Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol drafft - Atodiad B: tryloywder
Sut y mae Rheoliadau Gwasanaethau Iechyd (Y Gyfundrefn Dethol Darparwyr) (Cymru) 2024 yn gymwys i drefniant gwasanaethau iechyd o dan y gyfundrefn dethol darparwyr.
Efallai na fydd y ffeil hon yn gyfan gwbl hygyrch.
Ar y dudalen hon
Gofynion tryloywder
Mae rheoliad 20 yn nodi’r broses i’w dilyn pan fo’n ofynnol i awdurdodau perthnasol gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi o dan y rheoliadau.
Mae’r gofynion ar gyfer yr hysbysiadau, gan gynnwys cynnwys yr hysbysiadau, wedi’u nodi yn atodlenni 2 i 16.
Rhaid cadw at y camau a amlinellir yn y rheoliadau a’r gofynion tryloywder. Mae’n ofynnol i awdurdodau perthnasol ddangos tystiolaeth eu bod wedi arfer yn briodol y cyfrifoldebau a’r hyblygrwydd a roddir iddynt gan y gyfundrefn, er mwyn sicrhau bod penderfyniadau a wneir am wasanaethau iechyd yn destun craffu ac atebolrwydd priodol. Mae’r atodiad hwn yn nodi’r camau y mae’n rhaid i awdurdodau perthnasol eu cymryd i fod yn dryloyw yn eu proses gaffael o dan y gyfundrefn hon. Rhaid i awdurdodau perthnasol ddilyn y broses dryloywder sy’n berthnasol i’r dull sy’n cael ei ddilyn.
Rhaid cyhoeddi’r holl hysbysiadau y cyfeirir atynt yn yr adran hon gan ddefnyddio’r platfform digidol canolog, Gwasanaeth Canfod Tendr (FTS) drwy gyflwyno hysbysiad yn gyntaf ar y platfform digidol Cymreig, GwerthwchiGymru (S2W). Os na fydd y platfform digidol Cymreig (S2W) ar gael, caiff awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad neu wybodaeth ar y platfform digidol Canolog (FTS) neu ar FTS drwy ddefnyddio system ar-lein arall. Pan na fo’r platfform digidol Cymreig ar gael, dylid ystyried bod hyn yn bodloni’r gofyniad i gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi, unwaith y bodlonir amodau penodol.
Pan na fo’r platfform digidol canolog ar gael, caiff awdurdod perthnasol gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi ar y platfform digidol Cymreig (S2W) yn unig, neu os nad yw S2W ar gael ychwaith, ar system ar-lein arall. Rhaid i awdurdod perthnasol sy’n defnyddio’r platfform digidol Cymreig neu system ar-lein arall gydweithredu â Swyddfa’r Cabinet i sicrhau y cyhoeddir yr hysbysiad neu’r wybodaeth wedyn ar y platfform digidol canolog a bod darparwyr ac aelodau o’r cyhoedd yn gallu gweld yr hysbysiad neu’r wybodaeth. Os ydynt yn defnyddio system heblaw FTS neu S2W, mae’n ofynnol hefyd i awdurdodau perthnasol sicrhau bod y system hon yn cyhoeddi gwybodaeth sy’n rhad ac am ddim ac sy’n hawdd i ddarparwyr a phobl anabl ei chyrchu.
Os bydd Swyddfa’r Cabinet yn gwrthod cyflwyno hysbysiad neu wybodaeth, ni fydd cyhoeddiad yr awdurdod perthnasol yn cael ei ystyried mwyach fel un sy’n bodloni’r gofyniad i gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi fel y nodir yn y rheoliadau.
Tabl 1: hysbysiadau y mae angen eu cyhoeddi o dan brosesau’r rheoliadau
Hysbysiadau sydd eu hangen i ddyfarnu contractau o dan y prosesau caffael:
| Proses dyfarniad uniongyrchol 1 | Proses dyfarniad uniongyrchol 2 | Y broses darparwr mwyaf addas | Y broses gystadleuol | |
|---|---|---|---|---|
| Bwriadau clir: cyhoeddi hysbysiad o’r dull arfaethedig ymlaen llaw | Oes | |||
| Bwriadau clir: cyhoeddi hysbysiad yn gwahodd cynigion ar gyfer tendr cystadleuol | Oes | |||
| Cyfleu penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad o’r bwriad i ddyfarnu | Oes | Oes | Oes | |
| Cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad | Oes | Oes | Oes | Oes |
| Addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i gontract | Oes | Oes | Oes | Oes |
Hysbysiadau sydd eu hangen ar gyfer prosesau mewn perthynas â chytundebau fframwaith:
| Sefydlu cytundeb fframwaith (yn dilyn y broses gystadleuol) | Contractau yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth | Contractau yn seiliedig ar gytundeb fframwaith yn dilyn cystadleuaeth | |
|---|---|---|---|
| Bwriadau clir: cyhoeddi hysbysiad yn gwahodd cynigion ar gyfer tendr cystadleuol | Oes | ||
| Cyfleu penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad o’r bwriad i ddyfarnu | Oes | Oes | |
| Cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad | Oes | Oes | Oes |
| Addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i fframwaith | Oes | Oes | Oes |
Gofynion tryloywder ar gyfer proses dyfarniad uniongyrchol 1, ac ar gyfer contractau yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth
Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau o dan broses dyfarniad uniongyrchol 1, ac wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth, rhaid cadw at y gofynion canlynol.
Mae cynnwys yr hysbysiad dyfarnu contract y mae’n rhaid ei gyhoeddi yn y prosesau dyfarnu uniongyrchol hyn wedi’i nodi yn yn atodlen 2.
Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad o’r dyfarniad o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder), fel hysbysiad dyfarnu contract.
Rhaid i’r hysbysiad gynnwys yr wybodaeth sydd wedi’i nodi yn atodlen 2 i’r rheoliadau.
At ddibenion dyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth, rydym yn disgwyl i’r hysbysiad gynnwys hefyd:
- p’un ai gwasanaeth newydd neu wasanaeth sy’n bodoli eisoes yw hwn
- p’un ai darparwr newydd neu ddarparwr presennol yw hwn
Noder, wrth ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1, neu wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth (yn unol â thelerau’r cytundeb fframwaith hwnnw), nid oes gofyniad i wneud bwriadau’n glir ymlaen llaw nac i gael cyfnod segur.
Os na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract neu os nad yw’n dymuno gwneud hynny, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i broses gaffael.
Gofynion tryloywder ar gyfer proses dyfarniad uniongyrchol 2
Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2, rhaid cadw at y gofynion canlynol.
Bwriad i ddyfarnu (proses dyfarniad uniongyrchol 2)
Mae cynnwys yr hysbysiad bwriad i ddyfarnu wedi’i nodi yn atodlen 3.
Os yw’r awdurdod perthnasol yn bwriadu defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2, rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad sy’n nodi ei fwriad i ddyfarnu contract gan ddefnyddio’r broses gaffael honno. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad dyfarnu contract a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 3 i’r rheoliadau.
Rydym yn disgwyl i’r hysbysiad gynnwys hefyd y dyddiadau y bwriedir darparu’r gwasanaethau rhyngddynt, os ydynt yn hysbys.
Mae cyhoeddi’r hysbysiad bwriad i ddyfarnu yn nodi dechrau’r cyfnod segur.
Hysbysiad yn dilyn dyfarniad (proses dyfarniad uniongyrchol 2)
Mae cynnwys yr hysbysiad yn dilyn dyfarnu contract wedi’i nodi yn atodlen 4.
Unwaith y bydd y cyfnod segur wedi dod i ben, caiff yr awdurdodau perthnasol ddyfarnu’r contract. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r dyfarniad o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad dyfarnu contract (a gyhoeddwyd cyn y cyfnod segur fel bwriad dyfarnu) a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 4 i’r rheoliadau.
Yn dilyn y cyfnod segur, os na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract, neu os nad yw’n dymuno gwneud hynny, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i broses gaffael.
Gofynion tryloywder ar gyfer y broses darparwr mwyaf addas
Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau o dan y broses darparwr mwyaf addas, rhaid cadw at y gofynion canlynol.
Y bwriad i ddilyn y broses darparwr mwyaf addas
Mae cynnwys yr hysbysiad o fwriad i ddilyn y broses darparwr mwyaf addas wedi’i nodi yn atodlen 5.
Ar ôl i’r awdurdod perthnasol benderfynu dilyn y dull ar gyfer y broses darparwr mwyaf addas, rhaid iddo gyhoeddi ei fwriad i ddilyn y dull hwn. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad gwybodaeth ymlaen llaw, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 5 i’r rheoliadau.
Ni ddisgwylir i’r hysbysiad gwybodaeth ymlaen llaw ar gyfer y broses darparwr mwyaf addas gynnwys manylion ynghylch pa ddarparwyr sydd dan ystyriaeth fel darparwyr addas.
Ni chaiff yr awdurdod perthnasol fwrw ymlaen i asesu darparwyr tan o leiaf 14 diwrnod ar ôl y diwrnod y cyflwynir yr hysbysiad o fwriad i’w gyhoeddi, fel bod darparwyr yn ymwybodol o’r dull y mae’r awdurdod perthnasol yn ei ddefnyddio i ddethol darparwr.
Bwriad i ddyfarnu i’r darparwr dethol o dan y broses darparwr mwyaf addas
Mae cynnwys yr hysbysiad bwriad i ddyfarnu wedi’i nodi yn atodlen 6.
Ar ôl i’r awdurdod perthnasol ddethol darparwr, rhaid iddo gyhoeddi ei fwriad i ddyfarnu contract. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad dyfarnu contract, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 6 i’r rheoliadau.
Rydym yn disgwyl i’r hysbysiad gynnwys hefyd:
- p’un ai gwasanaeth newydd neu wasanaeth sy’n bodoli eisoes yw hwn
- p’un ai darparwr newydd neu ddarparwr presennol yw hwn
- y dyddiadau y bwriedir darparu’r gwasanaethau rhyngddynt, os ydynt yn hysbys
Mae cyhoeddi’r hysbysiad bwriad i ddyfarnu yn nodi dechrau’r cyfnod segur.
Hysbysiad yn dilyn dyfarniad (y broses darparwr mwyaf addas)
Mae cynnwys yr hysbysiad yn dilyn dyfarnu contract wedi’i nodi yn atodlen 7.
Unwaith y bydd y cyfnod segur wedi dod i ben, caiff yr awdurdod perthnasol ddyfarnu’r contract. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r dyfarniad o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad dyfarnu contract (a gyhoeddwyd cyn y cyfnod segur fel bwriad dyfarnu) a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 7 i’r rheoliadau.
Yn dilyn y cyfnod segur, os na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract, neu os nad yw’n dymuno gwneud hynny, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i broses gaffael.
Gofynion tryloywder ar gyfer y broses gystadleuol
Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau o dan y broses gystadleuol, gan gynnwys mewn perthynas â chwblhau cytundeb fframwaith, rhaid cadw at y gofynion canlynol.
Gwahodd cynigion (y broses gystadleuol ac wrth sefydlu cytundeb fframwaith)
Mae cynnwys yr hysbysiad yn gwahodd cynigion wedi’i nodi yn atodlen 8.
Pan fo’r awdurdod perthnasol wedi penderfynu dilyn y broses gystadleuol (gan gynnwys sefydlu cytundeb fframwaith), rhaid iddo gyhoeddi hysbysiad a fydd yn cychwyn y tendr cystadleuol.
Er nad yw hynny’n ofynnol, caiff hefyd gyhoeddi Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw (PIN) cyn yr hysbysiad am gyfle tendr cystadleuol. Os cyhoeddir PIN, cynghorir awdurdodau perthnasol i gynnwys manylion y gwasanaeth sydd ei angen, hyd arfaethedig y contract ac unrhyw ddarpariaeth arfaethedig ar gyfer estyn neu derfynu’n gynnar, ac unrhyw faterion eraill (hysbys neu a ragwelir) sy’n debygol o fod o ddiddordeb i ddarparwyr posibl.
Rhaid cyhoeddi’r gwahoddiad i wneud cynigion mewn tendr cystadleuol yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder). Rhaid i’r hysbysiad contract, neu’r dogfennau a ddarperir yng nghynnwys yr hysbysiad (er enghraifft dogfennau tendro), gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 8 i’r rheoliadau.
Gwahodd cynigion (wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith yn dilyn y broses gystadleuol)
Manylir ar gynnwys yr hysbysiad yn gwahodd cynigion yn atodlen 15.
Wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith yn dilyn y broses gystadleuol, rhaid i’r awdurdod perthnasol wahodd pob darparwr sy’n rhan o’r cytundeb fframwaith i gyflwyno cynnig (bid). Nid oes rhaid cyhoeddi’r gwahoddiad hwn.
Rhaid i’r gwahoddiad gynnwys yr wybodaeth sydd wedi’i nodi yn atodlen 15 i’r rheoliadau.
Bwriad i ddyfarnu (y broses gystadleuol, wrth sefydlu cytundeb fframwaith neu wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith yn dilyn y broses gystadleuol)
Mae cynnwys yr hysbysiad bwriad i ddyfarnu wedi’i nodi yn atodlen 10.
Ar ôl i’r awdurdod perthnasol nodi’r darparwyr llwyddiannus (gan gynnwys wrth sefydlu cytundeb fframwaith neu ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith), rhaid iddo gyhoeddi ei fwriad i ddyfarnu contract i’r darparwyr llwyddiannus. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 10 i’r rheoliadau.
Rydym yn disgwyl i’r hysbysiad gynnwys hefyd:
- p’un ai gwasanaeth newydd neu wasanaeth sy’n bodoli eisoes yw hwn
- p’un ai darparwr newydd neu ddarparwr presennol yw hwn
- y dyddiadau y bwriedir darparu’r gwasanaethau rhyngddynt, os ydynt yn hysbys
Cyfathrebu â darparwyr aflwyddiannus
Mae cynnwys cyfathrebiadau i ddarparwyr aflwyddiannus wedi’i nodi yn atodlen 9.
Ar ôl nodi’r darparwyr llwyddiannus, rhaid i awdurdodau perthnasol gyfleu eu penderfyniad yn ysgrifenedig i’r darparwyr aflwyddiannus cyn cyhoeddi’r hysbysiad o fwriad i ddyfarnu. Rhaid i awdurdodau perthnasol roi gwybodaeth ysgrifenedig i’r darparwyr aflwyddiannus ynghylch pam na fu eu cynnig yn llwyddiannus. Rhaid i hyn gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 9 i’r rheoliadau.
Rydym yn cynghori y dylai’r cyfeiriad y dylid anfon sylwadau ysgrifenedig iddo (a gaiff fod yn gyfeiriad e-bost) gael ei ddarparu yn y cyfathrebiad hefyd.
Caiff awdurdodau perthnasol hefyd ddewis rhoi adborth i ddarparwyr aflwyddiannus ar yr hyn a wnaethant yn dda a’r hyn y gallent fod wedi’i wneud i wella eu cynnig.
Mae cyhoeddi’r hysbysiad o fwriad i ddyfarnu yn nodi dechrau’r cyfnod segur. Wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith, er enghraifft yn dilyn mini-gystadleuaeth, dim ond darparwyr a oedd yn barti i’r cytundeb fframwaith ac a gymerodd ran yn y fini-gystadleuaeth ond a fu’n aflwyddiannus, neu a gafodd eu gwahardd o’r fini-gystadleuaeth, a gaiff gyflwyno sylwadau i’r awdurdod perthnasol.
Hysbysiad o ddyfarniad yn dilyn cystadleuaeth (y broses gystadleuol, wrth sefydlu cytundeb fframwaith, ac wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith yn dilyn y broses gystadleuol)
Mae cynnwys yr hysbysiad syn cadarnhau’r penderfyniad yn dilyn y broses gystadleuol wedi’i nodi yn atodlen 11.
Unwaith y bydd y cyfnod segur wedi dod i ben, caiff yr awdurdod perthnasol ddyfarnu’r contract (gan gynnwys y rhai a ddyfernir ar sail cytundeb fframwaith) neu gwblhau’r cytundeb fframwaith. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad dyfarnu contract (a gyhoeddwyd cyn dechrau’r cyfnod segur fel bwriad i ddyfarnu), a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 11 i’r rheoliadau.
Yn dilyn y cyfnod segur, os na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract, neu os nad yw’n dymuno gwneud hynny, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i’r broses gaffael (gweler isod).
Gofynion tryloywder ar gyfer rhoi’r gorau i broses gaffael
Mae cynnwys yr hysbysiad sy’n cadarnhau’r penderfyniad i roi’r gorau i broses gaffael wedi’i nodi yn atodlen 16.
Pan fo awdurdodau perthnasol yn rhoi’r gorau i broses gaffael, mae’r gofynion tryloywder canlynol yn gymwys.
Rhaid i awdurdodau perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r penderfyniad i roi’r gorau i’r broses gaffael ac i beidio â dyfarnu contract. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad diwethaf a gyhoeddwyd, o fewn 30 diwrnod i’r penderfyniad, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 16 i’r rheoliadau.
Gofynion tryloywder ar gyfer addasiadau i gontract neu gytundeb fframwaith
Mae cynnwys hysbysiad addasu contract neu gytundeb fframwaith wedi’i nodi yn atodlen 12.
Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud addasiad i gontract a ganiateir o dan y gyfundrefn hon sy’n gofyn am hysbysiad, rhaid cydymffurfio â’r gofynion isod.
Cadarnhad o addasiad
Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r addasiad o fewn 30 diwrnod i addasu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad addasu, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 12 i’r rheoliadau.
Gofynion tryloywder ar gyfer amgylchiadau brys
O dan rai amgylchiadau, mae’n bosibl y bydd angen i awdurdodau perthnasol weithredu’n gyflym i fynd i’r afael â risgiau uniongyrchol i ddiogelwch ac ansawdd gofal. Gweler yr adran dyfarniadau brys neu addasiadau brys i gontract.
O dan yr amgylchiadau brys hyn, rhaid i awdurdodau perthnasol fod yn dryloyw o hyd ynghylch eu penderfyniadau a dilyn y gofynion isod.
Cadarnhad o ddyfarnu contract o dan amgylchiadau brys
Mae cynnwys hysbysiad o ddyfarniad brys wedi’i nodi yn atodlen 13.
Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r penderfyniad i ddyfarnu contract o dan amgylchiadau brys o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad dyfarnu contract, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 13 i’r rheoliadau.
Cadarnhad o addasiad o dan amgylchiadau brys
Mae cynnwys hysbysiad o addasiad brys wedi’i nodi yn atodlen 14.
O dan amgylchiadau brys, rhaid i awdurdodau perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’u penderfyniad i wneud addasiad i gontract o fewn 30 diwrnod i wneud yr addasiad i gontract (oni bai bod yr addasiad yn un a ganiateir heb dryloywder; gweler addasiadau i gontract). Rhaid cyhoeddi hwn yn unol â’r weithdrefn a nodir uchod (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad addasu, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 14 i’r rheoliadau.