Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol drafft - Adran 7: addasu contractau a chytundebau fframwaith yn ystod eu cyfnod

Bydd sefyllfaoedd yn codi pan fydd angen addasu contractau neu gytundebau fframwaith i adlewyrchu neu ystyried newidiadau i wasanaethau neu amgylchiadau yn ystod eu cyfnod.

Un o nodau’r gyfundrefn yw osgoi prosesau nad ydynt ond yn cyflwyno gwerth cyfyngedig i bobl sy’n defnyddio’r gwasanaethau. Felly, mae’r gyfundrefn hon yn caniatáu i rai addasiadau gael eu gwneud i gontractau neu gytundebau fframwaith yn ystod eu cyfnod heb fod angen proses gaffael newydd. 

Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, gellir gwneud addasiadau a ganiateir heb ddilyn proses gaffael newydd, ond mewn rhai achosion bydd angen cyhoeddi hysbysiadau.

O dan y gyfundrefn, ni chaniateir addasiadau sy’n golygu y byddai contract neu gytundeb fframwaith sy’n bodoli eisoes yn sylweddol wahanol o ran cymeriad ac mae’n ofynnol i broses gaffael newydd gael ei chynnal. Mae rhagor o wybodaeth am addasiadau a ganiateir ac na chaniateir isod.

Disgwylir i awdurdodau perthnasol ystyried yr adran hon ar y cyd â darpariaethau addasiadau (amrywiadau) y contract neu’r is-gontract perthnasol (er enghraifft, amrywio contract / manyleb yn nhelerau ac amodau safonol GIG Cymru).

Dim ond i addasu contractau yn ystod eu cyfnod, ac nid i osgoi’r rheoliadau pan ddaw contract i ben a bod angen dyfarnu un newydd, y caniateir defnyddio’r darpariaethau yn yr adran hon.

O dan y gyfundrefn hon, caniateir rhai addasiadau ac nid oes angen proses gaffael newydd ar eu cyfer.

Addasiadau i gontractau a ddyfarnwyd yn wreiddiol o dan broses dyfarniad uniongyrchol 1

Pan fo’r contract gwreiddiol wedi’i ddyfarnu o dan broses dyfarniad uniongyrchol 1 ac nad yw’r addasiad yn newid cymeriad y contract yn sylweddol, caniateir yr addasiad.

Os gellir priodoli’r addasiad hwnnw i benderfyniad yr awdurdod perthnasol ac os yw’r newid cronnus yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract ers ymrwymo iddo yn £500,000 neu fwy, caniateir yr addasiad o hyd, ond rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad.

Addasiadau i gontractau a ddyfarnwyd yn wreiddiol o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2 neu’r broses darparwr mwyaf addas, neu gontractau neu gytundebau fframwaith a ddyfarnwyd neu a gwblhawyd yn wreiddiol o dan y broses gystadleuol, neu addasiadau i gontractau neu gytundebau fframwaith a ddyfarnwyd neu a gwblhawyd yn wreiddiol o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015

Pan fo’r contract gwreiddiol wedi’i ddyfarnu o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2 neu’r broses darparwr mwyaf addas, neu gontractau neu gytundebau fframwaith a ddyfarnwyd neu a gwblhawyd yn wreiddiol o dan y broses gystadleuol (gan gynnwys cytundebau fframwaith) neu Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, caniateir addasiadau yn yr achosion canlynol:

• darperir ar gyfer yr addasiad mewn ffordd glir a diamwys yn nogfennau’r contract neu’r cytundeb fframwaith (hynny yw mae cwmpas a natur y newid posibl wedi’i ddisgrifio’n fanwl yn y contract presennol)
• dim ond newid yn hunaniaeth y darparwr yw’r addasiad, a hynny oherwydd olyniaeth i safle darparwr yn dilyn newidiadau corfforaethol (er enghraifft o ganlyniad i feddiannu, uno, caffael neu ansolfedd corfforaethol), a phan fo’r awdurdod perthnasol wedi’i fodloni bod y darparwr yn bodloni’r meini prawf dethol sylfaenol
• nid yw’r addasiad yn gwneud y contract na’r cytundeb fframwaith yn sylweddol wahanol o ran cymeriad ac mae wedi’i wneud mewn ymateb i ffactorau allanol sydd y tu hwnt i reolaeth yr awdurdod perthnasol a’r darparwr gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:
  1. nifer y cleifion neu’r defnyddwyr gwasanaethau
  2. prisiau yn unol â fformiwla y darperir ar ei chyfer yn nogfennau’r contract (er enghraifft cysylltu mynegeion)
• gellir priodoli’r addasiad i benderfyniad yr awdurdod perthnasol ac nid yw’n newid cymeriad y contract neu’r cytundeb fframwaith yn sylweddol, ac mae’r newid cronnus yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract neu’r cytundeb fframwaith o dan £500,000 neu o dan 25% o’i gymharu â gwerth oes amcangyfrifedig y contract neu’r cytundeb fframwaith pan ymrwymwyd iddo neu pan gafodd ei gwblhau

Os bydd yr awdurdod perthnasol yn gwneud addasiad a ganiateir i gontract a ddyfarnwyd yn wreiddiol o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2 neu’r broses darparwr mwyaf addas, neu addasiad i gontract neu gytundeb fframwaith a ddyfarnwyd neu a gwblhawyd yn wreiddiol o dan y broses gystadleuol neu Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015), rhaid iddo gyhoeddi hysbysiad pan fo pob un o’r isod yn gymwys:

• gellir priodoli’r addasiad hwnnw i benderfyniad yr awdurdod perthnasol
• mae’r newid cronnus yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract neu’r cytundeb fframwaith yn £500,000 neu fwy

Newid cronnus yw gwerth yr holl addasiadau a ganiateir o dan y rheoliadau pan gaiff ei ychwanegu at werth oes amcangyfrifedig y contract neu’r cytundeb fframwaith ers ymrwymo iddo neu ers iddo gael ei gwblhau. Er enghraifft, os mai gwerth oes amcangyfrifedig contract yw £1 filiwn adeg gwneud y contract, a bod addasiad wedi’i wneud i’r contract yr oedd modd ei briodoli i benderfyniad yr awdurdod perthnasol sy’n werth £350,000 (35%), gwerth y newid cronnus yw £350,000. Os bydd angen addasiad pellach i’r contract y gellir ei briodoli i benderfyniad yr awdurdod perthnasol, ni chaniateir i werth y newid hwnnw fod yn fwy na £150,000 gan y byddai hyn yn golygu mai’r newid cronnus yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract fyddai £500,000 a 50% o werth oes y contract pan ymrwymwyd iddo. Felly, byddai addasiadau pellach â gwerth mwy na £150,000 yn fwy na’r gwerthoedd addasu a ganiateir o dan y rheoliadau.

Sylwer:

• rhaid i gontractau yr ymrwymwyd iddynt cyn cychwyn y rheoliadau gael eu haddasu yn unol â’r gyfundrefn hon

Pan fo modd priodoli’r penderfyniad i wneud yr addasiad i’r awdurdod perthnasol a bod yr addasiad hwnnw’n gwneud y contract neu’r cytundeb fframwaith presennol yn sylweddol wahanol o ran cymeriad, ni chaniateir yr addasiad o dan y Gyfundrefn hon a bydd angen ymgymryd â phroses gaffael newydd.

Yn ogystal, ni chaniateir addasiadau pan fo’r contract gwreiddiol wedi’i ddyfarnu yn dilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2 neu’r broses darparwr mwyaf addas, neu pan fo’r  contract neu’r cytundeb fframwaith gwreiddiol wedi’i ddyfarnu neu ei gwblhau yn dilyn y broses gystadleuol neu o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, a phan fo’r addasiad yn golygu:

• newid cronnus o £500,000 neu fwy yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract neu’r cytundeb fframwaith pan ymrwymwyd iddo neu pan gafodd ei gwblhau
• newid cronnus o 25% neu fwy yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract neu’r cytundeb fframwaith pan ymrwymwyd iddo neu pan gafodd ei gwblhau

Mewn achos o’r fath, bydd angen cynnal proses gaffael newydd a bydd rhaid i’r awdurdod perthnasol ddilyn y broses gaffael briodol i ddethol darparwr (neu grŵp o ddarparwyr) ar gyfer y gwasanaeth sydd wedi newid yn sylweddol.

Enghreifftiau o addasiadau i ddyfarniadau contractau presennol o dan reoliad 13(4)(d)

Enghraifft 1

Mae awdurdod perthnasol yn ymrwymo i gontract â gwerth oes amcangyfrifedig o £5 miliwn pan ymrwymwyd i’r contract. Nid oes unrhyw addasiadau wedi bod i’r contract hyd yn hyn. Mae’r awdurdod perthnasol yn cynnig addasu’r contract. Nid yw’r addasiad yn golygu bod y contract yn sylweddol wahanol o ran cymeriad, a gwerth yr addasiad yw £600,000. Er bod yr addasiad hwn dros £500,000, nid yw ond 12% o werth oes amcangyfrifedig y contract presennol pan ymrwymwyd i’r contract hwnnw. Felly, caniateir yr addasiad o dan reoliad 13(4)(d).

Enghraifft 2

Mae awdurdod perthnasol yn ymrwymo i gontract sydd â gwerth oes amcangyfrifedig o £4 miliwn. Mae’r contract wedi’i addasu o’r blaen, a chyfanswm yr addasiadau hyd yma yw £600,000, sydd felly’n newid cronnus o 15% yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract. Does dim un addasiad wedi bod yn fwy na £500,000 hyd yn hyn. Mae’r awdurdod perthnasol yn bwriadu addasu’r contract ymhellach. Nid yw’r addasiad yn gwneud y contract yn sylweddol wahanol o ran cymeriad. Gwerth oes amcangyfrifedig yr addasiad hwn yw £600,000, sydd, o’i gyfuno â’r addasiadau blaenorol, yn fwy na’r newid o £500,000 yng ngwerth cronnus gwerth oes amcangyfrifedig y contract. Mae’r newid cronnus yn y gwerth (sydd bellach yn £1.2 miliwn) yn gynnydd o 30%, felly mae’n fwy na’r 25% a ganiateir. Felly, ni chaniateir yr addasiad hwn o dan reoliad 13(4)(d).

Enghraifft 3

Mae gan awdurdod perthnasol werth contract o £1 filiwn. Nid yw’r contract hwn wedi’i addasu o’r blaen. Mae’r awdurdod perthnasol yn cynnig addasu’r contract. Gwerth oes amcangyfrifedig yr addasiad yw £600,000. Mae hyn yn fwy na’r terfyn o £500,000 ar gyfer newid cronnus ac mae’n golygu newid cronnus o 60% i werth oes amcangyfrifedig y contract. Felly, ni chaniateir yr addasiad hwn o dan reoliad 13(4)(d).

Mae’n bosibl bydd angen gwneud addasiadau ar frys i gontract. O dan yr amgylchiadau hyn, rhaid i awdurdodau perthnasol fod yn dryloyw o hyd ynglŷn â’u proses gaffael. O ran pryd y gellir addasu contractau ar sail sefyllfaoedd brys, a’r hyn y mae angen ei gyhoeddi a phryd, mae manylion ar gael yn yr adran dyfarniadau brys neu addasiadau brys i gontractau.