Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol drafft - Crynodeb gweithredol

Mae Deddf Caffael y Gwasanaeth Iechyd (Cymru) 2024 (“deddf 2024”) yn darparu’r gallu i gyflwyno cyfundrefn newydd ar gyfer caffael gwasanaethau iechyd yng Nghymru.

Mae’r Gyfundrefn Dethol Darparwyr newydd i Gymru, a nodir yn Rheoliadau Gwasanaethau Iechyd (Y Gyfundrefn Dethol Darparwyr) (Cymru) 2024 (“y rheoliadau”), yn disodli’r gyfundrefn gaffael bresennol wrth gaffael gwasanaethau iechyd annibynnol a ddarperir ar ran y GIG yng Nghymru.

Drwy’r rheoliadau bydd caffael gwasanaethau iechyd penodol, pan gânt eu caffael gan awdurdodau perthnasol, yn cael ei dynnu o gwmpas Deddf Caffael 2023 (“deddf 2023”). Mae deddf 2023 yn nodi’r disgwyliad y defnyddir tendro cystadleuol i ddyfarnu contractau.

Nod y rheoliadau yw rhoi mwy o hyblygrwydd i’r awdurdodau perthnasol y maent yn gymwys iddynt wrth ddethol darparwyr ar gyfer gwasanaethau iechyd. O dan y rheoliadau, mae tendro cystadleuol yn un offeryn i awdurdodau perthnasol ei ddefnyddio pan fydd o fudd, ochr yn ochr â llwybrau eraill a allai fod yn fwy cymesur, ac sy’n galluogi datblygu partneriaethau sefydlog a darparu gofal cydweithredol yn well. Mae’r gyfundrefn yn dal i’w gwneud yn ofynnol i awdurdodau perthnasol ystyried gwerth am arian fel maen prawf pwysig, ac i fod yn dryloyw, yn deg ac yn gymesur yn eu proses gaffael.

Mae’r rheoliadau wedi’u gwneud o dan adran 10A o Ddeddf y Gwasanaeth Iechyd Gwladol (Cymru) 2006 (“deddf 2006”) ac adran 120A(1) o ddeddf 2023. Mae’r canllawiau statudol hyn yn cyd-fynd â’r rheoliadau i gynorthwyo sefydliadau i ddeall a dehongli’r egwyddorion gweithredol.

Yn unol â bwriad deddf 2024, nod y rheoliadau yw cyflwyno’r canlynol:

• proses hyblyg a chymesur ar gyfer dethol darparwyr gwasanaethau iechyd (fel y gellir gwneud pob penderfyniad gyda’r bwriad o sicrhau anghenion y bobl sy’n defnyddio’r gwasanaethau, gwella ansawdd y gwasanaethau, a gwella’r effeithlonrwydd wrth ddarparu’r gwasanaethau)
• y gallu i gydweithio mwy ar draws y system, gan sicrhau bod yr holl benderfyniadau ynghylch sut y mae gwasanaethau iechyd yn cael eu trefnu yn cael eu gwneud yn dryloyw
• cyfleoedd i leihau biwrocratiaeth a chostau sy’n gysylltiedig â’r gyfundrefn bresennol

Mae Llywodraeth Cymru wedi cyd-greu’r rheoliadau gyda’r GIG yng Nghymru, gan ddefnyddio arbenigedd gweithwyr comisiynu a chaffael proffesiynol o fewn y GIG ac awdurdodau lleol yng Nghymru. Yn ogystal, mae Llywodraeth Cymru wedi ymgynghori’n eang ar y polisi, gan ennyn cefnogaeth gref (gan y rhai a ymatebodd i’r ymgynghoriad) ar draws cyrff GIG Cymru a llywodraeth leol.

Mae’r canllawiau statudol hyn yn nodi sut y dylai’r rheoliadau gael eu mabwysiadu gan yr awdurdodau perthnasol y maent yn gymwys iddynt. Rhaid i’r awdurdodau perthnasol canlynol roi sylw i’r canllawiau hyn wrth gaffael gwasanaethau iechyd ar ran y GIG yng Nghymru: 

• cynghorau sir neu gynghorau bwrdeistref sirol yng Nghymru
• byrddau iechyd lleol
• ymddiriedolaethau’r Gwasanaeth Iechyd Gwladol
• awdurdodau iechyd arbennig

Mae’r rheoliadau’n gymwys i drefnu gwasanaethau iechyd a gwasanaethau iechyd y cyhoedd gan awdurdodau perthnasol. Nid yw’r rheoliadau’n gymwys i gaffael nwyddau a gwasanaethau nad ydynt yn rhai iechyd (megis meddyginiaethau, offer meddygol, glanhau, arlwyo, gwasanaethau ymgynghori busnes a gofal cymdeithasol), oni bai eu bod wedi’u trefnu fel rhan o gaffaeliad cymysg. Mae’r hyn sy’n gyfystyr â chaffaeliad cymysg wedi’i nodi yn y rheoliadau ac fe’i hesbonnir ymhellach yn y canllawiau hyn.

Gall awdurdodau perthnasol ddilyn 3 proses gaffael wahanol i ddyfarnu contractau ar gyfer gwasanaethau iechyd o dan y rheoliadau:

• prosesau dyfarnu uniongyrchol (proses dyfarniad uniongyrchol 1 a phroses dyfarniad uniongyrchol 2)
• y broses darparwr mwyaf addas
• y broses gystadleuol

Y prosesau dyfarnu uniongyrchol

Mae’r rhain yn golygu dyfarnu contractau i ddarparwyr pan nad oes fawr o reswm, os o gwbl, i geisio newid o’r darparwr presennol neu i asesu darparwyr yn erbyn ei gilydd, oherwydd:

• mai’r darparwr presennol yw’r unig un sy’n gallu darparu’r gwasanaethau iechyd (proses dyfarniad uniongyrchol 1)
• bod y darparwr presennol yn bodloni ei gontract presennol, ei fod yn debygol o fodloni’r contract newydd i safon ddigonol, ac nad yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol (proses dyfarniad uniongyrchol 2)

Mae 2 broses dyfarnu uniongyrchol bosibl (1 a 2). Mae rhagor o fanylion isod.

Rhaid defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 1 pan fydd pob un o’r canlynol yn gymwys:

• mae’r gwasanaethau iechyd y mae’r trefniadau contractio arfaethedig yn ymwneud â nhw yn cael eu darparu eisoes gan ddarparwr
• mae’r awdurdod perthnasol wedi’i fodloni mai dim ond y darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) presennol a all ddarparu’r gwasanaethau iechyd y mae’r trefniadau contractio arfaethedig yn ymwneud â nhw oherwydd natur y gwasanaethau iechyd

Ni chaniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 1 i gwblhau cytundeb fframwaith.

Caniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2 pan fydd pob un o’r canlynol yn gymwys:

• nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1
• mae cyfnod contract presennol ar fin dod i ben, ac mae’r awdurdod perthnasol yn cynnig contract newydd i ddisodli’r contract presennol ar ddiwedd ei gyfnod
• nid yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol
• mae’r awdurdod perthnasol o’r farn bod y darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) presennol yn bodloni’r contract presennol ac yn debygol o fodloni’r contract arfaethedig i safon ddigonol

Ni chaniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2 i gwblhau cytundeb fframwaith.

Y broses darparwr mwyaf addas

Mae hyn yn golygu dyfarnu contract i ddarparwyr heb gynnal proses gystadleuol, gan fod yr awdurdod perthnasol yn gallu nodi’r darparwr mwyaf addas. 

Gellir defnyddio’r broses gaffael hon pan fydd pob un o’r canlynol yn gymwys:

• nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1
• ni all yr awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2 neu nid yw’n dymuno gwneud hynny
• mae’r awdurdod perthnasol o’r farn, gan ystyried darparwyr tebygol a’r holl wybodaeth berthnasol sydd ar gael i’r awdurdod perthnasol ar y pryd, ei bod yn debygol y bydd yn gallu nodi’r darparwr mwyaf addas (heb gynnal proses gystadleuol)

Ni chaniateir defnyddio’r broses darparwr mwyaf addas i gwblhau cytundeb fframwaith. 

Y broses gystadleuol

Mae hyn yn golygu cynnal proses gystadleuol i ddyfarnu contract. Rhaid defnyddio’r broses gaffael hon pan fydd pob un o’r canlynol yn gymwys:

• nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1
• nid yw’r awdurdod perthnasol yn gallu neu’n dymuno dilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2 ac nid yw’n gallu neu’n dymuno dilyn y broses darparwr mwyaf addas

Rhaid defnyddio’r broses gystadleuol os yw’r awdurdod perthnasol yn dymuno cwblhau cytundeb fframwaith.

Meini prawf allweddol

Rhaid i awdurdodau perthnasol ystyried 5 maen prawf allweddol wrth gymhwyso proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol. Sef:

• ansawdd
• gwerth
• cydweithio a chynaliadwyedd gwasanaethau
• gwella mynediad a lleihau anghydraddoldebau iechyd
• cyfrifoldeb cymdeithasol

Mae’r hyblygrwydd o ran prosesau caffael a roddir i awdurdodau perthnasol o dan y rheoliadau yn seiliedig ar ofynion tryloywder cryf. Mae’r gofynion hyn, sy’n galluogi craffu’n briodol ar benderfyniadau ac yn sicrhau atebolrwydd amdanynt, yn cynnwys:

• o dan yr holl amgylchiadau, mae’n ofynnol i awdurdodau perthnasol gadw cofnodion o’u penderfyniadau a chyhoeddi hysbysiadau yn cadarnhau canlyniad eu proses gaffael
• wrth ddilyn y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol, rhaid i awdurdodau perthnasol nodi’n glir ymlaen llaw eu bwriadau i ddefnyddio’r prosesau hyn
• wrth ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol, rhaid i’r awdurdod perthnasol:
  • gynnal cofnod o benderfyniadau ar bwysigrwydd cymharol pob un o’r meini prawf allweddol, a sut yr aseswyd darparwyr yn erbyn y meini prawf allweddol
  • cael cyfnod segur pan ellir cyflwyno sylwadau ac ymateb i unrhyw sylwadau a ddaw i law cyn cadarnhau ei benderfyniad a dyfarnu contract i’r darparwr dethol
• wrth ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol, caniateir adolygu penderfyniadau dethol darparwyr yn ystod y cyfnod segur – gan gynnwys drwy’r gwasanaeth adborth ar gaffael

Mae’r canllawiau statudol hyn yn rhoi manylion ynghylch sut y disgwylir i sefydliadau fabwysiadu’r rheoliadau i wneud trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau iechyd, fel eu bod yn cydymffurfio â’r rheoliadau. Yn ogystal, mae Llywodraeth Cymru wedi datblygu cynhyrchion gweithredu y caiff sefydliadau eu defnyddio i’w helpu i gymhwyso’r gyfundrefn.

Mae’r rheoliadau’n rhoi pwyslais ar awdurdodau perthnasol yn ymddwyn mewn ffordd dryloyw, deg a chymesur wrth wneud eu trefniadau gyda darparwyr (ar draws y sectorau annibynnol a gwirfoddol). Bydd mabwysiadu’r ymddygiadau hyn yn galluogi gweithredu’r rheoliadau yn llwyddiannus ac, yn ei dro, yn cyflawni bwriad deddf 2024 i wella canlyniadau cleifion drwy gael gwared ar fiwrocratiaeth ddiangen o’r broses o weithio gyda darparwyr iechyd annibynnol ac annog cydweithio.