Canllawiau Deddf Caffael 2023: awdurdodau contractio

1. 'Awdurdod contractio' yw'r term a ddefnyddir i gyfeirio at endid ('person' yw’r gair a ddefnyddir yn Neddf Caffael 2023 (y Ddeddf) i sicrhau ei fod yn cwmpasu amrywiaeth o amgylchiadau) a ddaw o dan y Ddeddf. Mae'n hanfodol felly cael diffiniad cyfreithiol o awdurdod contractio er mwyn i endidau allu dweud a yw'r rheolau'n gymwys iddyn nhw.

2. Mae'r term awdurdod contractio'n cael ei ddiffinio yn adran 2 y Ddeddf. Mae'n nodi'r meini prawf sy'n penderfynu a yw endid yn awdurdod contractio ac yn nodi'n benodol pa endidau sydd wedi'u heithrio ('awdurdodau eithriedig').

3. Mae adran 2 yn ychwanegu'r diffiniad o 'cyfleustod' (utility) at y diffiniad o awdurdod contractio, gan gyfuno diffiniadau ar wahân yn y ddeddfwriaeth cynt. Sylwch fod y canllawiau hyn yn ymdrin yn unig ag awdurdodau contractio nad ydynt yn gyfleustodau. Ymdrinnir â chyfleustodau mewn canllawiau ar wahân (cyfleustodau yw awdurdodau cyhoeddus neu ymgymeriadau cyhoeddus sy'n cyflawni gweithgaredd cyfleustod a chyfleustodau preifat (adran 35(4)).

4. Mae adran 2(5) yn diffinio pa endidau sy'n awdurdodau eithriedig h.y. y rhai nad ydynt yn dod o dan y Ddeddf.

5. Mae adran 2(10) yn darparu, pan fydd endid a reolir yn gweithredu ar sail fasnachol a dyfernir contract esempt iddo yn unol â’r trefniant fertigol yn Atodlen 2, paragraff 2, yr ystyrir yr endid a reolir hwnnw’n awdurdod cyhoeddus mewn perthynas ag unrhyw is-gontractau perthynas y mae’n eu dyfarnu.

6. Mae adran 111 yn nodi'r meini prawf ar gyfer trin awdurdod contractio fel "awdurdod Cymreig datganoledig". Mae'r diffiniad hwn yn cynnwys cyfeiriad at "gyfleustod preifat", ond noder mai dim ond awdurdodau contractio nad ydynt yn gyfleustodau sy'n cael sylw yn y canllawiau hyn.

7. Bwriedir i nodweddion awdurdod contractio fod yr un fath â'r rheini yn y ddeddfwriaeth cynt, gyda newidiadau wedi'u gwneud yn unswydd at ddiben cyfraith y DU.

8. Mae'r diffiniad yn ymdrin â'r hyn y cyfeirir ato yn y ddeddfwriaeth cynt fel yr awdurdodau a chyrff gwladol, rhanbarthol neu leol a reolir gan gyfraith gyhoeddus (a chymdeithasau awdurdodau neu gyrff o'r fath), ac mae'n cynnwys awdurdodau'r llywodraeth ganol (a ddiffinnir yn rheoliad 44 ac Atodlen 2 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024). Nid oes bwriad nac awgrym i newid cwmpas yr endidau dan sylw. Yn wir, gan fod y diffiniad yn sail i rwymedigaethau rhyngwladol y DU ar gaffael cyhoeddus, mae'n bwysig nad yw cwmpas yr endidau a gwmpesir yn newid.

9. Bwriedir i endidau a oedd yn awdurdodau contractio o dan y ddeddfwriaeth cynt fod yn awdurdodau contractio o hyd (oni bai bod eu statws wedi newid, er enghraifft am eu bod yn cael eu cyllido bellach yn bennaf gan y sector preifat yn hytrach nag yn bennaf gan y sector cyhoeddus neu eu bod bellach yn gweithredu'n fasnachol, pan nad oeddent cynt). Yn yr un modd, ni fwriedir i endidau nad oeddynt yn dod o fewn cwmpas y diffiniad yn y ddeddfwriaeth cynt fod o fewn cwmpas y diffiniad newydd chwaith, oni bai bod eu hamgylchiadau wedi newid. Nid oes bwriad ceisio cwmpasu endidau newydd, nac eithrio endidau oeddent wedi'u cwmpasu o'r blaen - y nod yw i'r effaith fod yn gyson, gan sicrhau newid esmwyth o'r ddeddfwriaeth flaenorol i'r un newydd.

10. Bwriad y nodweddion cyllid, rheolaeth a natur anfasnachol yw cwmpasu'r un awdurdodau contractio ag a gwmpaswyd cynt.

Awdurdodau contractio

11. Mae awdurdodau contractio yn cynnwys awdurdodau cyhoeddus ac, yn achos contractau cyfleustodau, awdurdodau cyhoeddus, ymgymeriadau cyhoeddus a chyfleustodau preifat. Nid ydynt yn cynnwys awdurdodau eithriedig, sydd wedi'u rhestru yn adran 2(5) o'r Ddeddf. Gan nad yw'r canllawiau hyn yn ymdrin â chyfleustodau, maen nhw'n ymdrin yn unig â'r diffiniad o awdurdod cyhoeddus.

12. Nid yw'r diffiniad o awdurdod contractio yn rhestru endidau unigol neu gategorïau o endidau. Byddai hynny'n anymarferol gan fod gormod o endidau i'w rhestru, a byddai unrhyw restr ond yn giplun o'r sefyllfa ar y pryd, gan y gall endidau newid eu strwythur neu ddiflannu a gall endidau newydd ymddangos. Yn hytrach, mae'r diffiniad yn defnyddio nifer o brofion i benderfynu a ddylid cynnwys endid.

13. Fel y nodwyd uchod, mae adran 111(3) a (4) o'r Ddeddf yn nodi'r meini prawf ar gyfer trin awdurdod contractio fel ‘awdurdod Cymreig datganoledig’. Mae'n nodi bod awdurdod Cymreig datganoledig yn ymgymeriad cyhoeddus neu'n gyfleustod preifat os yw'n gweithredu'n gyfan gwbl neu gan fwyaf mewn perthynas â Chymru, a bod ei weithgareddau'n gyfan gwbl neu gan fwyaf yn weithgareddau nad ydynt yn ymwneud â materion sydd wedi'u cadw yn ôl. Fel arall, dylid trin awdurdod contractio fel awdurdod Cymreig datganoledig os arferir ei swyddogaethau'n gyfan gwbl neu gan fwyaf mewn perthynas â Chymru, a bod ei swyddogaethau'n gyfan gwbl neu gan fwyaf yn swyddogaethau nad ydynt yn ymwneud â materion sydd wedi'u cadw yn ôl. Ar gyfer gwybodaeth am yr hyn mae ‘materion a gedwir yn ôl’ yn ei olygu o dan yr adran hon o’r Ddeddf, gwelwch Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, Atodlen 7A.

Awdurdodau cyhoeddus

14. Wrth ystyried a yw endid yn awdurdod cyhoeddus, rhaid ystyried tair elfen. Dwy elfen gyntaf y prawf yw:

1. Cyllid cyhoeddus (adran 2(2)(a)) - a yw cyllid yr endid yn dod yn gyfan gwbl neu gan fwyaf o gronfeydd cyhoeddus; neu
2. Ei bod yn cael ei goruchwylio gan awdurdod cyhoeddus (adran 2(2)(b)) – a yw'r endid o dan reolaeth un awdurdod cyhoeddus neu ragor, neu fwrdd sydd â mwy na hanner ei aelodau wedi'u penodi gan un awdurdod cyhoeddus neu ragor (adran 2(3)).

15. Y drydedd elfen o'r prawf yw nad yw'r endid yn gweithredu ar sail fasnachol (adran 2(2)). I'ch helpu, mae adran 2(4) yn nodi enghreifftiau o ffactorau a allai fod yn berthnasol wrth benderfynu a yw endid yn gweithredu ar sail fasnachol -nid yw hon yn rhestr gynhwysfawr a gall fod ffactorau eraill i'w hystyried mewn gwahanol achosion. Er enghraifft, gall hefyd fod yn berthnasol ystyried y pwrpas y bwriedir i'r endid ei gael. Efallai y bydd angen i awdurdodau contractio ystyried cwestiynau megis a gafodd yr endid ei sefydlu gyda'r pwrpas o ddarparu gwasanaeth er lles y cyhoedd neu a oes ganddo bwrpas i'r perwyl hwnnw e.e. darparu tai cymdeithasol, er y gallai fod ochr fasnachol iddo hefyd. Os felly, gallai hyn olygu nad yw'r endid yn gweithredu ar sail fasnachol yng ngwir ystyr y term. Ar y llaw arall, mae endidau gafodd eu sefydlu neu sy'n gweithredu at ddiben masnachol, megis cwmnïau masnachu awdurdodau lleol a sefydlwyd o dan adran 95 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2003, yn debygol o fod yn cystadlu ar y farchnad agored ym mhob maes o'u busnes ac felly maent yn debygol o fod yn gweithredu'n fasnachol yn ôl ystyr hynny yn y Ddeddf.

16. Gall cyllid cyhoeddus ddod o amrywiaeth o ffynonellau, er enghraifft:

1. yn achos awdurdodau lleol, o dreth y cyngor ac ardrethi annomestig
2. yn achos cyrff a noddir gan Lywodraeth Cymru, o'r adran noddi, neu
3. yn achos cwmnïau awdurdodau lleol, oddi wrth yr awdurdod lleol ei hun.

17. Mae adran 2(3) yn nodi'r hyn y mae'n ei olygu i fod yn destun goruchwyliaeth awdurdod cyhoeddus, sef bod yr endid yn cael ei rheoli gan y canlynol:

1. un neu fwy o awdurdodau cyhoeddus, neu
2. bwrdd â mwy na hanner ei aelodau wedi'u penodi gan un neu fwy o awdurdodau cyhoeddus.

18. Bydd angen i endidau ystyried eu strwythur, goruchwyliaeth, cyllid ac amgylchiadau masnachol eu hunain wrth benderfynu a ydynt yn bodloni'r prawf awdurdod cyhoeddus, ond dylai'r enghreifftiau a'r esboniadau yn y Ddeddf a'r canllawiau hyn eu helpu yn hynny o beth.

Awdurdodau caffael canolog

19. Mae awdurdodau caffael canolog yn awdurdodau contractio sy'n caffael er budd awdurdodau contractio eraill. Ceir mwy o fanylion amdanyn nhw yn y canllawiau am fframweithiau.

Contractau esempt

20. Mae'r awdurdodau sydd wedi'u heithrio'n benodol o gwmpas y Ddeddf wedi'u henwi yn adran 2(5).

21. Mae Atodlen 2, paragraff 2 yn esemptio contractau (y cyfeirir atynt yma fel 'contractau perthnasol') a ddyfernir gan awdurdodau cyhoeddus i endidau masnachol, megis cwmnïau masnachu awdurdodau lleol, y maent yn eu rheoli. Mae adran 2(10) yn gweithredu fel mecanwaith atal osgoi er mwyn sicrhau, pan fydd awdurdod cyhoeddus yn dyfarnu contract perthnasol i endid a reolir sy’n gweithredu ar sail fasnachol, bod y rhwymedigaeth i gydymffurfio â'r Ddeddf yn llifo o'r awdurdod cyhoeddus i'r endid a reolir pan fydd yn cyflawni'r contract.

• Canllawiau ar gontractau esempt (gwybodaeth sy'n ymwneud â threfniadau fertigol)
• Canllawiau ar gyfleustodau

C. Ydy'r diffiniad o awdurdod contractio yn cynnwys cymdeithasau tai?

Mae diffiniad y Ddeddf o awdurdod contractio’n sicrhau cysondeb â rhwymedigaethau rhyngwladol y DU o ran ei hymrwymiadau mewn perthynas â darparwyr tai cymdeithasol cofrestredig. Wrth ystyried a yw person yn gweithredu ar sail fasnachol, mae adran 2(4) o'r Ddeddf yn rhoi enghreifftiau o ffactorau i'w hystyried. Nid yw adran 2(4) yn gynhwysfawr ac felly, yng nghyd-destun darparwyr tai, gall fod yn berthnasol ystyried ffactorau eraill, fel pwrpas gwreiddiol yr endid. Ni fwriedir i’r Ddeddf newid safbwynt y ddeddfwriaeth cynt.

C. A fydd cael ei reoleiddio gan reoleiddiwr yn ddigon i fodloni'r gofyn i oruchwylio'r awdurdod contractio?

Ddim o reidrwydd. Yn ôl adran 2(3) y diffiniad o oruchwyliaeth gan awdurdod cyhoeddus yw cael ei reoli gan awdurdod (neu awdurdodau) cyhoeddus neu fwrdd lle mae mwy na hanner ei aelodau yn cael eu hethol gan awdurdod (neu awdurdodau) cyhoeddus. Nid ystyrir bod gan reoleiddiwr fel arfer rôl oruchwylio yn ystyr adran 2(3). Fodd bynnag, efallai y bydd amgylchiadau pan ystyrir mai dyma’r achos.

WG50130