Canllawiau Deddf Caffael 2023: caffael wedi’i gwmpasu

1. Ystyr caffael wedi'i gwmpasu (covered procurement) yw dyfarnu contract cyhoeddus, ymrwymo iddo a’i reoli. Mae contract cyhoeddus yn gontract y mae awdurdod contractio yn ymrwymo iddo sydd â gwerth uwch na'r trothwy perthnasol ac nad yw wedi'i esemptio gan Atodlen 2 i Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf).

2. Mae diffinio term yn helpu awdurdodau contractio i ddeall yn union pa ddarpariaethau sy'n berthnasol wrth gaffael dros y trothwy, sydd heb ei esemptio. Mae'r Ddeddf hefyd yn cynnwys diffiniad ehangach o 'gaffael', sy'n golygu dyfarnu contract, ymrwymo iddo a'i reoli (h.y. contractau cyhoeddus, contractau o dan y trothwy a chontractau esempt). Mae hynny'n caniatáu i'r Ddeddf wneud rhai darpariaethau ar wahân mewn perthynas â materion fel:

1. gofynion penodol ar gyfer rhai contractau caffael o dan y trothwy
2. rhwymedigaethau o ran peidio â gwahaniaethu yn erbyn cyflenwyr o wladwriaeth sydd wedi llofnodi cytuniad i fodloni rhwymedigaethau rhyngwladol ar gaffael cyhoeddus sy'n berthnasol i gontractau o dan y trothwy neu gontractau esempt, a
3. y ddyletswydd i roi sylw i Ddatganiad Polisi Caffael Cymru yn Adran 14.

3. Mae adran 1(1) yn diffinio 'caffael' (procurement) a 'chaffael wedi'i gwmpasu' (covered procurement); termau y cyfeirir atynt yn helaeth mewn adrannau eraill o'r Ddeddf.

4. Mae adran 1(2) yn ei gwneud yn glir bod y term 'caffael' a thrwy hynny 'caffael wedi'i gwmpasu' yn cynnwys yr holl gamau a gymerir wrth ddyfarnu a rheoli contract, hyd at a chan gynnwys diwedd y contract neu ddod â'r contract i ben.

5. Mae adrannau 1(3) a (4) yn egluro bod y termau ‘caffael’ a ‘chaffael wedi’i gwmpasu’ yn berthnasol hefyd i gaffael ar y cyd a chaffael gan awdurdod caffael canolog.

6. Mae adran 11(1) yn nodi mewn perthynas â chaffael wedi'i gwmpasu, bod yn rhaid gwneud hynny yn unol â'r Ddeddf.

7. Mae adran 11(2) yn nodi'r ffyrdd gwahanol y gall awdurdod contractio ddyfarnu contract cyhoeddus.

8. Diffinnir y term 'covered procurement' yn Adran 1 fel "the award, entry into and management of a public contract" a 'public contract' yn Adran 3. Bydd angen i awdurdodau contractio droi at yr Adran 3 i weld diffiniad llawn, ond yn gryno mae'n cynnwys contractau (ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwasanaethau a gwaith er budd ariannol), fframweithiau a chontractau consesiwn sydd â gwerth uwch na'r trothwy perthnasol ac nad ydynt yn esempt. Mae fframweithiau a chontractau consesiwn yn cael eu diffinio’n benodol mewn mannau eraill yn y Ddeddf.

9. Mae gan y term buddiant ariannol ('pecuniary interest') ystyr manylach na 'consideration' a allai fod ar unrhyw ffurf. Bwriad hyn yw cwmpasu contractau sy'n gwneud elw. Nid yw'r Ddeddf yn bwriadu ymdrin yn unig â threfniadau digolledu neu gefnogol, fel grantiau neu drefniadau noddi gan y gallai gwneud hynny olygu bod y Llywodraeth yn colli'r hyblygrwydd i allu cefnogi cynlluniau sy'n rhai digolledu eu natur neu sy'n darparu cefnogaeth anariannol i helpu i ddatblygu busnesau ym Mhrydain.

10. Mae'r Ddeddf yn caniatáu i awdurdodau contractio gaffael ar y cyd ag awdurdodau contractio eraill. Mae hefyd yn caniatáu i rai awdurdodau contractio weithredu fel 'awdurdodau caffael canolog'.

11. Mae'r term 'awdurdod caffael canolog' (centralised procurement authority) yn cael ei ddiffinio fel awdurdod contractio sydd 'yn y busnes' o gaffael er budd neu ar ran awdurdodau contractio eraill neu at ddiben cyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith i awdurdodau contractio eraill. Gall olygu unrhyw fath o awdurdod contractio, boed llywodraeth ganolog, awdurdod lleol neu fath arall o awdurdod contractio, cyn belled â'i fod 'yn y busnes' o gaffael neu brynu ar ran awdurdod contractio arall. Gallai fod yn awdurdod contractio unigol neu'n gonsortiwm o awdurdodau contractio sy'n gweithredu fel awdurdod caffael canolog.

12. Mae ‘yn y busnes o’ (In the business of) yn sicrhau mai dim ond awdurdodau contractio sy'n arbenigo yn y gweithgaredd hwn yn hytrach na'i wneud ar sail ad hoc sy'n cael bod yn awdurdodau caffael canolog. Pan fydd awdurdod contractio’n defnyddio awdurdod caffael canolog ar gyfer ei gaffael, ni ellir ystyried bod yr awdurdod contractio yn cydymffurfio â’r Ddeddf ond i’r graddau y mae’r awdurdod caffael canolog wedi cydymffurfio â’r Ddeddf ar ei ran. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn estyn i unrhyw agweddau ar y broses gaffael y mae’r awdurdod contractio ei hun yn ymgymryd â nhw.

13. Enghraifft o awdurdod caffael canolog yw tîm Cyflawni Masnachol Llywodraeth Cymru (WGCD) - y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol gynt - sy'n arbenigo mewn sefydlu fframweithiau a chaffael cynnyrch a gwasanaethau ar gyfer sector cyhoeddus Cymru. Mae WGCD yn gweithio gyda'r sector cyhoeddus ehangach gan gynnwys awdurdodau lleol a GIG Cymru i ddatblygu a chyflawni cytundebau fframwaith cenedlaethol cydweithredol.

14. Mae adran 11(1) yn nodi mewn perthynas â chaffael wedi'i gwmpasu, bod yn rhaid gwneud hynny yn unol â'r Ddeddf. Yn benodol, rhaid i awdurdodau contractio ddefnyddio'r gweithdrefnau yn y Ddeddf ar gyfer dyfarnu contractau cyhoeddus, sef tendro cystadleuol (gan gynnwys o dan farchnad ddeinamig), dyfarnu uniongyrchol mewn achosion arbennig, dyfarnu uniongyrchol ar ôl newid gweithdrefnau a dyfarnu o dan fframweithiau. Bydd hyn yn sicrhau bod awdurdodau contractio yn ymgysylltu â'r farchnad lle bo hynny'n briodol ac yn sicrhau gwerth am arian.

15. Mae'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio ddefnyddio gweithdrefn dendro gystadleuol ar gyfer caffael wedi'i gwmpasu - ac eithrio o dan yr amgylchiadau prin lle caniateir dyfarnu uniongyrchol neu ddyfarnu o dan fframweithiau. Mae hynny'n rhoi'r cyfle i gyflenwyr geisio am gontractau cyhoeddus ar faes chwarae gwastad. Mae'r rheolau ar sut i ysgrifennu'r fanyleb dechnegol ar gyfer yr hyn y mae'r awdurdod yn dymuno ei brynu, pa wybodaeth y mae'n rhaid ei chyhoeddi, sut y bydd yn asesu tendrau a sut y bydd yn dyfarnu contractau yn hanfodol i gynnal y maes chwarae gwastad hwn.

16. Bydd adran 11 yn caniatáu i gyflenwr ddwyn yr awdurdod contractio sy'n cynnal caffael wedi'i gwmpasu i gyfrif, gan gynnig rhwymedïau o dan Ran 9 os gellir dangos nad yw awdurdod contractio wedi cydymffurfio ag un neu fwy o'r gofynion yn y Ddeddf (er enghraifft, dyfarniad uniongyrchol heb gyfiawnhad priodol, manylebau technegol gwahaniaethol), a bod y cyflenwr o ganlyniad yn dioddef, neu mewn perygl o ddioddef, colled neu ddifrod o ganlyniad i dorri'r ddyletswydd.

• Canllawiau ar gontractau esempt
• Canllawiau ar drothwyon
• Canllawiau ar awdurdodau contractio