Canllawiau Deddf Caffael 2023: hysbysiad piblinel

1. Un o'r pethau pwysicaf y gall awdurdodau contractio ei wneud yw rhoi gwybodaeth i'r farchnad am gyfleoedd am gontractau cyhoeddus – rhai cyfredol a rhai yn y dyfodol – drwy gyhoeddi piblinell gaffael sy'n edrych tua'r dyfodol. Mae Deddf Caffael 2023 ('y Ddeddf') yn gwneud hyn drwy ei gwneud yn ofynnol i gyhoeddi hysbysiadau piblinell o dan amgylchiadau penodol. Mae hyn o fudd penodol i fusnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol, gan ei fod yn rhoi amser iddynt gynllunio ar gyfer gwaith yn y dyfodol, gan sicrhau marchnad gystadleuol ac amrywiol.

2. Hysbysiad piblinell yw:

hysbysiad sy'n nodi gwybodaeth benodedig am unrhyw gontract cyhoeddus, sydd â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £2 miliwn, y mae'r awdurdod contractio yn bwriadu cyhoeddi hysbysiad tendro neu hysbysiad tryloywder mewn perthynas ag ef yn ystod y cyfnod adrodd

Mewn geiriau eraill, dyma'r casgliad o gaffaeliadau unigol sy'n ffurfio piblinell gaffael awdurdod contractio ar gyfer y cyfnod adrodd nesaf. Y 'cyfnod adrodd' yw 18 mis, gan ddechrau ar ddiwrnod cyntaf y flwyddyn ariannol y cyhoeddir yr hysbysiad.

3. Nid yw'n ofynnol i gyfleustodau preifat gyhoeddi hysbysiad piblinell, ond fe'u hanogir i wneud hynny am y rhesymau a amlinellir uchod.

4. Y darpariaethau perthnasol yw adran 93 a rheoliad 16.

5. Mae'r Ddeddf, wrth gael ei darllen gyda’r rheoliadau yn gwneud cyhoeddi hysbysiad piblinell ar y platfform digidol canolog yn ofyniad cyfreithiol o dan yr amgylchiadau a nodir yn y Ddeddf.

6. Gall yr hysbysiad piblinell fod yn is-set i biblinell fasnachol ehangach awdurdod contractio a ddefnyddir ar gyfer cynllunio mewnol. Nid yw'r gofyniad cyfreithiol newydd i gyhoeddi hysbysiad piblinell yn disodli unrhyw ofynion adrodd mewnol.

7. Mae'n ofynnol o dan y rheoliadau i awdurdodau datganoledig Cymru sy'n credu y byddant, yn ystod y flwyddyn ariannol nesaf, yn talu mwy na £100 miliwn o dan gontractau perthnasol, gyhoeddi hysbysiad piblinell ar Blatfform Digidol Cymru, GwerthwchiGymru. Wedyn, bydd GwerthwchiGymru yn anfon yr hysbysiad at y platfform digidol canolog, a thrwy hynny fodloni'r gofyniad cyfreithiol i gyhoeddi hysbysiad piblinell ar y platfform digidol canolog o dan yr amgylchiadau a nodir yn y Ddeddf.

8. Er mwyn cyfrifo a fydd awdurdod contractio yn mynd dros y trothwy o £100 miliwn, rhaid i'r cyfrifiad gynnwys yr holl daliadau a wneir o dan gontractau ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith, ac eithrio contractau esempt ('contractau perthnasol'). Mae hyn yn cynnwys contractau sydd o dan y trothwy a sefydlu fframweithiau. Bydd y cyfrifiad yn cynnwys taliadau sy'n ddyledus yn y flwyddyn ariannol sydd i ddod o dan gontractau presennol a chontractau yn y dyfodol. Yn achos fframwaith, er bod fframwaith yn gontract, nid yw gwerth y fframwaith ei hun yn cael ei ystyried. Y rheswm dros hyn yw na fydd taliadau'n cael eu gwneud o dan y fframwaith ei hun, ond yn hytrach byddant yn cael eu gwneud o dan bob contract perthnasol a ddyfernir o dan y fframwaith. Mae contractau perthnasol hefyd yn cynnwys contractau a ddyfernir o dan fframweithiau a marchnadoedd deinamig.

9. Er nad yw'n ofynnol iddo wneud hynny o dan y Ddeddf, dylai awdurdod caffael canolog sy'n bwriadu sefydlu fframwaith sy'n werth dros £2 miliwn (yn seiliedig ar gyfanswm gwerth y contractau sydd i'w dyfarnu o dan y fframwaith), i'w ddefnyddio gan awdurdodau contractio eraill, gyhoeddi hysbysiad piblinell er mwyn darparu tryloywder i'r farchnad.

10. Noder nad yw cynllunio sefydlu marchnad ddeinamig yn cael ei ystyried wrth gyfrifo gwariant disgwyliedig yn y flwyddyn ariannol sydd i ddod, wrth benderfynu a oes rhaid cyhoeddi hysbysiad piblinell (oherwydd nad yw marchnad ddeinamig yn gontract). Fodd bynnag, bydd angen i awdurdod contractio sy'n sefydlu marchnad ddeinamig neu'n bwriadu defnyddio un gynnwys ei wariant arfaethedig o dan y farchnad ddeinamig yn y cyfrifiad. Mae'r gwariant hwn yn cynnwys gwariant arfaethedig yr awdurdod contractio ei hun yn unig, drwy farchnadoedd deinamig, nid gwariant posibl unrhyw ddefnyddwyr eraill y marchnadoedd deinamig perthnasol. Felly, er enghraifft, pe bai awdurdod contractio'n sefydlu marchnad ddeinamig i nifer o awdurdodau contractio yng Nghymru ei defnyddio, ac yn rhagweld y byddai (ar ei ben ei hun) yn talu £10 miliwn o dan gontractau perthnasol wedi'u dyfarnu o dan y farchnad ddeinamig yn y flwyddyn ariannol i ddod, er y gallai defnyddwyr eraill y farchnad ddeinamig dalu £50 miliwn arall o dan gontractau wedi'u dyfarnu o dan y farchnad ddeinamig, byddai'r awdurdod contractio sy'n sefydlu'r farchnad ddeinamig yn ystyried y £10 miliwn yn unig wrth gyfrifo a yw o dan y trothwy o £100 miliwn ai peidio. Byddai awdurdodau contractio eraill sy'n dyfarnu contractau o dan y farchnad ddeinamig yn cynnwys eu cyfran o'r gwariant hwnnw o £50 miliwn yn eu cyfrifiadau gwariant eu hunain.

11. Rhaid cyhoeddi'r hysbysiad piblinell o fewn 56 diwrnod i ddiwrnod cyntaf y flwyddyn ariannol berthnasol. Yn ôl adran 93(4) mae 'blwyddyn ariannol' yn golygu:

1. y cyfnod o 12 mis sy’n dechrau ar y 1 Ebrill ar ôl y diwrnod y mae'r adran hon yn dod i rym, a
2. pob cyfnod dilynol o 12 mis.

12. Beth mae hyn yn ei olygu yw y bydd angen cyhoeddi'r hysbysiad piblinell gaffael gyntaf o fewn 56 diwrnod o 1 Ebrill 2025, h.y. erbyn 26 Mai 2025 ac erbyn 26 Mai yn y blynyddoedd dilynol.

13. Mae rheoliad 16 yn nodi'r wybodaeth y mae'n rhaid ei chyhoeddi ar gyfer pob caffaeliad wedi'i gynnwys yn yr hysbysiad piblinell.

14. Mae'r hysbysiad piblinell yn hysbysiad sengl sy'n rhoi manylion yr holl gontractau perthnasol y mae awdurdod yn bwriadu eu dyfarnu yn ystod y cyfnod adrodd. Fodd bynnag, o ran cofnodi digidol, bydd manylion yn cael eu cofnodi ar y platfform digidol canolog mewn perthynas â phob caffaeliad unigol fel y gellir cysylltu hysbysiadau dilynol am y caffaeliad hwnnw â'r manylion hynny. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei choladu a'i chyflwyno o fewn hysbysiad piblinell cydlynol ar gyfer yr awdurdod contractio hwnnw, gan alluogi'r defnyddiwr i weld yn hawdd yr holl gaffaeliadau sy'n rhan o hysbysiad piblinell yr awdurdod.

15. Y bwriad yw y bydd Platfform Digidol Cymru (GwerthwchiGymru) yn caniatáu i ddefnyddwyr gyhoeddi Hysbysiad Piblinell unigol neu nifer o hysbysiadau ar yr un pryd.

16. Os yw'n cyhoeddi'n uniongyrchol ar y platfform digidol canolog, bydd angen i awdurdod gwblhau a chyhoeddi manylion yn unigol ar gyfer pob contract cyhoeddus arfaethedig dros y trothwy o £2 miliwn. Beth bynnag fo'r dull cyhoeddi a ddefnyddir, bydd holl gaffaeliadau awdurdod contractio sy'n rhan o'r biblinell yn dal i gael eu cyflwyno gyda'i gilydd ar y system ar ffurf piblinell.

17. Wrth gwblhau'r wybodaeth, yn enwedig pwnc y contract, nid yw'n debygol y bydd yr holl wybodaeth yn hysbys ar adeg cyhoeddi hysbysiad piblinell, a'r disgwyl yw y byddai'r wybodaeth hon yn llai manwl nag unrhyw hysbysiad tendr neu hysbysiad tryloywder dilynol. Mae rhagor o wybodaeth am beth i'w ystyried wrth gyhoeddi gwybodaeth am biblinell wedi'i chynnwys yn y canllawiau ar y platfform digidol canolog ac mewn gwybodaeth sy'n cael ei chyhoeddi.

18. Er bod y Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol cyhoeddi'r hysbysiad piblinell o fewn 56 diwrnod i ddiwrnod cyntaf y flwyddyn ariannol berthnasol, mae'n debygol y bydd amgylchiadau pan fydd awdurdod contractio'n nodi gofynion ychwanegol yn ystod y flwyddyn ariannol. Er nad yw'r ddeddfwriaeth yn gwneud hyn yn ofynnol, anogir awdurdodau contractio i adolygu a diweddaru eu hysbysiadau piblinell drwy gydol y flwyddyn, gan ychwanegu caffaeliadau newydd dros y trothwy o £2 miliwn. Bydd y caffaeliadau ychwanegol hyn yn cael eu coladu a'u cyflwyno yn yr hysbysiad piblinell, gyda gweddill caffaeliadau’r awdurdod contractio sydd yn yr arfaeth sydd eisoes wedi'u cyhoeddi yn ei hysbysiad piblinell.

19. Pan nodir caffaeliad ychwanegol dros y trothwy o £2 miliwn i'w gynnwys mewn hysbysiad piblinell, a bod yr awdurdod contractio o'r farn nad oes digon o amser i gyhoeddi cofnod ychwanegol yn eu hysbysiad piblinell cyn dechrau'r caffaeliad newydd hwnnw, yna nid yw'n ofynnol i'r awdurdod contractio gynnwys y contract hwnnw yn ei hysbysiad piblinell.

20. Anogir awdurdodau contractio i fynd ymhellach na'r hyn sy'n ofynnol gan y Ddeddf drwy gynnwys y canlynol yn eu hysbysiad piblinell:

1. contractau gwaith sydd dros £2 miliwn ond o dan y trothwy gwaith ar adeg eu cyhoeddi pan fydd yr awdurdod contractio yn bwriadu cynnal proses dendro gystadleuol. Mae hyn hefyd yn cyd-fynd â'r trothwy o £2 miliwn ar gyfer contractau adeiladu mawr yn Neddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023, gan bwysleisio pwysigrwydd cyhoeddi piblinellau ar gyfer contractau gwaith sy'n werth mwy na £2 miliwn
2. contractau dros £2 miliwn lle nad oes angen cyhoeddi hysbysiad tendr neu hysbysiad tryloywder; er enghraifft i hysbysu'r farchnad pan fydd awdurdod contractio'n bwriadu dyfarnu contract yn ôl y gofyn o dan fframwaith trydydd parti drwy broses ddethol gystadleuol a chontractau a ddyfernir o dan fathau penodol o farchnadoedd deinamig cyfleustodau
3. contractau o dan £2 miliwn pan fydd yr awdurdod contractio'n bwriadu hysbysebu'r cyfle, gan y gall hyn fod yn arbennig o fuddiol i fusnesau bach a chanolig
4. contractau perthnasol i'w dyfarnu dros gyfnod sy'n hwy na 18 mis.

21. Mae awdurdodau contractio sy'n ansicr ynghylch a fydd y trothwy o £100 miliwn yn cael ei gyrraedd mewn blwyddyn ariannol benodol hefyd yn cael eu hannog i gyhoeddi hysbysiad piblinell. Gallai hyn ddigwydd, er enghraifft, oherwydd y gall awdurdod contractio dderbyn cyllid am sawl blwyddyn a bod yn ansicr sut y bydd y cyllid hwnnw'n cael ei rannu rhwng y flwyddyn ariannol bresennol a blynyddoedd ariannol dilynol.

22. Yn ogystal, caiff awdurdodau contractio sydd wedi'u hesemptio rhag cyhoeddi hysbysiadau piblinell eu cyhoeddi'n wirfoddol.

23. Er mai bwriad hysbysiad piblinell yw rhoi syniad i gyflenwyr o gynlluniau a gwariant awdurdod contractio ar gyfer y 18 mis canlynol, gallai hyn newid gydag amser wrth i'r cynlluniau ar gyfer caffael ddod yn gliriach. Nid yw awdurdodau contractio o dan unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i fwrw ymlaen ag unrhyw gaffaeliad sydd wedi'i nodi mewn hysbysiad piblinell. Er nad oes unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i nodi na fydd y broses gaffael yn mynd yn ei blaen, byddai'n arfer da sicrhau y gellir gweld newidiadau o'r fath gan ddefnyddio'r hysbysiad terfynu caffaeliad yn wirfoddol.

• Canllawiau ar y platfform digidol canolog a chyhoeddi gwybodaeth
• Canllawiau ar brisio contractau
• Canllawiau ar roi trefn ar Hysbysiadau a siartiau llif
• Canllawiau ar Blatfform Digidol Cymru

WG50130