Canllawiau Deddf Caffael 2023: Gweithdrefnau tendro cystadleuol a hysbysiadau tendro

1. Mae cystadleuaeth effeithiol a thryloywder yn allweddol i gyflawni’r amcanion caffael o sicrhau gwerth am arian a chael eich gweld yn gweithredu ag uniondeb. Ceir dwy weithdrefn dendro gystadleuol yn Neddf Caffael 2023 (y Ddeddf): y weithdrefn agored a’r weithdrefn hyblyg gystadleuol, a chaiff y naill a’r llall ei chychwyn drwy gyhoeddi hysbysiad tendro.

2. Yn ddarostyngedig i baragraff 3, caiff pob contract cyhoeddus (a ddiffiniwyd y adran 3 o’r Ddeddf), gan gynnwys contractau cyfundrefn arbennig (a ddiffiniwyd yn adran 10 o’r Ddeddf fel contractau consesiwn, contractau amddiffyn a diogelwch, contractau cyffyrddiad ysgafn a chontractau cyfleustodau), ei gaffael drwy ddefnyddio un o’r gweithdrefnau tendro cystadleuol hyn. Ceir canllawiau ar wahân ar y contractau cyfundrefn arbennig hyn.

3. Mae amgylchiadau cyfyngedig lle nad yw’n ofynnol i awdurdod contractio ddefnyddio gweithdrefn dendro gystadleuol ar gyfer contract cyhoeddus:

1. lle y gellir cyfiawnhau dyfarnu contract yn uniongyrchol o dan adran 41 (achosion arbennig) neu adran 43 (newid i ddyfarniad uniongyrchol) o’r Ddeddf, neu
2. wrth ddyfarnu contract cyhoeddus (neu weithredu contract cyhoeddus yn ôl y gofyn) o dan fframwaith (y cyfeirir ato yn y canllaw fel contract ‘yn ôl y gofyn’), fel y’i nodwyd yn adran 45 o’r Ddeddf.

4. Y darpariaethau perthnasol yw:

1. adran 19 o’r Ddeddf (Dyfarnu contractau cyhoeddus yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol)
2. adran 20 o’r Ddeddf (Gweithdrefnau tendro cystadleuol)
3. adran 21 o’r Ddeddf (Hysbysiadau tendro a dogfennau tendro cysylltiedig)
4. rheoliad 19 (Hysbysiadau tendro: gweithdrefn agored)
5. rheoliad 20 (Hysbysiadau tendro: gweithdrefn hyblyg gystadleuol)
6. rheoliad 21 (Hysbysiadau tendro: fframweithiau)
7. rheoliad 22 (Hysbysiadau tendro: marchnadoedd dynamig ac eithrio marchnadoedd dynamig cyfleustodau cymhwysol)
8. rheoliad 23 (Hysbysiadau tendro: hysbysiadau marchnad ddynamig cyfleustodau cymhwysol)
9. rheoliad 24 (Dogfennau tendro cysylltiedig).

5. Mae’r Ddeddf yn cynnwys gweithdrefn agored sy’n debyg i’r hyn a gafwyd yn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 a Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016 ac mae’n cyflwyno gweithdrefn hyblyg gystadleuol.

6. Mae’r weithdrefn hyblyg gystadleuol yn disodli llawer o’r gweithdrefnau mwy rhagnodol, blaenorol. Mae’n rhoi mwy o gyfle a hyblygrwydd i awdurdodau contractio lunio eu gweithdrefn dendro gystadleuol eu hunain. Fodd bynnag, wrth lunio a rhoi eu gweithdrefn ar waith, mae’n rhaid i awdurdodau contractio roi sylw i’r amcanion caffael (adran 12 o’r Ddeddf) a bodloni’r gofynion gweithdrefnol sy’n gymwys i’r weithdrefn hyblyg gystadleuol, megis y rhai sy’n ymwneud â therfynau amser a thryloywder.

7. Nid oes gweithdrefn gyfyngedig, gweithdrefn gystadleuol â deialog gystadleuol negodi na gweithdrefn partneriaeth arloesedd mwyach ond mae’n bosibl mabwysiadu dull gweithredu tebyg yn ymarferol fel rhan o weithdrefn hyblyg gystadleuol pan fo hynny’n briodol ac yn cydymffurfio â’r Ddeddf.

8. Mae hysbysiad tendro unigol yn disodli’r hysbysiad contract ac, ar gyfer contractau consesiwn, yr hysbysiad consesiwn yn y ddeddfwriaeth flaenorol.

Dewis a llunio’r weithdrefn dendro gystadleuol

9. Cyn dyfarnu contract cyhoeddus o dan adran 19 o’r Ddeddf (Dyfarnu contractau cyhoeddus yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol), mae’n rhaid i awdurdod contractio ymgymryd â gweithdrefn dendro gystadleuol. Fel y nodir uchod, mae dau fath o weithdrefn dendro gystadleuol (fel y’u diffiniwyd yn adran 20 o’r Ddeddf) y gellir eu defnyddio:

1. gweithdrefn agored, sef gweithdrefn un cam lle y gall unrhyw barti â diddordeb gyflwyno tendr a bydd yr awdurdod yn penderfynu i bwy y dylid dyfarnu’r contract ar sail y tendr hwnnw
2. gweithdrefn hyblyg gystadleuol, sef unrhyw weithdrefn dendro gystadleuol arall sy’n briodol, ym marn yr awdurdod contractio, at ddibenion dyfarnu’r contract cyhoeddus.

10. O dan rai amgylchiadau, dim ond y weithdrefn hyblyg gystadleuol y gall awdurdod contractio ei defnyddio, ac mae’r amgylchiadau hyn yn cynnwys:

1. pan fydd yn dymuno cyfyngu ar nifer y cyflenwyr cyn gwahodd tendrau (adran 20(4)(a) o’r Ddeddf)
2. wrth gaffael o dan farchnad ddynamig (adran 34 o’r Ddeddf) (gweler y canllaw ar farchnadoedd dynamig a chyfleustodau (ar gyfer marchnadoedd dynamig cyfleustodau))
3. neilltuo contract cyhoeddus i ddarparwyr cyflogaeth â chymorth neu gwmnïau cydfuddiannol gwasanaethau cyhoeddus (adrannau 32 a 33 o’r Ddeddf) (gweler y canllaw ar gontractau wedi eu neilltuo a chontractau cyffyrddiad ysgafn).

11. Gellir sefydlu fframweithiau o dan y weithdrefn agored neu’r weithdrefn hyblyg gystadleuol. Caiff contractau yn ôl y gofyn eu dyfarnu yn unol â thelerau’r fframwaith (adran 45 o’r Ddeddf) ac nid ydynt yn ddarostyngedig i’r darpariaethau ynglŷn â thendro cystadleuol yn adran 20 o’r Ddeddf (gweler y canllaw ar fframweithiau).

12. Mae’n rhaid i’r awdurdod contractio sicrhau bod y weithdrefn dendro gystadleuol fel y’i lluniwyd yn ffordd gymesur o ddyfarnu’r contract cyhoeddus, ar ôl rhoi sylw i natur, cymhlethdod a chost y contract. Yn unol â hynny, ni ddylai’r weithdrefn gaffael fod yn rhy feichus. Mae gweithdrefnau diangen o gymhleth a/neu lafurus yn rhwystrau posibl a allai atal busnesau bach a chanolig (BBaChau)1 a chyflenwyr eraill rhag cymryd rhan.

Nodi: Mae adran 123 yn diffinio busnesau bach a chanolig fel cyflenwyr (a) sy'n cyflogi llai na 250 o staff, a (b) y mae eu trosiant yn hafal i £44 miliwn neu'n llai na hynny, neu y mae cyfanswm eu mantolen yn hafal i £38 miliwn neu'n llai na hynny.

13. Mae’n rhaid i unrhyw weithdrefn dendro gystadleuol hefyd gydymffurfio â’r meysydd yn y Ddeddf sy’n effeithio ar y ffordd y cânt eu cymhwyso megis:

1. y gofynion ynglŷn â hysbysiadau (gweler paragraffau 83-89 isod)
2. yr amcanion caffael (adran 12 o’r Ddeddf)
3. camau rhagarweiniol (ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad a lotiau) (adrannau 16-18 o’r Ddeddf)
4. gwahardd cyflenwyr (adrannau 26-30 a 57-58 o’r Ddeddf)
5. addasu caffaeliad adran 19 (adran 31 o’r Ddeddf)
6. terfynau amser (adran 54 o’r Ddeddf).

14. Mae’r amcanion caffael yn ategu’r Ddeddf ac mae’n rhaid iddynt gael eu hystyried wrth ymgymryd â chaffaeliad, a fyddai’n cynnwys unrhyw benderfyniad mewn perthynas â’r caffaeliad. Er enghraifft, wrth lunio’r weithdrefn dendro gystadleuol, mae’n bwysig dewis terfynau amser realistig. Gall terfynau amser byr (yn enwedig os cânt eu cyfuno â manylebau rhy ragnodol) gyfyngu ar allu BBaChau i gymryd rhan a chyfyngu ar arloesedd mewn tendrau.

15. Gall awdurdod contractio lunio gweithdrefn sy’n debyg i un o’r gweithdrefnau yn y ddeddfwriaeth flaenorol os bydd hynny’n ddefnyddiol, neu deilwra un o’r gweithdrefnau hynny os yw o’r farn bod hynny’n briodol, neu lunio ei weithdrefn ei hun yn gyfan gwbl.

16. Os bydd y gofyniad ar gyfer y contract cyhoeddus yn un syml i gyflenwyr ei fodloni (er enghraifft, ateb oddi ar y silff) yna mae posibiliadau o dan y Ddeddf yn cynnwys, er enghraifft:

1. defnyddio’r weithdrefn agored, pan fydd unrhyw gyflenwr yn gallu tendro am y contract. Mae hon yn broses dryloyw a syml a ddylai sicrhau bod cynifer o gyflenwyr â phosibl yn tendro, neu
2. defnyddio’r weithdrefn hyblyg gystadleuol er mwyn, er enghraifft, ddarparu gweithdrefn dendro dau gam syml (sy’n debyg i weithdrefn gyfyngedig o dan y ddeddfwriaeth flaenorol). Gallai’r cam cyntaf gynnwys asesiad o gyflenwyr yn erbyn amodau cymryd rhan a llunio rhestr fer o’r cyflenwyr er mwyn dewis y cyflenwyr hynny i gymryd rhan yn yr ail gam lle y cânt eu gwahodd i gyflwyno tendr.

17. Os bydd y gofyniad ar gyfer y contract cyhoeddus yn gymhleth, yna mae’r Ddeddf yn caniatáu i awdurdodau contractio lunio gweithdrefn hyblyg gystadleuol aml-gam. Mae’r posibiliadau o dan y Ddeddf yn cynnwys, er enghraifft:

1. cynnwys negodiadau ôl-dendro yn dilyn rownd o dendro agored, lle y gwahoddir pob cyflenwr i gyflwyno tendr
2. cynnwys negodiadau ôl-dendro yn dilyn cylch o dendro dethol, lle y gwahoddir pob cyflenwr ar y rhestr fer i gyflwyno tendr
3. cynnwys negodiadau aml-gam ar ôl rownd gychwynnol o dendro, neu
4. cynnwys cam lle mae’r cynnyrch, y dechnoleg neu’r feddalwedd sydd i’w gyflenwi neu i’w chyflenwi yn cael ei (h)archwilio’n ffisegol neu ei (h)arddangos megis drwy ymweliad â safle neu ofyn i gyflenwyr gyflwyno cynllun peilot.

Cyflawni gweithdrefn dendro gystadleuol

18. Mae’r adran hon o’r canllaw yn nodi agweddau allweddol ar weithdrefn dendro gystadleuol sy’n gyffredin i weithdrefnau agored a gweithdrefnau hyblyg cystadleuol.

19. Er mwyn cychwyn gweithdrefn dendro gystadleuol, mae’n rhaid cyhoeddi hysbysiad tendro ar blatfform digidol yng Nghymru (gwerthwchigymru). Bydd yr hysbysiad tendro yn rhoi mynediad at unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig neu’n esbonio sut y gellir eu gweld. Defnyddir y dogfennau tendro cysylltiedig i ategu’r wybodaeth a nodir yn yr hysbysiad tendro. Maent yn rhoi rhagor o fanylion ynglŷn â’r caffaeliad a gallant gynnwys, er enghraifft, y fanyleb, y meini prawf dyfarnu a’r fethodoleg asesu ar gyfer y meini prawf dyfarnu (os nad ydynt wedi’u nodi’n llawn yn yr hysbysiad tendro), a thelerau ac amodau’r contract. Nid oes unrhyw rwymedigaeth ar yr awdurdod contractio i ddarparu dogfennau tendro cysylltiedig cyhyd â bod yr holl wybodaeth sydd ei hangen i alluogi cyflenwyr i baratoi tendr wedi cael ei chynnwys yn yr hysbysiad tendro. Pan gânt eu defnyddio, mae’n rhaid i ddogfennau tendro cysylltiedig gael eu darparu am ddim ac yn electronig fel arfer (gweler adran 96 o’r Ddeddf).

20. Mae adran 54(1) o’r Ddeddf yn darparu bod yn rhaid i awdurdod contractio roi sylw i ffactorau megis natur a chymhlethdod y contract wrth bennu’r dyddiad gofynnol ar gyfer cyflwyno tendrau. Mae’n rhaid i’r cyfnod amser gyfateb o leiaf i’r cyfnod tendro lleiaf a ganiateir fel y’i nodwyd yn adran 54 (gweler y canllaw ar derfynau amser).

21. Mae adran 21(5) o’r Ddeddf yn darparu na chaiff awdurdod contractio wahodd cyflenwyr i gyflwyno tendrau mewn gweithdrefn dendro gystadleuol oni bai ei fod wedi’i fodloni bod yr hysbysiad tendro neu’r dogfennau tendro cysylltiedig yn cynnwys digon o wybodaeth i alluogi cyflenwyr i baratoi eu tendrau ac, yn benodol, fanylion y nwyddau, y gwasanaethau neu’r gweithiau sy’n ofynnol. Felly, oni fydd yr hysbysiad tendro a/neu’r dogfennau tendro cysylltiedig yn darparu’r holl wybodaeth sydd ei hangen ar gyflenwyr i baratoi eu tendrau, ni all yr awdurdod contractio bennu terfyn amser ar gyfer cyflwyno tendrau ac ni all y cyfnod tendro yn adran 54 o’r Ddeddf (Terfynau amser) gychwyn.

22. Mae adrannau 26 ac 28 o’r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i’r awdurdod contractio ystyried a oes unrhyw gyflenwr (gan gynnwys yn rhinwedd eu personau cysylltiedig, eu personau â chyswllt neu eu his-gontractwyr) yn gyflenwr gwaharddedig neu’n gyflenwr gwaharddadwy cyn asesu pa dendr sy’n bodloni’r meini prawf dyfarnu orau. Fel rheol gyffredinol, dylid ystyried y rhain ar y cyfle cynharaf posibl yn ystod y weithdrefn dendro gystadleuol ond mae’n rhaid iddynt gael eu hystyried (neu eu cadarnhau) ar adeg asesu tendrau.

23. O dan amgylchiadau penodol, mae rhwymedigaeth ar awdurdodau contractio i hysbysu cyflenwr cyn ei wahardd o bosibl er mwyn rhoi cyfle iddo newid person â chyswllt neu is-gontractwr. Mae rhwymedigaeth ar awdurdodau contractio hefyd i hysbysu un o Weinidogion y Goron ac, mewn rhai achosion, geisio cytundeb gan un o Weinidogion y Goron, cyn gwahardd cyflenwr (neu cyn rhoi cyfle i’r cyflenwr newid person â chyswllt neu is-gontractwr) ar seiliau diogelwch gwladol (gweler adran 29 o’r Ddeddf).

24. Bydd yr hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig yn nodi unrhyw amodau cymryd rhan y mae’n rhaid eu bodloni er mwyn i’r contract cyhoeddus gael ei ddyfarnu i gyflenwr. Defnyddir amodau cymryd rhan i asesu a all cyflenwr gyflawni’r contract. Mae’n rhaid iddynt fod yn ffordd gymesur o sicrhau adnoddau neu allu perthnasol y cyflenwr (gweler isod), ar ôl rhoi sylw i natur, cymhlethdod a chost y contract cyhoeddus. Maent yn wahanol i feini prawf dyfarnu, sy’n pennu pa un yw’r tendr mwyaf manteisiol. Mae amodau cymryd rhan yn ffordd o sicrhau bod cyflenwyr yn meddu ar:

1. yr adnoddau cyfreithiol ac ariannol i gyflawni’r contract, neu
2. y gallu technegol i gyflawni’r contract.

25. Dim ond i’r cyflenwr sy’n cyflwyno’r tendr mwyaf manteisiol y caiff awdurdod contractio ddyfarnu contract cyhoeddus mewn gweithdrefn dendro gystadleuol. Mae adran 19(2) o’r Ddeddf yn diffinio’r tendr mwyaf manteisiol fel y tendr sydd, ym marn yr awdurdod contractio, yn:

1. bodloni’r gofynion
2. bodloni’r meini prawf dyfarnu orau, o gael ei asesu drwy gyfeirio at y canlynol:
   1. y fethodoleg asesu a nodir o dan adran 23(3)(a) o’r Ddeddf
   2. os oes mwy nag un maen prawf, pwysigrwydd cymharol y meini prawf o dan 23(3)(b) o’r Ddeddf.

26. Mae’n bosibl i awdurdod contractio ddyfarnu contractau ar wahân yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol i gyflenwyr lluosog (er enghraifft, wrth sefydlu fframwaith) os yw’r meini prawf dyfarnu a’r fethodoleg asesu a nodir yn yr hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig yn darparu y gall mwy nag un tendr fodloni gofynion yr awdurdod contractio a bodloni’r meini prawf dyfarnu orau ac ar ba sail. O dan yr amgylchiadau hyn, dylid ystyried mai pob tendr a ystyrir yn llwyddiannus yn unol â’r meini prawf dyfarnu a’r fethodoleg asesu yw’r tendr mwyaf manteisiol.

27. Wrth asesu tendrau o dan adran 19 o’r Ddeddf (Dyfarnu contractau cyhoeddus yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol):

1. mae’n rhaid i awdurdod contractio ddiystyru unrhyw dendr gan gyflenwr nad yw’n bodloni’r amodau cymryd rhan
2. caiff awdurdod contractio ddewis diystyru tendr gan gyflenwr nad yw’n gyflenwr yn y DU nac yn gyflenwr gwladwriaeth gytuniad, neu gan gyflenwr sy’n bwriadu is-gontractio cyflawni’r contract cyfan neu ran o’r contract i gyflenwr nad yw’n gyflenwr yn y DU nac yn gyflenwr gwladwriaeth gytuniad. Dylid edrych ar y canllaw ar gyflenwyr gwladwriaeth gytuniad am ragor o wybodaeth
3. caiff awdurdod contractio ddewis diystyru unrhyw dendr sy’n cynnig pris sydd, ym marn yr awdurdod contractio, yn anarferol o isel am gyflawni’r contract, cyhyd â’i fod yn cydymffurfio â’r darpariaethau perthnasol yn y Ddeddf
4. caiff awdurdod contractio ddewis diystyru unrhyw dendr sy’n torri gofyniad gweithdrefnol a nodir yn yr hysbysiad tendro neu’r dogfennau tendro cysylltiedig, megis tendr a gyflwynir ar ôl y terfyn amser gofynnol neu dendr sy’n mynd dros nifer y geiriau a ragnodir. Er eglurder, dylai awdurdodau contractio nodi pa ofynion gweithdrefnol a amlinellir yn yr hysbysiad tendro neu’r dogfennau tendro cysylltiedig a all beri i’r awdurdod contractio ddiystyru tendr os cânt eu torri.

28. Mewn gweithdrefn dendro gystadleuol, mae’n rhaid i’r awdurdod contractio ryddhau dwy set o wybodaeth unwaith y bydd y tendr mwyaf manteisiol wedi ei nodi:

1. yn gyntaf, mae’n rhaid iddo roi crynodebau asesu i bob un o’r cyflenwyr a gyflwynodd gynnig
2. ar ôl rhoi crynodebau asesu, mae’n rhaid iddo gyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract ar blatfform digidol yng Nghymru (gwerthwchigymru).

29. Ni chaiff yr awdurdod contractio ymrwymo i gontract yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol heb gyhoeddi’r crynodebau asesu a’r hysbysiad dyfarnu contract yn gyntaf.

30. Mae’n rhaid i’r awdurdod contractio roi crynodeb asesu i bob un o’r cyflenwyr a gyflwynodd dendr a aseswyd. Mae crynodeb asesu yn rhoi gwybodaeth i helpu cyflenwr i ddeall pam roedd ei dendr a aseswyd yn llwyddiannus neu’n aflwyddiannus. Gweler y canllaw ar grynodebau asesu.

31. O dan y Ddeddf, y weithred o gyhoeddi’r hysbysiad dyfarnu contract sy’n cychwyn y cyfnod segur. Y cyfnod segur gorfodol yw wyth diwrnod gwaith o leiaf ac mae’n gymwys i bob contract cyhoeddus ar wahân i’r rhai a restrir yn adran 51(3) o’r Ddeddf. Caiff awdurdod contractio gymhwyso cyfnod segur yn wirfoddol at y contractau hynny a restrir yn adran 51(3). Pan fydd yn gwneud hynny, mae’n rhaid i unrhyw gyfnod segur gwirfoddol bara am o leiaf wyth diwrnod gwaith hefyd. Unwaith y daw’r cyfnod segur i ben, caiff yr awdurdod contractio ymrwymo i’r contract. Gweler y canllaw ar yr hysbysiad dyfarnu contract a’r cyfnod segur.

32. Unwaith y bydd yr awdurdod contractio wedi ymrwymo i’r contract, mae’n rhaid iddo gyhoeddi hysbysiad manylion contract. Mae hysbysiad manylion contract yn dweud wrth bartïon â diddordeb yr ymrwymwyd i’r contract ac mae’n orfodol i bob awdurdod contractio ac eithrio cyfleustodau preifat ac mewn perthynas â chontract a ddyfernir o dan adran 41 o’r Ddeddf drwy gyfeirio at baragraff 15 o Atodlen 5 i’r Ddeddf (dyfarniad uniongyrchol: contractau dewis defnyddiwr). O dan amgylchiadau penodol, mae’n rhaid i’r awdurdod contractio hefyd gyhoeddi copi o’r contract a’r dangosyddion perfformiad allweddol a bennwyd. Gweler y canllaw ar yr hysbysiad manylion contract a dogfennau contract, a’r canllaw ar ddangosyddion perfformiad allweddol.

Y weithdrefn agored

33. Fel y nodir uchod, mae adran 21(5) o’r Ddeddf yn darparu bod yn rhaid i’r awdurdod contractio fodloni ei hun, cyn gwahodd tendrau, fod yr hysbysiad tendro neu’r dogfennau tendro cysylltiedig yn rhoi digon o wybodaeth er mwyn i dendrau gael eu paratoi.

34. Yn achos y weithdrefn agored, yr hysbysiad tendro yw’r ‘gwahoddiad i dendro’ am ei fod yn gwahodd pob cyflenwr â diddordeb i gyflwyno tendr. Pan gaiff unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig eu defnyddio, byddai angen iddynt hefyd gael eu darparu drwy blatfform digidol yng Nghymru (gwerthwchigymru) ar ddechrau’r caffaeliad (h.y. ar yr un pryd â’r hysbysiad tendro) er mwyn cydymffurfio ag adran 21(5) o’r Ddeddf a’i gwneud yn bosibl i’r cyfnod tendro gychwyn. Gellir cyflawni hyn naill ai drwy atodi’r dogfennau i’r hysbysiad tendro neu drwy roi dolen uniongyrchol i’r dudalen we lle y darperir y dogfennau.

Ystyried gwaharddiadau, amodau cymryd rhan ac asesu tendrau

35. Mewn gweithdrefn agored, ar ôl i dendrau ddod i law a chyn dyfarnu contract, mae’n rhaid i’r awdurdod contractio gadarnhau a yw cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig neu’n gyflenwr gwaharddadwy, asesu unrhyw amodau cymryd rhan a phenderfynu ar y tendr mwyaf manteisiol.

36. O ran gwaharddiadau, effaith adran 26 ac adran 28 o’r Ddeddf mewn gweithdrefn agored yw bod yn rhaid i’r awdurdod contractio gadarnhau a oes unrhyw gyflenwyr sydd wedi cyflwyno tendr yn gyflenwyr gwaharddedig neu’n gyflenwyr gwaharddadwy (gan gynnwys yn rhinwedd eu personau cysylltiedig, eu personau â chyswllt neu eu his-gontractwyr) cyn i dendrau gael eu hasesu. Mae hyn yn sicrhau y caiff unrhyw dendr gan gyflenwr gwaharddedig ei ddiystyru (ac y gellir diystyru unrhyw dendr gan gyflenwr gwaharddadwy os yw’r awdurdod contractio yn penderfynu felly) cyn i dendrau gael eu hasesu.

37. Yna, gallai awdurdod contractio, er enghraifft, weithredu fel a ganlyn:

1. asesu’r tendrau yn erbyn yr holl ystyriaethau a nodwyd yn adran 19(3) o’r Ddeddf, gan gynnwys cadarnhau a yw pob un o’r amodau cymryd rhan wedi cael eu bodloni, a diystyru unrhyw dendrau fel y bo’n briodol (gweler paragraff 27)
2. yna asesu’r tendrau nad ydynt wedi cael eu diystyru o dan adran 19(3) er mwyn penderfynu pa un yw’r tendr mwyaf manteisiol.

38. Mae Atodiad A yn cynnwys siart lif ynglŷn â sut y gellid cyflawni’r weithdrefn agored, yn seiliedig ar y senario ym mharagraff 37.

39. Ceir hyblygrwydd o ran pryd y gall awdurdod contractio asesu amodau cymryd rhan mewn gweithdrefn agored a gallant gael eu hasesu ar unrhyw adeg ar ôl i’r tendrau ddod i law a chyn i’r contract cyhoeddus gael ei ddyfarnu.

Y weithdrefn hyblyg gystadleuol

40. Mewn gwrthgyferbyniad â gweithdrefn agored, bydd gweithdrefn hyblyg gystadleuol yn cynnwys sawl cam ac felly gall awdurdodau contractio (o dan adran 20(4)(a) o’r Ddeddf) gyfyngu ar nifer y cyflenwyr sy’n cymryd rhan mewn caffaeliad neu sy’n symud ymlaen i’r cam nesaf. Yn y canllaw hwn, cyfeirir at y broses o gyfyngu ar nifer y cyflenwyr (ar ôl i gais i gymryd rhan gael ei gyflwyno) drwy asesu amodau cymryd rhan a/neu unrhyw feini prawf gwrthrychol eraill a nodir yn yr hysbysiad tendro neu’r dogfennau tendro cysylltiedig fel y ‘cam cymryd rhan’.

41. Mae’r weithdrefn hyblyg gystadleuol yn rhoi rhyddid i’r awdurdod contractio lunio ei weithdrefn ei hun. Caiff yr awdurdod contractio ddewis ymgorffori nifer o brosesau yn y weithdrefn, megis negodi, deialog neu gam arddangos. Yn y canllaw hwn, mae ‘deialog’ yn cyfeirio at drafodaeth rhwng yr awdurdod contractio a chyflenwyr ynglŷn ag unrhyw agwedd ar y caffaeliad. Ystyr ‘negodi’ yw’r drafodaeth rhwng yr awdurdod contractio a chyflenwr gyda’r nod o wella cynnwys tendrau. Gall cynnwys deialog a/neu negodi gynnig manteision megis y gallu i brofi risgiau a thybiaethau â chyflenwyr a datblygu gofynion yr awdurdod contractio.

42. Gall yr awdurdod contractio ddewis cynnnwys ymweliad â safle neu sesiwn arddangos mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol. Gall y rhain leihau’r risg drwy brofi i ba raddau y gellir cyflawni agweddau allweddol ar dendrau. Gall ymweliad â safle, er enghraifft, nodi nad yw proses ategol allweddol wedi cael ei datblygu, nad yw cyfarpar wedi cael ei sicrhau na’i gyflunio eto, neu na all systemau na phrosesau ymdopi â lefelau brig sydd eu hangen mewn niferoedd.

43. Gall yr awdurdod contractio hefyd ei gwneud yn ofynnol i gyflenwyr roi cyflwyniadau yn ystod y weithdrefn. Gall cyflwyniadau fod yn ddefnyddiol i gadarnhau bod modd cyflawni’r cynigion neu’r datrysiadau, er enghraifft i reoli’r risg bod cynigion yn anghydnaws â gwasanaethau hanfodol a ddarperir gan gyflenwyr presennol.

44. Mae’n rhaid i’r awdurdod contractio sicrhau bod unrhyw asesiad o ymweliadau â safle, sesiynau arddangos neu gyflwyniadau yn cael ei gynnal mewn ffordd wrthrychol ac yn unol â’r meini prawf dyfarnu a’r fethodoleg asesu.

45. Mae’r canllaw hwn yn rhoi rhai enghreifftiau o sut y gellid llunio gweithdrefn hyblyg gystadleuol, ond nid yw’n gynhwysfawr ac ni ddylai awdurdodau contractio feddwl mai dim ond y rhai a amlinellir yn y canllaw hwn y gellir eu defnyddio.

46. Mae’n rhaid i’r awdurdod contractio nodi yn yr hysbysiad tendro sut y caiff y weithdrefn hyblyg gystadleuol ei chyflawni. Er enghraifft, os mai’r bwriad yw cyfyngu ar nifer y cyflenwyr yn gyffredinol neu mewn cysylltiad â rowndiau tendro penodol neu brosesau dethol eraill, mae’n rhaid i’r meini prawf sydd i’w defnyddio i ddewis y cyflenwyr hynny fod yn yr hysbysiad tendro neu, os bydd y weithdrefn yn cynnwys negodi, mae’n rhaid i hynny gael ei nodi. Gall yr awdurdod contractio hefyd ddarparu dogfennau tendro cysylltiedig i ategu’r hysbysiad tendro, a fydd yn rhoi mwy o fanylion ynglŷn â’r caffaeliad.

47. Fel gyda’r weithdrefn agored, yr hysbysiad tendro yw’r cam ffurfiol cyntaf yn y weithdrefn, ond yn y weithdrefn hyblyg gystadleuol, gellir ei ddefnyddio mewn dwy ffordd wahanol:

1. i wahodd cyflenwyr i gyflwyno cais i gymryd rhan yn y weithdrefn, neu
2. i wahodd cyflenwyr i gyflwyno eu tendr cyntaf, neu eu hunig dendr.

48. Mae adran 12 o’r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio roi sylw i bwysigrwydd “sharing information for the purpose of allowing suppliers and others to understand the authority’s procurement policies and decisions”. Mae hyn yn berthnasol iawn wrth gyflawni gweithdrefn hyblyg gystadleuol.

49. Mae’n rhaid i’r wybodaeth a ddarperir yn yr hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig ar ddechrau gweithdrefn hyblyg gystadleuol fod yn ddigon clir a phenodol i alluogi cyflenwyr i nodi natur a chwmpas y gofyniad, a phenderfynu a ddylent gyflwyno cais i gymryd rhan neu, os na roddir gwahoddiad o’r fath, gyflwyno tendr. Os yw awdurdod contractio yn dibynnu ar ddogfennau tendro cysylltiedig (yn ychwanegol at yr hysbysiad tendro) er mwyn bodloni’r gofyniad hwn i ddarparu digon o wybodaeth, byddai hyn yn golygu y byddai angen i’r awdurdod contractio ddarparu’r dogfennau tendro cysylltiedig ar yr un pryd â’r hysbysiad tendro.

50. Gall yr awdurdod contractio barhau i ddiweddaru’r dogfennau tendro cysylltiedig, a darparu gwybodaeth lawnach ynddynt, wrth i’r caffaeliad fynd rhagddo, yn enwedig o dan amgylchiadau lle y gall elfennau penodol sydd i’w cynnwys yn y dogfennau terfynol ddibynnu o reidrwydd ar ganlyniadau negodiadau neu ddeialog flaenorol. Y gofyniad allweddol i’w gofio o dan adran 21(5) o’r Ddeddf, fel y nodir uchod, yw na ellir gwahodd tendrau fel rhan o weithdrefn dendro gystadleuol oni bai bod yr hysbysiad tendro neu’r dogfennau tendro cysylltiedig yn darparu digon o wybodaeth i alluogi cyflenwyr i baratoi eu tendrau.

51. Pan gaiff dogfen dendro gysylltiedig ei darparu, neu ei darparu o bosibl, ar ôl i’r hysbysiad tendro gael ei gyhoeddi, mae Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 (y rheoliadau) yn caniatáu i awdurdod contractio roi dolen yn yr hysbysiad tendro i’r dudalen we lle y caiff y ddogfen dendro gysylltiedig ychwanegol honno ei darparu, neu esbonio sut y caiff y ddogfen honno ei darparu. Er enghraifft, gall awdurdod contractio nodi yn yr hysbysiad tendro y caiff dogfennau tendro cysylltiedig ychwanegol eu darparu i gyflenwyr ar gamau penodol yn ystod y broses negodi.

52. Er mwyn sicrhau bod y broses dendro mor dryloyw â phosibl, nid dim ond i gyflenwyr sy’n dal i fod yn rhan o’r broses, ond hefyd i bartïon eraill â diddordeb, pan fydd gwybodaeth ychwanegol yn cael ei darparu ar ôl y terfyn amser ar gyfer cyflwyno cais i gymryd rhan, neu os na roddwyd gwahoddiad i gyflwyno cais o’r fath, y terfyn amser ar gyfer cyflwyno tendr cyntaf neu unig dendr, byddai’n ddoeth diweddaru’r hysbysiad tendro cyhoeddedig gydag unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig wrth i’r rhain cael eu rhyddhau yn ystod y weithdrefn.

Gwaharddiadau mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol

53. Fel y nodir uchod, mae adran 26 o’r Ddeddf yn darparu, ym mhob gweithdrefn dendro gystadleuol, fod yn rhaid i awdurdod contractio ystyried a yw cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig neu’n gyflenwr gwaharddadwy cyn asesu pa dendr sy’n bodloni’r meini prawf dyfarnu orau. Mae adran 27 o’r Ddeddf yn ymdrin yn benodol â gwahardd cyflenwyr mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol ac mae’n ei gwneud yn ofynnol i’r awdurdod contractio gadarnhau a yw cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig neu’n gyflenwr gwaharddadwy cyn caniatáu iddo gymryd rhan mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol. Os yw’r cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig, ni ellir caniatáu iddo gymryd rhan yn y weithdrefn. Os yw’r cyflenwr yn gyflenwr gwaharddadwy, gall awdurdod contractio ddewis ei wahardd.

54. Os daw cyflenwr yn gyflenwr gwaharddedig yn ystod gweithdrefn hyblyg gystadleuol, mae’n rhaid i awdurdod contractio ei wahardd rhag symud i’r cam nesaf yn unol ag adran 27 o’r Ddeddf. Os daw cyflenwr yn gyflenwr gwaharddadwy yn ystod gweithdrefn, gall awdurdod contractio ei wahardd rhag symud i’r cam nesaf.

55. Felly, mae’n rhaid i awdurdod contractio gadarnhau gwaharddiadau ar ddechrau’r weithdrefn a chyn asesu tendrau terfynol. Os bydd gweithdrefn hyblyg gystadleuol yn cynnwys sawl cam, dylai awdurdodau contractio hefyd ystyried gwaharddiadau (a chymryd camau priodol) ar adegau allweddol megis wrth gynnal ‘asesiad canolraddol o dendrau’ (sy’n asesiad o dendrau heblaw’r tendrau terfynol (gweler adran 20(6) o’r Ddeddf)).

Cyfyngu ar nifer y cyflenwyr mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol

56. Mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol, mae cyfeiriadau at gais i gymryd rhan yn cyfeirio at sefyllfa lle mae cyflenwr, mewn ymateb i hysbysiad tendro, yn cofrestru ei ddiddordeb mewn cymryd rhan yn y caffaeliad. Bydd awdurdod contractio yn gwahodd ceisiadau i gymryd rhan os mai ei fwriad yw cyfyngu ar nifer y cyflenwyr a wahoddir i gyflwyno tendrau. Gall y rhesymau dros gyfyngu ar nifer y cyflenwyr sy’n cyflwyno tendrau a chreu rhestr fer gynnwys y canlynol:

1. er mwyn cael gwared ar y rhai nad ydynt yn bodloni’r amodau cymryd rhan neu ddewis nifer penodol o’r cyflenwyr â’r sgoriau uchaf yn unig, er mwyn sicrhau bod y caffaeliad yn hydrin yn weinyddol a sicrhau mai dim ond cyflenwyr sy’n meddu ar yr adnoddau a’r gallu perthnasol, neu’r rhai gorau, i gyflawni’r contract sy’n cymryd rhan. Gall hyn ddigwydd, er enghraifft, lle mae ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad neu wybodaeth yr awdurdod contractio am y farchnad yn awgrymu y bydd nifer mawr o dendrau yn dod i law o bosibl
2. am fod y gofyniad yn gymhleth ac yn amhriodol ar gyfer gweithdrefn agored un cam
3. am fod natur y caffaeliad yn golygu y gall cost paratoi tendrau neu asesu pob tendr a gyflwynir fod yn ormodol i’r awdurdod contractio a/neu’r cyflenwyr, neu
4. er mwyn sicrhau bod cyflenwyr yn cael eu cymell i dendro pan fydd lefel y gystadleuaeth yn uchel iawn a bod cyflenwyr yn amharod o bosibl i dendro oherwydd siawns isel o fod yn llwyddiannus.

57. Dylid nodi y gall lleihau nifer y cyflenwyr sy’n cymryd rhan mewn gweithdrefn rwystro egin fusnesau a newydd-ddyfodiaid, a all o bosibl gynnig ateb addas ond nad oes ganddynt hanes profedig am eu bod yn newydd i sector. Wrth bennu’r amodau cymryd rhan (neu’n wir ym mhob agwedd ar gyflawni’r weithdrefn), er mwyn cydymffurfio ag adran 12 o’r Ddeddf, mae’n rhaid i awdurdod contractio roi sylw i’r ffaith y gall BBaChau wynebu rhwystrau penodol i gymryd rhan, ac ystyried a oes modd dileu neu leihau rhwystrau o’r fath. Felly, dylid ystyried yn ofalus yr amodau cymryd rhan a ddefnyddir i gyfyngu ar nifer y cyflenwyr sy’n symud i’r cam nesaf mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol er mwyn lleihau’r risg o gael gwared ar gyflenwyr a all o bosibl gynnig ateb da ond nad oes ganddynt fawr ddim hanes profedig. Bydd ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad yn helpu i fesur y risg hon.

58. Os na fydd cyflenwr yn bodloni’r amodau cymryd rhan, gall awdurdod contractio ddewis ei atal rhag cymryd rhan neu symud i’r cam nesaf mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol. Fodd bynnag, mae’n bosibl, er na all cyflenwr fodloni’r amodau cymryd rhan (neu amod penodol) yn yr asesiad cychwynnol, y gall ddangos y bydd yn gallu gwneud hynny ar gam diweddarach a chyn i’r contract gael ei ddyfarnu. O dan y senario hwn, caiff awdurdod contractio benderfynu (ond nid yw’n ofynnol iddo) caniatáu i’r cyflenwr gymryd rhan yn y weithdrefn neu symud i’r cam nesaf gan ei gwneud yn ofynnol iddo gyflawni’r amodau, os bydd yn llwyddiannus, cyn i’r contract gael ei ddyfarnu. Os bydd yr awdurdod contractio yn penderfynu caniatáu i’r cyflenwr gymryd rhan yn y weithdrefn neu symud i’r cam nesaf, dylai ystyried y gofyniad ynglŷn â thriniaeth gyfartal yn adran 12 o’r Ddeddf. Os yw awdurdod contractio yn credu y bydd yn debygol o arfer ei ddisgresiwn yn y modd hwn, argymhellir y dylid nodi hyn yn yr hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig fel y bydd cyflenwyr yn ymwybodol o’r posibilrwydd wrth benderfynu tendro ai peidio. Mae’n rhaid i gyflenwr fodloni’r holl amodau cymryd rhan er mwyn i’r contract gael ei ddyfarnu iddo.

59. Os bydd yr awdurdod contractio yn pennu uchafswm o gyflenwyr sy’n gallu cymryd rhan neu symud i’r cam nesaf ar unrhyw gam yn ystod gweithdrefn, mae’n rhaid iddo nodi yn yr hysbysiad tendro y meini prawf gwrthrychol sydd i’w defnyddio i benderfynu pa gyflenwyr a gaiff eu gwahodd i gymryd rhan neu symud i’r cam nesaf.

60. Os bydd yr awdurdod contractio yn nodi’r isafswm o gyflenwyr a ddylai gymryd rhan neu symud i’r cam nesaf ar unrhyw gam yn ystod gweithdrefn a bod llai na’r isafswm bwriadedig o gyflenwyr yn weddill ar y cam hwnnw, gall yr awdurdod contractio barhau â’r weithdrefn gyda’r cyflenwyr hynny sy’n weddill.

61. Ym mhob achos, dylai nifer y cyflenwyr sy’n cymryd rhan neu sy’n symud i’r cam nesaf fod yn ddigon i sicrhau cystadleuaeth wirioneddol. Nid yw’r Ddeddf yn nodi isafswm o gyflenwyr gan y bydd yr isafswm sy’n briodol i sicrhau cystadleuaeth wirioneddol yn amrywio yn seiliedig ar faterion megis:

1. natur a chymhlethdod y contract
2. nifer y cyflenwyr sy’n debygol o ddangos diddordeb mewn cymryd rhan neu symud i’r cam nesaf
3. hyd a chymhlethdod y weithdrefn, gan gynnwys a yw’n cynnwys unrhyw gam deialog neu negodi.

62. Fodd bynnag, awgrymir, cyhyd â bod digon o gyflenwyr wedi mynegi diddordeb mewn cymryd rhan, y dylai’r awdurdod contractio wahodd o leiaf pum cyflenwr i symud i’r cam nesaf os yw’r weithdrefn yn un syml heb ddeialog na negodi. Os bydd y weithdrefn yn fwy cymhleth ac yn cynnwys deialog neu negodi helaeth, awgrymir y dylid gwahodd o leiaf tri chyflenwr i symud i’r cam nesaf. O ystyried bod lle i amrywiaethau niferus yn y ffordd y mae gweithdrefn hyblyg gystadleuol yn cael ei llunio ac o ran gofynion awdurdodau contractio unigol, nid oes un ateb yn addas i bawb.

63. Dylai’r awdurdod contractio sicrhau y caiff cyflenwyr eu hysbysu’n amserol wrth i’r weithdrefn fynd rhagddi, yn enwedig os penderfynir na fydd cyflenwr yn cymryd rhan yn y weithdrefn neu na fydd cyflenwr yn symud ymlaen i’r cam nesaf, er enghraifft wrth gyfyngu ar nifer y cyflenwyr ar ôl eu hasesu yn erbyn amodau cymryd rhan neu ar ôl asesiad canolraddol o dendrau. Os caiff cyflenwr ei wahardd o’r weithdrefn, neu os caiff ei dendr ei ddiystyru, wrth hysbysu’r cyflenwr dylid cynnwys esboniad o’r penderfyniad, gan roi sylw i adran 12(1)(c) a (d) o’r Ddeddf.

64. Pan fydd tendr cyflenwr yn dendr a aseswyd fel y’i diffiniwyd yn adran 50(5) (Tendr a aseswyd yw tendr a aseswyd er mwyn penderfynu ar y tendr mwyaf manteisiol o dan adran 19(1) ac nad oedd wedi'i ddistyru), o’r Ddeddf, mae’n ofynnol i awdurdod contractio roi crynodeb asesu i’r cyflenwr. Os bydd gweithdrefn yn cynnwys nifer o rowndiau tendro ynghyd ag asesiadau canolraddol o dendrau, dylai awdurdodau contractio hysbysu cyflenwyr cyn gynted ag y bo’n rhesymol bosibl nad ydynt yn cael symud i’r cam nesaf yn y weithdrefn. Cynghorir awdurdodau contractio i ddefnyddio’r un strwythur i roi adborth ar gyfer rowndiau canolraddol ag a gaiff ei ddarparu ar gyfer tendrau a aseswyd gan fod strwythur crynodebau asesu wedi cael ei lunio i sicrhau bod cyflenwyr yn cael esboniad cadarn o’u sgoriau, gan roi sylw i adran 12(1)(c) a (d) o’r Ddeddf. Wrth baratoi i hysbysu cyflenwyr nad ydynt wedi cyflwyno tendrau a aseswyd, dylai awdurdodau contractio anelu at ddarparu lefel briodol o fanylder ar gyfer y cam yn y weithdrefn pan gafodd y cyflenwr ei wahardd. Pan fo cais cyflenwr yn cael ei ddiystyru yn ystod asesiad canolraddol, does dim gofyniad i ddarparu copi hefyd o grynodebau asesiadau’r cyflenwyr na wnaeth symud ymlaen i gamau nesaf y broses.

Beth yw’r prif hysbysiadau sy’n gysylltiedig â gweithdrefnau tendro cystadleuol?

65. Mae’n bosibl bod gweithdrefn dendro gystadleuol wedi bod yn destun hysbysiad piblinell, hysbysiad ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad a/neu hysbysiad caffael arfaethedig cyn iddi gychwyn.

66. Fel y nodwyd eisoes, yr hysbysiad tendro, sy’n cychwyn y weithdrefn, yw’r hysbysiad allweddol mewn gweithdrefn dendro gystadleuol. Yn ogystal â chael ei ddefnyddio naill ai fel gwahoddiad i dendro neu fel gwahoddiad i gyflenwyr gyflwyno cais i gymryd rhan yn y weithdrefn, caiff ei ddefnyddio i hysbysu’r farchnad am addasiad i’r telerau caffael.

67. Mae’r rheoliadau yn pennu gwybodaeth benodol y mae’n rhaid i awdurdod contractio ei chynnwys mewn hysbysiad tendro. Ar gyfer pob gweithdrefn dendro gystadleuol, lle y bo hynny’n berthnasol, mae’n rhaid i hyn gynnwys (yn unol â rheoliad 20):

1. a yw un o’r cyfnodau tendro lleiaf byrraf a nodwyd yn y tabl yn adran 54 o’r Ddeddf yn gymwys ac, os felly, pa amgylchiadau yn y tabl sy’n gymwys (er enghraifft, os yw hysbysiad caffael arfaethedig cymhwysol wedi cael ei gyhoeddi, mae’n rhaid i’r hysbysiad tendro gynnwys y rhif adnabod unigryw ar gyfer yr hysbysiad hwnnw er mwyn cysylltu’r hysbysiad tendro â’r un weithdrefn gaffael)
2. disgrifiad o unrhyw fanylebau technegol y disgwylir iddynt gael eu bodloni neu groesgyfeiriad at ble y gellir eu gweld
3. disgrifiad o unrhyw amodau cymryd rhan sydd i’w bodloni. Noderar gyfer contractau cyhoeddus, y bydd angen i awdurdodau contractio ddilyn gofynion rheoliad 6 mewn perthynas â gwybodaeth graidd y cyflenwr a dylent nodi yn yr hysbysiad tendro y bydd yn ofynnol i gyflenwyr gyflwyno eu gwybodaeth graidd drwy’r platfform ar adeg berthnasol yn y weithdrefn (er enghraifft pan fyddant yn cyflwyno eu cais i gymryd rhan neu eu tendrau). Bydd hyn yn sicrhau bod cyflenwyr yn gwybod ble i gofrestru a chwblhau eu proffiliau. Cyfeiriwch at ganllawiau ar gyhoeddi gwybodaaeth am ragor o fanylion ynglŷn â gwybodaeth cyflenwyr
4. a yw awdurdod contractio yn bwriadu defnyddio arwerthiant electronig ac, os felly, ddisgrifiad o’r broses honno.
5. unrhyw delerau talu sy’n ychwanegol at y telerau talu ymhlyg a nodwyd yn adran 68 o’r Ddeddf. Efallai y bydd yr awdurdod contractio yn dymuno nodi yn yr hysbysiad tendro unrhyw gyfnod amser sy’n llai na 30 diwrnod a fydd yn gymwys i daliadau’r awdurdod contractio i gyflenwyr, y broses o gyflwyno
   anfonebau a’r broses ar gyfer ymdrin ag anfonebau y mae anghydfod yn eu cylch (ond nid yw’r Ddeddf na’r rheoliadau yn gofyn am y lefel hon o fanylion)
6. pan fo’r contract cyhoeddus wedi ei ddyfarnu drwy gyfeirio at lotiau, a ganiateir i gyflenwr gyflwyno tendr ar gyfer uchafswm o lotiau yn unig ac, os felly, yr uchafswm; a ganiateir dyfarnu uchafswm o lotiau yn unig i gyflenwr ac, os felly, yr uchafswm; ac a fydd yr awdurdod contractio yn dyfarnu lotiau lluosog i’r un cyflenwr yn unol â meini prawf penodol ac, os felly, grynodeb o’r dull gwrthrychol (gweler adran 23(4) o’r Ddeddf ar gyfer pennu meini prawf dyfarnu ar gyfer asesu tendrau drwy gyfeirio at lotiau)
7. ac eithrio yn achos contract cyfleustodau neu gontract cyffyrddiad ysgafn, pan fo’r awdurdod contractio yn ystyried y gellid dyfarnu’r contract cyhoeddus drwy gyfeirio at lotiau ond nad yw hynny’n digwydd, y rhesymau dros hyn
8. y meini prawf dyfarnu neu grynodeb o’r meini prawf dyfarnu
9. sut y caniateir cyflwyno tendrau neu geisiadau i gymryd rhan a’r dyddiad erbyn pryd y mae’n rhaid eu cyflwyno
10. os yw awdurdod contractio yn meddwl y gallai ddymuno dibynnu ar sail gwireddiad risg hysbys ym mharagraff 5 o Atodlen 8 i’r Ddeddf er mwyn gwneud unrhyw addasiadau yn y dyfodol i gontract a ddyfernir o dan y weithdrefn dendro gystadleuol, y risgiau hysbys. Gweler y canllaw ar addasiadau i gontract.

68. Wrth ddefnyddio’r weithdrefn hyblyg gystadleuol, yn ychwanegol at yr wybodaeth uchod, mae’n rhaid i’r hysbysiad tendro hefyd gynnwys:

1. pan fydd yr awdurdod contractio yn bwriadu dewis nifer cyfyngedig o gyflenwyr yn ystod y weithdrefn, y meini prawf a gaiff eu defnyddio i’w dewis
2. pan fydd yr awdurdod contractio yn bwriadu dewis isafswm o gyflenwyr, yr isafswm arfaethedig o gyflenwyr
3. pan fydd yr awdurdod contractio yn caffael o dan farchnad ddynamig (ac felly’n cyfyngu ar y cyflenwyr sy’n gallu cymryd rhan i’r rhai ar y farchnad ddynamig berthnasol neu ran o’r farchnad ddynamig) manylion y farchnad ddynamig neu ran o’r farchnad ddynamig
4. disgrifiad o’r broses sydd i’w dilyn yn ystod y weithdrefn, gan gynnwys a all y weithdrefn gynnwys negodi ar unrhyw gam, ac a fydd y meini prawf dyfarnu yn cael eu mireinio yn ystod y weithdrefn
5. a yw’r hysbysiad tendro yn cael ei ddefnyddio:
   1. neilltuo contract i ddarparwyr cyflogaeth â chymorth yn unol ag adran 32 o’r Ddeddf, neu
   2. i neilltuo contract i gwmnïau cydfuddiannol gwasanaethau cyhoeddus yn unol ag adran 33 o’r Ddeddf.

69. Gweler y canllaw ar fframweithiau a marchnadoedd dynamig am arweiniad ychwanegol ar ddefnyddio’r hysbysiad tendro yn yr achosion hynny.

70. Gweler y canllaw ar gyhoeddi gwybodaeth am yr wybodaeth y mae angen ei chynnwys mewn hysbysiadau yn gyffredinol a sut i olygu neu atal gwybodaeth y caniateir iddi gael ei hatal neu ei golygu o dan y Ddeddf.

71. Mae’r cynnwys yn y canllaw hwn yn gorgyffwrdd yn sylweddol â phynciau eraill. Mae’r dogfennau canllaw canlynol yn rhoi rhagor o fanylion am y meysydd allweddol hyn a dylid eu darllen ar y cyd â’r canllaw hwn:

Canllaw ar asesu tendrau cystadleuol

• Canllaw ar amodau cymryd rhan
• Canllaw ar waharddiadau
• Canllaw ar addasu caffaeliad cystadleuol

Canllawiau perthnasol eraill yn cynnwys:

• Canllaw ar amcanion caffael a gwmpesir
• Canllaw ar ymgysylltu’n rhagarweiniol â’r farchnad
• Canllaw ar lotiau
• Canllaw ar gyfnodau amser