Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol - Atodiad B: tryloywder

Rhaid cadw at y camau a amlinellir yn y rheoliadau a’r gofynion tryloywder. Mae’n ofynnol i awdurdodau perthnasol ddangos tystiolaeth eu bod wedi arfer yn briodol y cyfrifoldebau a’r hyblygrwydd a roddir iddynt gan y gyfundrefn, er mwyn sicrhau bod penderfyniadau a wneir am wasanaethau iechyd yn destun craffu ac atebolrwydd priodol. Mae’r atodiad hwn yn nodi’r camau y mae’n rhaid i awdurdodau perthnasol eu cymryd i fod yn dryloyw yn eu proses gaffael o dan y gyfundrefn hon. Rhaid i awdurdodau perthnasol ddilyn y broses dryloywder sy’n berthnasol i’r dull sy’n cael ei ddilyn.

Rhaid cyhoeddi’r holl hysbysiadau y cyfeirir atynt yn yr adran hon gan ddefnyddio’r platfform digidol canolog, Gwasanaeth Canfod Tendr (FTS) drwy gyflwyno hysbysiad yn gyntaf ar y platfform digidol Cymreig, GwerthwchiGymru (S2W). Os na fydd y platfform digidol Cymreig (S2W) ar gael, caiff awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad neu wybodaeth ar y platfform digidol Canolog (FTS) neu ar FTS drwy ddefnyddio system ar-lein arall. Pan na fo’r platfform digidol Cymreig ar gael, dylid ystyried bod hyn yn bodloni’r gofyniad i gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi, unwaith y bodlonir amodau penodol.

Pan na fo’r platfform digidol canolog ar gael, caiff awdurdod perthnasol gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi ar y platfform digidol Cymreig (S2W) yn unig, neu os nad yw S2W ar gael ychwaith, ar system ar-lein arall. Rhaid i awdurdod perthnasol sy’n defnyddio’r platfform digidol Cymreig neu system ar-lein arall gydweithredu â Swyddfa’r Cabinet i sicrhau y cyhoeddir yr hysbysiad neu’r wybodaeth wedyn ar y platfform digidol canolog a bod darparwyr ac aelodau o’r cyhoedd yn gallu gweld yr hysbysiad neu’r wybodaeth. Os ydynt yn defnyddio system heblaw FTS neu S2W, mae’n ofynnol hefyd i awdurdodau perthnasol sicrhau bod y system hon yn cyhoeddi gwybodaeth sy’n rhad ac am ddim ac sy’n hawdd i ddarparwyr a phobl anabl ei chyrchu.

Os bydd Swyddfa’r Cabinet yn gwrthod cyflwyno hysbysiad neu wybodaeth, ni fydd cyhoeddiad yr awdurdod perthnasol yn cael ei ystyried mwyach fel un sy’n bodloni’r gofyniad i gyflwyno hysbysiad i’w gyhoeddi fel y nodir yn y rheoliadau.

Hysbysiadau y mae angen eu cyhoeddi o dan brosesau’r rheoliadau

Hysbysiadau sydd eu hangen i ddyfarnu contractau o dan y prosesau caffael a chytundebau fframwaith::

Proses Dyfarniad Uniongyrchol 1

• cyfleu penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad o’r bwriad i ddyfarnu
• cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad
• addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i gontract

Proses Dyfarniad Uniongyrchol 2

• cyfleu penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad o’r bwriad i ddyfarnu
• cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad
• addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i gontract

Y Broses Darparwr Mwyaf Addas

• bwriadau clir: cyhoeddi hysbysiad o’r dull arfaethedig ymlaen llaw
• cyfleu penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad o’r bwriad i ddyfarnu
• cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad
• addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i gontract

Y Broses Gystadleuol

• bwriadau clir: cyhoeddi hysbysiad yn gwahodd cynigion ar gyfer tendr cystadleuol
• cyfleu penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad o’r bwriad i ddyfarnu
• cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad
• addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i gontract

Hysbysiadau sydd eu hangen ar gyfer prosesau mewn perthynas â chytundebau fframwaith:

Sefydlu cytundeb fframwaith (yn dilyn y Broses Gystadleuol)

• bwriadau clir: cyhoeddi hysbysiad yn gwahodd cynigion ar gyfer tendr cystadleuol
• cyfleu penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad o’r bwriad i ddyfarnu
• cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad
• addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i fframwaith

Contractau yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth

• cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad
• addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i fframwaith

Contractau yn seiliedig ar gytundeb fframwaith yn dilyn cystadleuaeth

• cyfleu penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad o’r bwriad i ddyfarnu
• cadarnhau penderfyniadau: cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad
• addasu contract: cyhoeddi hysbysiad ar gyfer gwneud addasiadau i fframwaith

Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau o dan Broses Dyfarniad Uniongyrchol 1, neu’n dyfarnu i ddarparwr yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth, rhaid cadw at y gofynion canlynol.

Y bwriad i ddyfarnu (Proses Dyfarniad Uniongyrchol 1 neu ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth)

Os yw’r awdurdod perthnasol yn bwriadu defnyddio Proses Dyfarniad Uniongyrchol 1, neu ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth, rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad yn nodi ei fwriad i ddyfarnu contract yn defnyddio’r broses gaffael honno. Rhaid iddo gael ei gyhoeddi (gweler y Gofynion Tryloywder) fel hysbysiad dyfarnu contract a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn Atodlen 2 i’r Rheoliadau.

Rydym yn disgwyl i’r hysbysiad hefyd gynnwys y dyddiadau lle bwriedir i’r gwasanaethau gael eu darparu, os yw hynny’n hysbys.

Mae cyhoeddi’r bwriad i ddyfarnu yn nodi dechrau’r cyfnod segur.

Hysbysiad yn dilyn dyfarniad (Proses Dyfarniad Uniongyrchol 1 neu ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth)

Pan fydd y cyfnod segur wedi dod i ben, gall yr awdurdod perthnasol ddyfarnu’r contract. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r dyfarniad o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler y Gofynion Tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad dyfarnu contract (a gyhoeddwyd cyn y cyfnod segur fel bwriad i ddyfarnu) a rhaid cynnwys yr wybodaeth fel y nodwyd yn Atodlen 3 i’r Rheoliadau.

Os, yn dilyn cyfnod segur, na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract, neu os nad yw’n dymuno dyfarnu contract, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i broses gaffael.

At ddibenion dyfarnu contract i ddarparwr yn seiliedig ar gytundeb fframwaith darparwr sengl, rhaid i’r awdurdodau perthnasol gyhoeddi hysbysiad o ddyfarnu’r contract o fewn 30 diwrnod i roi’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler y gofynion tryloywder) a chynnwys y gofynion am wybodaeth a nodir yn atodlen 3 i’r rheoliadau.

Ym mhob sefyllfa, os na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract neu os nad yw’n dymuno gwneud hynny, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i broses gaffael.

Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau o dan Broses Dyfarniad Uniongyrchol 2, rhaid cadw at y gofynion canlynol.

Bwriad i ddyfarnu (Proses Dyfarniad Uniongyrchol 2)

Os yw’r awdurdod perthnasol yn bwriadu defnyddio Proses Dyfarniad Uniongyrchol 2, rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad sy’n nodi ei fwriad i ddyfarnu contract gan ddefnyddio’r broses gaffael honno. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad dyfarnu contract a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 4 i’r rheoliadau.

Rydym yn disgwyl i’r hysbysiad gynnwys hefyd y dyddiadau y bwriedir darparu’r gwasanaethau rhyngddynt, os ydynt yn hysbys.

Mae cyhoeddi’r hysbysiad bwriad i ddyfarnu yn nodi dechrau’r cyfnod segur.

Hysbysiad yn dilyn dyfarniad (Proses Dyfarniad Uniongyrchol 2)

Unwaith y bydd y cyfnod segur wedi dod i ben, caiff yr awdurdodau perthnasol ddyfarnu’r contract. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r dyfarniad o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad dyfarnu contract (a gyhoeddwyd cyn y cyfnod segur fel bwriad dyfarnu) a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 5 i’r rheoliadau.

Yn dilyn y cyfnod segur, os na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract, neu os nad yw’n dymuno gwneud hynny, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i broses gaffael.

Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau o dan y Broses Darparwr Mwyaf Addas, rhaid cadw at y gofynion canlynol.

Y bwriad i ddilyn y Broses Darparwr Mwyaf Addas

Ar ôl i’r awdurdod perthnasol benderfynu dilyn y dull ar gyfer y Broses Darparwr Mwyaf Addas, rhaid iddo gyhoeddi ei fwriad i ddilyn y dull hwn. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad gwybodaeth ymlaen llaw, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 6 i’r rheoliadau.

Ni ddisgwylir i’r hysbysiad gwybodaeth ymlaen llaw ar gyfer y Broses Darparwr Mwyaf Addas gynnwys manylion ynghylch pa ddarparwyr sydd dan ystyriaeth fel darparwyr addas.

Ni chaiff yr awdurdod perthnasol fwrw ymlaen i asesu darparwyr tan o leiaf 14 diwrnod ar ôl y diwrnod y cyflwynir yr hysbysiad o fwriad i’w gyhoeddi, fel bod darparwyr yn ymwybodol o’r dull y mae’r awdurdod perthnasol yn ei ddefnyddio i ddethol darparwr.

Bwriad i ddyfarnu i’r darparwr dethol o dan y Broses Darparwr Mwyaf Addas

Ar ôl i’r awdurdod perthnasol ddethol darparwr, rhaid iddo gyhoeddi ei fwriad i ddyfarnu contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad dyfarnu contract, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 7 i’r rheoliadau.

Rydym yn disgwyl i’r hysbysiad gynnwys hefyd:

• p’un ai gwasanaeth newydd neu wasanaeth sy’n bodoli eisoes yw hwn
• p’un ai darparwr newydd neu ddarparwr presennol yw hwn
• y dyddiadau y bwriedir darparu’r gwasanaethau rhyngddynt, os ydynt yn hysbys

Mae cyhoeddi’r hysbysiad bwriad i ddyfarnu yn nodi dechrau’r cyfnod segur.

Hysbysiad yn dilyn dyfarniad (y Broses Darparwr Mwyaf Addas)

Unwaith y bydd y cyfnod segur wedi dod i ben, caiff yr awdurdod perthnasol ddyfarnu’r contract. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r dyfarniad o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad dyfarnu contract (a gyhoeddwyd cyn y cyfnod segur fel bwriad dyfarnu) a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 8 i’r rheoliadau.

Yn dilyn y cyfnod segur, os na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract, neu os nad yw’n dymuno gwneud hynny, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i broses gaffael.

Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau o dan y Broses Gystadleuol, gan gynnwys mewn perthynas â chwblhau cytundeb fframwaith, neu os yw awdurdodau perthnasol yn dyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gyda chystadleuaeth, rhaid cadw at y gofynion canlynol.

Gwahodd cynigion (y Broses Gystadleuol ac wrth sefydlu cytundeb fframwaith)

Pan fo’r awdurdod perthnasol wedi penderfynu dilyn y Broses Gystadleuol (gan gynnwys sefydlu cytundeb fframwaith), rhaid iddo gyhoeddi hysbysiad a fydd yn cychwyn y tendr cystadleuol.

Er nad yw hynny’n ofynnol, caiff hefyd gyhoeddi Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw (PIN) cyn yr hysbysiad am gyfle tendr cystadleuol. Os cyhoeddir PIN, cynghorir awdurdodau perthnasol i gynnwys manylion y gwasanaeth sydd ei angen, hyd arfaethedig y contract ac unrhyw ddarpariaeth arfaethedig ar gyfer estyn neu derfynu’n gynnar, ac unrhyw faterion eraill (hysbys neu a ragwelir) sy’n debygol o fod o ddiddordeb i ddarparwyr posibl.

Rhaid cyhoeddi’r gwahoddiad i wneud cynigion mewn tendr cystadleuol (gweler gofynion tryloywder). Rhaid i’r hysbysiad contract, neu’r dogfennau a ddarperir yng nghynnwys yr hysbysiad (er enghraifft dogfennau tendro), gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 9 i’r rheoliadau.

Gwahodd cynigion (wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gyda chystadleuaeth)

Wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gyda chystadleuaeth, rhaid i’r awdurdod perthnasol wahodd pob darparwr sy’n rhan o’r cytundeb fframwaith i gyflwyno cynnig (bid). Nid oes rhaid cyhoeddi’r gwahoddiad hwn.

Rhaid i’r gwahoddiad gynnwys yr wybodaeth sydd wedi’i nodi yn atodlen 16 i’r rheoliadau. 

Bwriad i ddyfarnu (y Broses Gystadleuol, wrth sefydlu cytundeb fframwaith neu wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gyda chystadleuaeth

Ar ôl i’r awdurdod perthnasol nodi’r darparwyr llwyddiannus (gan gynnwys wrth sefydlu cytundeb fframwaith neu ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gyda chystadleuaeth), rhaid iddo gyhoeddi ei fwriad i ddyfarnu contract i’r darparwyr llwyddiannus. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 11 i’r rheoliadau.

Rydym yn disgwyl i’r hysbysiad gynnwys hefyd:

• p’un ai gwasanaeth newydd neu wasanaeth sy’n bodoli eisoes yw hwn
• p’un ai darparwr newydd neu ddarparwr presennol yw hwn
• y dyddiadau y bwriedir darparu’r gwasanaethau rhyngddynt, os ydynt yn hysbys

Cyfathrebu â darparwyr aflwyddiannus

Ar ôl nodi’r darparwyr llwyddiannus, rhaid i awdurdodau perthnasol gyfleu eu penderfyniad yn ysgrifenedig i’r darparwyr aflwyddiannus cyn cyhoeddi’r hysbysiad o fwriad i ddyfarnu. Rhaid i awdurdodau perthnasol roi gwybodaeth ysgrifenedig i’r darparwyr aflwyddiannus ynghylch pam na fu eu cynnig yn llwyddiannus. Rhaid i hyn gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 10 i’r rheoliadau.

Rydym yn cynghori y dylai’r cyfeiriad y dylid anfon sylwadau ysgrifenedig iddo (a gaiff fod yn gyfeiriad e-bost) gael ei ddarparu yn y cyfathrebiad hefyd.

Caiff awdurdodau perthnasol hefyd ddewis rhoi adborth i ddarparwyr aflwyddiannus ar yr hyn a wnaethant yn dda a’r hyn y gallent fod wedi’i wneud i wella eu cynnig.

Mae cyhoeddi’r hysbysiad o fwriad i ddyfarnu yn nodi dechrau’r cyfnod segur. Wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gyda chystadleuaeth, caiff pob dim ond darparwr perthnasol a oedd yn barti i’r cytundeb fframwaith gyflwyno sylwadau i’r awdurdod perthnasol.

Hysbysiad o ddyfarniad yn dilyn cystadleuaeth (y Broses Gystadleuol, wrth sefydlu cytundeb fframwaith, ac wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gyda chystadleuaeth)

Unwaith y bydd y cyfnod segur wedi dod i ben, caiff yr awdurdod perthnasol ddyfarnu’r contract (gan gynnwys y rhai a ddyfernir ar sail cytundeb fframwaith) neu gwblhau’r cytundeb fframwaith. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r dyfarniad o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad dyfarnu contract (a gyhoeddwyd cyn dechrau’r cyfnod segur fel bwriad i ddyfarnu), a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 12 i’r rheoliadau.

Yn dilyn y cyfnod segur, os na all yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract, neu os nad yw’n dymuno gwneud hynny, rhaid iddo ddilyn y broses ar gyfer rhoi’r gorau i’r broses gaffael (gweler isod).

Pan fo awdurdodau perthnasol yn rhoi’r gorau i broses gaffael, mae’r gofynion tryloywder canlynol yn gymwys.

Rhaid i awdurdodau perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r penderfyniad i roi’r gorau i’r broses gaffael ac i beidio â dyfarnu contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel corigendwm i’r hysbysiad diwethaf a gyhoeddwyd, o fewn 30 diwrnod i’r penderfyniad, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 17 i’r rheoliadau.

Pan fo awdurdodau perthnasol yn gwneud addasiad i gontract a ganiateir o dan y gyfundrefn hon sy’n gofyn am hysbysiad, rhaid cydymffurfio â’r gofynion isod.

Cadarnhad o addasiad

Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r addasiad o fewn 30 diwrnod i addasu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad addasu, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 13 i’r rheoliadau.

O dan rai amgylchiadau, mae’n bosibl y bydd angen i awdurdodau perthnasol weithredu’n gyflym i fynd i’r afael â risgiau uniongyrchol i ddiogelwch ac ansawdd gofal. Gweler yr adran dyfarniadau brys neu addasiadau brys i gontract.

O dan yr amgylchiadau brys hyn, rhaid i awdurdodau perthnasol fod yn dryloyw o hyd ynghylch eu penderfyniadau a dilyn y gofynion isod.

Cadarnhad o ddyfarnu contract o dan amgylchiadau brys

Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’r penderfyniad i ddyfarnu contract o dan amgylchiadau brys o fewn 30 diwrnod i ddyfarnu’r contract. Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad dyfarnu contract, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 14 i’r rheoliadau.

Cadarnhad o addasiad o dan amgylchiadau brys

O dan amgylchiadau brys, rhaid i awdurdodau perthnasol gyhoeddi cadarnhad o’u penderfyniad i wneud addasiad i gontract o fewn 30 diwrnod i wneud yr addasiad i gontract (oni bai bod yr addasiad yn un a ganiateir heb dryloywder; gweler addasiadau i gontract). Rhaid cyhoeddi hwn (gweler gofynion tryloywder) fel hysbysiad addasu, a rhaid iddo gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 15 i’r rheoliadau.

Mewn rhai amgylchiadau, does dim angen i awdurdodau perthnasol gyhoeddi gwybodaeth a ystyrir yn ‘wybodaeth fasnachol sensitif’ mewn hysbysiadau, fel y diffinnir yn rheoliad 23(2).

Rhaid defnyddio’r eithriad hwn dim ond pan fo awdurdodau perthnasol yn fodlon bod yr wybodaeth yn wybodaeth fasnachol sensitif, ac nad oes unrhyw fudd cyhoeddus mewn cyhoeddi’r wybodaeth. Nid yw’r eithriad yn atal awdurdod perthnasol rhag datgelu gwybodaeth fasnachol sensitif wrth geisio cyngor annibynnol drwy Uned Adolygu Caffael Cymru fel y nodir yn rheoliad 29.

Os yw awdurdod perthnasol yn penderfynu peidio â chyhoeddi gwybodaeth fasnachol sensitif, dylid nodi’r rheswm dros y penderfyniad hwn yn yr hysbysiadau yn atodlenni 2 i 15 ac atodlen 17.