Canllawiau Deddf Caffael 2023: hysbysiadau dyfarnu contract a chyfnodau oedi

1. Mae hysbysiad dyfarnu contract yn hysbysu partïon sydd â diddordeb bod yr awdurdod contractio yn bwriadu ymrwymo i gontract cyhoeddus â chyflenwr penodedig (neu, lle y bo'n berthnasol, gyflenwyr lluosog).

2. Y cyfnod segur yw'r cyfnod rhwng pan fydd yr awdurdod contractio yn cyhoeddi ei fwriad i ymrwymo i gontract (drwy gyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract) a phan fydd yn ymrwymo i'r contract hwnnw mewn gwirionedd. Ni all yr awdurdod contractio ymrwymo i'r contract yn ystod y cyfnod segur. Mae'r cyfnod segur yn cynnig cyfle i gyflenwyr fynegi unrhyw bryderon ynghylch y penderfyniad dyfarnu, neu ei herio'n ffurfiol, cyn ymrwymo i'r contract. Rhaid i'r cyfnod segur fod yn wyth diwrnod gwaith o leiaf, gan ddechrau gyda'r diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad dyfarnu contract.

3. Mae adran 50 (Hysbysiadau dyfarnu contract a chrynodebau asesu) o Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf) yn nodi'r gofyniad i awdurdodau contractio gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract cyn ymrwymo i gontract cyhoeddus (a'r esemptiadau i'r gofyniad hwn). Mae Rheoliadau 28-31 o Procurement (Wales) Regulations 2024 (y Rheoliadau) yn nodi'r hyn y mae angen ei gynnwys yn yr hysbysiad hwn:

1. Rheoliad 28: Hysbysiadau dyfarnu contract heblaw am y rhai a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat
2. Rheoliad 29: Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat
3. Rheoliad 30: Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat: dyfarniadau uniongyrchol
4. Rheoliad 31: Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat: fframweithiau

4. Mae adran 51 (Cyfnodau segur o ran dyfarnu contractau) yn darparu mai'r ‘cyfnod segur mandadol’ yw'r cyfnod o wyth diwrnod gwaith sy'n dechrau gyda'r diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad dyfarnu contract. Mae hefyd yn nodi'r esemptiadau i'r gofyniad hwn ac yn gwneud darpariaeth ar gyfer cyfnod segur gwirfoddol pan fydd yr esemptiadau hyn yn gymwys.

5. Mae hysbysiadau dyfarnu contract o dan y Ddeddf yn wahanol i hysbysiadau dyfarnu contract o dan y ddeddfwriaeth flaenorol a ddefnyddiwyd i hysbysu partïon â diddordeb yr ymrwymwyd i'r contract ac i ddarparu gwybodaeth benodol am y contract hwnnw. O dan y Ddeddf, caiff y swyddogaeth hon ei hatgynhyrchu'n fras gan yr hysbysiad manylion contract (gweler y canllawiau ar yr hysbysiad manylion contract am ragor o wybodaeth).

6. O dan y Ddeddf, caiff yr hysbysiad dyfarnu contract ei gyhoeddi cyn ymrwymo i'r contract a bydd yn dechrau'r cyfnod segur, lle y bo'n gymwys. Mae'r sefyllfa hon yn wahanol i'r ddeddfwriaeth flaenorol lle roedd y cyfnod segur yn cael ei sbarduno drwy gyflwyno hysbysiadau o benderfyniad i ddyfarnu contract (y cyfeiriwyd atynt yn gyffredin fel ‘llythyrau cyfnod segur’) i gyflenwyr. Mae swyddogaeth y llythyr cyfnod segur i ddarparu gwybodaeth am dendrau a aseswyd bellach yn cael ei chyflawni gan y crynodeb asesu (gweler y canllawiau ar grynodebau asesu). Mae'r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad yn rhoi gwybod i gyflenwyr a phartïon eraill â diddordeb bod yr awdurdod contractio yn bwriadu ymrwymo i gontract yn rhwymedigaeth newydd.

7. Mae'r cyfnod segur bellach yn wyth diwrnod gwaith o leiaf (yn hytrach na 10 diwrnod calendr) ac mae'n gymwys i bob contract cyhoeddus ar wahân i'r rhai a restrir yn adran 51(3). Bydd y cyfnod o wyth diwrnod gwaith fel arfer yn arwain at gyfnod segur sy'n gymesur â'r cyfnod o dan y ddeddfwriaeth flaenorol, ond mae'n osgoi achosion o gwtogi'r cyfnod segur yn artiffisial o ganlyniad i wyliau banc.

Hysbysiadau dyfarnu contract

8. Cyn ymrwymo i gontract cyhoeddus, mae'n rhaid i awdurdod Cymreig datganoledig gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract ar y platfform digidol canolog. Bodlonir y gofyniad hwn drwy gyflwyno'r hysbysiad i'r platfform digidol Cymreig (GwerthwchiGymru) a chael cadarnhad ei fod wedi cael ei gyhoeddi'n llwyddiannus, neu ei fod yn hygyrch i bawb sydd ar y platfform digidol canolog (gweler y canllawiau ar y Platfform Digidol Cymreig (GwerthwchiGymru)). Mae'r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth ymlaen llaw i gyflenwyr a phartïon eraill â diddordeb am fwriad yr awdurdod contractio i ymrwymo i gontract ac mae'n darparu gwybodaeth benodol am y contract. Yn gyffredinol, bydd yr hysbysiad dyfarnu contract yn dechrau cyfnod segur o wyth diwrnod gwaith o leiaf, ond mae eithriadau. Ceir rhagor o wybodaeth am y cyfnod segur ym mharagraffau 47-49 isod.

9. Mae adran 50(6) o'r Ddeddf yn darparu nad yw'r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract yn gymwys i'r canlynol:

1. contract amddiffyn a diogelwch a ddyfernir o dan fframwaith amddiffyn a diogelwch, neu
2. contract a ddyfernir o dan adran 41 drwy gyfeirio at Atodlen 5 (Cyfiawnhad dros ddyfarniadau uniongyrchol), paragraff 15 (Dyfarniad uniongyrchol: contractau dewis defnyddiwr). (Nid yw'r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract yn gymwys i gontractau sydd o dan y trothwy gan mai dim ond i gontractau cyhoeddus y mae'r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract yn gymwys).

10. Mae rheoliadau 28-31 yn nodi'r wybodaeth y dylid ei chynnwys mewn hysbysiadau dyfarnu contract. Bydd llawer o'r wybodaeth hon yn atgynhyrchu ac yn diweddaru'r hyn a gyhoeddwyd yn yr hysbysiad tendro neu'r hysbysiad tryloywder (fel y bo'n berthnasol), gan gynnwys gwerth a chwmpas y contract. Caiff gofynion ynglŷn â gwybodaeth ychwanegol sylweddol eu hesbonio isod.

11. Ar gyfer cyfleustodau preifat, mae'r wybodaeth (a nodir yn rheoliadau 29-31) ychydig yn wahanol i'r hyn sydd ei angen ar gyfer hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan awdurdodau contractio eraill. Mae hyn oherwydd bod yr hysbysiad ar gyfer cyfleustodau preifat yn cynnwys gwybodaeth a fyddai fel arfer yn cael ei phennu yn yr hysbysiad manylion contract, nad yw'n ofynnol i gyfleustodau preifat ei gyhoeddi. Nodir y gwahaniaethau ar gyfer cyfleustodau preifat ym mharagraffau 42-46 isod.

12. Ar gyfer pob cyflenwr y dyfernir y contract iddo, mae'n ofynnol cyhoeddi gwybodaeth am y canlynol:

1. personau â chyswllt y cyflenwr, fel y diffinnir yn adran 26(4) o'r Ddeddf
2. personau cysylltiedig y cyflenwr, fel y diffinnir yn Atodlen 6, paragraff 45 o'r Ddeddf.

13. Mae rheoliad 12 o'r Rheoliadau yn nodi'r wybodaeth am berson cysylltiedig y cyflenwr y dylid ei chynnwys yn yr hysbysiad dyfarnu contract. Ar gyfer rhai personau cysylltiedig sy'n unigolion, nid yw'n ofynnol cyhoeddi gwybodaeth am bersonau cysylltiedig sy'n ‘wybodaeth sydd wedi ei diogelu’, fel y diffinnir yn rheoliad 28(5).

14. Lle nad yw'n ofynnol cyhoeddi gwybodaeth sydd wedi ei diogelu, yn lle hynny dylai awdurdodau contractio nodi bod person cysylltiedig sy'n bodloni'r disgrifiad yn rheoliad 12(3)(b) neu (c), neu'r disgrifiad yn rheoliad 12(15)(b) o'r Rheoliadau, ond peidio â darparu unrhyw fanylion. Dylai'r wybodaeth fod yn gywir ar yr adeg y cyhoeddir yr hysbysiad. Er nad yw'n un o ofynion y ddeddfwriaeth, pan na fydd yr wybodaeth am y person cysylltiedig yn bodloni'r diffiniad o wybodaeth sydd wedi ei diogelu mwyach, byddai'n arfer dda i'r awdurdod contractio ddiweddaru'r hysbysiad dyfarnu contract drwy gynnwys yr wybodaeth am y person cysylltiedig.

15. Mae'n rhaid i'r awdurdod contractio gyhoeddi'r dyddiad y gwnaed y penderfyniad i ddyfarnu'r contract cyhoeddus i'r cyflenwr. Mae hyn yn ychwanegol at y dyddiad amcangyfrifedig yr ymrwymir i'r contract, a fydd ar ôl unrhyw gyfnod segur.

Cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol

16. Noder y gwahaniaethau ym mharagraffau 21 - 24 os bydd yr hysbysiad dyfarnu contract yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl.

17. Mewn gweithdrefn dendro gystadleuol, yn ogystal â diweddaru gwybodaeth a ddarparwyd yn yr hysbysiad tendro a'r hyn a nodir uchod, mae'n rhaid i'r hysbysiad dyfarnu contract gynnwys gwybodaeth am ‘dendrau a aseswyd’ (fel y'u diffinnir yn adran 50(5)).

18. Ar gyfer contractau cyhoeddus a ddyfernir yn unol â gweithdrefn dendro gystadleuol, bydd angen i awdurdodau Cymreig datganoledig ddarparu'r wybodaeth ganlynol (ac eithrio yn achos dyfarniad uniongyrchol o dan adrannau 41 neu 43 o'r Ddeddf):

1. cyfanswm nifer y tendrau a gyflwynwyd erbyn dyddiad cau'r awdurdod contractio ar gyfer cyflwyno tendrau (heb gynnwys tendrau a gyflwynwyd ond a dynnwyd yn ôl wedi hynny)
2. cyfanswm nifer y tendrau a aseswyd gan yr awdurdod contractio
3. cyfanswm nifer y tendrau aflwyddiannus a aseswyd gan yr awdurdod contractio a gyflwynwyd gan:
   • fusnes bach a chanolig
   • sefydliad anllywodraethol sydd wedi'i ysgogi gan werth ac sy'n ailfuddsoddi ei wargedion yn bennaf er mwyn datblygu amcanion cymdeithasol, amgylcheddol neu ddiwylliannol.

19. Ni fydd hysbysiad dyfarnu contract a gyhoeddir ar y platfform digidol canolog mewn perthynas â chontract a ddyfarnwyd gan awdurdod Cymreig datganoledig, neu gontract a ddyfarnwyd gan awdurdod Cymreig datganoledig o dan drefniant caffael Cymreig datganoledig, yn cynnwys enwau cyflenwyr aflwyddiannus. Fodd bynnag, bydd yn ofynnol i awdurdod Cymreig datganoledig nodi enw'r cyflenwr/cyflenwyr aflwyddiannus yn y Platfform Digidol Cymreig (GwerthwchiGymru) wrth gwblhau'r wybodaeth ar gyfer yr hysbysiad dyfarnu contract sy'n ymwneud â chontractau sy'n werth mwy na £5m. Ni chaiff yr wybodaeth hon ei chyhoeddi, ond bydd ar gael i Lywodraeth Cymru.

20. Nid yw gwybodaeth am gyflenwyr aflwyddiannus a'u tendrau yn ofynnol ar gyfer contractau yn ôl y gofyn o dan fframweithiau nad ydynt yn ymwneud ag asesu ‘tendrau’. Yn hytrach, caiff ‘cynigion’ eu hasesu o dan adran 46(8) o'r Ddeddf. Lle mae contract yn ôl y gofyn yn cael ei ddyfarnu o dan fframwaith, mae rheoliad 28 o'r Rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio nodi a ddefnyddiwyd proses ddethol gystadleuol neu ddyfarniad heb gystadleuaeth bellach i ddyfarnu'r contract (rheoliad 28(2)(h)).

Cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl

21. Mae'r adran hon (paragraffau 21 i 24) yn gymwys pan fydd awdurdod Cymreig datganoledig yn caffael o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl, (er enghraifft pan fydd awdurdod Cymreig datganoledig yn caffael o dan fframwaith neu farchnad ddynamig a sefydlwyd gan awdurdod heb ei ddatganoli megis Gwasanaeth Masnachol y Goron). Mae'n rhaid i awdurdodau Cymreig datganoledig fod yn ymwybodol, os byddant yn caffael o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl, y bydd angen iddynt gydymffurfio â rheoliadau Llywodraeth y DU o ran yr wybodaeth y mae'n rhaid ei darparu mewn hysbysiad dyfarnu contract.

22. Mewn gweithdrefn dendro gystadleuol, yn ogystal â diweddaru gwybodaeth a ddarparwyd yn yr hysbysiad tendro a'r hyn a nodir ym mharagraffau 8 – 15 uchod, mae'n rhaid i'r hysbysiad dyfarnu contract hefyd gynnwys gwybodaeth am ‘dendrau a aseswyd’ (fel y'u diffinnir yn adran 50(5)) ac, yn achos contractau dros £5 miliwn, y cyflenwyr aflwyddiannus a gyflwynodd y tendrau hynny.

23. Mewn gweithdrefnau tendro cystadleuol ar gyfer contractau cyhoeddus sy'n werth llai na £5 miliwn, nid oes angen i'r hysbysiad dyfarnu contract gynnwys gwybodaeth am bob cyflenwr aflwyddiannus. Yn hytrach, mae'n rhaid i'r hysbysiad dyfarnu contract gynnwys y canlynol:

1. cyfanswm nifer y tendrau a gyflwynwyd erbyn dyddiad cau'r awdurdod contractio ar gyfer cyflwyno tendrau (heb gynnwys tendrau a gyflwynwyd ond a dynnwyd yn ôl wedi hynny)
2. cyfanswm nifer y tendrau a aseswyd gan yr awdurdod contractio, a chyfanswm nifer y tendrau a aseswyd gan yr awdurdod contractio a gyflwynwyd naill ai gan:
   1. fusnes bach neu ganolig, neu
   2. sefydliad anllywodraethol sydd wedi'i ysgogi gan werth ac sy'n ailfuddsoddi ei wargedion yn bennaf er mwyn datblygu amcanion cymdeithasol, amgylcheddol neu ddiwylliannol.

24. Nid yw gwybodaeth am gyflenwyr aflwyddiannus a'u tendrau yn ofynnol ar gyfer contractau yn ôl y gofyn o dan fframweithiau a sefydlwyd gan awdurdod contractio nad yw'n awdurdod Cymreig datganoledig, nad ydynt yn ymwneud ag asesu ‘tendrau’. Yn hytrach, caiff ‘cynigion’ eu hasesu o dan adran 46(8) o'r Ddeddf. Lle mae contract yn ôl y gofyn yn cael ei ddyfarnu o dan fframwaith o'r fath, mae rheoliad 27 o Reoliadau Llywodraeth y DU yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio nodi a ddefnyddiwyd proses ddethol gystadleuol neu ddyfarniad heb gystadleuaeth bellach i ddyfarnu'r contract.

Lotiau

25. Gall proses gaffael arwain at ddyfarnu mwy nag un contract, megis lle caiff ei rannu'n lotiau.

26. Lle bydd cyflenwr yn llwyddiannus mewn mwy nag un lot, gellir dyfarnu contractau ar wahân iddo ar gyfer pob lot neu un contract yn cwmpasu'r holl lotiau y bu'n llwyddiannus ynddynt, neu rai ohonynt. Yn y senario hon, unwaith y bydd natur a chynnwys pob contract yn hysbys, gall yr awdurdod contractio bennu a yw'r contract a gaiff ei ddyfarnu yn gontract cyhoeddus, er enghraifft am ei fod dros y trothwy perthnasol, ac felly a oes angen hysbysiad dyfarnu contract.

27. Mae'n bosibl i broses gaffael arwain at rai contractau sy'n gontractau cyhoeddus, y mae'n ofynnol cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract ar eu cyfer fel rheol, a rhai contractau nad ydynt yn gontractau cyhoeddus. Mae'n bosibl hefyd y gall proses gaffael sydd dros y trothwy arwain at ddyfarnu contractau sydd o dan y trothwy yn unig, er enghraifft oherwydd bod pob lot a phob contract a ddyfernir o dan y trothwy.

28. Ar gyfer y contractau hynny nad ydynt yn gontractau cyhoeddus, bydd angen i awdurdodau contractio bennu a fydd angen cyhoeddi hysbysiad manylion contract sydd o dan y trothwy o dan adran 87(4).

29. Caiff awdurdodau contractio eu hannog i gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract yn wirfoddol ar gyfer y contractau hyn sydd o dan y trothwy er mwyn darparu mwy o eglurder ynglŷn â chanlyniad y broses gaffael.

30. Os bydd awdurdod contractio yn penderfynu peidio â pharhau gydag un lot neu fwy yn ystod gweithdrefn gaffael (ond nad yw'n terfynu'r weithdrefn gaffael gyfan), mae'n rhaid i'r awdurdod contractio gynnwys ‘gwybodaeth y lot sy'n dod i ben’ yn yr hysbysiad dyfarnu contract, a fydd yn rhoi gwybod i gyflenwyr na fydd y lotiau penodol hynny yn cael eu dyfarnu i unrhyw gyflenwr. Gall awdurdod contractio benderfynu peidio â dyfarnu un lot neu fwy mewn proses gaffael am amrywiaeth o resymau megis, er enghraifft, os bydd yr awdurdod contractio yn penderfynu nad yw'n dymuno caffael y nwyddau, y gwasanaethau neu'r gwaith yn y lotiau hynny mwyach, neu am nad oes unrhyw dendrau addas wedi cael eu cyflwyno mewn perthynas â'r lotiau hynny.

31. Gall yr awdurdod contractio benderfynu rhoi'r gorau i gaffael lot benodol unrhyw bryd ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad tendro. Dylid rhannu'r penderfyniad hwn â chyflenwyr sydd â diddordeb (lle bo'n hysbys) cyn gynted â phosibl ar ôl gwneud y penderfyniad yn ogystal â'i nodi yn yr hysbysiad dyfarnu contract. Os penderfynir peidio â dyfarnu contract ar gyfer lot benodedig ar ôl asesu tendrau'n derfynol, caiff cyflenwyr eu hysbysu drwy'r hysbysiad dyfarnu contract.

32. Nid yw'n ofynnol i awdurdod contractio esbonio na chyfiawnhau yn yr hysbysiad dyfarnu contract ei benderfyniad i roi'r gorau i gaffael lot benodol, ond rhaid iddo ystyried pa mor bwysig yw rhannu gwybodaeth at ddiben caniatáu i gyflenwyr ac eraill ddeall ei benderfyniad (adran 12(1)(c) o'r Ddeddf).

Amseru'r hysbysiad: Gweithdrefn dendro gystadleuol

33. Mewn gweithdrefn dendro gystadleuol, dim ond ar ôl i grynodebau asesu gael eu cyflwyno i'r cyflenwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus y gellir cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract (gweler y canllawiau ar grynodebau asesu). Rhagwelir y bydd yr awdurdod contractio, gan amlaf, am gyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract ar yr un diwrnod y caiff y crynodebau asesu eu darparu, gan dybio y caiff y crynodebau asesu eu darparu'n electronig. O dan amgylchiadau eraill, efallai y bydd am gynnwys cyfnod o amser ar ôl darparu crynodebau asesu a chyn i'r hysbysiad dyfarnu contract gael ei gyhoeddi. Mae'r Ddeddf yn caniatáu ar gyfer y ddwy senario ac nid yw'n rhagnodi unrhyw gyfnod penodol o amser rhwng pryd y caiff y crynodebau asesu eu darparu a phryd y dylid cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract. Mater i'r awdurdod contractio fydd penderfynu ar yr amser priodol i gyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract, gan ystyried yr amgylchiadau dan sylw, gan gynnwys cynllun unrhyw weithdrefn hyblyg gystadleuol. Dylai crynodebau asesu gael eu darparu'n brydlon ar ôl i'r penderfyniad dyfarnu gael ei wneud.

Cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract cyn dyfarniad uniongyrchol

34. Yn achos contractau a ddyfernir yn uniongyrchol, mae'r hysbysiad dyfarnu contract yn darparu gwybodaeth wedi'i diweddaru sy'n debyg i'r hyn a nodwyd yn yr hysbysiad tryloywder mewn perthynas â chyfiawnhau'r dyfarniad uniongyrchol, yn ogystal â gwybodaeth am y cyflenwr y dyfarnwyd y contract iddo (gweler y canllawiau ar ddyfarniad uniongyrchol). Mae hyn yn cynnwys lle caiff contract ei ddyfarnu i gyflenwr gwaharddedig, y sail dros wahardd y cyflenwr a'r budd cyhoeddus tra phwysig sy'n cyfiawnhau'r penderfyniad i ddyfarnu'r contract i'r cyflenwr hwnnw.

35. Os bydd contract yn cael ei ddyfarnu'n uniongyrchol o dan reoliadau a wnaed o dan adran 42 (Dyfarniad uniongyrchol er mwyn gwarchod bywyd, ac ati), rhaid cynnwys teitl a rhif cofrestru'r offeryn statudol sy'n cynnwys y rheoliadau hynny yn yr hysbysiad dyfarnu contract.

36. Os bydd y contract yn cael ei ddyfarnu'n uniongyrchol o dan adran 43 (Newid i ddyfarniad uniongyrchol) o'r Ddeddf, rhaid i'r awdurdod contractio nodi yn yr hysbysiad dyfarnu contract pam ei fod o'r farn nad yw wedi cael unrhyw dendrau addas neu geisiadau addas i gymryd rhan (gweler adran 43(2) ar gyfer achosion pan na fydd tendr neu gais yn addas) a pham ei fod o'r farn nad yw dyfarniad o dan adran 19 yn bosibl o dan yr amgylchiadau.

37. Os bydd awdurdod contractio wedi newid i ddyfarniad uniongyrchol ac wedi dyfarnu'r contract o dan adran 43, ni fydd angen iddo gwblhau'r elfennau o'r hysbysiad dyfarnu contract sy'n gysylltiedig â chyflenwyr aflwyddiannus gan fod cyhoeddi'r hysbysiad tryloywder (fel sy'n ofynnol o dan adran 44 o'r Ddeddf), o dan yr amgylchiadau hyn, yn cadarnhau na chaiff y contract ei ddyfarnu yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol.

Amseru'r hysbysiad: Dyfarniad uniongyrchol

38. Os bydd awdurdod contractio yn dyfarnu contract yn uniongyrchol, rhaid iddo fod wedi cyhoeddi hysbysiad tryloywder cyn y gall gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract (adran 44(1) o'r Ddeddf). Diben yr hysbysiad tryloywder yw tynnu sylw at y bwriad i ddyfarnu contract yn uniongyrchol, sicrhau bod y broses benderfynu yn dryloyw a chynnig cyfle i bartïon sydd â diddordeb ystyried y cyfiawnhad dros y dyfarniad uniongyrchol. (Gweler y canllawiau ar ddyfarniad uniongyrchol.)

39. Gall awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract unrhyw bryd ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad tryloywder.

40. Mae cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract yn fandadol pryd bynnag y caiff contract ei ddyfarnu'n uniongyrchol heblaw, fel y nodir ym mharagraff 9 uchod, pan fo hyn o dan Atodlen 5, paragraff 15 o'r Ddeddf (Cyfiawnhad dros ddyfarnu'n uniongyrchol: contractau dewis defnyddiwr).

41. Os ymrwymir i gontractau lluosog o ganlyniad i un ymarfer caffael, mae'n bosibl y caiff mwy nag un contract cyhoeddus ei nodi yn yr un hysbysiad dyfarnu contract. Gall y contractau fod naill ai dros y trothwy, o dan y trothwy neu'n gyfuniad o'r ddau.

Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat

42. Caiff y gofynion ar gyfer hysbysiad dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat eu nodi yn rheoliadau 29-31 o'r Rheoliadau, ac mae rheoliadau 30 a 31 yn ymdrin yn benodol â hysbysiadau dyfarnu contract ar gyfer dyfarniadau uniongyrchol a dyfarnu contract cyhoeddus o dan fframwaith, yn y drefn honno.

43. Yn y tri rheoliad, mae'n ofynnol i gyfleustodau preifat gyhoeddi disgrifiad o unrhyw opsiwn yn y contract cyhoeddus i gyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith ychwanegol; neu i estyn neu adnewyddu cyfnod y contract, nad yw'n ofynnol ar gyfer hysbysiad dyfarnu contract safonol o dan reoliad 28 o'r Rheoliadau (gan fod hyn wedi'i gynnwys yn yr hysbysiad manylion contract (gweler paragraff 11 uchod)).

Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat: gweithdrefnau tendro cystadleuol

44. Mae rheoliad 29 yn nodi'r wybodaeth y mae angen ei chynnwys mewn hysbysiad dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol neu agored. At ei gilydd, mae hyn yr un peth â'r hyn sydd ei angen o dan reoliad 28 ar gyfer hysbysiad dyfarnu contract safonol. Yr eithriadau yw nad yw'n ofynnol i gyfleustodau preifat ddarparu gwybodaeth am dendrau neu gyflenwyr aflwyddiannus fel sy'n ofynnol, yn ôl y galw, ar gyfer awdurdodau contractio eraill.

Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat: dyfarniadau uniongyrchol

45. Mae rheoliad 30 yn nodi'r wybodaeth y mae angen ei chynnwys mewn hysbysiad dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat cyn gwneud dyfarniad uniongyrchol. Mae hyn yn gofyn i lai o wybodaeth gael ei chynnwys nag ar gyfer awdurdodau contractio eraill.

Hysbysiadau dyfarnu contract a gyhoeddir gan gyfleustodau preifat: contractau a ddyfernir o dan fframweithiau

46. Er ei bod yn ofynnol i gyfleustodau preifat gyhoeddi hysbysiadau dyfarnu contract cyn ymrwymo i gontract a ddyfernir o dan fframwaith, nid oes angen cynnwys cymaint o wybodaeth yn yr hysbysiad â'r hyn sy'n ofynnol ar gyfer awdurdodau contractio eraill. Mae rheoliad 31 yn nodi'r wybodaeth hon.

Cyfnod segur

47. Fel rheol, mae cyfnod segur – sef cyfnod pan na chaniateir i'r awdurdod contractio ymrwymo i'r contract – yn gymwys i gontractau a ddyfernir yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol a'r rhai a gaiff eu dyfarnu'n uniongyrchol. Fodd bynnag, nid oes angen cadw at gyfnod segur mewn perthynas â rhai mathau o gontractau (a restrir yn adran 51(3) o'r Ddeddf), sef:

1. contractau a gaiff eu dyfarnu'n uniongyrchol o dan:
   1. adran 41 wrth gyfeirio at Atodlen 5, paragraff 13 o'r Ddeddf (sefyllfa frys eithafol na ellir ei hosgoi)
   2. rheoliadau a wneir o dan adran 42 o'r Ddeddf (Dyfarniad uniongyrchol er mwyn gwarchod bywyd, ac ati)
   3. adrannau 41 neu 43 gan gyfleustod preifat
2. contractau yn ôl y gofyn a ddyfernir o dan fframwaith
3. contractau a ddyfernir o dan farchnad ddynamig
4. contractau cyffyrddiad ysgafn.

48. Fodd bynnag, os nad yw'n ofynnol cadw at gyfnod segur, gall awdurdodau contractio ddewis cymhwyso cyfnod segur gwirfoddol. Fel unrhyw gyfnod segur gofynnol, mae'n rhaid i unrhyw gyfnod segur gwirfoddol fod o leiaf wyth diwrnod gwaith. Os caiff cyfnod segur gwirfoddol ei gymhwyso, rhaid i awdurdod contractio beidio ag ymrwymo i'r contract cyn diwedd y cyfnod segur gwirfoddol hwnnw. Efallai yr hoffai awdurdodau contractio ddewis cymhwyso cyfnod segur gwirfoddol fel ffordd o reoli'r risg y caiff y contract ei osod o'r neilltu ac unrhyw rwymedïau ôl-gontractiol eraill ar gyfer caffaeliadau ac addasiadau i'r contract (gweler adran 104 o'r Ddeddf).

49. Bydd her gyfreithiol a gaiff ei chyflwyno a'i hysbysu yn ystod y cyfnod segur yn sbarduno ataliad awtomatig, sy'n atal awdurdod contractio rhag ymrwymo i'r contract nes y caiff yr her ei thynnu'n ôl neu ei datrys neu nes bod y Llys yn diddymu'r ataliad. Gweler y canllawiau ar rwymedïau i gael rhagor o wybodaeth. Ni fydd unrhyw hawliadau a geir y tu allan i'r cyfnod segur yn sbarduno'r ataliad awtomatig, er y gall cyflenwyr wneud cais i'r Llys am waharddeb a fyddai'n cael yr un effaith.

Cymhwyso'r cyfnod segur

50. Fel y nodir ym mharagraff 8 uchod, bydd cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract yn sbarduno, lle y bo'n berthnasol, y cyfnod segur sy'n ofynnol o dan y Ddeddf (ac unrhyw gyfnod segur gwirfoddol a gaiff ei gymhwyso gan yr awdurdod contractio).

51. Y cyfnod segur a gaiff ei gymhwyso yw naill ai'r cyfnod segur mandadol (wyth diwrnod gwaith) neu unrhyw gyfnod hwy a nodir yn yr hysbysiad dyfarnu contract (er enghraifft, yn achos proses gaffael arbennig o gymhleth lle byddai'r awdurdod contractio yn hoffi rhoi mwy o amser i gyflenwyr ystyried yr wybodaeth a ddarparwyd naill ai yn eu crynodeb asesu neu yn yr hysbysiad dyfarnu (neu'r ddau)).

52. Rhaid i ddiwrnod olaf y cyfnod segur gael ei nodi yn yr hysbysiad dyfarnu contract. Diben hyn yw sicrhau bod pob cyflenwr aflwyddiannus yn glir o ran y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno hawliad a fydd yn sbarduno ataliad awtomatig ac yn atal y gallu i ymrwymo i'r contract. Gellir diweddaru'r hysbysiad dyfarnu contract er mwyn adlewyrchu cyfnod segur hwy os penderfynir ei estyn ar ôl i'r cyfnod segur ddechrau; er enghraifft, os bydd cyflenwr yn mynegi pryder yn uniongyrchol i'r awdurdod contractio yn ystod y cyfnod segur ac y gall canlyniad trafodaethau bennu a gaiff hawliad ei gyflwyno. Gall yr awdurdod contractio benderfynu bod estyn y cyfnod segur yn fuddiol er mwyn rhoi digon o amser i'r partïon ymgysylltu a sicrhau nad yw'r cyflenwr yn teimlo bod yn rhaid iddo gyflwyno hawliad y gellir bod wedi'i osgoi, a hynny oherwydd dyddiad cau'r cyfnod segur. Yn ogystal ag ailgyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract, dylai'r awdurdod contractio hefyd roi gwybod am yr estyniad yn uniongyrchol i gyflenwyr yr effeithir arnynt er mwyn sicrhau bod pob cyflenwr yn gwybod bod ganddo fwy o amser i ystyried yr wybodaeth a ddarparwyd.

53. Mae'n bwysig cofio mai cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract yw diwrnod gwaith cyntaf (‘diwrnod gwaith un’) y cyfnod segur. Os, am ba reswm bynnag, na fydd awdurdodau contractio yn gallu cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract tan yn hwyr yn y prynhawn, efallai y byddai'n well ganddynt aros i gyhoeddi tan y bore canlynol er mwyn darparu wyth diwrnod gwaith llawn. Fel arall, gallai awdurdodau contractio ychwanegu diwrnod gwaith ychwanegol at eu cyfnod segur.

54.Gan dybio bod y cyfnod segur yn wyth diwrnod gwaith o leiaf, ac ar yr amod na cheir unrhyw heriau cyfreithiol gan gyflenwyr, rhaid i awdurdodau contractio beidio ag ymrwymo i'r contract tan ddiwrnod gwaith naw. Nid yw penwythnosau a gwyliau banc2 mewn unrhyw ran o'r Deyrnas Unedig yn cyfrif fel diwrnodau gwaith at ddiben cyfrifo'r cyfnod segur. Mae hyn yn golygu y bydd angen i awdurdod contractio ystyried yr holl wyliau banc yng Nghymru, Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon wrth gyfrifo'r cyfnod segur.

55. Mae'r enghraifft isod yn tybio y caiff cyfnod segur wyth diwrnod gwaith ei gymhwyso heb unrhyw wyliau cyhoeddus a heb unrhyw heriau cyfreithiol (mae “DG” yn sefyll am “diwrnod gwaith” yn y tablau isod sy'n gysylltiedig â pharagraffau 55 a 56):

56. Mae'r enghraifft nesaf yn tybio y caiff cyfnod segur wyth diwrnod gwaith ei gymhwyso sy'n disgyn dros gyfnod y Nadolig. Mae'r gwyliau banc (Dydd Nadolig, Gŵyl San Steffan a Dydd Calan, sy'n wyliau banc ledled y DU, a 2 Ionawr, sy'n ŵyl y banc yn yr Alban yn unig) wedi cael eu hystyried a thybir na chafwyd unrhyw her gyfreithiol – mae'r dyddiadau yn y tabl yn adlewyrchu mis Rhagfyr 2024 a mis Ionawr 2025:

57. Nid oes rhwymedigaeth i ymrwymo i'r contract yn syth ar ôl i'r cyfnod segur ddod i ben.

Ymrwymo i gontract

58. Ni chaiff y term ‘ymrwymo i’ ei ddiffinio yn y Ddeddf na'r rheoliadau. Dyma'r adeg y daw contract cyfreithiol gyfrwymol i rym, a fydd yn digwydd pan gaiff yr elfennau hanfodol o dan gyfraith contractau eu bodloni (cynnig a derbyn; cydnabyddiaeth; a'r bwriad i greu cysylltiadau cyfreithiol gyfrwymol).

59. Bydd yr adeg y bydd yr holl elfennau hyn wedi'u bodloni yn ffaith-benodol. Er enghraifft, gall y contract ddod i rym pan fydd wedi'i lofnodi a'i ddyddio, ac mae'n debyg mai dyna fydd y dyddiad perthnasol yn y rhan fwyaf o achosion. Fodd bynnag, yn lle hynny, gall y dyddiad yr ymrwymir i'r contract fod, er enghraifft, ar ôl digwyddiad penodol neu gall fod yn seiliedig ar yr adeg pan fydd gwasanaethau neu waith yn dechrau o dan y contract. Mater i'r awdurdod contractio yw penderfynu ar y dyddiad perthnasol yn seiliedig ar yr amgylchiadau. Wrth wneud hynny, rhaid i awdurdodau contractio barhau i ystyried yr amcan o rannu gwybodaeth a nodir yn adran 12(1) o'r Ddeddf a bod yn dryloyw ynghylch pryd yr ymrwymwyd i gontractau.

60. Mae swyddogaeth yr hysbysiad dyfarnu contract yn golygu y caiff ei gyhoeddi ar ddiwedd proses i ddyfarnu contract. Caiff ei ragflaenu naill ai gan yr hysbysiad tendro (ar gyfer gweithdrefnau tendro cystadleuol) neu'r hysbysiad tryloywder (ar gyfer contractau a ddyfernir yn uniongyrchol o dan adrannau 41 neu 43 o'r Ddeddf neu o dan reoliadau a wneir o dan adran 42 o'r Ddeddf). Nid yw hysbysiadau tendro a hysbysiadau tryloywder yn ofynnol ar gyfer prosesau caffael (h.y. contractau yn ôl y gofyn) o dan fframwaith. Fodd bynnag, bydd angen cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract ar gyfer contractau cyhoeddus a ddyfernir o dan fframwaith o hyd.

• Canllawiau ar ddyfarniad uniongyrchol
• Canllawiau ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllawiau ar asesu tendrau cystadleuol
• Canllawiau ar grynodebau asesu
• Canllawiau ar lotiau
• Canllawiau ar gontractau sydd o dan y trothwy
• Canllawiau ar hysbysiadau manylion contract
• Canllawiau ar rwymedïau
• Canllawiau ar y Platfform Digidol Cymreig (GwerthwchiGymru)
• Canllawiau ar ddilyniant hysbysiadau a siartiau llif

Lle nad oes angen cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract, ni fydd ychwaith angen cyhoeddi naill ai grynodeb asesu neu gadw at gyfnod segur mewn perthynas â'r broses gaffael. Mae hyn oherwydd bod yn rhaid darparu'r crynodeb asesu cyn cyhoeddi'r hysbysiad dyfarnu contract (adran 50(3)) a'r hysbysiad dyfarnu contract sy'n sbarduno'r cyfnod segur (adran 51(2)).