Canllawiau Deddf Caffael 2023: Addasu contract

1. Ar ôl i gontract gael ei ddyfarnu, mae'n bosibl y bydd angen gwneud addasiadau iddo er mwyn sicrhau y gellir ei gyflawni'n llwyddiannus, wrth i ofynion ac amgylchiadau newid yn ystod oes y contract. Mae'r Ddeddf Caffael (y Ddeddf) yn rhoi sicrwydd cyfreithiol i awdurdodau contractio wrth wneud addasiadau, drwy nodi deg sail dros addasu contractau cyhoeddus neu 'gontractau trosadwy' (gweler paragraffau 37-39 isod) yn ystod cyfnod y contract, ar yr amod y bodlonir y gofynion perthnasol. Os na ellir cyfiawnhau addasiad o dan un un o'r seiliau o leiaf, ni chaniateir i'r addasiad hwnnw gael ei wneud a rhaid cynnal ymarfer caffael newydd os bydd yr awdurdod contractio yn dymuno rhoi cynnwys yr addasiad ar waith.

2. Nid oes angen cyfiawnhau addasiadau i gontractau sydd o dan y trothwy (oni bai eu bod yn gontractau trosadwy) na chontractau cyffyrddiad ysgafn o dan un o'r deg sail. Ac eithrio lle y nodir hynny'n benodol, dim ond i gontractau cyhoeddus y mae'r canllawiau hyn yn gymwys. Nid ydynt yn gymwys i gontractau sydd o dan y trothwy.

3. Mae adrannau 74-77 o Atodlen 8 i'r Ddeddf a rheoliad 41 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 (y Rheoliadau) yn rheoli addasiadau i gontractau.

4. Mae Adran 74(1) yn nodi'r amgylchiadau lle y gellir addasu contractau cyhoeddus neu gontractau trosadwy. Gall awdurdodau contractio addasu contract cyhoeddus neu gontract trosadwy:

1. os yw'r addasiad yn ‘addasiad a ganiateir’ o dan un o'r wyth sail a nodir yn Atodlen 8 (adran 74(1)(a)), neu
2. os nad yw'r addasiad yn ‘addasiad sylweddol’ a ddisgrifir yn adran 74(3) (adran 74(1)(b)) (disgrifir addasiad o dan y sail hon yn y canllawiau fel addasiad ansylweddol’), neu
3. os yw'r addasiad yn ‘addasiad sydd o dan y trothwy’ a ddisgrifir yn adran 74(4) (adran 74(1)(c)).

5. Mae adran 74 hefyd yn caniatáu'n benodol i awdurdodau contractio addasu contractau cyffyrddiad ysgafn.

6. Mae adran 75 yn pennu bod yn rhaid i awdurdodau contractio, cyn addas contract, gyhoeddi hysbysiad newid contract, oni bai bod esemptiad yn gymwys. Nodir yr wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys mewn hysbysiad newid contract yn rheoliad 41.

7. Mae adran 76 yn nodi'r rheolau y mae'n rhaid i awdurdodau contractio eu dilyn os byddant yn dewis ymrwymo i gyfnod segur gwirfoddol (gweler paragraffau 50-57 isod) ar ôl cyhoeddi hysbysiad newid contract.

8. Mae adran 77 yn nodi ail ofyniad o ran tryloywder nad yw'n gymwys i awdurdodau Cymreig datganoledig oni bai bod y contract wedi'i ddyfarnu fel rhan o drefniant caffael a gedwir yn ôl, (h.y. contract yn ôl y gofyn o dan fframwaith a sefydlwyd gan Wasanaethau Masnachol y Goron). Lle y defnyddir trefniant caffael a gedwir yn ôl a chaiff addasiad ei wneud sy'n golygu bod angen cyhoeddi hysbysiad newid contract, a hwnnw'n addasiad i gontract sy'n werth mwy na £5 miliwn (gan gynnwys gwerth yr addasiad ei hun), rhaid i'r awdurdod contractio gyhoeddi copi o'r addasiad neu gopi o'r contract wedi'i addasu (wedi'i olygu yn ôl yr angen). Mae rhai contractau wedi'u hesemptio o'r gofyniad hwn (naill ai'n benodol neu drwy roi adran 77 ar waith), fel y nodir yn y tabl ym mharagraff 40 isod.

9. Er mwyn rhoi mwy o hyblygrwydd i awdurdodau contractio ddelio â heriau rheoli contract yn llwyddiannus, mae'r Ddeddf yn nodi pedair sail addasu newydd, sef:

• brys a diogelu bywyd
• gwireddiad risg hysbys
• dwy sail newydd sy'n ymwneud yn benodol â chontractau awdurdodau amddiffyn.

Mae pedair sail a oedd ar gael o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016 a Rheoliadau Contractau Consesiwn 2016 (CCR - gweler rheoliadau 72 o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, rheoliad 88 o Reoliadau Contractau Cyfleustodau 2016 a rheoliad 43 o Reoliadau Contractau Consesiwn 2016. Nid yw Rheoliadau Contractau Amddiffyn a Diogelwch Cyhoeddus 2011 yn cynnwys darpariaethau penodol mewn perthynas ag addasu contractau; yn ymarferol, defnyddiwyd rheoliad 16 i addasu contractau) wedi'u cadw ond eu diweddaru, er mwyn rhoi mwy o sicrwydd i awdurdodau contractio wrth eu defnyddio.

10. Y pedair sail a gadwyd o'r ddeddfwriaeth flaenorol yw:

• lle bo'r contract yn darparu ar gyfer yr addasiad
• lle bo'r addasiad wedi codi o ganlyniad i amgylchiadau anrhagweladwy
• lle bo'r addasiad ar gyfer nwyddau, gwasanaethau neu weithiau ychwanegol y darperir ar eu cyfer yn y contract
• lle bo'r addasiad er mwyn trosglwyddo'r contract adeg ailstrwythuro corfforaethol.

11. Yn gyffredinol, caiff mwy o hyblygrwydd i addasu contractau ei gydbwyso gan lawer mwy o dryloywder o dan y Ddeddf. Mae'r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad newid contract yn newid sylweddol o'r ddeddfwriaeth flaenorol. Bydd y newid hwn yn rhoi mwy o wybodaeth i bartïon â diddordeb am yr addasiadau a wneir (gan gynnwys cost yr addasiadau hyn) yn ystod oes contract.

12. Mae newidiadau eraill yn cynnwys cyflwyno contract trosadwy a newidiadau i'r ffordd y caiff gwerth contract ei gyfrifo wrth wneud addasiadau (a nodir ym mharagraff 16).

Y seiliau addasu

13. Dim ond os yw un o'r 10 sail a nodir yn adran 74 o'r Ddeddf ac Atodlen 8 iddi yn gymwys y gellir gwneud addasiadau i gontractau cyhoeddus a throsadwy. Gellir ystyried bod adrannau 74(1)(b) a 74(1)(c) yn fwy priodol i fân ddigwyddiadau, ond nid yw'r Ddeddf yn gwahardd mân ddiwygiadau rhag cael eu gwneud o dan Atodlen 8 a gall diwygiad a wneir o dan adran 74(1)(b) neu 74(1)(c) fod yn sylweddol; er enghraifft, gall diwygiad i gontract gwaith o dan adran 74(1)(c) fod yn gyfystyr â diwygiad eithaf sylweddol, o ystyried gwerth y trothwy gwaith. Ceir crynodeb o'r seiliau addasu yn y tabl isod:

* Mae adran 7(4) yn diffinio contract awdurdod amddiffyn fel contract amddiffyn neu ddiogelwch a ddyfarnwyd gan awdurdod amddiffyn. Mae adran 7(5) a rheoliad 46 o Reoliadau Caffael y DU 2024 yn darparu bod yr Ysgrifennydd Gwladol dros Amddiffyn, AWE plc, yr Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol a'r Asiantaeth Olew a Phiblinellau yn awdurdod amddiffyn.

14. Gall mwy nag un sail fod yn gymwys i addasiad penodol. Er enghraifft, gallai fod modd caniatáu addasiad o dan adran 74(1) ar fwy nag un o'r seiliau a nodir yn Atodlen 8 neu gallai fodloni'r meini prawf ar gyfer addasiad ansylweddol o dan adran 74(1)(b) a gallai hefyd fod modd ei ganiatáu o dan Atodlen 8. Er enghraifft, gallai fod angen gwneud addasiad sydd o werth isel ac sy'n cynnwys gwneud mân newidiadau i gwmpas y contract er mwyn ymateb i amgylchiadau anrhagweladwy ac, felly, byddai'n bodloni'r meini prawf ar gyfer addasiad ansylweddol (o dan adran 74(1)(b)) a'r sail ‘amgylchiadau anrhagweladwy’ yn Atodlen 8, paragraff 4. Fodd bynnag, noder nad yw hyn yn wir ar gyfer addasiadau sydd o dan y trothwy. Ni ellir dosbarthu addasiad yn addasiad sydd o dan y trothwy os gellid ei wneud o dan un o'r seiliau eraill, h.y. os yw'n bodloni'r meini prawf ar gyfer addasiad ansylweddol neu os yw un o'r seiliau yn Atodlen 8 yn gymwys (adran 74(4)(d)).

15. Mae'r Ddeddf yn gwahardd awdurdodau contractio (yn adran 74(7) rhag cyfuno addasiad nad yw'r Ddeddf yn ei ganiatáu ag un a ganiateir er mwyn gwneud yr addasiad na chaiff ei ganiatáu. Er enghraifft, ni ddylai awdurdod contractio wneud nifer o fân addasiadau o dan y trothwy i gontract er mwyn prynu nwyddau, gwasanaethau neu weithiau ychwanegol os gellid bod wedi gwneud yr addasiadau hynny ar ffurf un addasiad (mwy o faint) ond byddai'r un addasiad hwnnw wedi bod dros y trothwy a nodir yn adran 74(4)(a).

16. Lle y cyfeirir at ‘werth amcangyfrifedig y contract’ yn y seiliau addasu, mae hyn yn cyfeirio at werth amcangyfrifedig y contract pan gaiff ei brisio – h.y. gwerth amcangyfrifedig y contract cyn i'r addasiad gael ei wneud (gweler adran 4 o'r Ddeddf).

Defnyddio'r seiliau yn adrannau 74(1)(b) a 74(1)(c)

17. Wrth wneud newidiadau i gontract, dylai awdurdodau contractio ddewis y sail sydd fwyaf priodol ar gyfer y newidiadau y maent yn dymuno eu gwneud, ac, fel y nodir ym mharagraff 14 uchod, gall mwy nag un sail fod yn gymwys mewn rhai achosion.

18. Mae'r seiliau ansylweddol ac o dan y trothwy yn adran 74(1)(b) a (c) yn cynnwys rhai nodweddion cyffredin yn yr ystyr bod y ddwy yn pennu terfynau ar unrhyw gynnydd neu leihad yng nghyfnod neu werth contract (yn y drefn honno) ac ar newidiadau i gwmpas contract. Mae'r term ‘cynyddu neu leihau’ mewn perthynas ag ystyr addasiadau ansylweddol neu o dan y trothwy yn cyfeirio at addasiadau sy'n lleihau cyfnod neu werth contract, yn ogystal ag addasiadau sy'n cynyddu ei gyfnod neu werth. Fodd bynnag, mae gwahaniaethau o ran y ffordd y caiff newidiadau i werth neu gyfnod contract eu cyfrifo (gweler paragraffau 20 a 24 isod).

Y sail ansylweddol

19. Mae effaith adran 74(1)(b) yn golygu y gall awdurdodau contractio addasu contract mewn unrhyw ffordd ar yr amod nad yw'n gyfystyr ag addasiad sylweddol a ddisgrifir yn adran 74(3).

20. Mae un o'r cyfyngiadau yn adran 74(3) yn ymwneud â chyfnod y contract. Os defnyddir y sail ansylweddol i gynyddu neu leihau hyd contract, raid i'r cynnydd neu'r lleihad fod yn gyfystyr â 10% neu lai o'r uchafswm cyfnod y darparwyd ar ei gyfer pan ddyfarnwyd y contract. Noder bod yr uchafswm cyfnod y darparwyd ar ei gyfer yn cynnwys unrhyw estyniadau i gyfnod y contract y darparwyd ar eu cyfer yn y contract gwreiddiol.

21. Mae'n bosibl y bydd gan yr awdurdod contractio yr hyblygrwydd i addasu cyfnod y contract fwy na 10% gan ddefnyddio seiliau eraill, yn hytrach na'r hyn a nodir yn adran 74(3) o'r Ddeddf. Er enghraifft, os bydd awdurdod contractio yn dymuno estyn contract 5 mlynedd flwyddyn ychwanegol nas darparwyd ar ei chyfer yn y contract gwreiddiol (cynnydd o 20% yng nghyfnod y contract), ond na fydd yr addasiad yn cynyddu gwerth amcangyfrifedig y contract fwy na 10, yna mae'n bosibl y bydd y sail o dan y trothwy ar gael fel sail dros wneud yr addasiad. Fel arall, mae'n bosibl y bydd un o'r seiliau yn Atodlen 8 ar gael, yn dibynnu ar y sefyllfa. Dylai awdurdodau contractio nodi, pan fyddant yn dibynnu ar y sail ansylweddol, bod y newid mwyaf (10%) i gyfnod y contract (os yw'n berthnasol) yn seiliedig ar yr uchafswm cyfnod gwreiddiol y darparwyd ar ei gyfer yn y contract, nid yr uchafswm cyfnod y darparwyd ar ei gyfer yn union cyn i'r addasiad gael ei wneud (h.y. gan anwybyddu unrhyw addasiadau blaenorol sydd wedi cynyddu'r cyfnod y tu hwnt i'r uchafswm gwreiddiol y darparwyd ar ei gyfer).

22. Hefyd, dim ond os na fyddai'r addasiad yn newid cwmpas y contract yn sylweddol neu'n newid ‘cydbwysedd economaidd’ y contract yn sylweddol o blaid y cyflenwr y caniateir addasiad ar y sail ansylweddol. Mae adran 74(5) yn darparu bod y cyfeiriad at newid sylweddol i'r cwmpas yn golygu newid i'r math o nwyddau, gwasanaethau neu weithiau i'w cyflenwi o dan y contract nas darparwyd eisoes ar ei gyfer yn y contract.

23. Mae p'un a oes newid sylweddol i'r cydbwysedd economaidd o blaid y cyflenwr yn ymwneud â ph'un a roddir y cyflenwr mewn sefyllfa well o dan y contract sydd o fudd economaidd iddo, a dylid asesu hyn drwy gyfeirio at y fargen y cytunwyd arno rhwng yr awdurdod contractio a'r cyflenwr yng nghyd-destun y contract cyfan. Bydd angen ystyried pob addasiad ar sail ei ffeithiau ei hun, ond mae'n bosibl na fydd nwyddau, gwasanaethau neu weithiau ychwanegol i'w darparu am yr un pris â'r hyn y cytunwyd arno ar gyfer y nwyddau, gwasanaethau neu weithiau gwreiddiol, er enghraifft, yn newid y cydbwysedd economaidd yn sylweddol o blaid y cyflenwr o dan yr amgylchiadau penodol. Fodd bynnag, byddai addasiad a arweiniodd at gynnydd yn elw'r cyflenwr o dan y contract o 8% i 16%, neu a drosglwyddodd berchnogaeth hawliau eiddo deallusol i'r cyflenwr, lle roedd gwerth i'r hawliau hynny, neu nifer o addasiadau a arweiniodd at brynu swm sylweddol o nwyddau, gwasanaethau neu weithiau ychwanegol dros gyfnod o amser, er enghraifft, yn debygol o newid y cydbwysedd economaidd yn sylweddol o blaid y cyflenwr.

Y sail o dan y trothwy

24. Mae adran 74(4) yn darparu mai dim ond os na fydd yn cynyddu neu'n lleihau gwerth amcangyfrifedig y contract fwy na 10% yn achos contract ar gyfer nwyddau neu wasanaethau neu 15% yn achos contract ar gyfer gweithiau y caniateir addasiad sydd o dan y trothwy. Hefyd, mae'n rhaid bod cyfanswm gwerth yr holl addasiadau sydd o dan y trothwy yn llai na swm y trothwy ar gyfer y math o gontract. Mae hyn yn golygu efallai mai dim ond nifer cyfyngedig o addasiadau sydd o dan y trothwy y gall awdurdodau contractio eu gwneud. Er enghraifft, yn achos contract nwyddau, gellid gwneud nifer o addasiadau sydd o dan y trothwy, ond ni ddylai cyfanswm gwerth yr addasiadau hynny fod yn fwy na'r trothwy ar gyfer contractau nwyddau yn Atodlen 1 i'r Ddeddf (£139,6883 - y trothwyon a nodir yn y canllawiau hyn yw'r trothwyon cyfredol. Caiff Atodlen 1 i'r Ddeddf ei diweddaru pan ddaw i rym er mwyn cynnwys y trothwyon hyn).

25. Yn yr un modd ag addasiad ansylweddol, ni ddylai addasiad sydd o dan y trothwy newid cwmpas y contract yn sylweddol, ac fel y nodir ym mharagraff 14 uchod, ni ddylai fod modd caniatáu'r addasiad sydd o dan y trothwy o dan adran 74(1)(a) (Atodlen 8) neu adran 74(1)(b) (addasiad ansylweddol).

Defnyddir seiliau yn Atodlen 8

Darperir ar gyfer yr addasiad yn y contract

26. Mae Atodlen 8, paragraff 1 yn caniatáu addasiad os darperir ar ei gyfer yn ddiamwys fel opsiwn yn y contract gwreiddiol neu'r hysbysiad tendro neu dryloywder gwreiddiol ac ni fyddai'r addasiad yn newid natur gyffredinol y contract. Mae'n bwysig darparu cymaint o wybodaeth â phosibl am yr addasiad posibl er mwyn sicrhau y gellir dibynnu ar y sail.

Mae'r addasiad yn deillio o frys a diogelu bywyd, ac ati.

27. Mae Atodlen 8, paragraffau 2-3 ond yn caniatáu addasiad os gellid cyflawni diben yr addasiad (er enghraifft, er mwyn ymateb i ddigwyddiad brys) fel arall pe bai'r awdurdod contractio yn gwneud dyfarniad uniongyrchol (ar gyfer contract ar wahân) o dan adran 41, Atodlen 5, paragraff 13 (brys) o'r Ddeddf neu reoliadau a wnaed o dan adran 42 (dyfarniad uniongyrchol er mwyn diogelu bywyd, ac ati). (Ceir rhagor o wybodaeth am gyfiawnhau'r dyfarniadau uniongyrchol penodol yn y canllawiau ar ddyfarniad uniongyrchol). Mae'r sail hon yn caniatáu i awdurdodau contractio weithredu'n gyflym ac yn effeithlon o dan amgylchiadau eithriadol i addasu i ofynion brys. Gall fod yn ddefnyddiol lle mae'r amgylchiadau yn golygu bod angen ymateb yn gyflym ac mae addasu contract sy'n bodoli eisoes yn gynt a/neu'n cynnig gwerth gwell na dyfarnu contract newydd yn uniongyrchol. Nid oes cap ar addasiadau a wneir ar y sail hon, felly mae gan awdurdodau contractio ddigon o hyblygrwydd i gaffael yr hyn sydd ei angen o dan amgylchiadau o'r fath.

Mae'r addasiad wedi deillio o amgylchiadau anrhagweladwy

28. Mae Atodlen 8, paragraff 4 yn caniatáu addasiad os na allai'r awdurdod contractio fod wedi rhagweld yn rhesymol yr amgylchiadau a arweiniodd at yr addasiad cyn i'r contract gael ei ddyfarnu, na fyddai'r addasiad yn newid natur gyffredinol y contract ac na fyddai'r addasiad yn cynyddu gwerth amcangyfrifedig y contract fwy na 50%.

Mae'r addasiad yn deillio o wireddu risg hysbys

29. Mae Atodlen 8, paragraffau 5-7 yn caniatáu addasiad os bydd yn ymdrin â risg hysbys sy'n cael ei gwireddu yn ystod oes y contract ac yn galluogi'r awdurdodau contractio i reoli risgiau posibl yn eu caffaeliadau yn well a allai fel arall fod wedi arwain at ansicrwydd cyfreithiol neu effeithio ar gyflawniad. Mae'r Ddeddf yn diffinio risg hysbys fel risg a allai, ym marn yr awdurdod contractio, beryglu'r gallu i gyflawni'r contract yn foddhaol ond oherwydd ei natur, nad oedd modd mynd i'r afael â hi yn y contract o'r cychwyn. Mae'n rhaid bod y risg wedi'i nodi yn yr hysbysiad tendro neu'r hysbysiad tryloywder ar gyfer dyfarnu'r contract, sy'n golygu bod yn rhaid ei bod wedi'i nodi cyn i'r contract gael ei ddyfarnu. Mae paragraff 5 yn darparu mai dim os na chafodd y risg hysbys ei gwireddu o ganlyniad i unrhyw weithred neu anweithred ar ran yr awdurdod contractio neu'r cyflenwr a bod bodolaeth y risg yn golygu na ellir cyflawni'r contract mewn ffordd sy'n bodloni'r awdurdod contractio, y caniateir yr addasiad. Ni ddylai'r addasiad wneud mwy na'r hyn sy'n angenrheidiol ac mae'n rhaid ei bod er budd y cyhoedd addasu'r contract, yn hytrach na dyfarnu contract newydd. At hynny, ni ddylai'r addasiad gynyddu gwerth amcangyfrifedig y contract fwy na 50%.

30. Er enghraifft, os bydd angen i awdurdod contractio, oherwydd seiberfygythiadau sy'n dod i'r amlwg, ofyn i'w gyflenwr wneud newidiadau i'r system meddalwedd a ddarperir ganddo er mwyn galluogi'r system i weithredu'n ddiogel a diogelu'r wybodaeth bersonol sydd wedi'i storio arni yn ddigonol, gallai'r awdurdod contractio addasu'r contract i gynnwys y gofyniad hwn, ar yr amod bod y risg benodol y gallai seiberfygythiadau ddod i'r amlwg wedi'i nodi yn yr hysbysiad perthnasol a bod y gofynion eraill yn Atodlen 8, paragraffau 5-7 wedi'u bodloni.

31. Dylai awdurdodau contractio fod yn benodol ac yn ofalus iawn wrth nodi risgiau hysbys; ni fwriedir i'r sail nodi'r holl risgiau a all ddod i'r amlwg yn ystod oes contract.

Mae'r addasiad ar gyfer nwyddau, gwasanaethau neu weithiau ychwanegol

32. Mae Atodlen 8, paragraff 8 yn caniatáu addasiad: os yw ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu weithiau yn ychwanegol at y rheini y darparwyd eisoes ar eu cyfer yn y contract, a phe bai defnyddio cyflenwr gwahanol yn arwain at gyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu weithiau sy'n wahanol i'r rheini y darparwyd eisoes ar eu cyfer yn y contract, neu sy'n anghydnaws â nhw; ac os yw'r awdurdod contractio o'r farn y byddai hyn yn arwain at anawsterau technegol anghymesur o ran gweithredu neu gynnal a chadw neu anghyfleustra sylweddol arall, ac yn dyblygu costau'n sylweddol ar gyfer yr awdurdod. At hynny, ni ddylai'r addasiad gynyddu gwerth amcangyfrifedig y contract fwy na 50%.

Mae'r addasiad er mwyn trosglwyddo contract adeg ailstrwythuro corfforaethol

33. Mae Atodlen 8, paragraff 9 yn darparu bod amnewid neu aseinio (neu yn yr Alban, aseinio) contract cyhoeddus i gyflenwr nad yw'n gyflenwr gwaharddedig yn addasiad a ganiateir os yw'n ofynnol yn dilyn ailstrwythuro corfforaethol neu amgylchiadau tebyg. Gallai ailstrwythuro corfforaethol gynnwys gwerthu busnes fel rhan o strategaeth arfaethedig, neu un sy'n ofynnol yn dilyn ansolfedd y cyflenwr. Ni fwriedir i'r sail hon fod yn gulach nag y mae yn y ddeddfwriaeth flaenorol.

Addasiad i gontractau awdurdodau amddiffyn

34. Mae'r ddwy sail (Atodlen 8, paragraffau 10-11) sydd ar gael er mwyn addasu contractau awdurdodau amddiffyn ar gael i awdurdodau amddiffyn, yn ychwanegol ar y seiliau eraill yn y Ddeddf. Caniateir addasiad i gontract awdurdod amddiffyn er mwyn:

1. sicrhau bod yr awdurdod contractio yn ymwybodol o'r datblygiadau diweddaraf o ran technoleg neu'n gallu atal neu liniaru unrhyw effaith andwyol sy'n gysylltiedig â datblygiadau o'r fath; neu
2. sicrhau darpariaeth barhaus nwyddau, gwasanaethau neu weithiau sy'n angenrheidiol i sicrhau bod y Lluoedd Arfog yn cynnal eu galluoedd gweithredol, eu heffeithiolrwydd, eu parodrwydd, eu diogelwch neu eu galluoedd logistaidd.

Addasu fframweithiau, contractau yn ôl y gofyn a marchnadoedd dynamig

35. Os yw fframwaith, contract yn ôl y gofyn o dan fframwaith neu gontract a ddyfarnwyd o dan farchnad ddynamig yn gontract cyhoeddus neu'n gontract trosadwy, mae'r darpariaethau ar gyfer addasu contract yn y Ddeddf yn gymwys; mae hyn yn cynnwys y rheini sy'n ymwneud â chyhoeddi hysbysiad newid contract a chyhoeddi addasiadau (gweler y gofynion cyhoeddi isod).

36. Fodd bynnag, mae rhai pwyntiau sy'n benodol i fframweithiau a chontractau yn ôl y gofyn:

1. o ran fframweithiau, os bydd awdurdod contractio yn dymuno addasu fframwaith er mwyn estyn y cyfnod y tu hwnt i'r hyn a nodir o dan adran 47(1) o'r Ddeddf (sy'n darparu mai uchafswm cyfnod fframwaith yw naill ai pedair blynedd, neu, yn achos fframweithiau amddiffyn a diogelwch neu gyfleustodau, wyth mlynedd), yna byddai angen iddo, yn ychwanegol at fodloni un o'r seiliau a ganiateir yn adran 74(1), fodloni'r prawf yn adran 47(2) hefyd. Gweler y canllawiau ar fframweithiau
2. o ran contractau yn ôl y gofyn:
   1. os bydd awdurdod contractio yn dymuno dibynnu ar y sail 'gwireddiad risg hysbys' (Atodlen 8, paragraffau 5-7) er mwyn gwneud addasiadau i gontractau yn ôl y gofyn, rhaid iddo nodi'n ddigonol y risgiau penodol a all olygu bod angen gwneud addasiad yn yr hysbysiad tendro neu'r hysbysiad tryloywder ar gyfer y fframwaith (gan na chaiff yr hysbysiadau hyn eu defnyddio wrth ddyfarnu contract yn ôl y gofyn). Er enghraifft, er mwyn addasu contractau yn ôl y gofyn o dan fframwaith ar gyfer cynnal a chadw adeiladau ysgol i ddelio â choncrit awyredig awtoclafiedig cyfnerth (RAAC) sy'n dadfeilio a ganfuwyd yn ystod arolwg safle, byddai angen i'r hysbysiad tendro neu'r hysbysiad tryloywder ar gyfer y fframwaith nodi y gallai'r risg godi mewn contractau yn ôl y gofyn penodol. Felly, mae'r sail addasu hon mewn perthynas â chontractau yn ôl y gofyn yn debygol o fod yn fwy defnyddiol lle y caiff fframweithiau eu dylunio i fod yn gymharol benodol eu natur ac ar gyfer grŵp penodol o awdurdodau contractio
   2. yn yr un modd, os bydd awdurdod contractio yn ymuno dibynnu ar y ‘sail darperir ar ei gyfer yn y contract’ (Atodlen 8, paragraff 1) er mwyn gwneud addasiad y darperir yn ddiamwys ar ei gyfer mewn contract yn ôl y gofyn a ddyfarnwyd, rhaid iddo ddarparu digon o wybodaeth am yr addasiad posibl yn yr hysbysiad tendro neu'r hysbysiad tryloywder ar gyfer y fframwaith. Er enghraifft, gallai'r hysbysiad tendro neu'r hysbysiad tryloywder ar gyfer fframwaith cynnal a chadw ac ailosod wyneb ffyrdd nodi y gellir darparu'n ddiamwys ar gyfer addasiadau posibl er mwyn estyn eu cyfnod neu brynu gwasanaethau cynnal a chadw ffyrdd ychwanegol yn y contractau yn ôl y
      gofyn.

Contractau trosadwy

37. Mae'r Ddeddf yn darparu ar gyfer y cysyniad o ‘gontract trosadwy’ yn adran 74(1). Contract trosadwy yw contract sydd o dan y trothwy a fydd, o ganlyniad i'r addasiad, yn dod yn gontract cyhoeddus.

38. Gan y bydd contract trosadwy yn dod yn gontract cyhoeddus ar ôl ei addasu, caiff ei drin fel contract cyhoeddus cyn i'r addasiad perthnasol gael ei wneud at ddibenion adran 74 (ac adran 75 ac adran 77 sy'n ymdrin â hysbysiad newid contract a chyhoeddi addasiadau (gweler paragraffau 40-49 isod). Mae hyn yn golygu mai dim ond os caniateir yr addasiad o dan adran 74(1) y gellir gwneud addasiad a fyddai'n golygu bod contract sydd o dan y trothwy yn dod yn gontract cyhoeddus.

39. Ar ôl ei addasu, bydd y contract yn ddarostyngedig i'r holl ddarpariaethau yn y Ddeddf sy'n gymwys i gontractau cyhoeddus, er enghraifft, y gwahanol ofynion o ran hysbysiadau yn hytrach na dim ond y darpariaethau yn Rhan 6 o'r Ddeddf sy'n ymwneud yn benodol â chontractau sydd o dan y trothwy. Dylai awdurdodau contractio nodi, pan ddaw contract trosadwy yn gontract cyhoeddus, nad oes unrhyw ofyniad i nodi ac asesu perfformiad yn erbyn y dangosyddion perfformiad allweddol ar gyfer y contract hwnnw, hyd yn oed os yw'r contract, ar ôl ei addasu, yn werth mwy na £5 miliwn. Y rheswm dros hyn yw bod y gofyniad i bennu dangosyddion perfformiad allweddol o dan adran 52(1) yn codi cyn ymrwymo i gontract cyhoeddus. Gweler y canllawiau ar ddangosyddion perfformiad allweddol a'r canllawiau ar hysbysiadau cyflawni contract.

Gofynion tryloywder

40. Y gofyniad tryloywder cyntaf (a nodir yn adran 75) yw bod yn rhaid i awdurdod Cymreig datganoledig, cyn addasu contract cyhoeddus neu gontract trosadwy, gyhoeddi hysbysiad newid contract ar Blatfform Digidol Cymreig GwerthwchiGymru. Yna, bydd GwerthwchiGymru yn anfon yr hysbysiad i'r platfform digidol canolog, gan fodloni'r gofyniad cyfreithiol i gyhoeddi hysbysiad ar y platfform digidol canolog o dan yr amgylchiadau a nodir yn y Ddeddf. Bydd hyn yn ofynnol oni bai bod un o'r esemptiadau canlynol yn gymwys:

41. Mae adran 75(4) a (5) yn gwahardd awdurdodau contractio rhag rhannu addasiadau yn rhai llai er mwyn bodloni'r trothwy cyhoeddi ac osgoi cyhoeddi hysbysiad newid contract.

42. Yr ail ofyniad cyhoeddi (a nodir yn adran 77) yw bod yn rhaid i'r awdurdod contractio gyhoeddi copi o'r contract a addaswyd neu'r addasiad ei hun os yw wedi gwneud ‘addasiadau cymhwysol’.

43. Addasiad cymhwysol yw addasiad i gontract sydd:

1. yn golygu bod angen cyhoeddi hysbysiad newid contract o dan adran 75; ac
2. yn addasu contract cyhoeddus â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £5 miliwn (gan gynnwys gwerth yr addasiad) neu'n arwain at hynny.

44. Rhaid cyhoeddi copi o'r contract wedi'i addasu o fewn 90 diwrnod i wneud yr addasiad cymhwysol (gan ddechrau ar y diwrnod y caiff ei wneud). Mae'r platfform digidol Cymreig yn ei gwneud yn ofynnol i'r rhain gael eu cyhoeddi fel atodiad i'r hysbysiad newid contract.

45. Gallai awdurdod contractio ddewis atodi fersiynau drafft y cytunwyd arnynt o'r addasiad neu'r contract wedi'i addasu i'r hysbysiad newid contract ar adeg cyhoeddi'r hysbysiad. Mewn achosion o'r fath, rhaid atodi'r addasiad terfynol a wnaed neu'r contract wedi'i addasu i'r hysbysiad newid contract cyn diwedd y cyfnod o 90 diwrnod yn adran 77(1).

46. Os caiff addasiad neu gontract wedi'i addasu ei gyhoeddi, gellir ei olygu yn unol ag adran 94 (Esemptiadau cyffredinol rhag dyletswyddau i gyhoeddi neu ddatgelu gwybodaeth). Gweler y canllawiau ar gyhoeddi gwybodaeth am ragor o wybodaeth.

47. Os bydd gwerth yr addasiad yn cynyddu cyfanswm gwerth y contract uwchlaw'r trothwy cyhoeddi o £5 miliwn, ni fydd yn rhaid bod yr awdurdod contractio wedi cyhoeddi copi o'r contract gwreiddiol o dan adran 53(3) o'r Ddeddf. Yn yr achos hwn, anogir awdurdodau contractio i gyhoeddi'r contract wedi'i addasu, yn hytrach na dim ond yr addasiad, er mwyn galluogi partïon â diddordeb i ddeall yr addasiad yn well.

48. Noder, gan nad oes rhaid cyhoeddi hysbysiadau newid contract cyn addasu'r contractau y cyfeirir atynt yn adran 75(6) (gweler y tabl ym mharagraff 40 uchod), mae hyn yn golygu nad yw unrhyw addasiadau i'r contractau hynny yn addasiadau cymhwysol ac, felly, nid yw'r gofyniad i gyhoeddi'r addasiad neu gopi o'r contract wedi'i addasu yn gymwys.

49. Nid yw'r gofyniad i gyhoeddi addasiad cymhwysol yn gymwys i addasiad i gontract a ddyfarnwyd gan awdurdod Cymreig datganoledig, oni bai ei fod wedi'i ddyfarnu fel rhan o gaffaeliad o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl (byddai'r olaf yn wir pe bai, er enghraifft, awdurdod Cymreig datganoledig yn dyfarnu contract yn ôl y gofyn dros £5 miliwn o dan fframwaith a sefydlwyd gan awdurdod contractio a gedwir yn ôl, megis Swyddfa'r Cabinet) neu a ddyfarnwyd fel rhan o gaffaeliad o dan drefniant caffael Cymreig datganoledig, er enghraifft pe bai awdurdod Cymreig datganoledig yn dyfarnu contract o dan fframwaith neu farchnad ddynamig a ddyfarnwyd gan awdurdod contractio Cymreig datganoledig. Dylai awdurdodau Cymreig datganoledig gyfeirio at y canllawiau sy'n benodol i Gymru.

Cyfnod segur gwirfoddol

50. Gall awdurdodau contractio ddewis rhoi ‘cyfnod segur gwirfoddol’ ar waith cyn gwneud addasiad i gontract.

51. Cyfnod segur yng nghyd-destun addasiad i gontract yw'r cyfnod o amser rhwng cyhoeddi'r hysbysiad newid contract a gwneud yr addasiad. Mae'r cyfnod segur yn rhoi'r cyfle i gyflenwyr a phartïon eraill â diddordeb ystyried yr addasiad arfaethedig a dilysrwydd y sail y dibynnir arni. Mae'n bwysig nodi mai dim ond rhag gwneud yr addasiad y mae awdurdodau contractio wedi'u gwahardd yn ystod y cyfnod hwn; gallant barhau i gyflawni'r contract sydd ar waith. I gael rhagor o wybodaeth am gyfnodau segur, gweler y canllawiau ar hysbysiadau dyfarnu contract a chyfnodau segur.

52. Os bydd cyfnod segur gwirfoddol yn gymwys o hyd, mae adran 76 yn darparu'r canlynol:

1. ni chaiff yr awdurdod contractio addasu contract cyhoeddus na chontract trosadwy cyn diwedd y cyfnod segur a nodwyd yn yr hysbysiad newid contract; ac
2. mae'n rhaid bod y cyfnod segur yn llai nag wyth diwrnod gwaith, gan ddechrau ar y diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad newid contract.

53. Lle nad oes unrhyw ofyniad i gyhoeddi hysbysiad newid contract cyn addasu'r contract, ond mae'r awdurdod contractio yn dymuno rhoi cyfnod segur gwirfoddol ar waith, rhaid cyhoeddi hysbysiad newid contract. Y rheswm dros hyn yw bod yr hysbysiad newid contract sy'n sbarduno cyfnod segur gwirfoddol yn ffurfiol.

54. Rhaid i awdurdodau contractio nodi yn yr hysbysiad newid contract a yw cyfnod segur gwirfoddol yn gymwys ac, os felly, hyd y cyfnod hwnnw (gan nodi'r isafswm cyfnod yn adran 76(2) (gweler uchod)) a nodi'r dyddiad y caiff y contract ei addasu, a'r dyddiad y daw'r addasiad i rym. Drwy gymhwyso cyfnod segur gwirfoddol, gall awdurdodau contractio ddiogelu eu hunain rhag y risg y caiff yr addasiad ei osod o'r neilltu neu y caiff iawndal ôl-gontractiol ei ddyfarnu yn achos her gyfreithiol lwyddiannus.

55. Gellir cyhoeddi hysbysiad newid contract a dechrau cyfnod segur gwirfoddol tra bydd negodiadau ynglŷn â'r addasiad yn mynd rhagddynt, ar yr amod bod yr awdurdod contractio yn cynnwys yr holl wybodaeth sy'n ofynnol gan y rheoliadau yn yr hysbysiad newid contract (efallai na fydd hyn yn ymarferol os, er enghraifft, bydd y newid i werth neu gyfnod y contract yn rhan o'r negodiadau hynny. Os gellir cyhoeddi hysbysiad newid contract yn gynnar, bydd hyn o fudd ychwanegol gan na fydd angen i'r awdurdod contractio atal y broses o wneud yr addasiad er mwyn bodloni'r cyfnod segur.

56. Os cymerir camau i herio addasiad a rhoddir gwybod i'r awdurdod contractio am hynny yn ystod y cyfnod segur, bydd yr ‘ataliad awtomatig’ yn gymwys ac ni fydd modd i'r awdurdod contractio addasu'r contract nes y bydd yr honiad wedi'i ddatrys neu'r ataliad wedi'i ddiddymu gan y llys. Drwy gyhoeddi'r hysbysiad newid contract cyn gynted â phosibl, gellir rheoli unrhyw her ar gam sy'n tarfu llai a'i datrys o bosibl heb fod angen troi at brosesau llys ffurfiol.

57. Gall natur yr addasiad (er enghraifft os oes angen ei gwblhau ar frys) gyfiawnhau derbyn y risg y gallai'r addasiad gael ei osod o'r neilltu a pheidio â rhoi cyfnod segur gwirfoddol ar waith. Felly, er mai cyfnod segur gwirfoddol yw'r arfer orau yn y rhan fwyaf o amgylchiadau, gall fod ffactorau eraill i'w hystyried. Mater i awdurdodau contractio unigol yw penderfynu p'un a ddylid ei gymhwyso ai peidio, yn seiliedig ar risg.

58. Yr hysbysiad allweddol sy'n gysylltiedig ag addasiadau i gontractau yw'r hysbysiad newid contract, sy'n rhoi gwybod i gyflenwyr a phartïon eraill â diddordeb y bydd contract yn cael ei addasu.

59. Mae'r wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys mewn hysbysiad newid contract wedi'i nodi yn rheoliad 41 ac mae'n cynnwys y sail/seiliau cymwys ar gyfer wneud addasiad, esboniad yn nodi pam y mae addasiad yn dod o dan y sail/seiliau penodol a ddefnyddir, a manylion unrhyw newidiadau i werth a chyfnod y contract o ganlyniad i'r addasiad. Noder nad yw'n fwriad i sail beidio â bod neu fethu â bod yn gymwys yn gyfreithiol am nad yw wedi'i gynnwys yn yr hysbysiad newid contract.

60. Os caiff yr addasiad ei wneud o dan Atodlen 8, paragraff 9 o'r contract a chaiff y contract ei drosglwyddo i gyflenwr gwahanol o ganlyniad i ailstrwythuro corfforaethol, rhaid cynnwys manylion unrhyw gyflenwr newydd yn ogystal â manylion unrhyw gyflenwr nad yw'n barti i'r contract mwyach yn yr hysbysiad newid contract hefyd.

61. Ar ôl cyhoeddi hysbysiad newid contract ac addasu'r contract wedi hynny, yr hysbysiad nesaf y gall fod yn ofynnol i awdurdod contractio ei gyhoeddi fydd un o'r canlynol:

1. hysbysiad newid contract: rhaid i awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad newid contract bob tro y bydd yn addasu'r contract eto (oni bai bod esemptiad yn gymwys)
2. hysbysiad cyflawni contract: mae'n bosibl y bydd yn rhaid cyhoeddi nifer o hysbysiadau cyflawni contract yn ystod oes y contract
3. hysbysiad terfynu contract: bydd yr hysbysiad hwn yn rhoi gwybod i bartïon â diddordeb fod contract wedi dod i ben. Mae contractau cyfleustodau preifat a chontractau dewis defnyddwyr wedi'u hesemptio rhag y gofyniad hwn.

• Canllawiau ar brisio contractau
• Canllawiau ar weithdrefnau tendro cystadleuol
• Canllawiau ar ddyfarniad uniongyrchol
• Canllawiau ar hysbysiadau dyfarnu contract a'r cyfnod segur
• Canllawiau ar hysbysiadau cyflawni contract
• Canllawiau ar ddangosyddion perfformiad allweddol
• Canllawiau ar derfynu contract
• Canllawiau ar gyhoeddi gwybodaeth
• Canllawiau ar ddilyniant hysbysiadau a siartiau llif
• Canllawiau ar y Platfform Digidol Cymreig