Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol drafft - Adran 9: dyfarniadau brys neu addasiadau brys i gontractau

Mae adegau cyfyngedig pan allai fod angen i awdurdodau perthnasol weithredu ar frys a dyfarnu neu addasu contractau i fynd i’r afael â risgiau uniongyrchol i ddiogelwch cleifion neu’r cyhoedd.

Mae’r amgylchiadau hyn yn cynnwys:

• pan fo angen trefnu gwasanaeth newydd yn gyflym mewn argyfwng lleol, rhanbarthol neu genedlaethol annisgwyl, er enghraifft i ymdrin â phandemig
• pan fo pryderon brys o ran ansawdd/diogelwch yn peri risgiau i gleifion neu’r cyhoedd ac yn golygu bod angen gwneud newidiadau ar unwaith
• pan na all darparwr presennol, yn sydyn, ddarparu gwasanaethau mwyach o dan gontract presennol (er enghraifft y darparwr yn mynd yn ansolfent neu’n wynebu prinder gweithwyr hanfodol yn sydyn) a bod angen dod o hyd i ddarparwr newydd

Mewn sefyllfaoedd brys, caiff awdurdodau perthnasol wneud y penderfyniadau canlynol heb ddilyn y camau sy’n ofynnol o dan y gyfundrefn hon:

• ailddyfarnu contractau a ddelir gan y darparwyr/darparwyr presennol
• dyfarnu contractau am wasanaethau newydd
• dyfarnu contractau am wasanaethau sydd wedi newid yn sylweddol
• wneud addasiadau i gontract (heb gyfyngiad)

Dim ond pan fydd pob un o’r isod yn gymwys y caiff awdurdod perthnasol wneud dyfarniad brys neu addasiad brys i gontract:

• rhaid i’r dyfarniad neu’r addasiad gael ei wneud ar frys
• nid oedd modd rhag-weld y rheswm dros y brys ac ni ellir ei briodoli i’r awdurdod perthnasol
• byddai gohirio dyfarnu’r contract er mwyn cymhwyso’r gyfundrefn yn llawn yn debygol o beri risg i ddiogelwch cleifion neu’r cyhoedd

Ni chaiff awdurdodau perthnasol ddefnyddio’r darpariaethau i ddyfarnu neu addasu contractau ar frys yn y gyfundrefn hon os gellir priodoli’r brys i’r ffaith nad yw’r awdurdod perthnasol wedi gadael digon o amser i wneud penderfyniadau caffael neu gynnal proses gaffael – nid yw cynllunio gwael yn rheswm derbyniol dros ddefnyddio’r darpariaethau hyn.

O dan yr amgylchiadau brys hyn:

• disgwylir i awdurdodau perthnasol gyfyngu ar gyfnod y contract neu gyfnod yr addasiad i’r contract i’r hyn sy’n gwbl angenrheidiol; cynghorir y dylai’r cyfnod hwn fod yn ddigon hir i fynd i’r afael â’r sefyllfa frys ac y dylid cymhwyso’r rheoliadau ar gyfer y gwasanaeth hwnnw yn llawn cyn gynted ag y bo modd; rydym yn rhag-weld na fydd contract a ddyfernir o dan reoliad 14 yn para mwy na 12 mis; os bydd yn para’n hirach, rhaid i awdurdodau perthnasol gyfiawnhau a chofnodi’r penderfyniad hwn
• rhaid cadw cofnodion o’u proses gaffael, gan gynnwys cyfiawnhad dros ddefnyddio dyfarniad brys (gweler tryloywder ac atodiad B)
• rhaid i awdurdodau perthnasol fod yn dryloyw ynghylch eu penderfyniad drwy gyhoeddi hysbysiad dyfarniad brys (gweler tryloywder ac atodiad B)

Caiff awdurdodau perthnasol hefyd wneud addasiadau brys penodol i estyn hyd contract presennol yn ystod y cyfnod segur os ceisir cyngor gan y gwasanaeth adborth ar gaffael, yn unol â rheoliad 14(3).