Canllawiau Deddf Caffael 2023: asesu tendrau cystadleuol

1. Mae'r broses a ddefnyddir i asesu tendrau mewn gweithdrefn dendro gystadleuol er mwyn nodi'r tendr mwyaf manteisiol (h.y. nodi'r cyflenwr/cyflenwyr y dyfernir y contract iddo/iddynt) yn allweddol i sicrhau gwerth am arian a darparu gwasanaethau cyhoeddus yn llwyddiannus. Mae Deddf Caffael 2023 (y Ddeddf) yn rheoleiddio'r broses hon drwy ddarparu ar gyfer rheolau ynglŷn â meini prawf dyfarnu a methodolegau asesu, gan ymdrin â thendrau annormal o isel a mireinio meini prawf dyfarnu.

2. Nodir y fframwaith cyfreithiol yn yr adrannau canlynol o'r Ddeddf:

1. adran 19: Dyfarnu contractau cyhoeddus yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol
2. adran 23: Meini prawf dyfarnu
3. adran 24: Mireinio meini prawf dyfarnu.

3. Mae'r sail dros ddyfarnu contractau yn ddigyfnewid ar y cyfan ers y ddeddfwriaeth flaenorol, o ran yr hyn y gellir ei asesu wrth werthuso tendrau. Unig ddiben dileu'r gofyniad bod yn rhaid i feini prawf dyfarnu gael eu hystyried o ‘safbwynt yr awdurdodau contractio’, a oedd wedi'i gynnwys y ddeddfwriaeth flaenorol (gweler rheoliad 67(1) o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, rheoliad 82(1) o Reoliadau Contractau Cyfleustodau 2016 a rheoliad 31(1)(a) o Reoliadau Contractau Cyhoeddus Amddiffyn a Diogelwch 2011) yw nodi ac egluro y gall awdurdodau contractio ystyried ffactorau ehangach na phris ac ansawdd technegol wrth bennu gwerth am arian.

4. Bellach, cyfeirir at y sail gyffredinol dros ddyfarnu fel y ‘tendr mwyaf manteisiol’, yn hytrach na, fel yn y ddeddfwriaeth flaenorol, fel ‘y tendr mwyaf manteisiol yn economaidd’. Fodd bynnag, nid yw hyn yn newid mewn polisi a diben y newid yw egluro a phwysleisio i awdurdodau contractio nad oes rhaid i dendrau gael eu dyfarnu ar sail y pris/cost isaf, nac ychwaith fod yn rhaid rhoi blaenoriaeth bob amser i bris/cost dros ffactorau eraill nad ydynt yn ymwneud â phris/cost.

5. O dan y Ddeddf, caiff awdurdod contractio fireinio'r meini prawf dyfarnu mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol o dan amgylchiadau penodol. Darpariaeth newydd yn y Ddeddf yw hon ac nid ymdriniwyd â hi yn uniongyrchol o dan ddeddfwriaeth flaenorol.

6. Yn wahanol i'r drefn (lle y bo'n berthnasol - nid yw Rheoliadau Contractau Consesiwn 2016 yn cynnwys darpariaethau ynglŷn â thendrau annormal o isel) o dan y ddeddfwriaeth flaenorol, lle roedd yn orfodol mewn rhai achosion (gweler rheoliad 69 o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 a rheoliad 84 o Reoliadau Contractau Cyfleustodau 2016), ond nid pob un, o dan y Ddeddf nid yw'n ofynnol i awdurdodau contractio ofyn i gyflenwyr esbonio eu pris pan ymddengys ei fod yn annormal o isel. Fodd bynnag, o dan y Ddeddf, fel yn y ddeddfwriaeth flaenorol (gweler rheoliad 69 o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, rheoliad 84 o Reoliadau Contractau Cyfleustodau 2016 a rheoliad 31(6)(7) o Reoliadau Contractau Cyhoeddus Amddiffyn a Diogelwch 2011), mae'n ofynnol iddynt ymchwilio i bris annormal o isel a rhoi cyfle i'r cyflenwr ddangos y gall gyflawni'r contract am y pris a gynigir cyn diystyru tendr ar y sail honno. Yn wahanol i'r ddeddfwriaeth flaenorol, nid yw'r Ddeddf yn cynnwys rhestr ddangosol o'r mathau o esboniadau y caiff cyflenwyr eu rhoi er mwyn esbonio eu pris (er enghraifft, economeg y broses weithgynhyrchu) ond gall y rhain fod yn berthnasol o hyd ac, o dan y Ddeddf, gall awdurdodau contractio geisio esboniadau am unrhyw beth sy'n ymwneud â gallu cyflenwr i gyflawni'r contract am y pris a gynigir.

7. Drwy gydol y caffaeliad, mae'n rhaid i awdurdodau contractio ystyried yr amcanion a nodir yn adran 12 o'r Ddeddf. Mae'r amcanion sy'n ymwneud â sicrhau'r budd mwyaf posibl i'r cyhoedd, cynnig gwerth am arian a'r ddyletswydd i ystyried y ffaith y gall busnesau bach a chanolig (BBaChau) wynebu rhwystrau penodol i gymryd rhan, ac ystyried a ellir dileu neu leihau rhwystrau o'r fath, yn arbennig o berthnasol wrth lunio a defnyddio meini prawf dyfarnu. Mae'n rhaid i awdurdodau contractio hefyd ystyried Datganiad Polisi Caffael Cymru yn unol ag adran 14 o'r Ddeddf.

8. Yng nghyd-destun dyfarnu contract cyhoeddus yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol, mae nifer o bwyntiau allweddol yn codi o ofynion adrannau 12 a 14 o'r Ddeddf, sef:

1. mae'r amcan o rannu gwybodaeth at ddibenion galluogi cyflenwyr ac eraill i ddeall polisïau a phenderfyniadau caffael yr awdurdod yn golygu rhannu'r holl wybodaeth berthnasol cyn gynted â phosibl a sicrhau bod pawb yn cael yr un wybodaeth ar yr un pryd
2. wrth gydymffurfio â'r ddyletswydd i ystyried BBaChau, ni ddylai awdurdodau contractio lunio meini prawf dyfarnu sy'n waharddol na phennu terfynau amser yn y weithdrefn nad ydynt yn rhoi digon o amser i baratoi tendrau o ansawdd uchel
3. er mwyn sicrhau gwerth am arian, dylai fod gan awdurdodau contractio ddealltwriaeth gynhwysfawr o'r gofynion a'u cysylltu â'u blaenoriaethau polisi (a all gynnwys ystyriaethau economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol ehangach lle y bônt yn berthnasol, yn gymesur ac yn anwahaniaethol), ac unrhyw flaenoriaethau eraill a nodir yn Natganiad Polisi Caffael Cymru
4. wrth gydymffurfio â'r ddyletswydd i roi sylw i Ddatganiad Polisi Caffael Cymru (WPPS), dylid ystyried gwerth am arian ar sail oes gyfan o ran creu buddion nid yn unig i'r sefydliad, ond hefyd i gymdeithas a'r economi, gan leihau a dileu effeithiau amgylcheddol negyddol a gwneud y mwyaf o les diwylliannol pobl a chymunedau yng Nghymru. Er mwyn cyflawni hyn, dylai awdurdodau contractio ystyried y ffactorau hyn wrth ddylunio manylebau, meini prawf dyfarnu a gofynion eraill; e. gall y fethodoleg asesu a ddewisir effeithio'n uniongyrchol ar werth am arian a dylai awdurdodau contractio gynnal ymarferion profi senarios priodol er mwyn deall methodolegau gwahanol a phwysoliadau meini prawf.

Meini Prawf Dyfarnu (adran 23 o'r Ddeddf)

9. Y meini prawf dyfarnu yw'r meini prawf a ddefnyddir i asesu tendrau yn ystod gweithdrefn dendro gystadleuol. Mae'n rhaid i feini prawf dyfarnu, gan gynnwys unrhyw feini prawf cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol, ymwneud â phwnc y contract. Bydd hyn yn golygu bod awdurdodau contractio yn canolbwyntio ar y caffaeliad penodol dan sylw ac yn asesu pob tendr yn briodol mewn perthynas â'r hyn sy'n cael ei gaffael. Mae'r Ddeddf yn rhoi cryn dipyn o ddisgresiwn i awdurdodau contractio wrth ddewis meini prawf dyfarnu: mae'r ffaith nad oes rhestr o feini prawf y gellir eu hystyried yn golygu y gellir ystyried unrhyw feini prawf, ar yr amod eu bod yn bodloni gofynion adran 23. Nid yw'r Ddeddf yn cynnwys unrhyw gyfeiriad ychwaith at yr angen i ystyried meini prawf dyfarnu o ‘safbwynt’ yr awdurdod contractio yn unig, fel ei bod yn glir y gellir rhoi ystyriaeth benodol i fanteision contract i ddefnyddwyr gwasanaethau neu randdeiliaid eraill, nad ydynt yn dod yn uniongyrchol i'r awdurdod contractio ei hun o bosibl, os ydynt yn berthnasol ac yn bodloni gofynion eraill y meini prawf dyfarnu.

10. Mae'r gofynion allweddol ar gyfer meini prawf dyfarnu fel a ganlyn:

1. mae'n rhaid iddynt ymwneud â phwnc y contract
2. mae'n rhaid iddynt fod yn ddigon clir, mesuradwy a phenodol
3. mae'n rhaid iddynt gydymffurfio â'r rheolau ynglŷn â manylebau technegol (gweler y canllaw ar fanylebau technegol am ragor o wybodaeth)
4. mae'n rhaid iddynt fod yn ffordd gymesur o asesu tendrau, ar ôl rhoi sylw i natur, cymhlethdod a chost y contract. Er enghraifft, mae'n annhebygol y bydd cynnwys amrywiaeth eang o feini prawf dyfarnu ar gyfer contract gwerth isel ar gyfer deunydd ysgrifennu yn ddewis cymesur.

11. Mae adran 23(3)(a) yn cyfeirio at y ‘fethodoleg asesu’, y mae'n rhaid iddi nodi sut y caiff tendrau eu hasesu yn erbyn y meini prawf dyfarnu. Er enghraifft, bydd hyn yn cynnwys unrhyw fetrigau sgorio a ddefnyddir gan werthuswyr wrth asesu tendrau yn erbyn y meini prawf dyfarnu.

12. Mae'n rhaid i'r broses o ddyfarnu contractau fod yn dryloyw; mae'n rhaid i awdurdodau contractio gyhoeddi'r meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu, neu grynodeb o'r meini prawf, yn yr hysbysiad tendro. Mae adran 21(5) o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio ddarparu digon o wybodaeth i gyflenwyr allu paratoi tendrau yn yr hysbysiad tendro neu'r dogfennau tendro cysylltiedig cyn gwahodd cyflenwyr i gyflwyno tendr. Felly, os na chânt eu cyhoeddi'n llawn yn yr hysbysiad tendro, mae'n rhaid i fanylion pellach y meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu gael eu cynnwys mewn unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig.

13. Os oes mwy nag un maen prawf, mae'n rhaid i'r awdurdod contractio nodi pwysigrwydd cymharol pob un o'r meini prawf. Gall wneud hyn drwy ddefnyddio pwysoliadau neu drwy roi'r meini prawf yn nhrefn pwysigrwydd neu eu disgrifio mewn ffordd arall. Er enghraifft, gellid cymhwyso ffigurau canrannol at bob maen prawf er mwyn esbonio sut mae wedi'i bwysoli. Mae'r rheolau yn darparu ar gyfer hyblygrwydd o ran y ffordd y disgrifir pwysigrwydd cymharol meini prawf. Caniateir meini prawf llwyddo/methu hefyd ond rhaid nodi yn y fethodoleg asesu pe bai methu â bodloni un maen prawf neu fwy yn anghymwyso tendr.

14. Os bydd caffaeliad wedi'i rannu'n lotiau, gall yr awdurdod contractio gyfyngu ar nifer y lotiau y gellir eu dyfarnu i gyflenwr unigol, ar yr amod ei fod yn defnyddio mecanwaith gwrthrychol i wneud hynny.

15. Ar gyfer contractau cyffyrddiad ysgafn, oherwydd natur arbennig y contractau hyn, mae adran 23(6) o'r Ddeddf yn darparu rhestr ychwanegol o'r hyn y gellir ystyried ei fod yn ‘bwnc y contract’ er mwyn ystyried derbynwyr gwasanaethau. (Ceir rhagor o wybodaeth yn y canllaw ar gontractau cyffyrddiad ysgafn.)

16. Mae meini prawf dyfarnu yn wahanol i amodau cymryd rhan. Defnyddir amodau cymryd rhan i nodi a all cyflenwr gyflawni'r contract neu a yw'n addas i'w gyflawni. Mae hyn yn wahanol i feini prawf dyfarnu, sy'n nodi rhinweddau tendr y cyflenwr. Mae'n rhaid i amodau cymryd rhan ymwneud ag adnoddau cyfreithiol ac ariannol neu allu technegol cyflenwr i gyflawni'r contract yn unig.

17. Mewn unrhyw weithdrefn, mae'n rhaid i'r amodau cymryd rhan gael eu hasesu ar wahân i'r tendr, gyda'r tendr (ond) yn cael ei asesu yn erbyn y meini prawf dyfarnu. Yn ymarferol, gallant gael eu hasesu ar yr un pryd (er enghraifft, mewn gweithdrefn agored), ond unwaith y bydd cyflenwr wedi bodloni'r amodau cymryd rhan, rhaid i'w dendr, mewn perthynas â'r meini prawf, gael ei asesu heb ystyried sut y cafodd y cyflenwr ei asesu o dan yr amodau cymryd rhan. (Ceir rhagor o wybodaeth yn y canllaw ar amodau cymryd rhan.)

18. Mae dyfarnu ar sail y tendr mwyaf manteisiol yn cynnwys y posibilrwydd o ddyfarnu ar sail y pris/cost isaf yn unig, pan mai pris/cost yw'r unig faen prawf, er bod hyn yn annhebygol o fod yn addas ar gyfer y rhan fwyaf o gontractau. Caiff awdurdodau contractio asesu tendrau yn erbyn amrywiaeth eang o ffactorau er mwyn nodi'r datrysiad gorau. Gall y ffactorau hyn gynnwys pris, ansawdd a meini prawf technegol yn ogystal â materion a manteision cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol ehangach (er enghraifft, creu swyddi a sgiliau newydd, lleihau gwastraff a mynd ati i gyflawni canlyniadau sero net neu leihau carbon) ar yr amod bod ffactorau o'r fath yn ymwneud â phwnc y contract, eu bod yn ddigon clir, eu bod yn cydymffurfio â'r rheolau ynglŷn â manylebau technegol yn adran 56 o'r Ddeddf a'u bod yn ffordd gymesur o asesu tendrau.

19. Wrth asesu tendrau yn erbyn y meini prawf dyfarnu, mae'n rhaid i awdurdodau contractio seilio eu hasesiad ar y fethodoleg asesu gyhoeddedig a phwysigrwydd cymharol y meini prawf dyfarnu:

1. os mai dim ond un maen prawf a ddefnyddir, bydd yr asesiad yn seiliedig ar y maen prawf hwnnw
2. os defnyddir mwy nag un maen prawf, caiff y tendr mwyaf manteisiol ei asesu yn erbyn pob un o'r meini prawf.

20. Mae'r Ddeddf yn darparu ar gyfer hyblygrwydd o ran y ffordd y mae awdurdodau contractio yn disgrifio pwysigrwydd cymharol y meini prawf ac yn cyfeirio at bwysoli meini prawf gan ddefnyddio canrannau neu drwy eu rhoi yn nhrefn pwysigrwydd neu ddisgrifio pwysigrwydd cymharol mewn ffordd arall. Nid oes unrhyw hierarchaeth yn yr opsiynau hyn – gall awdurdodau contractio ddewis y dull mwyaf priodol ar gyfer eu hamgylchiadau penodol.

21. Mae'n rhaid i awdurdod contractio ystyried ei rwymedigaethau eraill o dan y Ddeddf bob amser cyn penderfynu mai pris fydd yr unig faen prawf dyfarnu a ddefnyddir, er enghraifft gan ystyried y dyletswyddau yn adran 12 gan gynnwys y gofyniad i sicrhau'r budd mwyaf posibl i'r cyhoedd a rhoi gwerth am arian, sy'n debygol o fod yn ehangach na chost yn unig yn y rhan fwyaf o gaffaeliadau.

Mireinio meini prawf dyfarnu (adran 24 o'r Ddeddf)

22. Mae adran 24 yn galluogi awdurdodau contractio, mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol, i fireinio meini prawf dyfarnu (a allai gynnwys mireiniadau canlyniadol i'r fethodoleg asesu). Gallai hyn fod yn ddefnyddiol pan fydd gweithdrefn aml-gam lle nad yw'r holl fanylion yn hysbys ar y cam cyntaf. Os bydd awdurdodau contractio am fireinio meini prawf dyfarnu yn ystod y weithdrefn, mae'n rhaid iddynt ddarparu ar gyfer y posibilrwydd hwn yn yr hysbysiad tendro neu'r dogfennau tendro cysylltiedig a dim ond cyn gwahodd tendrau terfynol y cânt fireinio meini prawf dyfarnu (h.y. cyn gwahodd tendrau i'w hasesu o dan adran 19).

23. Efallai y bydd awdurdodau contractio yn gwybod beth yw'r meini prawf dyfarnu cyffredinol ar ddechrau gweithdrefn hyblyg gystadleuol, ond efallai y byddant am gadw'r cyfle i fireinio'r meini prawf hynny wrth i'r caffaeliad fynd yn ei flaen (e.e. ar ôl siarad â chyflenwyr neu adolygu prototeipiau gan gyflenwyr a wahoddir i gymryd rhan mewn ymateb i'r hysbysiad tendro). Gallai cynnal gweithgareddau o'r fath ar ddechrau gweithdrefn hyblyg gystadleuol helpu i feithrin gwell dealltwriaeth o'r hyn sy'n bosibl, sy'n golygu y gellir ychwanegu manylion pellach neu is-feini prawf newydd sy'n ymwneud â'r meini prawf dyfarnu cychwynnol a nodir yn yr hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig. Dim ond yr hyn sydd eisoes wedi'i ddarparu a all gael ei fireinio gan awdurdodau contractio; ni allant ychwanegu meini prawf newydd. Mae hwn yn fecanwaith lle y gall awdurdod contractio gynllunio i ychwanegu manylion at y meini prawf dyfarnu wrth i'r weithdrefn fynd yn ei blaen a dim ond mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol y mae'n gymwys.

24. Ni chaiff awdurdodau contractio wneud mireiniad a fyddai wedi galluogi i un neu fwy o gyflenwyr nad aethant y tu hwnt i gylch neu broses ddethol gynharach i wneud hynny, petai'r mireiniad wedi'i wneud ynghynt. Mae hyn yn debyg i'r rheolau ynglŷn ag addasiadau ehangach i gaffaeliad cyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno tendrau neu geisiadau i gymryd rhan (fel y bo'n berthnasol) o dan adran 31 o'r Ddeddf sy'n briodol pan fydd angen addasiadau nas rhagwelwyd ac sy'n gymwys mewn unrhyw weithdrefn dendro gystadleuol (gweler y canllaw ar addasiadau i gaffaeliad).

25. Mae'n rhaid i awdurdodau contractio addasu ac ailgyhoeddi neu ailddarparu'r hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro y mae'r mireiniadau yn effeithio arnynt.

26. Isod, rhoddir rhai enghreifftiau lle mae awdurdodau contractio yn debygol, neu'n annhebygol, o allu mireinio meini prawf dyfarnu. Fodd bynnag, bydd p'un a fydd mireinio yn bosibl ai peidio mewn senario benodol yn dibynnu ar y ffeithiau penodol. Rhaid i broses fireinio gydymffurfio â holl ofynion adran 24 a rhwymedigaethau perthnasol eraill o dan y Ddeddf, er enghraifft amcanion adran 12.

27. Yn debygol o gael eu caniatáu:

1. ychwanegu is-feini prawf at y rhai a nodir yn yr hysbysiad tendro/dogfennau tendro cysylltiedig ar yr amod eu bod yn ymwneud yn uniongyrchol â'r prif feini prawf presennol perthnasol
2. ychwanegu rhagor o fanylion at y prif feini prawf presennol a nodir yn yr hysbysiad tendro/dogfennau tendro cysylltiedig
3. ychwanegu rhagor o fanylion at is-feini prawf presennol a nodir yn yr hysbysiad tendro/dogfennau tendro cysylltiedig
4. newid pwysoliadau o fewn ystod sy'n bodoli eisoes a nodwyd yn yr hysbysiad tendro/dogfennau tendro cysylltiedig, e.e. os cafodd maen prawf dyfarnu sy'n ymwneud â threfniadau pontio ei bennu ar 10%-30%, gallai awdurdod contractio ddechrau â phwysoliad o 30% a gorffen â phwysoliad o 10% ar gyfer yr asesiad terfynol os bodlonir y gofynion eraill yn adran 24.

28. Yn annhebygol o gael eu caniatáu:

1. ychwanegu prif feini prawf newydd
2. ychwanegu is-feini prawf newydd nad ydynt yn gysylltiedig â'r prif feini prawf yn yr hysbysiad tendro/dogfennau tendro cysylltiedig
3. ychwanegu neu ddileu profion llwyddo/methu
4. gwrthdroi'r ateb i brofion llwyddo/methu a fynegir yn yr hysbysiad tendro/dogfennau tendro cysylltiedig (h.y. newid yr hyn a oedd yn gyfystyr â ‘methu’ i ddechrau i ‘llwyddo’ yn lle hynny).

Dyfarnu contractau yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol (adran 19 o'r Ddeddf)

29. Mae adran 19 yn gwneud darpariaeth ynghylch dyfarnu contractau yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol, gan gynnwys ynghylch sut y dylid trin tendrau annormal o isel. Y pwyntiau allweddol yw:

1. yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol, dim ond i'r cyflenwr sy'n cyflwyno'r tendr mwyaf manteisiol y gellir dyfarnu contract cyhoeddus
2. y tendr mwyaf manteisiol yw'r tendr sy'n bodloni gofynion yr awdurdod contractio a'r tendr gorau pan gaiff ei asesu yn erbyn y meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu.

30. Mae'n bosibl i awdurdod contractio ddyfarnu contractau ar wahân yn dilyn gweithdrefn dendro gystadleuol i gyflenwyr lluosog (er enghraifft, wrth sefydlu fframwaith) os yw'r meini prawf dyfarnu a'r fethodoleg asesu a nodir yn yr hysbysiad tendro ac unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig yn darparu y gall mwy nag un tendr fodloni gofynion yr awdurdod contractio a bodloni'r meini prawf dyfarnu orau ac ar ba sail. O dan yr amgylchiadau hyn, dylid ystyried mai pob tendr a ystyrir yn llwyddiannus yn unol â'r meini prawf a'r fethodoleg asesu yw'r tendr mwyaf manteisiol.

31. Mewn gweithdrefn agored, sy'n weithdrefn dendro un cam heb unrhyw gyfyngiadau ar bwy a all gyflwyno tendrau, caiff pob tendr a gyflwynir nas diystyrir (er enghraifft, am fod y tendr wedi'i gyflwyno gan gyflenwr gwaharddedig neu am fod y tendr wedi methu â bodloni amod cymryd rhan) ei asesu o dan adran 19 at ddibenion nodi'r tendr mwyaf manteisiol. Mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol y gall fod ganddi sawl cylch tendro, dim ond tendrau terfynol a asesir o dan adran 19 at ddibenion nodi'r tendr mwyaf manteisiol. Nodir y broses ar gyfer cyfyngu ar dendrau sy'n mynd yn eu blaen mewn gweithdrefn hyblyg gystadleuol cyn y cam asesu terfynol, yn adran 20 o'r Ddeddf.

32. Mae adran 19 o'r Ddeddf yn nodi bod yn rhaid i dendr gael ei ddiystyru os nad yw'r cyflenwr yn bodloni'r amodau cymryd rhan (gweler y canllaw ar amodau cymryd rhan).

33. Mae hefyd yn darparu y gall tendr gael ei ddiystyru o dan yr amgylchiadau canlynol:

1. nid yw'r cyflenwr yn gyflenwr o'r DU nac yn gyflenwr gwladwriaeth gytuniad (sef cyflenwr sydd â hawl i fuddion cytundeb rhyngwladol a bennwyd yn Atodlen 9 i'r Ddeddf). Wrth wneud penderfyniad i wahardd cyflenwr nad yw'n gyflenwr o'r DU nac yn gyflenwr gwladwriaeth gytuniad, mae'n rhaid i'r awdurdod contractio ystyried ei ddyletswyddau cyffredinol eraill o dan y Ddeddf gan gynnwys yr amcanion yn adran 12
2. mae'r cyflenwr yn bwriadu is-gontractio'r gwaith o gyflawni'r contract neu ran ohono i gyflenwr nad yw'n gyflenwr o'r DU nac yn gyflenwr gwladwriaeth gytuniad. Dylai awdurdodau contractio fod yn dryloyw ynghylch unrhyw gyfyngiadau ar is-gontractio ar ddechrau'r caffaeliad, er enghraifft drwy nodi'r rhain yn yr hysbysiad tendro neu unrhyw ddogfennau tendro cysylltiedig, a dylent ddefnyddio'r rhain mewn ffordd sy'n gyson â'r rhwymedigaeth i sicrhau triniaeth gyfartal yn adran 12(2) o'r Ddeddf (ceir rhagor o wybodaeth yn y canllaw ar gyflenwyr gwladwriaeth gytuniad)
3. mae awdurdodau contractio o'r farn bod pris y tendr yn annormal o isel. Cyn diystyru tendr ar y sail hon, mae'n rhaid i awdurdod contractio hysbysu'r cyflenwr yn gyntaf a rhoi cyfle rhesymol iddo ddangos y gall gyflawni'r contract am y pris a gynigir. Os bydd y cyflenwr yn dangos i foddhad yr awdurdod contractio y gall gyflawni'r contract am y pris a gynigir, ni ellir diystyru'r tendr fel un sy'n annormal o isel. Os na fydd y cyflenwr yn bodloni'r awdurdod contractio, gellir diystyru'r tendr. Gallai rhesymau dros bris isel gynnwys prosesau cynhyrchu effeithlon neu sicrhau arbedion maint. Fel arall, gallai pris isel ddeillio o wallau mewn proses modelu costau neu o arferion neu ffynonellau cyllido anghyfreithlon, sy'n bwrw amheuaeth ar allu'r cyflenwr i gyflawni'r contract
4. mae'r cyflenwr wedi torri gofyniad gweithdrefnol a nodir yn yr hysbysiad tendro neu'r dogfennau tendro cysylltiedig (er enghraifft cyflwynir y tendr yn hwyr neu mae'r tendr yn mynd dros nifer y geiriau a ragnodir).

34. Yn ogystal â'r seiliau y mae'n rhaid diystyru tendr arnynt neu y gellir diystyru tendr arnynt fel y'u nodir yn benodol yn adran 19, mae'r Ddeddf yn gwneud darpariaeth rywle arall i dendrau gael eu diystyru ar seiliau eraill. Mae croesgyfeiriadau at y rhain yn adrannau 19(8) (sy'n cyfeirio at gyflenwyr gwaharddedig neu waharddadwy), 19(9) (sy'n cyfeirio at neilltuo contractau cyhoeddus i ddarparwyr cyflogaeth â chymorth a chwmnïau cydfuddiannol gwasanaethau cyhoeddus cymhwysol) a 19(10) (sy'n cyfeirio at ddiystyru tendrau gan gyflenwyr nad ydynt yn aelodau o farchnad ddynamig).

35. Ar ôl i'r awdurdod contractio gwblhau'r asesiad o dendrau o dan adran 19 a chyn cyhoeddi hysbysiad dyfarnu contract, mae'n ofynnol i grynodeb o'r asesiad gael ei ddarparu i bob cyflenwr a gyflwynodd ‘tendr a aseswyd’. Dylai awdurdodau contractio ystyried gofynion y crynodeb o'r asesiad wrth ddatblygu eu meini prawf dyfarnu a'u methodoleg asesu ac wrth asesu tendrau. Gweler y canllaw ar grynodebau o asesiadau am ragor o wybodaeth.

• Canllaw ar amcanion caffael a gwmpesir
• Canllaw ar ddatganiad polisi caffael Cymru
• Canllaw ar ymgysylltu'n rhagarweiniol â'r farchnad
• Canllaw ar amodau cymryd rhan
• Canllaw ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllaw ar gontractau cyffyrddiad ysgafn
• Canllaw ar lotiau
• Canllaw ar yr hysbysiad dyfarnu contract a'r cyfnod segur
• Canllaw ar grynodebau asesu