Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol drafft - Adran 4: meini prawf allweddol

Rhaid i awdurdodau perthnasol ystyried pum maen prawf allweddol wrth wneud penderfyniadau caffael o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas a’r broses gystadleuol o dan y gyfundrefn. Mae atodiad D i’r canllawiau hyn yn rhoi manylion am yr hyn y mae pob maen prawf yn ei gwmpasu. I grynhoi, mae’r meini prawf hyn fel a ganlyn:

• ansawdd, hynny yw yr angen i sicrhau gwasanaethau o ansawdd da
• gwerth, hynny yw yr angen i ymdrechu i sicrhau gwerth da o ran cydbwysedd costau, manteision cyffredinol, a goblygiadau ariannol trefniant contractio arfaethedig
• cydweithredu a chynaliadwyedd gwasanaethau, hynny yw y graddau y gellir darparu gwasanaethau:
  • mewn ffordd gydweithredol
  • mewn ffordd gynaliadwy (sy’n cynnwys sefydlogrwydd gwasanaethau iechyd o ansawdd da neu barhad gwasanaethau iechyd)
  • mewn ffordd sy’n gwella canlyniadau iechyd
• gwella mynediad a lleihau anghydraddoldebau iechyd, hynny yw sicrhau hygyrchedd gwasanaethau a thriniaethau ar gyfer pob claf cymwys a gwella anghydraddoldebau iechyd
• cyfrifoldeb cymdeithasol, hynny yw a allai’r hyn a gynigir wella llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol yn yr ardal ddaearyddol sy’n berthnasol i drefniant contractio arfaethedig

Rhaid i awdurdodau perthnasol ystyried pob un o’r meini prawf allweddol yn y gyfundrefn wrth wneud penderfyniadau o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas a’r broses gystadleuol (gan gynnwys wrth gwblhau cytundeb fframwaith ac wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gan ddefnyddio’r broses gystadleuol). Rhaid i awdurdodau perthnasol allu cyfiawnhau eu penderfyniadau wrth ddilyn y prosesau caffael hyn mewn perthynas â’r meini prawf allweddol, a chadw cofnod o hyn. Ceir rhagor o fanylion am gofnodi prosesau caffael a thryloywder yn yr adran tryloywder.

Caiff y ffordd y mae awdurdodau perthnasol yn asesu darparwyr yn erbyn y meini prawf allweddol, gan gynnwys pa dystiolaeth y maent yn ei hystyried, amrywio yn ôl y gwasanaeth y maent am ei gaffael. Mae’n bosibl y bydd awdurdod perthnasol yn dymuno mynd i’r afael â blaenoriaethau penodol; disgwylir i’r rhain gael eu disgrifio fel rhan o’r meini prawf allweddol a gellir eu hystyried wrth benderfynu ar bwysigrwydd cymharol y meini prawf allweddol.

Rhaid i awdurdodau perthnasol fod yn ymwybodol bod dyletswyddau cydraddoldeb yn Neddf Cydraddoldeb 2010, gan gynnwys dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus, yn berthnasol i’r holl feini prawf, a rhaid rhoi sylw dyladwy i’r gofynion hyn wrth ystyried pob maen prawf.

Nid yw pwysigrwydd cymharol y meini prawf allweddol yn cael ei bennu ymlaen llaw gan y rheoliadau na’r canllawiau hyn ac nid oes hierarchaeth na phwysoliad rhagnodedig ar gyfer pob maen prawf. Rhaid i awdurdodau perthnasol benderfynu ar bwysigrwydd cymharol y meini prawf allweddol ar gyfer pob penderfyniad a wnânt o dan y gyfundrefn hon, yn seiliedig ar y trefniadau contractio arfaethedig a’r hyn y maent yn ceisio ei gyflawni drwyddynt/drwy’r gwasanaethau, gan gynnwys senarios pan fo maen prawf penodol yn un ‘pasio/methu’, neu pan fo meini prawf allweddol penodol yr un mor bwysig â’i gilydd. Rhaid ystyried pob maen prawf, ac ni ddisgwylir i unrhyw un gael ei ddiystyru wrth ddilyn proses gaffael.

Nid yw’r gyfundrefn yn nodi sut y mae’n rhaid i awdurdodau perthnasol gydbwyso’r meini prawf allweddol; fodd bynnag, disgwylir i awdurdodau perthnasol fod yn ymwybodol o ofynion neu ddyletswyddau ehangach wrth ystyried penderfyniadau caffael. Er enghraifft, mae disgwyl i gynghorau sir, cynghorau bwrdeistref sirol, byrddau iechyd lleol, ymddiriedolaethau’r GIG ac awdurdodau iechyd arbennig lynu wrth uchelgeisiau sero net a chyllideb garbon Llywodraeth Cymru, Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus 2023, datganiad polisi Caffael Cymru, Cymru Iachach, a’r angen i sicrhau gwerth am arian wrth drefnu gwasanaethau iechyd (nid yw’r rhestr hon yn hollgynhwysfawr). Nid yw’r hyblygrwydd a gynigir gan y gyfundrefn yn golygu bod awdurdodau perthnasol yn esempt rhag cydymffurfio â’u rhwymedigaethau eraill.

Cynghorir awdurdodau perthnasol i ystyried yn arbennig o ofalus bwysigrwydd cymharol y maen prawf gwerth wrth wneud asesiadau o dan y broses darparwr mwyaf addas.

Ar gyfer prosesau caffael sydd â gwerthoedd contract uwch, cynghorir y dylid rhoi mwy o ffocws ar werth am arian ac ansawdd ac effeithlonrwydd y gwasanaethau sydd i’w darparu, oni bai bod hyn yn golygu nad yw’r gwasanaeth yn diwallu anghenion y boblogaeth y mae’n ei gwasanaethu.

Wrth wneud asesiadau yn erbyn y meini prawf allweddol o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2 a’r broses darparwr mwyaf addas, disgwylir i awdurdodau perthnasol ddefnyddio gwybodaeth a thystiolaeth o ystod o ffynonellau, yn ogystal â’u gwybodaeth a’u profiad o weithio gyda darparwyr. Gallant ofyn i ddarparwyr am ragor o wybodaeth i gynorthwyo gyda’r asesiad hwn os dymunant. Mae’r esboniad o bob maen prawf yn atodiad D yn cynnwys enghreifftiau o ffynonellau perthnasol pan fo hynny’n briodol.

Wrth ddilyn y broses gystadleuol, ni chaiff awdurdodau perthnasol ond defnyddio’r wybodaeth a gynhwysir yn y cynnig i asesu’r cynnig, ac eithrio wrth gymhwyso gwaharddiadau rheoliadau 21 a 22. Caiff awdurdodau perthnasol nodi yn eu dogfennau tendro y bydd darparwr sy’n camliwio cynnig yn fwriadol yn cael ei wahardd o’r broses gaffael.

Rhaid i awdurdodau perthnasol gyfiawnhau a chofnodi sut y maent wedi rhoi pwysigrwydd cymharol i bob un o’r meini prawf allweddol ar gyfer y gwasanaeth y maent yn ei drefnu. Ceir rhagor o fanylion am gofnodi’r broses gaffael yn yr adran tryloywder.

Rhaid i awdurdodau perthnasol sicrhau eu bod yn cyflawni dyletswyddau statudol perthnasol eraill wrth benderfynu ar bwysigrwydd cymharol pob un o’r meini prawf, gan gynnwys egwyddorion caffael cyfraith gyhoeddus arferol ynghylch rhesymoldeb penderfyniadau. Disgwylir hefyd i awdurdodau perthnasol ystyried polisïau cenedlaethol a lleol a chanllawiau anstatudol eraill wrth benderfynu ar bwysigrwydd cymharol pob un o’r meini prawf.

Ceir rhagor o fanylion am sut y disgwylir i awdurdodau perthnasol ddefnyddio’r meini prawf allweddol yn atodiad D.