Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol - Adran 6: adolygu penderfyniadau yn ystod y cyfnod segur

Mae’r adran hon yn esbonio sut y gellir adolygu penderfyniadau penodol a wneir o dan y gyfundrefn yn ystod y cyfnod segur cyn iddynt gael eu cwblhau’n derfynol, a sut y dyfernir contract o dan weithdrefnau penodol.

Rhaid cadw at y cyfnod segur unwaith y bydd hysbysiad o fwriad i wneud dyfarniad i ddarparwr o dan Broses Dyfarniad Uniongyrchol 1, Broses Dyfarniad Uniongyrchol 2, y Broses Darparwr Mwyaf Addas, y broses gystadleuol wedi’i gyhoeddi (gan gynnwys cwblhau cytundeb fframwaith) neu wrth ddyfarnu contract o dan gytundeb fframwaith gyda neu heb gystadleuaeth.

Mae’r cyfnod segur yn dilyn penderfyniad i ddethol darparwr a rhaid iddo ddod i ben cyn y gellir dyfarnu’r contract. Mae’n rhoi amser i unrhyw ddarparwr a allai fod wedi cael ei ddethol fel arall i ddarparu’r gwasanaethau y mae’r contract yn ymwneud â nhw i gyflwyno sylwadau ac i awdurdodau perthnasol ystyried y sylwadau hynny ac ymateb iddynt fel y bo’n briodol. Am ragor o fanylion, gweler yr adran isod ar gael sylwadau.

Rhaid i’r cyfnod segur bara am o leiaf wyth diwrnod gwaith. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar y diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu contract neu i gwblhau cytundeb fframwaith ac, oni bai bod sylw ysgrifenedig yn cael ei gyflwyno, mae’n dod i ben am hanner nos ar yr wythfed diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y dechreuodd y cyfnod segur (gweler enghreifftiau isod). Os daw unrhyw sylwadau i law yn ystod y cyfnod hwn, bydd y cyfnod segur yn parhau ar agor nes bydd yr awdurdod perthnasol yn darparu unrhyw wybodaeth y gofynnwyd amdani, yn ystyried y sylwadau ac yn gwneud penderfyniad pellach.

Disgwylir i awdurdodau perthnasol fod yn ymwybodol o’r broses a’r amserlen ar gyfer adolygu penderfyniadau o dan y gyfundrefn hon a disgwylir iddynt gynllunio’r modd y trefnir gwasanaethau yn unol â hynny. Disgwylir iddynt sicrhau y gellir cwblhau’r adolygiad o’r broses gaffael, a dyfarnu’r contract arfaethedig, cyn i’r contract presennol ddod i ben.

Rhaid bod yn ofalus wrth gyfrifo diwedd y cyfnod segur. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar y diwrnod y cyhoeddir bwriad i ddyfarnu contract neu gwblhau cytundeb fframwaith. Rhaid i sylwadau ddod i law cyn hanner nos ar yr wythfed diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod hwnnw.

Bydd y cyfnod segur yn dod i ben am hanner nos ar yr wythfed diwrnod gwaith, os:

• na dderbynnir unrhyw sylwadau erbyn hanner nos ar yr wythfed diwrnod gwaith
• nad yw’r sylwadau a gafwyd yn bodloni’r amodau gofynnol (a nodir isod)

Pan ddaw sylwadau sy’n bodloni’r amodau gofynnol i law, bydd y cyfnod segur yn para hyd nes y bydd yr awdurdod perthnasol:

• yn cwblhau ei adolygiad
• yn cyfleu ei benderfyniad pellach (gyda rhesymau) i’r darparwr a gyflwynodd y sylwadau ac i’r darparwr y bwriedid dyfarnu’r contract iddo ar ddechrau’r cyfnod segur
• yn dod i’r casgliad ei fod yn barod i ddyfarnu’r contract, neu ei fod yn dymuno dychwelyd i gam cynharach yn y broses gaffael neu roi’r gorau i’r broses

Os ceir sylwadau sy’n bodloni’r amodau gofynnol, rhaid i ddiwedd y cyfnod gwahardd fod o leiaf bum niwrnod gwaith ar ôl i’r awdurdod perthnasol gyfleu ei benderfyniad i’r darparwyr perthnasol. Mae’r hysbysiad o bum niwrnod gwaith o leiaf yn caniatáu i ddarparwyr sy’n parhau i fod yn anfodlon ynghylch yr ymateb a roddwyd gan awdurdod perthnasol i’w sylwadau ofyn am fewnbwn y gwasanaeth adborth ar gaffael (gweler y gwasanaeth adborth ar gaffael).

Pan fo’r awdurdod perthnasol yn penderfynu dyfarnu’r contract (yn hytrach na dychwelyd i gam cynharach yn y broses neu roi’r gorau i’r broses), dylai’r cyfnod segur ddod i ben pan ddaw’r awdurdod perthnasol i’r casgliad ei fod yn barod i ddyfarnu’r contract a bod o leiaf bum niwrnod gwaith ers i’r awdurdod perthnasol gyfleu ei benderfyniad pellach. Os bydd y darparwr, o fewn pum niwrnod gwaith i gael penderfyniad pellach yr awdurdod perthnasol, yn gofyn am adolygiad annibynnol gan y Gwasanaeth Adborth ar Gaffael (PFS), dylai’r cyfnod segur barhau, ac eithrio o dan amgylchiadau eithriadol. Gweler yr adran ar y gwasanaeth adborth ar gaffael i gael rhagor o fanylion am ei broses a sut i ofyn am adolygiad.

Os bydd y PFS yn  derbyn y cais, ni ddylai’r cyfnod segur ddod i ben hyd nes y bydd yr awdurdod perthnasol yn gwneud penderfyniad pellach ar ôl ystyried y cyngor a ddarperir gan y PFS. Rhaid i’r awdurdod perthnasol roi o leiaf bum niwrnod gwaith o rybudd o’i benderfyniad pellach cyn y gall y cyfnod segur ddod i ben a chyn i’r awdurdod perthnasol fwrw ymlaen â’i benderfyniad pellach.

Rhaid i’r cyfnod segur ddod i ben cyn dyfarnu contract a chyhoeddi cadarnhad o’r penderfyniad (neu cyn dychwelyd i gam cynharach yn y broses neu roi’r gorau i broses). Dim ond ar ôl i’r cyfnod segur ddod i ben ac ar ôl i’r contract gael ei ddyfarnu y gellir trosglwyddo gwasanaethau.

Caiff darparwyr gyflwyno sylwadau i’r awdurdod perthnasol o fewn wyth diwrnod gwaith ar ôl dechrau’r cyfnod segur (hynny yw wyth diwrnod gwaith yn dechrau ar y diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu). Ni all darparwyr gyflwyno sylwadau ar ôl y cyfnod hwnnw, hyd yn oed os yw’r cyfnod segur wedi’i estyn mewn ymateb i sylwadau gan ddarparwr arall.

Diben cyflwyno sylwadau yw ceisio adolygiad o’r penderfyniad a wnaed, er mwyn penderfynu a yw awdurdod perthnasol wedi cymhwyso’r gyfundrefn yn gywir ac a yw wedi gwneud penderfyniad caffael priodol.

Nid yw awdurdodau perthnasol ond yn gorfod ymateb i sylwadau sy’n bodloni’r holl amodau canlynol:

• mae’r sylwadau gan ddarparwr a fyddai fel arall wedi bod yn ddarparwr y gwasanaethau y mae’r contract yn ymwneud â nhw
• mae’r darparwr wedi’i dramgwyddo gan benderfyniad yr awdurdod perthnasol
• mae’r darparwr o’r farn bod yr awdurdod perthnasol wedi methu â chymhwyso’r gyfundrefn yn gywir ac mae’n gallu nodi sail resymol i gefnogi ei gred
• mae’r sylwadau’n cael eu cyflwyno’n ysgrifenedig (gan gynnwys yn electronig) i’r awdurdod perthnasol o fewn wyth diwrnod gwaith i ddechrau’r cyfnod segur

Wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gall yr holl ddarparwyr fframwaith perthnasol gyflwyno sylwadau i’r awdurdod perthnasol.

Caiff awdurdodau perthnasol ymateb hefyd i sylwadau nad ydynt yn bodloni’r amodau hyn.

Yn unrhyw achos, rhaid i awdurdodau perthnasol ddilyn y gofynion tryloywder perthnasol ar gyfer y dull y maent yn ei ddefnyddio a rhaid iddynt gadw cofnodion mewnol o’u proses gaffael (gweler tryloywder).

Enghraifft o gyfrifo isafswm hyd y cyfnod segur y caniateir cyflwyno sylwadau ysgrifenedig ynddo

Enghraifft A

Cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu contract ddydd Iau 6 Tachwedd 2025. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar 6 Tachwedd 2025. Gellir cyflwyno sylwadau am hyd at 8 diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’r cyfnod segur yn dechrau. Felly, byddai’r cyfnod segur yn dod i ben am hanner nos* (12:00am) ddydd Mawrth 18 Tachwedd 2025.

Enghraifft B

Cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu contract ddydd Gwener 7 Tachwedd 2025. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar 7 Tachwedd 2025. Gellir cyflwyno sylwadau am hyd at 8 diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’r cyfnod segur yn dechrau. Felly, byddai’r cyfnod segur yn dod i ben am hanner nos ddydd Mercher 19 Tachwedd 2025.

Enghraifft C

Cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu contract ddydd Mercher 13 Tachwedd 2025. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar 13 Tachwedd 2025. Gellir cyflwyno sylwadau am hyd at 8 diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’r cyfnod segur yn dechrau. Felly, byddai’r cyfnod segur yn dod i ben am hanner nos ddydd Llun 25 Tachwedd 2025.

*Hanner nos (12:00am) yw’r pwynt sero mewn amser pan fyddwn yn dechrau cronni 24 o gyfnodau amser un awr i greu diwrnod newydd.

Dylai awdurdodau perthnasol sicrhau bod mecanweithiau llywodraethiant mewnol priodol ar waith i ymdrin â sylwadau a wneir yn erbyn penderfyniadau caffael. I’r perwyl hwn, dylai awdurdodau perthnasol, lle bo’n bosibl, sicrhau bod penderfyniadau’n cael eu hadolygu gan unigolion nad oeddent yn rhan o’r penderfyniad gwreiddiol. Pan nad yw hyn yn bosibl, dylai awdurdodau perthnasol sicrhau bod o leiaf un unigolyn nad oedd yn rhan o’r penderfyniad gwreiddiol yn cael ei gynnwys yn y broses adolygu.

Os yw’r awdurdod perthnasol yn ystyried sylwadau ar yr un mater gan fwy nag un darparwr, gall ystyried y rhain gyda’i gilydd os yw hynny’n briodol.

Pan ddaw sylw i law o fewn yr wyth diwrnod gwaith ar ôl dechrau’r cyfnod segur:

1. Rhaid i’r awdurdod perthnasol sicrhau bod y darparwr sydd wedi’i dramgwyddo yn cael cyfle i esbonio neu egluro ei sylwadau os nad ydynt yn glir.
2. Rhaid i’r awdurdod perthnasol ddarparu unrhyw wybodaeth y mae’r darparwr yn gofyn amdani y mae’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ei chadw o dan y gyfundrefn (gweler cadw cofnodion) cyn gynted â phosibl, ac eithrio:
   • lle byddai hyn yn rhagfarnu buddiannau masnachol cyfreithlon unrhyw berson, gan gynnwys yr awdurdod perthnasol
   • lle gallai hyn ragfarnu cystadleuaeth deg rhwng darparwyr
   • pan fyddai hyn yn groes i fudd y cyhoedd mewn rhyw fodd arall

Sylwer bod y ddarpariaeth hon yn cyd-fynd â’r rhwymedigaethau presennol o ran casglu a datgelu gwybodaeth a data, gan gynnwys y rhai yn Neddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Deddf Diogelu Data 2018, y dylai awdurdodau perthnasol eu hystyried mewn perthynas â’r wybodaeth a’r data a gânt yn ystod proses gaffael ar gyfer gwasanaethau iechyd perthnasol.

3. Disgwylir i’r awdurdod perthnasol ddarparu amserlen ddangosol ar gyfer erbyn pryd y gallai’r sylwadau gael eu hystyried, ac erbyn pryd y gallai’r darparwr ddisgwyl yn rhesymol i benderfyniad gael ei wneud.

Disgwylir i’r darparwr sydd wedi’i dramgwyddo, a wnaeth y sylwadau, ymateb yn brydlon ac yn gryno i gwestiynau gan yr awdurdod perthnasol am y pwyntiau y mae wedi’u gwneud ac, os na all ymateb o fewn amserlen resymol, disgwylir iddo ddarparu cyfiawnhad. Rydym yn disgwyl i’r awdurdod perthnasol ganiatáu digon o amser a chyfle i’r darparwr a wnaeth y sylwadau ymateb i gwestiynau gan yr awdurdod perthnasol. Os bydd y darparwr yn methu ag ymateb/cyfathrebu, cyfrifoldeb yr awdurdod perthnasol yw penderfynu a ddylid cwblhau ei asesiad o’r sylwadau a chyfleu ei benderfyniad i’r darparwr.

Pan fo awdurdod perthnasol wedi cwblhau’r camau uchod, rhaid iddo wedyn:

4. Adolygu’r dystiolaeth a’r wybodaeth a ddefnyddiwyd i wneud y penderfyniad gwreiddiol, gan ystyried y sylwadau a gyflwynwyd.
5. Ystyried a oes rhinwedd i’r sylw (er enghraifft mae’n nodi nad yw’r broses wedi’i dilyn yn gywir neu mae’n dod â gwybodaeth i’r amlwg sy’n berthnasol i’r penderfyniad a wnaed).

Pan fo’r awdurdod perthnasol yn canfod bod gan sylw rinwedd (er enghraifft mae’n nodi nad yw’r broses wedi’i dilyn yn gywir neu mae’n dod â gwybodaeth i’r amlwg sy’n berthnasol i’r penderfyniad a wnaed), rhaid iddo ystyried ymhellach a yw hyn yn effeithio ar y bwriad i ddyfarnu contract i’r darparwr dethol. Yna, rhaid iddo benderfynu a ddylai:

• ymrwymo i gontract neu gwblhau’r cytundeb fframwaith fel y bwriadwyd
• dychwelyd i gam cynharach yn y broses ddethol, naill ai i ddechrau’r broses neu i’r fan lle y nodwyd diffyg, cywiro’r diffyg hwn ac ailadrodd y cam hwnnw a’r camau dilynol (gweler ailadrodd cam)
• roi’r gorau i’r broses gaffael (gweler rhoi’r gorau i broses gaffael)

Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyfleu’r penderfyniad a ddisgrifir uchod yn brydlon ac yn ysgrifenedig:

• i’r darparwr a wnaeth y sylwadau
• i’r darparwr yr oedd yr awdurdod perthnasol yn bwriadu dyfarnu’r contract iddo ar ddechrau’r cyfnod segur, neu i’r holl ddarparwyr yr oedd yr awdurdod perthnasol yn bwriadu cwblhau’r cytundeb fframwaith gyda nhw ar ddechrau’r cyfnod segur

Dim ond pan fo’r awdurdod perthnasol wedi adolygu ei benderfyniad, rhannu ei gasgliad (yn ysgrifenedig) â’r darparwyr perthnasol a dod i’r casgliad ei fod yn barod i ddyfarnu’r contract, neu ei fod yn mynd i ddychwelyd i gam cynharach yn y broses neu roi’r gorau i’r broses, y gall y cyfnod segur ddod i ben.

Rhaid i’r awdurdod perthnasol ganiatáu o leiaf bum niwrnod gwaith ar ôl y diwrnod yr anfonodd ei ymateb i’r darparwr cyn i’r cyfnod segur ddod i ben. Mae’r amser hwn yn caniatáu i’r darparwr ystyried ymateb yr awdurdod perthnasol, gofyn am eglurhad pellach, ac ystyried a ddylid gofyn am adolygiad pellach gan Uned Adolygu Caffael Cymru. Mae’r amser hwn hefyd yn caniatáu i’r awdurdod perthnasol ailystyried ei benderfyniad a gwneud unrhyw benderfyniadau dilynol os oes angen. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyfleu unrhyw benderfyniad pellach o’r fath yn ysgrifenedig i’r darparwr (fel yr amlinellir uchod).

Os bydd darparwr yn cyflwyno sylwadau i Uned Adolygu Caffael Cymru ac fe’u derbynnir ar gyfer adolygiad, byddai’r cyfnod segur fel arfer yn parhau hyd nes y byddai’r Uned wedi rhoi ei chyngor a bod yr awdurdod perthnasol wedi gwneud penderfyniad pellach yng ngoleuni’r cyngor hwnnw.

Os yw darparwr yn parhau i fod yn anfodlon a’r ymateb a roddodd awdurdod perthnasol i’w sylwadau, gall y darparwr hwnnw ofyn am fewnbwn Uned Adolygu Caffael Cymru.

Gall yr Uned ystyried a yw’r awdurdod perthnasol wedi cydymffurfio â’r rheoliadau a gall roi cyngor i’r awdurdod perthnasol. Yna, dylai’r awdurdod perthnasol wneud penderfyniad pellach ynghylch sut i fwrw ymlaen.

Proses adolygu Uned Adolygu Caffael Cymru

Os yw darparwr yn dymuno gofyn i Uned Adolygu Caffael Cymru ystyried ei sylwadau ymhellach, rhaid iddo gyflwyno’i gais o fewn 5 niwrnod gwaith i gael penderfyniad yr awdurdod perthnasol yn dilyn adolygiad yr awdurdod perthnasol o’i sylwadau. Os yw’r darparwr yn cyflwyno cais am gyngor gan yr Uned, hysbysir yr awdurdod perthnasol, a dylai’r awdurdod perthnasol:

• gadw’r cyfnod segur yn agored drwy gydol adolygiad y panel
• gwneud penderfyniad pellach unwaith y bydd wedi ystyried cyngor arbenigol annibynnol yr Uned

O dan amgylchiadau eithriadol, caiff yr awdurdod perthnasol ddod i’r casgliad bod angen ymrwymo i gontract newydd cyn y gall yr Uned gwblhau ei hadolygiad a rhannu ei chyngor. O dan yr amgylchiadau hynny, disgwylir i’r awdurdod perthnasol nodi cyngor yr Uned ar gyfer y tro nesaf y bydd yn defnyddio’r rheoliadau i drefnu gwasanaethau iechyd.

Pan fydd mwy nag un darparwr yn gofyn am gyfranogiad yr Uned mewn perthynas â’r un broses gaffael, caiff yr Uned ddewis ymdrin â’r pwyntiau a godwyd gan bob darparwr yn unigol neu ystyried yr holl bwyntiau gyda’i gilydd. Dylai’r cyfnod segur barhau hyd nes y darperir y cyngor diwethaf (ac eithrio o dan amgylchiadau eithriadol).

Os na fydd y darparwr yn cyflwyno’i gais i’r Uned o fewn y cyfnod o 5 niwrnod gwaith ar ôl cael penderfyniad yr awdurdod perthnasol yn dilyn ei adolygiad o’i sylwadau, neu os na fydd yr Uned yn derbyn y cais am gyngor, caiff yr awdurdod perthnasol ddod â’r cyfnod segur i ben a bwrw ymlaen i ddyfarnu’r contract i’w ddarparwr dethol.

Addasiadau brys i gontractau yn ystod y cyfnod segur

Pan fo’r awdurdod perthnasol yn aros am gyngor Uned Adolygu Caffael Cymru yn ystod y cyfnod segur, caiff yr awdurdod perthnasol addasu’r contract presennol ar frys yn unol â rheoliad 14(3), cyn belled ag y bo pob un o’r isod yn gymwys:

• mae contract yn bodoli ar gyfer y gwasanaethau iechyd y mae’r trefniant contractio arfaethedig yn ymwneud â nhw, ac mae’r awdurdod perthnasol o’r farn bod cyfnod y contract presennol yn debygol o ddod i ben cyn diwedd y cyfnod segur
• mae’r awdurdod perthnasol o’r farn ei bod yn angenrheidiol neu’n hwylus addasu’r contract presennol cyn i’r contract arfaethedig gael effaith er mwyn sicrhau parhad rhwng y contract presennol a dyfarnu’r contract arfaethedig
• mae’r awdurdod perthnasol o’r farn nad yw’n bosibl bodloni gofynion rheoliadau 7 i 13 cyn i gyfnod y contract presennol ddod i ben

Dim ond estyn hyd y contract presennol y caiff yr awdurdod perthnasol ei wneud, ac ni chaniateir iddo addasu’r contract mewn unrhyw ffordd arall. Dim ond cyhyd ag y bo angen y disgwylir i’r awdurdod perthnasol estyn y contract er mwyn sicrhau parhad rhwng y contract presennol a’r contract arfaethedig.

Nid yw’n ofyniad rheoleiddiol i awdurdodau perthnasol gyhoeddi hysbysiad addasu wrth wneud addasiad brys wrth aros am gyngor Uned Adolygu Caffael Cymru mewn cyfnod segur. Fodd bynnag, caiff awdurdod perthnasol ei ystyried yn arfer gorau i gyhoeddi hysbysiad addasu brys.

Canlyniad adolygiad Uned Adolygu Caffael Cymru

Unwaith y bydd yr awdurdod perthnasol wedi ystyried cyngor Uned Adolygu Caffael Cymru, caiff wneud penderfyniad pellach, sef ei benderfyniad terfynol, gan ddisodli’r penderfyniad blaenorol, i naill ai:

• ymrwymo i gontract neu gwblhau’r cytundeb fframwaith fel y bwriadwyd
• dychwelyd i ddechrau’r broses gaffael neu i’r cam lle y nodwyd diffyg, ac ailadrodd y cam hwnnw a’r camau dilynol (gweler ailadrodd cam mewn proses gaffael)
• roi’r gorau i’r broses gaffael (gweler rhoi’r gorau i broses gaffael)

Rhaid i’r awdurdod perthnasol rannu’r penderfyniad pellach hwn yn brydlon, yn ysgrifenedig a chyda rhesymau, â’r darparwr a gyflwynodd sylwadau a’r darparwr yr oedd yr awdurdod perthnasol yn bwriadu dyfarnu’r contract iddo ar ddechrau’r cyfnod segur. Rhaid i’r awdurdod perthnasol nodi’r canlyniad a chyfiawnhad llawn a thryloyw dros ei benderfyniad, a disgwylir y bydd hyn yn cynnwys a wnaeth newid ei benderfyniad gwreiddiol oherwydd cyngor Uned Adolygu Caffael Cymru. Ar ôl rhannu’r penderfyniad pellach, rhaid i’r awdurdod perthnasol aros o leiaf bum niwrnod gwaith cyn dod i’r casgliad ei fod yn barod i ddyfarnu’r contract a dod â’r cyfnod segur i ben, neu cyn iddo ddychwelyd i gam cynharach yn y broses, neu cyn iddo roi’r gorau i’r broses gaffael.