Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol drafft - Adran 8: gwrthdaro buddiannau

Mae datgan a rheoli gwrthdaro buddiannau fel mater o drefn yn agwedd allweddol ar lywodraethiant da, ac yn hanfodol o ran cynnal hyder y cyhoedd mewn prosesau caffael ac o ran diogelu staff, cynghorwyr, swyddogion gweithredol ac ymddiriedolwyr rhag honiadau eu bod wedi gweithredu’n amhriodol.

Rhaid i awdurdodau perthnasol gymryd mesurau priodol i atal, nodi ac unioni gwrthdaro buddiannau sy’n codi yn effeithiol wrth gymhwyso’r Rheoliadau. Rhaid i awdurdodau perthnasol sicrhau bod eu trefniadau llywodraethiant ar gyfer gwneud penderfyniadau caffael yn gallu rheoli gwrthdaro sy’n codi. Mae’n bosibl y byddant yn dymuno rhoi rôl i bwyllgorau byrddau neu gyfarwyddwyr anweithredol (neu bobl eraill ar lefel uwch sy’n annibynnol ar y broses gaffael) i reoli a datrys gwrthdaro buddiannau sy’n ymwneud â phenderfyniadau caffael.

Mae angen i’r ffordd y rheolir gwrthdaro buddiannau fod yn gydnaws â’r weledigaeth o gydweithio a amlinellir yn "Cymru iachach" ac â’r weledigaeth arfaethedig i gyflwyno iechyd a gofal cymdeithasol lleol di-dor. Felly, dylai awdurdodau perthnasol ddilyn a rhoi sylw i’r weledigaeth a’r cynllun hwnnw wrth reoli gwrthdaro buddiannau ynghylch penderfyniadau caffael.

Diffinnir gwrthdaro buddiannau fel hyn yn Rheoliad 23(3):

[…] mae gwrthdaro buddiannau yn cynnwys unrhyw sefyllfa pan fo gan unigolyn, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, fuddiant ariannol, buddiant economaidd neu fuddiant personol arall y gellid canfod ei fod yn peryglu ei ddidueddrwydd a’i annibyniaeth yng nghyd-destun y broses gaffael.

Mae’n ofynnol i unrhyw unigolyn o’r fath ei esgusodi ei hun o’r broses gaffael, oni bai bod yr unigolyn yn bodloni un o’r amodau a nodir yn rheoliad 23(6), sef:

• yr unigolyn yw’r unig berson sydd ag arbenigedd mewn maes y mae angen ei asesu yn unol â meini prawf dyfarnu’r contract neu’r cytundeb fframwaith
• yr unigolyn yw’r unig berson â’r cymwysterau priodol neu’r wybodaeth briodol sydd ar gael i weithredu mewn perthynas â phroses gaffael

Os bodlonir un o’r amodau uchod neu’r ddau ohonynt, caiff awdurdod perthnasol benderfynu nad yw’n ofynnol i’r unigolyn ei esgusodi ei hun ac y bydd yr awdurdod perthnasol yn cymryd camau rhesymol i sicrhau nad yw’r gwrthdaro buddiannau yn rhoi mantais annheg i ddarparwr neu’n rhoi darparwr o dan anfantais annheg mewn perthynas â’r broses gaffael. Gallai camau rhesymol gynnwys ei gwneud yn ofynnol i ddarparwr gymryd mesurau angenrheidiol i sicrhau nad oes mantais nac anfantais annheg iddo.

Pan fo awdurdod perthnasol o’r farn bod gwrthdaro buddiannau yn rhoi mantais annheg i ddarparwr mewn perthynas â dyfarnu contract cyhoeddus ac na fydd y darparwr yn cymryd camau y mae’r awdurdod perthnasol yn eu hystyried yn angenrheidiol i sicrhau nad yw’r darparwr yn cael mantais annheg, rhaid i’r awdurdod perthnasol (mewn perthynas â dyfarnu contract neu gwblhau fframwaith) drin y darparwr fel darparwr gwaharddedig. O ganlyniad, ni chaiff yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract i’r darparwr o dan broses dyfarniad uniongyrchol 1 neu 2, asesu unrhyw ddarparwr o’r fath o dan y broses darparwr mwyaf addas, nac asesu unrhyw gynigion gan unrhyw ddarparwr o’r fath o dan y broses gystadleuol.

Rydym yn cynghori y dylid darllen yr adran hon ar y cyd â rheoliadau a chanllawiau statudol perthnasol eraill, fel y maent yn gymwys i awdurdodau perthnasol.

Disgwylir i’r broses o reoli gwrthdaro buddiannau fod yn seiliedig ar yr egwyddorion canlynol:

1. Rhaid i bob penderfyniad a wneir o dan y Gyfundrefn hon ymdrechu’n glir ac yn wrthrychol tuag at gyflawni swyddogaethau a dyletswyddau statudol awdurdodau perthnasol a gyfeirir tuag at ddarparu gwasanaeth y mae gan yr awdurdod perthnasol y pŵer i’w darparu. Disgwylir i unigolion sydd ynghlwm wrth benderfyniadau sy’n ymwneud â’r swyddogaethau hyn weithredu’n glir wrth gyflawni’r swyddogaethau a’r dyletswyddau hynny, yn hytrach na hyrwyddo eu buddiannau ariannol, economaidd, personol, proffesiynol neu sefydliadol uniongyrchol neu anuniongyrchol eu hunain.
2. Mae angen datgan, cofnodi a rheoli buddiannau personol a phroffesiynol yr holl unigolion sy’n ymwneud â phenderfyniadau ynghylch caffael yn briodol, gan ddilyn trefniadau gwrthdaro buddiannau sefydledig yr awdurdod perthnasol. Mae hyn yn cynnwys bod yn glir a phenodol ynghylch natur unrhyw fuddiant ac unrhyw wrthdaro a allai godi ynghylch penderfyniad penodol, a sut y rheolir unrhyw wrthdaro ar gyfer pob penderfyniad. Er mwyn bodloni’r gofynion tryloywder o dan y Gyfundrefn hon, rhaid i awdurdodau perthnasol gadw cofnodion mewnol o wrthdaro buddiannau unigolion a sut y cafodd y rhain eu rheoli neu sut y byddant yn cael eu rheoli (gweler tryloywder).
3. Rhaid cyhoeddi unrhyw wrthdaro buddiannau a sut y cawsant eu rheoli neu sut y bwriedir eu rheoli ochr yn ochr â’r cadarnhad o’r penderfyniad i ddethol darparwr (gweler tryloywder). Pan wneir y penderfyniad gan bwyllgor/grŵp, cynghorir y dylid datgan buddiannau’r pwyllgor/grŵp yn hytrach nag enwau’r unigolion yn y pwyllgor/grŵp y maent yn perthyn iddo. Pan wneir y penderfyniad gan unigolyn, cynghorir y dylai gwrthdaro buddiannau gael ei ddatgan yn erbyn teitl swydd yr unigolyn yn hytrach na’i enw.
4. Disgwylir i’r camau i liniaru gwrthdaro buddiannau wrth wneud penderfyniadau caffael fod yn unol â’r Rheoliadau ac yn gymesur. Dylent hefyd geisio bod yn gydnaws ag ysbryd gwneud penderfyniadau caffael ar y cyd, lle bynnag y bo modd. Disgwylir i gamau lliniaru gyfrif am ystod o ffactorau, gan gynnwys yr effaith y gallai’r canfyddiad o benderfyniad amheus ei chael, a’r risgiau a’r manteision o fod ag unigolyn penodol yn rhan o’r broses o wneud y penderfyniad. Gall mesurau lliniaru gynnwys:
   • gwahardd person y mae ganddo fuddiannau sy’n gwrthdaro o’r drafodaeth a’r broses gaffael, pan nad yw’r amodau a nodir o dan reoliad 23(6) wedi’u bodloni neu pan nad ydynt yn gymwys
   • gwahardd yr unigolyn y mae ganddo fuddiannau sy’n gwrthdaro a sicrhau arbenigedd technegol neu leol o ffynhonnell arall heb fuddiannau sy’n gwrthdaro, pan nad yw’r amodau a nodir o dan reoliad 23(6) wedi’u bodloni neu pan nad ydynt yn gymwys
   • trefnu strwythurau penderfyniadau caffael fel bod ystod o safbwyntiau’n cael eu cynrychioli, yn hytrach na bod unigolion y gallai fod ganddynt fuddiannau sy’n gwrthdaro yn y mwyafrif
   • gynnull pwyllgor heb fod yr unigolyn y mae ganddo fuddiannau sy’n gwrthdaro yn bresennol, e.e. wrth ymdrin â phenderfyniadau arbennig o anodd neu gymhleth pan na all aelodau gytuno o bosibl, neu i atal penderfyniad anniogel rhag cael ei wneud a/neu argraff o duedd
5. Rydym yn disgwyl i awdurdodau perthnasol wahaniaethu’n glir rhwng yr unigolion hynny sy’n ymwneud â phroses gaffael ffurfiol a’r rhai y mae eu mewnbwn yn llywio penderfyniadau ond nad ydynt yn ymwneud â’r broses gaffael ei hun (megis drwy lunio dealltwriaeth yr awdurdod perthnasol o’r ffordd orau o ddiwallu anghenion cleifion a darparu gofal ar gyfer ei boblogaeth). Disgwylir i’r ffordd y mae gwrthdaro buddiannau’n cael ei reoli adlewyrchu’r gwahaniaeth hwn. Er enghraifft, pan fo gan ddarparwyr annibynnol (gan gynnwys y rhai yn y sector VCSE) gontractau ar gyfer gwasanaethau, byddai’n briodol ac yn rhesymol i’r awdurdod perthnasol eu cynnwys mewn trafodaethau, megis am ddyluniad llwybrau a darpariaeth gwasanaethau, yn enwedig ar lefel lleoli. Fodd bynnag, byddai hyn yn amlwg yn wahanol i unrhyw ystyriaethau ynghylch contractio a chomisiynu, y byddent yn cael eu gwahardd ohonynt.
6. Pan fo penderfyniadau’n cael eu gwneud o dan y broses gystadleuol, rhaid i unrhyw unigolyn sy’n gysylltiedig â sefydliad sydd â buddiant personol yn y broses gaffael ei esgusodi ei hun o’r broses benderfynu yn ystod y broses gaffael honno, pan nad yw’r amodau a nodir o dan Reoliad 23(6) wedi’u bodloni neu pan nad ydynt yn gymwys.
7. Disgwylir i’r ffordd y mae gwrthdaro buddiannau’n cael ei datgan a’i rheoli gyfrannu at ddiwylliant o dryloywder ynghylch sut y gwneir penderfyniadau.