Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol drafft - Adran 5: tryloywder

Mae’n ofynnol i awdurdodau perthnasol ddangos tystiolaeth eu bod wedi arfer yn briodol y cyfrifoldebau a’r hyblygrwydd a roddir iddynt gan y gyfundrefn, er mwyn sicrhau bod penderfyniadau a wneir am wasanaethau iechyd yn destun craffu ac atebolrwydd priodol. Mae’r adran hon yn nodi’r camau y mae’n rhaid i awdurdodau perthnasol eu cymryd i fod yn dryloyw yn eu proses gaffael o dan y gyfundrefn hon.

Mae sawl elfen i’r gofynion tryloywder o dan y gyfundrefn hon – mae’r rhain yn gymwys mewn ffyrdd gwahanol yn ôl pa broses gaffael sy’n cael ei chymhwyso. Mae atodiad B yn darparu gwybodaeth fanwl am y gofynion tryloywder ar gyfer pob proses o dan y rheoliadau. Rhaid i awdurdodau perthnasol ddilyn y gofynion tryloywder sy’n berthnasol i’r dull sy’n cael ei ddilyn.

O dan yr holl amgylchiadau, rhaid i awdurdodau perthnasol gadw cofnodion mewnol o’u prosesau caffael a rhaid iddynt gyhoeddi hysbysiadau yn cadarnhau eu penderfyniad i ddyfarnu contract.

Wrth ddilyn y broses darparwr mwyaf addas, rhaid i awdurdodau perthnasol hefyd wneud eu bwriadau’n glir ymlaen llaw drwy gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi.

Wrth ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas a’r broses gystadleuol (gan gynnwys wrth gwblhau cytundeb fframwaith ac wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gan ddefnyddio’r broses gystadleuol), rhaid i awdurdodau perthnasol hefyd gyfleu eu penderfyniad i ddyfarnu contract yn gyhoeddus a chadw at gyfnod segur y caniateir cyflwyno sylwadau ysgrifenedig ynddo. Rhaid i’r cyfnod segur ddod i ben cyn y gellir dyfarnu contractau.

Rhaid cyhoeddi’r holl hysbysiadau tryloywder y cyfeirir atynt yn yr adran hon gan ddefnyddio’r platfform digidol canolog, Gwasanaeth Canfod Tendr (FTS) drwy gyflwyno hysbysiad yn gyntaf ar blatfform digidol Cymru, GwerthwchiGymru (S2W). Os na fydd y platfform digidol Cymreig (S2W) ar gael, caiff awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad neu wybodaeth ar y platfform digidol canolog (FTS) neu ar FTS drwy ddefnyddio system ar-lein arall. Os nad yw’r platfform digidol Cymreig ar gael, dylid ystyried bod hyn yn bodloni’r gofyniad i gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi, unwaith y bodlonir amodau penodol.

Os nad yw’r platfform digidol canolog ar gael, caiff awdurdod perthnasol gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi ar y platfform digidol Cymreig yn unig, neu os nad yw’r platfform digidol Cymreig ar gael ychwaith, ar system ar-lein arall. Rhaid i awdurdod perthnasol sy’n defnyddio’r platfform digidol Cymreig (S2W) neu system ar-lein arall gydweithredu â Swyddfa’r Cabinet i sicrhau y cyhoeddir yr hysbysiad neu’r wybodaeth wedyn ar y platfform digidol canolog fel bod modd i ddarparwyr ac aelodau o’r cyhoedd weld yr hysbysiad neu’r wybodaeth. Os ydynt yn defnyddio system heblaw FTS neu S2W, mae’n ofynnol hefyd i awdurdodau perthnasol sicrhau bod system o’r fath yn cyhoeddi gwybodaeth sy’n rhad ac am ddim ac sy’n hawdd i ddarparwyr a phobl anabl ei chyrchu. Os bydd cyflwyno hysbysiad neu wybodaeth yn cael ei wrthod gan Swyddfa’r Cabinet ni fydd cyhoeddiad yr awdurdod perthnasol yn cael ei ystyried mwyach fel un sy’n bodloni’r gofyniad i gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi fel y nodir yn y rheoliadau.

Mae’r wybodaeth y mae’n rhaid ei chynnwys yn yr hysbysiadau wedi’i nodi yn atodiad B a dylai awdurdodau perthnasol gyfeirio at y canllaw ar wahân ar gyhoeddi’r hysbysiadau hyn ar y Platfform Digidol Canolog (FTS).

Yn ogystal â’r hysbysiadau sy’n ofynnol o dan yr amrywiol  brosesau caffael, rhaid i awdurdodau perthnasol gyhoeddi hysbysiadau pan fyddant yn rhoi’r gorau i broses gaffael, yn gwneud dyfarniad brys neu addasiad brys i gontract, neu’n ymgymryd ag addasiadau penodol i gontract nad ydynt yn rhai brys. Mae atodiad B yn cynnwys rhagor o wybodaeth am y gofynion ar gyfer pob un o’r senarios hyn.

Rhaid i awdurdodau perthnasol wneud a chadw cofnodion clir sy’n manylu ar eu proses gaffael a’u rhesymeg. Rhaid gwneud hyn ar gyfer pob proses gaffael (proses dyfarniad uniongyrchol 1, proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas, a’r broses gystadleuol), wrth gwblhau cytundeb fframwaith, ac wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith, boed hynny wedi’i wneud drwy gystadleuaeth ai peidio. Mae hyn yn cynnwys achosion pan roddwyd y gorau i broses gaffael neu pan benderfynodd yr awdurdod perthnasol ddychwelyd i gam cynharach yn y broses. Rhaid i’r cofnodion gynnwys:

• enw’r darparwr y mae’r contract wedi’i ddyfarnu iddo neu enw unrhyw ddarparwr sy’n barti i gytundeb fframwaith a naill ai gyfeiriad ei swyddfa gofrestredig neu gyfeiriad ei brif leoliad busnes
• y broses gaffael a ddilynwyd i ddethol darparwr/darparwyr, gan gynnwys manylion y weithdrefn a ddefnyddiwyd pan ddilynir y broses gystadleuol
• y rhesymau dros benderfyniadau a wnaed o dan y rheoliad
• manylion unrhyw ddarparwyr sy’n waharddedig neu’n waharddadwy
• y rhesymau dros wahardd neu dros beidio â gwahardd darparwr gwaharddadwy o broses gaffael
• pan fo contract wedi’i ddyfarnu neu gytundeb fframwaith wedi’i gwblhau gyda darparwr gwaharddedig oherwydd yr ystyrid bod hynny’n angenrheidiol er mwyn diogelu iechyd y cyhoedd, disgrifiad o’r penderfyniad hwn
• manylion yr unigolyn/unigolion sy’n gwneud y penderfyniadau (gall hyn fod yn enw pwyllgor neu’n deitlau swyddi unigolion sy’n gwneud y penderfyniad, fel y bo’n briodol)
• unrhyw wrthdaro buddiannau datganedig neu wrthdaro buddiannau posibl i unigolion sy’n ymwneud â’r broses gaffael a sut y cafodd y rhain eu rheoli neu sut y byddant yn cael eu rheoli
• os rhoddir y gorau i gaffaeliad, y dyddiad y rhoddwyd y gorau iddo

Dylai awdurdodau perthnasol sicrhau bod cofnodion yn cael eu cadw wrth gontractio ar gyfer caffaeliadau cymysg, gan gynnwys sut y mae’r caffaeliad yn bodloni’r gofynion ar gyfer caffaeliadau cymysg o dan y gyfundrefn hon.

Wrth ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2 neu’r broses darparwr mwyaf addas, rhaid i gofnodion gynnwys hefyd ddisgrifiad o’r modd yr ystyriwyd y meini prawf allweddol (er enghraifft pwysoliad, hierarchaeth neu ddisgrifiad mwy anffurfiol o bwysigrwydd), a sut yr aseswyd y meini prawf dethol sylfaenol wrth wneud penderfyniadau. Mae hyn yn cynnwys pwysigrwydd cymharol y meini prawf allweddol a ddefnyddiodd yr awdurdod perthnasol i wneud penderfyniad, y rhesymeg dros bwysigrwydd cymharol y meini prawf allweddol a’r rhesymeg dros ddethol y darparwr gan gyfeirio at y meini prawf allweddol.

Wrth ddilyn y broses gystadleuol (gan gynnwys wrth gwblhau cytundeb fframwaith neu wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith yn dilyn y broses gystadleuol), rhaid i gofnodion gynnwys hefyd ddisgrifiad o’r ffordd yr ystyriwyd y meini prawf allweddol, sut yr aseswyd y meini prawf dethol sylfaenol a sut y gwerthuswyd meini prawf dyfarnu contract neu fframwaith wrth wneud penderfyniad. Disgwylir i hyn gynnwys pwysigrwydd cymharol y meini prawf allweddol a ddefnyddiodd yr awdurdod perthnasol i wneud penderfyniad, y rhesymeg dros bwysigrwydd cymharol y meini prawf allweddol a’r rhesymeg dros ddethol y darparwr gan gyfeirio at y meini prawf allweddol.

Wrth gwblhau cytundeb fframwaith, disgwylir i’r cofnodion gnnwys y telerau a’r amodau a fydd yn cael eu gosod gan y cytundeb fframwaith ac yn cynnwys pa awdurdodau perthnasol sy’n rhan o’r cytundeb fframwaith.

Wrth ddyfarnu contract o gytundeb fframwaith, dylai’r cofnodion nodi o ba gytundeb fframwaith y mae’r contract yn cael ei ddyfarnu.

Rhaid i awdurdodau perthnasol fod yn ymwybodol y gallai fod angen iddynt ddatgelu gwybodaeth am y rhesymeg dros eu penderfyniadau o dan y rheoliadau os ceir sylwadau (gweler y cyfnod segur). Disgwylir i awdurdodau perthnasol gadw eu cofnodion am gyfnod sy’n cyd-fynd â pholisïau cadw cofnodion eu sefydliad ac unrhyw ddeddfwriaeth gymwys.

Disgwylir hefyd i awdurdodau perthnasol gadw cofnodion o’u penderfyniadau a’u prosesau caffael wrth addasu contract.

Cadw cofnodion o brosesau caffael o dan amgylchiadau brys

Wrth ddyfarnu neu addasu contract o dan amgylchiadau brys, rhaid i awdurdodau perthnasol greu a chadw cofnodion clir sy’n manylu ar eu proses gaffael a’u rhesymeg. Rhaid i’r cofnodion gynnwys:

• cyfiawnhad dros ddefnyddio’r esemptiad amgylchiadau brys
• enw’r darparwyr y dyfarnwyd y contract iddynt a chyfeiriad swyddfa gofrestredig neu brif leoliad busnes y darparwyr
• y dull a ddefnyddiwyd i ddethol darparwr a’r broses a ddilynwyd (hynny yw dyfarniad brys neu addasiad brys)
• gwerth oes amcangyfrifedig y contract neu’r addasiad a, phan fo’r cofnodion yn cyfeirio at addasiad brys, unrhyw newid i werth neu hyd y contract
• manylion yr unigolion sy’n gwneud y penderfyniad (gall hyn fod yn enw pwyllgor neu deitlau swyddi unigolion sy’n gwneud y penderfyniad, fel y bo’n briodol)
• unrhyw wrthdaro buddiannau datganedig neu wrthdaro buddiannau posibl ar ran unigolion sy’n gwneud y penderfyniad (heb gynnwys enwau unigol) a sut y cafodd y rhain eu rheoli neu y byddant yn cael eu rheoli

Dylai awdurdodau perthnasol sicrhau bod cofnodion yn cael eu cadw wrth gontractio ar gyfer caffaeliadau cymysg, gan gynnwys sut y mae’r caffaeliad yn bodloni’r gofynion ar gyfer caffaeliadau cymysg o dan y gyfundrefn hon.

Rhaid i awdurdodau perthnasol gyhoeddi crynodeb blynyddol yn nodi sut y maent wedi cymhwyso’r rheoliadau, a hynny ar-lein (er enghraifft drwy adroddiadau blynyddol neu ddatganiad llywodraethiant blynyddol yr awdurdodau perthnasol). Dylai’r crynodeb blynyddol cyntaf ymwneud â chontractau a ddyfernir gan ddefnyddio’r rheoliadau rhwng 28 Hydref 2024 a 31 Mawrth 2025, a dylid ei gyhoeddi heb fod yn hwyrach na 6 mis ar ôl diwedd blwyddyn ariannol 2024 i 2025. Yn dilyn y crynodeb blynyddol cyntaf, rhaid cyhoeddi pob crynodeb blynyddol arall heb fod yn hwyrach na chwe mis ar ôl diwedd y flwyddyn ariannol y mae’n ymwneud â hi.

Rhaid i hyn gynnwys, yn y flwyddyn mae’r crynodeb yn ymwneud â hi:

• nifer y contractau a ddyfarnwyd yn uniongyrchol o dan broses dyfarniad uniongyrchol 1 a phroses dyfarniad uniongyrchol 2
• nifer y contractau a ddyfarnwyd o dan y broses darparwr mwyaf addas
• nifer y contractau a ddyfarnwyd o dan y broses gystadleuol
• nifer y cytundebau fframwaith a gwblhawyd
• nifer y contractau a ddyfarnwyd yn seiliedig ar gytundeb fframwaith
• nifer y cytundebau fframwaith lle cwblhawyd proses gystadleuol i ganiatáu i ddarparwyr ychwanegol fod yn barti i’r fframwaith
• nifer y darparwyr ychwanegol (os o gwbl) a ddetholwyd i fod yn barti i’r cytundeb fframwaith
• nifer y contractau brys a ddyfarnwyd a’r addasiadau brys a wnaed (yn unol â’r adran dyfarniadau brys neu addasiadau brys i gontractau)
• nifer y darparwyr newydd y dyfarnwyd contractau iddynt
• nifer y darparwyr sydd wedi rhoi’r gorau i ddal unrhyw gontractau gyda’r awdurdod perthnasol
• manylion y sylwadau a gafwyd, gan gynnwys:
  • nifer y sylwadau a gafwyd yn ysgrifenedig ac yn ystod y cyfnod segur yn unol â rheoliad 12(3)
  • crynodeb o natur a chanlyniad y sylwadau hynny
• nifer y darparwyr a gafodd eu gwahardd o broses gaffael
• nifer y darparwyr nad oedd modd eu gwahardd o broses gaffael ac, o’r rheini, y nifer a gafodd eu gwahardd o broses gaffael o dan reoliad 21(3) neu 22(4)

Rhaid i awdurdodau perthnasol fonitro eu cydymffurfiaeth â’r rheoliadau. Rhaid cyhoeddi canlyniadau’r monitro ar-lein yn flynyddol (a gellir eu hintegreiddio â gofynion adrodd blynyddol eraill) a rhaid cynnwys prosesau, penderfyniadau a wnaed o dan y rheoliadau, addasiadau i gontractau a datgan a rheoli gwrthdaro buddiannau. Caiff awdurdodau perthnasol ddefnyddio archwilwyr mewnol i fodloni’r gofynion hyn.

Os bydd adroddiad cydymffurfiaeth yn canfod achos neu achosion o ddiffyg cydymffurfio, rhaid i awdurdodau perthnasol roi camau ar waith i fynd i’r afael â’r mater hwn ac i wella’r ymlyniad wrth y gyfundrefn.