Canllawiau Deddf Caffael 2023: cyfnodau amser

1. Yn ystod gweithdrefn dendro gystadleuol efallai y bydd angen diwygio neu egluro gwybodaeth yn yr hysbysiad tendro neu'r dogfennau tendro cysylltiedig er mwyn ymdrin ag amgylchiadau nas rhagwelwyd.

2. Efallai y bydd angen gwneud addasiadau yn ystod gweithdrefn am nifer o resymau. Er enghraifft, efallai fod cyflenwr wedi codi cwestiwn yn gofyn am eglurder sy'n golygu bod angen diwygio'r dogfennau tendro cysylltiedig neu fod rhywbeth wedi'i hepgor yn yr hysbysiad tendro. Mae'n rhaid i unrhyw addasiadau gael eu gwneud yn unol ag adran 31 o Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf).

3. Adran 31 o'r Ddeddf (Addasu caffaeliad adran 19).

4. Adran 54 o'r Ddeddf (Terfynau amser).

5. Mae'r ddeddfwriaeth flaenorol yn caniatáu i gyflenwyr ofyn am wybodaeth cyn cyflwyno eu tendr ond nid yw'n darparu'n benodol ar gyfer addasiadau yn ystod caffaeliad. Mae'n rhaid i'r awdurdod contractio ddarparu'r wybodaeth hon o fewn cyfnod amser penodedig cyn bod tendrau yn cael eu cyflwyno. Mae'r Ddeddf yn gwneud darpariaeth benodol yn adran 31 sy'n nodi pryd y gellir addasu telerau caffael a gwmpaswyd, graddau'r addasiadau hynny a sut mae'n rhaid hysbysu cyflenwyr am y newidiadau hynny.

5. Ceir cyfnodau amser lleiaf gorfodol y mae’n rhaid darparu ar eu cyfer mewn gweithdrefn dendro gystadleuol. Ni phennir unrhyw gyfnodau amser mwyaf a ganiateir. Wrth lunio’r amserlen gaffael, mae’n rhaid i awdurdod contractio daro cydbwysedd priodol sy’n rhoi digon o amser i gyflenwyr baratoi ac sy’n ystyried, lle y bo’n berthnasol, faterion megis cymhlethdod y contract (gweler paragraff 7 isod).

6. Mae’r tablau yn adran 54(3) a (4) yn nodi’r cyfnodau amser lleiaf gorfodol sy’n gymwys o dan amgylchiadau gwahanol. Yn fras, caiff y cyfnodau amser lleiaf a ganiateir eu lleihau pan fydd sefyllfa frys, neu os yw cyflenwyr eisoes yn ymwybodol o’r caffaeliad arfaethedig drwy gyhoeddi ‘hysbysiad caffael arfaethedig cymhwysol’ (gweler paragraff 20(d) isod); neu o dan amgylchiadau penodol, megis yn achos contract cyffyrddiad ysgafn neu pan fydd marchnad ddynamig yn cael ei defnyddio ac ati. Bydd cyfnodau amser lleiaf yn hwy os na ellir cyflwyno tendrau’n electronig neu os na ddarperir dogfennau tendro cysylltiedig ar yr un pryd â’r hysbysiad tendro.

7. Yn ogystal â chydymffurfiaeth â’r cyfnodau amser lleiaf a ganiateir ar gyfer cymryd rhan a thendro, mae sefyllfaoedd eraill yn codi pan fydd awdurdodau contractio o dan rwymedigaeth i ystyried pennu terfynau amser rhesymol. Er enghraifft, yn ystod ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad, dyfarnu contract yn uniongyrchol neu addasu telerau’r weithdrefn gaffael. Wrth bennu unrhyw derfynau amser ar gyfer caffaeliad, mae’n rhaid i awdurdodau contractio, lle y bo’n berthnasol, roi sylw i’r ffactorau yn adran 54(1):

1. natur a chymhlethdod y contract sy’n cael ei ddyfarnu
2. yr angen am ymweliadau â’r safle, archwiliadau ffisegol a chamau ymarferol eraill
3. yr angen i is-gontractio
4. natur a chymhlethdod unrhyw addasiad i’r hysbysiad tendro neu unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig
5. pwysigrwydd osgoi oedi diangen

8. Bydd y ffactorau a nodwyd yn adran 54(1)(a)-(c) yn arbennig o berthnasol wrth wahodd ceisiadau i gymryd rhan neu wahodd tendrau, ac mae’n rhaid i awdurdodau contractio ystyried a oes angen rhoi mwy o amser i gyflenwyr baratoi a chyflwyno eu hymatebion, gan ystyried y ffactorau perthnasol.

9. Mae adran 54(1)(d) yn berthnasol wrth wneud addasiad i’r hysbysiad tendro neu’r dogfennau tendro cysylltiedig yn ystod y weithdrefn, ond gall ffactorau eraill fod yn berthnasol hefyd. Ceir rhagor o wybodaeth am addasiadau yn ystod gweithdrefn yn y canllaw ar addasu caffaeliad o dan adran 19.

10. Yn unol ag adran 54(1)(e), mae’n rhaid i awdurdodau contractio roi sylw i bwysigrwydd osgoi oedi diangen. Gallai hyn, er enghraifft, olygu sicrhau bod yr holl ddogfennau tendro wedi’u paratoi mor gynnar â phosibl, yn barod i’w rhannu â chyflenwyr ar yr un pryd â chyhoeddi’r hysbysiad tendro. Neu sicrhau nad oes bylchau sylweddol yn y weithdrefn, megis rhwng y cyfnod rhwng ceisiadau i gymryd rhan yn dod i law a rhoi gwahoddiad i dendro. Gall hefyd olygu ymateb yn gyflym i gwestiynau yn gofyn am eglurder.

11. Mae’n rhaid i unrhyw derfyn amser a bennir fod yr un fath i bob cyflenwr.

12. Mae’n rhaid i’r awdurdod contractio hefyd roi sylw i’r amcanion caffael wrth bennu terfynau amser. Yr hyn sy’n berthnasol iawn yw bod rhywun yn gweithredu ac yn cael ei weld yn gweithredu, gydag uniondeb, ynghyd â’r gofyniad i roi sylw i’r ffaith y gall busnesau bach a chanolig wynebu rhwystrau penodol i gymryd rhan ac a oes modd cael gwared ar rwystrau o’r fath (er enghraifft, drwy roi cyfnod amser hwy).

13. Gellir lleihau’r cyfnodau cymryd rhan a thendro pan fydd yr awdurdod contractio o’r farn bod sefyllfa frys wedi codi sy’n golygu bod y cyfnod lleiaf a ganiateir fel arfer yn anymarferol. Ni ddiffinnir y term ‘sefyllfa frys’ yn y Ddeddf a dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y dylid ei ddefnyddio; mae’n rhaid i’r penderfyniad i leihau’r cyfnod amser byrraf a ganiateir fod yn seiliedig ar angen gwrthrychol i weithredu ar fyrder a phan fyddai’r terfynau amser arferol yn cael effaith andwyol wirioneddol. Ni ddylid ei ddefnyddio i ‘ddal i fyny’ ar ôl oedi yn y weithdrefn gaffael.

Cyfnod cymryd rhan

14. Mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol mae’n bosibl y bydd cam cymryd rhan ar wahân er mwyn cyfyngu ar nifer y cyflenwyr a wahoddir i gymryd rhan bellach yn y weithdrefn (mae hyn yn debyg i gam dethol yn y ddeddfwriaeth flaenorol).

15. Bydd yr awdurdod contractio yn gwahodd cyflenwyr i gyflwyno ceisiadau i gymryd rhan drwy gyhoeddi hysbysiad tendro, gan fanylu ar amodau cymryd rhan ac unrhyw feini prawf eraill ar gyfer cyfyngu ar nifer y cyflenwyr (gweler Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024, rheoliadau 19 (Hysbysiadau tendro: gweithdrefn agored a 20 (Hysbysiadau tendro: gweithdrefn hyblyg gystadleuol)). Mae’r cyfnod cymryd rhan yn dechrau â’r diwrnod ar ôl i awdurdod contractio wahodd ceisiadau i gymryd rhan mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol ac yn gorffen â’r diwrnod terfynol ar gyfer cyflwyno’r ceisiadau hynny.

16. Mae adran 54(3) yn darparu, yn y rhan fwyaf o achosion, fod yn rhaid caniatáu cyfnod cymryd rhan o 25 diwrnod o leiaf er mwyn i gyflenwyr gyflwyno ceisiadau. Yr unig eithriadau yw:

1. os mai contract cyffyrddiad ysgafn yw’r contract: nad oes cyfnod cymryd rhan lleiaf
2. pan fydd yr awdurdod contractio yn ystyried bod sefyllfa frys wedi codi, sy’n golygu bod cyfnod cymryd rhan o 25 diwrnod yn anymarferol: y gellir lleihau’r cyfnod cymryd rhan lleiaf i 10 diwrnod.

Cyfnod tendro

17. Bydd pob gweithdrefn dendro gystadleuol yn cynnwys o leiaf un cyfnod tendro, sef y cyfnod pan fydd cyflenwyr yn paratoi eu tendrau.

18. Mewn gweithdrefn agored, dim ond un cyfnod tendro fydd a bydd hwn yn dechrau ar ôl i’r hysbysiad tendro gael ei gyhoeddi.

19. Mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol, os yw’r awdurdod contractio wedi dewis peidio â phennu cyfnod cymryd rhan ar wahân, caiff y tendr ei gyflwyno mewn ymateb i’r hysbysiad tendro ac felly bydd y cyfnod tendro yn dechrau eto ar ôl cyhoeddi’r hysbysiad tendro. Os bydd cyfnod cymryd rhan ar wahân neu sawl cylch tendro, caiff tendrau eu cyflwyno mewn ymateb i wahoddiad i dendro a anfonir yn uniongyrchol at gyflenwyr sy’n cymryd rhan. O dan yr amgylchiadau hyn, mae’r cyfnod tendro yn dechrau â’r diwrnod ar ôl i awdurdod contractio roi gwahoddiad i gyflwyno tendrau fel rhan o weithdrefn dendro gystadleuol ac yn gorffen â’r diwrnod terfynol ar gyfer cyflwyno tendrau.

20. Mae adran 54(4) yn darparu y bydd y cyfnod tendro lleiaf yn dibynnu ar y math o gontract/amgylchiad fel y’i nodir isod:

1. Dim cyfnod tendro lleiaf ar gyfer contractau cyffyrddiad ysgafn.
2. Dim cyfnod tendro lleiaf ar gyfer contractau cyfleustodau na’r rhai a ddyfernir gan awdurdodau nad ydynt yn awdurdodau llywodraeth ganolog (megis awdurdodau lleol) pan fydd cyfnod tendro a negodwyd. Dyma’r sefyllfa os mai dim ond cyflenwyr a ddetholwyd ymlaen llaw sy’n cael gwahoddiad i dendro a bod yr awdurdod contractio a’r cyflenwyr hynny a ddetholwyd ymlaen llaw yn cytuno ar gyfnod tendro. Diffinnir cyflenwr a ddetholwyd ymlaen llaw yn adran 54(5) fel cyflenwr (i) yr aseswyd ei fod wedi bodloni amodau cymryd rhan cyn cael gwahoddiad i gyflwyno tendr, neu (ii) sy’n aelod o farchnad ddynamig lle mae’r contract yn cael ei ddyfarnu o dan y farchnad ddynamig honno.
3. Cyfnod tendro lleiaf o 10 diwrnod ar gyfer contractau cyfleustodau neu’r rhai a ddyfernir gan awdurdodau nad ydynt yn awdurdodau llywodraeth ganolog os mai dim ond cyflenwyr a ddetholwyd ymlaen llaw sy’n cael gwahoddiad i dendro (ac nad ydynt wedi cytuno ar gyfnod amser byrrach i gyflwyno tendrau).
4. Cyfnod tendro lleiaf o 10 diwrnod pan fydd hysbysiad caffael arfaethedig cymhwysol wedi cael ei gyhoeddi. Hysbysiad caffael a gyhoeddir o leiaf 40 diwrnod a dim mwy na 12 mis cyn yr hysbysiad tendro yw hysbysiad caffael arfaethedig cymhwysol. Gweler y canllaw ar yr hysbysiad caffael arfaethedig am ragor o wybodaeth.
5. Cyfnod tendro lleiaf o 10 diwrnod pan fydd yr awdurdod contractio o’r farn bod sefyllfa frys wedi codi sy’n golygu bod unrhyw gyfnod tendro lleiaf cymwys arall yn anymarferol.
6. Cyfnod tendro lleiaf o 10 diwrnod os yw’r contract yn cael ei ddyfarnu o dan farchnad ddynamig.
7. Cyfnod tendro lleiaf o 25 diwrnod os cyflwynir tendrau yn electronig ac os darperir yr holl ddogfennau tendro cysylltiedig ar yr un pryd â’r hysbysiad tendro.
8. Cyfnod tendro lleiaf o 30 diwrnod os cyflwynir tendrau yn electronig ond os na ddarperir yr holl ddogfennau tendro cysylltiedig ar yr un pryd â’r hysbysiad tendro.
9. Cyfnod tendro lleiaf o 30 diwrnod os na chyflwynir tendrau yn electronig ond darperir yr holl ddogfennau tendro cysylltiedig ar yr un pryd â’r hysbysiad tendro.
10. Cyfnod tendro lleiaf o 35 diwrnod os na chyflwynir tendrau yn electronig ac os na ddarperir yr holl ddogfennau tendro cysylltiedig ar yr un pryd â’r hysbysiad tendro.

21. Os bydd sawl cylch tendro, disgwylir y bydd y cyfnod tendro lleiaf yn gymwys i bob cylch tendro, oni bai bod yr awdurdod contractio yn ystyried nad yw tendrau pellach ond yn diweddaru tendrau a gyflwynwyd eisoes (er enghraifft o ganlyniad i negodiadau). Os felly, disgwylir i derfyn amser rhesymol gael ei bennu, sydd yr un fath i bob cyflenwr, ar ôl rhoi sylw i’r ffactorau a nodwyd yn adran 54(1).

22. Yn unol ag adran 96 (cyfathrebu’n electronig), mae’n rhaid i’r awdurdod contractio, i’r graddau y mae’n ymarferol, gyfathrebu â chyflenwyr yn electronig (a chymryd camau i sicrhau bod cyflenwyr yn cymryd rhan yn y caffaeliad yn cyfathrebu’n electronig) (gweler y canllaw ar gyfathrebu electronig).

23. Mae’r gofyniad yn adran 96 yn ymestyn i ganiatáu i dendrau gael eu cyflwyno’n electronig oni bai bod hynny’n anymarferol. Efallai y bydd cyflwyno tendrau’n electronig yn anymarferol oherwydd, er enghraifft:

1. mae natur arbenigol y caffaeliad yn golygu y byddai’r defnydd o ddull cyfathrebu electronig yn gofyn am adnoddau, dyfeisiau neu fformatau ffeiliau penodol nad ydynt ar gael yn gyffredinol neu nad ydynt yn cael eu cynnal gan gymwysiadau sydd ar gael yn gyffredinol
2. mae’r cymwysiadau sy’n cynnal fformatau ffeiliau sy’n addas ar gyfer y disgrifiad o’r tendrau yn defnyddio fformatau ffeiliau nad oes modd eu trin drwy unrhyw gymwysiadau agored eraill na chymwysiadau sydd ar gael yn gyffredinol neu sydd o dan gynllun trwyddedu perchnogol ac na ellir eu darparu i’w lawrlwytho na’u defnyddio o bell gan yr awdurdod contractio
3. mae angen cyflwyno modelau ffisegol neu fodelau ar raddfa
4. mae rhywfaint o’r tendr, neu’r holl dendr, uwchlaw’r dosbarthiad diogelwch y gellir ei anfon yn electronig.

Hysbysiad caffael arfaethedig

24. Caiff yr hysbysiad caffael arfaethedig ei gyhoeddi ar unrhyw adeg cyn cyhoeddi’r hysbysiad tendro. Os mai hysbysiad caffael arfaethedig cymhwysol yw’r hysbysiad hwn o’i gyhoeddi (gweler paragraff 20(d) uchod), caiff yr awdurdod contractio leihau’r cyfnod tendro lleiaf i ddeg diwrnod.

Hysbysiad tendro

25. Mae cyhoeddi’r hysbysiad tendro yn dechrau’r weithdrefn yn ffurfiol ac yn gwahodd cyflenwyr naill ai i gyflwyno ceisiadau i gymryd rhan neu i gyflwyno tendr.

• Canllaw ar amcanion caffael a gwmpaswyd
• Canllaw ar hysbysiadau caffael arfaethedig
• Canllaw ar gyfathrebu’n electronig
• Canllaw ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllaw ar asesu tendrau cystadleuol
• Canllaw ar addasu caffaeliad cystadleuol