fod opsiynau sy'n cynyddu gwerth contract a/neu'n ymestyn hyd contract yn cael eu cynnwys yng ngwerth/hyd mwyaf amcangyfrifedig y contract fel y'i dyfernir a'u cyhoeddi yn yr hysbysiad manylion contract, mae addasiadau sy'n dibynnu ar Atodlen 8, paragraff 1 o'r Ddeddf ac sy'n cynyddu gwerth neu'n ymestyn cyfnod contract yn esempt i bob pwrpas rhag y gofyniad i gyhoeddi hysbysiad manylion contract. Os na chaiff opsiwn sydd wedi'i gynnwys yn yr hysbysiad manylion contract ei arfer cyn i gontract gael ei derfynu, gallai gwerth terfynol y contract a nodir yn yr hysbysiad terfynu contract fod yn llai na'r gwerth a nodir yn yr hysbysiad manylion contract.

Asesiadau gwrthdaro

19. Rhaid i awdurdod contractio gadarnhau yn yr hysbysiad manylion contract fod asesiad gwrthdaro wedi cael ei baratoi a'i ddiwygio yn ôl yr angen, fel sy'n ofynnol gan adran 83(5) o'r Ddeddf (noder: nid yw'n ofynnol i asesiadau gwrthdaro eu hunain gael eu cyhoeddi). Gweler y canllaw ar reoli gwrthdaro buddiannau am ragor o wybodaeth.

Cynnwys hysbysiadau manylion contract: fframweithiau

20. Mae rheoliad 34 o'r Rheoliadau yn nodi'r wybodaeth sydd angen ei chynnwys mewn hysbysiad manylion contract a gyhoeddir ar ôl i fframwaith sy'n gontract cyhoeddus gael ei ddyfarnu. Mae hyn yn cynnwys yn bennaf y wybodaeth sy'n ofynnol gan reoliad 33 ynghyd â rhywfaint o wybodaeth ychwanegol. Mae'r wybodaeth ychwanegol yn cynnwys manylion unrhyw broses ddethol sydd i'w dilyn pan ddyfernir contractau yn ôl y gofyn dilynol o dan y fframwaith.

21. Wrth gyhoeddi hysbysiad manylion contract, fel arfer bydd yr awdurdod contractio yn gallu nodi manylion cynhwysfawr pwnc y contract (fel sy'n ofynnol gan reoliad 33(2)(f) a rheoliad 15 o'r Rheoliadau). Fodd bynnag, mewn rhai achosion, efallai na fydd holl fanylion pwnc y contract yn hysbys, a gydnabyddir gan reoliad 15, sy'n ei gwneud yn ofynnol i bwnc y contract gael ei nodi i'r graddau y mae'n hysbys pan gyhoeddir yr hysbysiad. Gall hyn fod yn wir, er enghraifft, ar ôl i fframwaith gael ei ddyfarnu pan nad yw'n hysbys sut y caiff y nwyddau, y gwasanaethau neu'r gweithiau eu cyflenwi ar gyfer pob contract yn ôl y gofyn a allai gael ei ddyfarnu o dan y fframwaith.

Cynnwys hysbysiadau manylion contract: contractau yn ôl y gofyn a ddyfernir o dan fframweithiau

22. Mae rheoliad 35 o'r Rheoliadau yn nodi'r wybodaeth sydd angen ei chynnwys mewn hysbysiad manylion contract a gyhoeddir ar ôl i gontract yn ôl y gofyn sy'n gontract cyhoeddus gael ei ddyfarnu. Mae hyn yn cynnwys yn bennaf y wybodaeth sy'n ofynnol gan reoliad 33 ynghyd â rhywfaint o wybodaeth ychwanegol. Mae'r wybodaeth ychwanegol yn cynnwys p'un a ddyfarnwyd y contract yn dilyn gweithdrefn ddethol gystadleuol (o dan adran 46 o'r Ddeddf) neu heb gystadleuaeth bellach (o dan adran 45(4) o'r Ddeddf) ac, os cafodd ei ddyfarnu heb gystadleuaeth bellach, esboniad yn nodi pam roedd yr awdurdod
contractio o'r farn nad oedd angen cystadleuaeth bellach (drwy gyfeirio at adran 45(4) o'r Ddeddf).

Cynnwys hysbysiadau manylion contract: dyfarniad uniongyrchol

23. Mae rheoliad 36 o'r Rheoliadau yn nodi'r wybodaeth sydd angen ei chynnwys mewn hysbysiad manylion contract a gyhoeddir ar ôl i gontract cyhoeddus gael ei ddyfarnu'n uniongyrchol. Mae hyn yn cynnwys yn bennaf y wybodaeth sy'n ofynnol gan reoliad 33 ynghyd â rhywfaint o wybodaeth ychwanegol, megis pa sail dros ddyfarnu contract yn uniongyrchol yn Atodlen 5 i'r Ddeddf sy'n gymwys neu a gafodd y contract ei ddyfarnu yn unol â rheoliadau a wnaed o dan adran 42.

Amseriad cyhoeddi

24. Mae adran 53(1) o'r Ddeddf yn darparu bod yn rhaid i'r hysbysiad manylion contract gael ei gyhoeddi:

1. o fewn 30 diwrnod i ymrwymo i'r contract, neu
2. yn achos contract cyffyrddiad ysgafn, o fewn 120 diwrnod i ymrwymo i'r contract.

25. Mae'r cyfnod o 30 neu 120 diwrnod yn dechrau â'r diwrnod yr ymrwymir i'r contract; gall y cyfnod hwn ddod i ben ar ddiwrnod nad yw'n ddiwrnod gwaith a dylai awdurdodau contractio ystyried hyn (er y bydd y platfform digidol Cymreig a'r platfform digidol canolog ar gael i'w defnyddio ar ddiwrnodau nad ydynt yn ddiwrnodau gwaith).

26. Nid yw'r diffiniad o'r hyn y mae'n ei olygu i awdurdod contractio ymrwymo i gontract wedi'i nodi yn y Ddeddf na'r rheoliadau. Dyma'r adeg y daw contract cyfreithiol gyfrwymol i rym, a fydd yn digwydd pan gaiff yr elfennau hanfodol o dan gyfraith contractau eu bodloni (cynnig a derbyn; cydnabyddiaeth; a'r bwriad i greu cysylltiadau cyfreithiol gyfrwymol).

27. Bydd yr adeg pryd mae'r holl elfennau hyn wedi'u bodloni yn ffaith-benodol. Er enghraifft, gall y contract ddod i rym pan fydd wedi'i lofnodi a'i ddyddio, a disgwylir mai dyna fydd y dyddiad perthnasol yn y rhan fwyaf o achosion. Fodd bynnag, yn lle hynny, gall y dyddiad yr ymrwymir i'r contract fod, er enghraifft, ar ôl digwyddiad penodol neu gall fod yn seiliedig ar yr adeg pan fydd gwasanaethau neu weithiau yn dechrau o dan y contract.

28. Mater i'r awdurdod contractio yw penderfynu ar y dyddiad perthnasol yn seiliedig ar yr amgylchiadau. Wrth wneud hynny, rhaid i awdurdodau contractio barhau i ystyried yr amcan o rannu gwybodaeth a nodir yn adran 12 (1) o'r Ddeddf a bod yn dryloyw ynghylch pryd yr ymrwymwyd i gontractau.

Cyhoeddi'r contract (trefniadau caffael a neilltuir)

29. Fel y nodir yn adran 53 o'r Ddeddf (Hysbysiadau manylion contract a chyhoeddi contractau) pan fydd trefniant caffael a neilltuir (fel y'i diffinnir yn Adran 114(5) o'r Ddeddf) wedi'i ddefnyddio, rhaid i awdurdodau Cymreig datganoledig sy'n ymrwymo i gontract cyhoeddus â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £5 miliwn, gyhoeddi copi o'r contract. Yr hysbysiad manylion contract fydd y cyfrwng ar gyfer cyhoeddi'r contract pan gyrhaeddir y trothwy hwn. Gwneir hyn drwy gynnwys y contract fel atodiad i'r hysbysiad.

Amseriad cyhoeddi'r contract

30. Ar gyfer y rhan fwyaf o gontractau o dan drefniadau caffael a neilltuir, rhaid i'r contract gael ei gyhoeddi cyn diwedd y cyfnod o 90 diwrnod sy'n dechrau ar y diwrnod yr ymrwymir i'r contract. Ar gyfer contractau cyffyrddiad ysgafn, rhaid cyhoeddi copi o'r contract cyn diwedd y cyfnod o 180 diwrnod sy'n dechrau ar y diwrnod yr ymrwymir i'r contract.

31. Mae terfynau amser ar gyfer cyhoeddi ac mae hyn yn golygu y gall contract gael ei gyhoeddi gryn dipyn o amser ar ôl i'r hysbysiad manylion contract gael ei gyhoeddi. Er mwyn sicrhau effeithlonrwydd ac osgoi gorfod ychwanegu'r contract at yr hysbysiad yn ddiweddarach, gellir cyhoeddi'r contract ar yr un pryd â'r hysbysiad manylion contract.

32. Gellir golygu'r contract yn unol â'r esemptiadau a nodir yn adran 94 o'r Ddeddf (Esemptiadau cyffredinol rhag dyletswyddau i gyhoeddi neu ddatgelu gwybodaeth).

Newid contract cyn cyhoeddi'r hysbysiad manylion contract

33. Rhaid mai'r contract a gyhoeddir gyda'r hysbysiad manylion contract (pan fo'i angen) yw'r contract yr ymrwymwyd iddo yn wreiddiol. Efallai y bydd achosion lle y caiff contract ei newid yn syth ar ôl ymrwymo iddo h.y. caiff y contract ei newid yn syth ar ôl iddo ddechrau. Gallai hyn sbarduno'r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad manylion contract (o dan adran 77 o'r Ddeddf) yn ystod y cyfnod pan fyddai'r hysbysiad manylion contract yn cael ei gyhoeddi; mae hyn yn ychwanegol at y gofyniad o dan adran 53(3) o'r Ddeddf i gyhoeddi'r contract yr ymrwymwyd iddo.

34. Yn yr achosion hyn, ni ddylai awdurdodau contractio ddefnyddio'r hysbysiad manylion contract i gofnodi'r newid(iadau) i'r contract. Rhaid iddynt gyhoeddi'r hysbysiad manylion contract a chopi o'r contract yr ymrwymwyd iddo; ac yna gyhoeddi'r hysbysiad newid contract wedyn (ynghyd â chopi o'r contract fel y'i haddaswyd neu'r addasiad) er mwyn dogfennu'r newid(iadau) i'r contract. Gweler y canllaw ar addasu contractau am ragor o wybodaeth.

• Canllaw ar hysbysiadau dyfarnu contract a'r cyfnod segur
• Canllaw ar ddangosyddion perfformiad allweddol
• Canllaw ar gyhoeddi gwybodaeth
• Canllaw ar ddilyniant hysbysiadau a siartiau llif
• Canllaw ar reoli gwrthdaro buddiannau