Neidio i'r prif gynnwy

Ei Uchelder Brenhinol Dug Caeredin, 10 Mehefin 1921 i 9 Ebrill 2021

Darllenwch am y trefniadau yn dilyn marwolaeth Dug Caeredin

1. Cyflwyniad

Nid cyngor cyfreithiol yw’r wybodaeth a roddir yn y Nodyn Cyngor Caffael hwn ac ni fwriedir iddi fod yn hollgynhwysfawr – dylai awdurdodau contractio geisio eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo’n briodol. Dylech hefyd gofio bod y gyfraith yn newid yn gyson a dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol. Mae’r ddogfen hon yn gywir fel ag yr oedd ym mis Mai 2017.

Beth yw nod y Nodyn Cyngor Caffael hwn?

Bwriedir i’r Nodyn Cyngor Caffael hwn gael ei ddefnyddio ar gam dewis cyflenwyr y broses gaffael pan fydd prynwyr yn defnyddio’r ESPD ar-lein ar wefan gwerthwchigymru i greu eu Dogfennau Caffael Sengl Ewropeaidd (ESPD) a’i nod yw hyrwyddo egwyddorion SQuID, sef mabwysiadu dull gweithredu sy’n seiliedig ar risg ac sy’n gymesur.

2. Cefndir

Defnyddir y cam dewis (neu’r cam cyn cymhwyso) i nodi’r cynigwyr hynny sydd mewn sefyllfa ariannol ac sy’n meddu ar y gallu technegol i fodloni’ch gofynion. Gwneir hyn drwy ofyn cwestiynau sy’n edrych tuag yn ôl ynglŷn â phrofiad cynigydd yn y gorffennol, ei hanes a’i sefyllfa bresennol. Mae’r cam hwn yn un hollbwysig oherwydd dyma pryd y gallwch bennu safonau ansawdd ac unrhyw feini prawf dewis gofynnol y mae’n rhaid i gyflenwyr eu bodloni os hoffent gynnig am waith; hynny yw, pryd rydych yn “gosod y safon” i bob diben.

Yng Nghymru, mae’r Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (SQuID) wedi cael ei defnyddio i ddewis cyflenwyr ers nifer o flynyddoedd. Roedd y SQuID, a ddatblygwyd ar y cyd â rhanddeiliaid yn y sector cyhoeddus, yn cynnwys cyfres o gwestiynau craidd cyffredin, ynghyd â holiadur ar gwerthwchigymru a oedd yn helpu i ddewis cwestiynau.

O dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 cyflwynwyd gofyniad newydd i awdurdodau contractio allu derbyn y defnydd o Ddogfen Gaffael Sengl Ewropeaidd (ESPD) ar gam dewis cyflenwyr y broses gaffael (Rheoliad 59), felly mae’n ofyniad deddfwriaethol bellach i awdurdodau contractio allu derbyn a defnyddio ESPD.

Rheoliad 59 ar legislation.gov.uk
Commission Implementing Regulation (EU) 2016/17 establishing the ESPD ar EUR-Lex.

Mae’r broses newydd hon o ddewis cyflenwyr yn debyg iawn i’r hen broses ond mae’n ei symleiddio hyd yn oed yn fwy ac yn ei moderneiddio drwy ESPD ar-lein newydd ar wefan gwerthwchigymru. Ni ddylid ei hystyried yn newid mawr o ran hanfodion dewis cyflenwyr - mae’n sicrhau dull gweithredu symlach a mwy cyson i’r sector cyhoeddus cyfan ac mae’r defnydd o’r SQuID yn parhau.

3. Caffael cyhoeddus yng Nghymru

Ategir gweithgarwch caffael cyhoeddus yng Nghymru gan Ddatganiad Polisi Caffael Cymru sy’n nodi sut mae Llywodraeth Cymru yn disgwyl i weithgarwch caffael cyhoeddus gael ei gynnal.

Mae’n un o ofynion Datganiad Polisi Caffael Cymru bod y SQuID yn cael ei defnyddio i ddewis cyflenwyr er mwyn sicrhau bod y broses mor syml â phosibl i gyflenwyr gynnig am waith sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae’n bwysig na chaiff cyflenwyr lleol, llai o faint eu hatal rhag ennill contractau, yn unigol, fel consortia neu drwy rolau yn y gadwyn gyflenwi. Drwy Ddatganiad Polisi Caffael Cymru, mae polisïau caffael Llywodraeth Cymru yn ceisio cynnig cyfleoedd i gwmnïau llai o faint a chyflenwyr yn y trydydd sector a chryfhau’r economi yng Nghymru, sydd hefyd yn gyson â’r amcanion caffael yn y strategaeth genedlaethol ‘Ffyniant i Bawb’. Mae’r ESPD ar-lein newydd yn cefnogi’r egwyddorion hyn yn Natganiad Polisi Caffael Cymru er mwyn sicrhau bod y broses o gynnig am waith y sector cyhoeddus mor hawdd â phosibl.

4. Dogfen Gaffael Sengl Ewropeaidd (ESPD)

Mae’r ESPD yn hunanddatganiad electronig o statws ariannol darpar gyflenwyr, eu galluoedd a’u haddasrwydd ar gyfer ymarfer caffael cyhoeddus. Ei nod yw gwneud y cam dewis cyflenwyr yn llai beichus i gynigwyr ac osgoi’r sefyllfa lle mae’n rhaid iddynt gyflwyno swm sylweddol o wybodaeth yn ddiangen. Mae’r ESPD yn gweithio ar sail egwyddorion hunanddatgan felly dim ond y sawl sy’n ennill y tendr fydd yn gorfod cyflwyno’r dogfennau eu hunain a’r dystiolaeth ategol. Er ei bod yn debyg iawn i’r SQuID, mae’n ofyniad cyfreithiol defnyddio ESPD ac nid yw’n ymarferol rhedeg y ddwy system. Bydd cwestiynau’r ESPD yn disodli cwestiynau’r SQuID ond bydd egwyddorion y gronfa ddata gwybodaeth, sef mabwysiadu dull sy’n seiliedig ar risg ac sy’n gymesur, yn parhau.

ESPD ar-lein

Mae system ESPD ar-lein ar gael i’w defnyddio ar wefan gwerthwchigymru, ynghyd â Chanllawiau i Brynwyr a Chyflenwyr. Mae’n gofyn i ddarpar gyflenwyr hunanddatgan eu statws yn syml i ddechrau yn erbyn y seiliau dros eithrio a’r cwestiynau dewis. Mae i’r ESPD ar-lein dair rhan ar wahân:

  • Mae Rhan 1 yn cwmpasu’r wybodaeth sylfaenol am y cyflenwr, megis manylion cyswllt, aelodaeth o sefydliadau masnach, manylion rhiant-gwmnïau, cynnig fel grŵp ac ati.
  • Mae Rhan 2 yn cwmpasu eithriadau gorfodol a dewisol a hunanddatganiad o ran a oes unrhyw rai o’r seiliau yn gymwys ai peidio.
  • Mae Rhan 3 yn cwmpasu meini prawf dewis mewn perthynas â sefyllfa ariannol a gallu technegol a hunanddatganiad o ran a yw’r cyflenwr yn bodloni’r gofynion ai peidio.

Dylech ddechrau defnyddio’r ESPD ar-lein newydd ar gyfer unrhyw ymarferion caffael newydd. Ar gyfer ymarferion caffael sydd eisoes yn mynd rhagddynt, gellir parhau i ddefnyddio’r SQuID. O fis Ebrill 2020 byddwn yn disgwyl datgomisiynu’r SQuID - o’r dyddiad hwn dim ond yr ESPD newydd y byddwch yn gallu ei defnyddio.

Fe’ch anogir i ddweud wrth ddarpar gyflenwyr am yr ESPD ar-lein newydd yn ystod unrhyw ddiwrnodau ymgysylltu â chyflenwyr a gynhelir gennych a hefyd yn y dogfennau caffael, gan esbonio bod Canllawiau i Ddefnyddwyr sy’n Gyflenwyr ar gael ar wefan gwerthwchigymru.

Rydym yn ymwybodol bod nifer o ddefnyddwyr yn dilyn proses y SQuID drwy eu hadnoddau tendro electronig – BravoSolution a Proactis yn bennaf. Mae’r darparwyr hyn wedi cydweithio â ni i gyflwyno nifer o atebion byrdymor fel y gallwn i gyd ymgorffori’r ESPD yn ein harferion caffael. Cewch y diweddaraf am unrhyw ddatblygiadau yn y maes hwn maes o law.

5. Canllawiau ar Ran 1 a Rhan 2 (seiliau dros eithrio)

Mae’n orfodol i ddarpar gyflenwr gwblhau Rhan 1 a Rhan 2 o’r ESPD ar-lein ar gyfer pob ymarfer caffael uwchlaw trothwyon yr UE. Gellir hefyd ddefnyddio’r ESPD ar-lein ar gyfer contractau islaw trothwy Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd. Nid yw’n orfodol ond bydd yn cynnig dull gweithredu a chyfres gyson o gwestiynau i gyflenwyr sy’n cynnig am gyfleoedd islaw Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd.

Gan fod Rhan 1 a Rhan 2 yn darparu datganiad ffurfiol nad yw’r seiliau perthnasol dros eithrio yn gymwys i’r darpar gyflenwyr sy’n ei gwblhau, mae angen ffurflen wedi’i chwblhau ar gyfer pob sefydliad y bydd y darpar gyflenwyr yn dibynnu arno i fodloni’r meini prawf dewis. Mae hyn hefyd yn golygu lle mae’r darpar gyflenwr yn grŵp o gyflenwyr mewn gwirionedd, gan gynnwys cyd-fentrau a phartneriaethau, mae’n rhaid i bob darpar gyflenwr yn y grŵp hwnnw gwblhau Rhan 1 a Rhan 2 o hunanddatganiad yr ESPD ar-lein. Mae’n rhaid nodi’r gofyniad hwn yn glir yn y dogfennau caffael.

Gallwch ddewis p’un a ddylid gofyn am hunanddatganiad am y seiliau dros eithrio gan is-gontractwyr nad yw’r cynigydd yn dibynnu arnynt i fodloni’r meini prawf dewis. Fodd bynnag, os dewiswch ofyn am un, yna dylai’r dogfennau caffael nodi’n benodol bod angen un. (Mae’r Holiadur Dewis safonol yn cynnwys llinell i’r perwyl hwn).

Dylech sicrhau bod yr holl hunanddatganiadau angenrheidiol yn cael eu cyflwyno fel rhan o werthusiad y cam dewis. Mae’n orfodol i ddarpar gyflenwyr gwblhau datganiadau Rhan 1 a Rhan 2 er mwyn iddynt ddatgan nad ydynt wedi mynd yn groes i unrhyw un o’r seiliau dros eithrio. Mae’n ofynnol hefyd i unrhyw sefydliadau y mae darpar gyflenwyr yn dibynnu arnynt i fodloni’r meini prawf dewis gwblhau datganiad Rhan 1 a Rhan 2. Gallai’r rhain gynnwys rhiant-gwmnïau, cysylltiedigion, cyfranogion, neu is-gontractwyr hanfodol.

Os oes darpar gyflenwr, neu unrhyw sefydliad y mae’n dibynnu arno i fodloni’r meini prawf dewis, wedi mynd yn groes i unrhyw un o’r seiliau dros eithrio, caiff gyfle i esbonio ym mha ffordd a pha gamau y mae wedi eu cymryd i unioni’r sefyllfa (a elwir yn hunanlanhau).

Mae’n rhaid i chi dderbyn hunanasesiad o gydymffurfiaeth â’r meini prawf eithrio a dewis ar gamau cynnar ymarfer caffael. Dim ond pan fydd y cynigydd/cynigwyr llwyddiannus wedi cael eu nodi y bydd angen y dystiolaeth, neu ar gam cynharach os bydd angen hynny er mwyn sicrhau y caiff y weithdrefn ei chynnal yn briodol.

Mae’n rhaid i gynigwyr gyflwyno datganiad nad ydynt wedi mynd yn groes i’r seiliau dros eithrio ar y cyd â chynigion mewn gweithdrefnau agored. Ar gyfer pob gweithdrefn arall, mae’n rhaid ei gyflwyno ar y cyd â cheisiadau i gyfranogi. Fodd bynnag, nid oes angen datganiad wedi’i gwblhau ar gyfer contractau penodol (contractau yn ôl y galw) sy’n cael eu gosod drwy fframweithiau.

Er mwyn lleihau baich gweinyddol gweithdrefn gaffael, nid oes angen tystiolaeth ddogfennol pan gyflwynir yr Holiadur Dewis safonol. Pan fo’r dystiolaeth ar gael mewn cronfa ddata genedlaethol berthnasol, am ddim, gall y darpar gyflenwyr ddatgan ble y gellir dod o hyd i’r dystiolaeth y gofynnir amdani (h.y. enw’r storfa, y wefan, nodi’r ffeil ac ati). Os bydd hyn yn digwydd, mae’n rhaid i chi ei hadalw’n uniongyrchol o’r ffynhonnell a nodwyd.

Fodd bynnag, gallwch ofyn i unrhyw ddarpar gyflenwr ar unrhyw adeg yn ystod yr ymarfer caffael gyflwyno’r holl dystiolaeth neu ran ohoni os bydd ei hangen er mwyn sicrhau y caiff y weithdrefn ei chynnal yn briodol. Mae’n rhaid i chi fwrw golwg dros dystiolaeth y cynigydd llwyddiannus cyn dyfarnu’r contract.

6. Canllawiau ar Ran 3 (meini prawf dewis)

Mae’n rhaid i unrhyw feini prawf dewis a bennir gan awdurdodau contractio fod yn berthnasol ac yn gymesur â thestun y fframwaith. Gall meini prawf dewis ymwneud â’r canlynol:

  • Addasrwydd i ymgymryd â gweithgarwch proffesiynol
  • Sefyllfa economaidd ac ariannol
  • Gallu technegol a phroffesiynol.

Dylai’r cwestiynau sydd wedi’u cynnwys yn Rhan 3 o’r ESPD ar-lein gael eu mabwysiadu, lle y bônt yn berthnasol, ym mhob gweithdrefn gaffael berthnasol sydd uwchlaw trothwy Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd. Nid oes rhaid i chi ddefnyddio’r pob cwestiwn - dim ond y rhai sy’n berthnasol ac yn gymesur â’r contract.

Dylai’r cwestiynau gael eu defnyddio’n unol â’r weithdrefn gaffael berthnasol, a’u defnyddio i wneud y canlynol:

  • Profi bod darpar gyflenwr yn bodloni’r lefelau gofynnol o ran addasrwydd wrth ddefnyddio’r weithdrefn agored
  • Cyn cymhwyso cyflenwyr i’w gwahodd i dendro wrth ddefnyddio’r weithdrefn gyfyngedig
  • Cyflwyno tendr cychwynnol o dan y weithdrefn gystadleuol gyda negodi
  • Cymryd rhan mewn deialog gystadleuol, gweithdrefn partneriaeth arloesi neu System Brynu Ddeinamig.

6.1 Canllawiau ar gwestiynau i ddewis cyflenwyr - Sefyllfa economaidd ac ariannol

Dylid nodi unrhyw ofynion ariannol sylfaenol yn glir. Dylid disgrifio’r fethodoleg ar gyfer asesu sefyllfa economaidd ac ariannol yn glir. Dylai lefel y gwiriadau ariannol a wneir gennych fod yn gymesur â’r contract dan sylw a’r risgiau / goblygiadau os bydd contract yn methu. Bydd hyn yn eich helpu i benderfynu ai gwiriad cyffyrddiad ysgafn ynteu manwl ynglŷn â sefyllfa ariannol y dylech ei gynnal. Mae Atodiad A yn rhoi mwy o wybodaeth am hynny a thabl i’ch helpu i asesu’r goblygiadau os bydd contract yn methu.

Fel arfer, dylech ganiatáu i ddarpar gyflenwyr hunanardystio eu bod yn bodloni’r gofynion ariannol sylfaenol wrth asesu eu sefyllfa economaidd ac ariannol. Dim ond ar y cyflenwr llwyddiannus y dylid cynnal gwiriadau yn erbyn hunanardystiad.

Dylid nodi bod yr isafswm trosiant blynyddol y mae’n ofynnol i gynigwyr ei gyrraedd wedi’i gapio ar ddwywaith gwerth amcangyfrifedig y contract, ac eithrio mewn achosion a gyfiawnheir yn briodol, megis drwy gyfeirio at risgiau arbennig sy’n gysylltiedig â natur y gwaith, y gwasanaethau neu’r cyflenwadau. Os felly, bydd yn rhaid i’r awdurdod contractio nodi ei brif resymau yn y dogfennau caffael.

Mae’r dull asesu ariannol a ddefnyddir yn dibynnu ar y gofyniad. Nid oes rhaid i chi ddefnyddio pob cwestiwn yn yr adran hon - dim ond y rhai sy’n berthnasol ac yn gymesur. Ni ddylech ddad-ddewis darpar gyflenwyr ar sail trosiant neu wiriad credyd yn unig.

Lotiau, fframweithiau a systemau prynu dynamig

Mae Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn rhoi esboniad ychwanegol ynghylch sut mae pennu sefyllfa economaidd ac ariannol cynigwyr yn gymwys i lotiau, cytundebau fframwaith a systemau prynu dynamig (Rheoliad 58 (11 i 14) Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015) fel a ganlyn:

Pan ddefnyddir lotiau, mae Rheoliad 58 yn gymwys i bob lot unigol:

  • Os dyfernir sawl lot i’w weithredu ar yr un pryd i’r sawl sydd wedi ennill y tendr, gall yr awdurdod contractio bennu’r isafswm trosiant blynyddol y bydd yn ofynnol i gyflenwyr ei gyrraedd drwy gyfeirio at y grwpiau o lotiau.
  • Pan fwriedir dyfarnu contractau sy’n seiliedig ar gytundeb fframwaith ar ôl ailagor cystadleuaeth, caiff yr uchafswm trosiant blynyddol gofynnol ei gyfrifo ar sail uchafswm maint disgwyliedig contractau penodol a gaiff eu cyflawni ar yr un pryd, neu, pan nad yw’n hysbys, ar sail gwerth amcangyfrifedig y cytundeb fframwaith.
  • Pan ddefnyddir system brynu ddynamig, caiff yr uchafswm trosiant blynyddol gofynnol ei gyfrifo ar sail uchafswm maint disgwyliedig contractau penodol sydd i’w dyfarnu o dan y system brynu ddynamig.

6.2 Nodyn ar drosiant

Gall trosiant fod yn ffordd ddefnyddiol a syml o fesur y gallu i gyflawni. Fodd bynnag, mae nifer o faterion i’w hystyried.

Yn gyntaf, dim ond os yw’r contract i’w gyflawni dros gyfnod o amser y bydd trosiant yn ffordd ddefnyddiol o fesur gallu, yn enwedig os bydd angen staff medrus ac y gall fod yn anodd eu recriwtio’n gyflym, neu os yw adnoddau yn brin. Fodd bynnag, os gall cynigydd osod rhan o’r gwaith yn hawdd ar gontract allanol a/neu ddefnyddio staff neu adnoddau dros dro, efallai na fydd angen i’r gallu presennol fod yn ei le.

Yn ail, dylid ystyried strwythur cyfreithiol a statws ariannol y darpar gyflenwyr cyn cynnwys cwestiwn ar drosiant. Nid oes gan gyfrwng at ddibenion arbennig drosiant sefydledig, er enghraifft. Hefyd, weithiau bydd busnesau yn ehangu’n gyflym gan ddefnyddio ffynonellau newydd o arian ac wrth wneud hynny gallant ysgwyddo cryn dipyn o waith ychwanegol heb drosiant hanesyddol ar y lefel honno.

Yn drydydd, dim ond os yw’n berthnasol i allu’r cynigydd i gyflwyno’r gwasanaeth (neu’r cynnyrch) sydd ei angen y mae trosiant yn ddefnyddiol. Pan fydd sefydliad (nodweddiadol) mwy o faint yn cynnig nifer o wasanaethau nad ydynt yn gysylltiedig â’i gilydd gallai hawlio trosiant uchel er mai ychydig iawn ohono sy’n berthnasol i’r gofyniad. Mae’n bwysig canolbwyntio’r cwestiwn ar y trosiant sy’n uniongyrchol berthnasol. Gallwch wneud hyn drwy ddiwygio’r canllawiau i gynigwyr er mwyn esbonio beth yw trosiant perthnasol yng nghyd-destun eich ymarfer caffael.

Yn gyffredinol, mae’n well pennu trothwy trosiant perthnasol sy’n briodol o ran maint y contract a’i risgiau, gan roi cyfle, lle y bo modd, i gynigwyr esbonio beth y gellid ei wneud i liniaru risg trosiant is. Prif ddiben y cam dewis yw nodi’r cynigwyr hynny sy’n ddigon sefydlog yn ariannol ac sy’n gallu cyflawni contract – dylai pob cwmni yr ystyrir ei fod yn cynnig lefel dderbyniol o risg ennill uchafswm sgôr. Gall trothwyon derbyn clir fod yn ddefnyddiol iawn i gyflenwyr wrth iddynt ystyried p’un a ddylent gynnig ai peidio. Mae hyn yn rhoi cyfle i gynigwyr addas hunanardystio ac yn rhoi cyfle i gynigwyr anaddas ddad-ddewis.

6.3 Gallu technegol a phroffesiynol - perfformiad blaenorol

Gallwch werthuso perfformiad blaenorol darpar gyflenwr. Efallai y bydd yn ofynnol i gyflenwyr feddu ar ddigon o brofiad a ddangosir drwy eirdaon addas.

Argymhellir y dylech gynnwys cwestiwn sy’n gofyn am fanylion enghreifftiau o gontractau neu eirdaon gan y sector cyhoeddus neu’r sector preifat sy’n berthnasol i’r gofyniad. Dylai’r nifer y gofynnir amdani fod yn berthnasol ac yn gymesur. Mae sefydliadau yn aml yn gofyn am dair enghraifft. Dylai contractau ar gyfer cyflenwadau neu wasanaethau fod wedi cael eu cyflawni yn ystod y tair blynedd diwethaf. Dylai contractau ar gyfer gwaith fod wedi cael eu cyflawni yn ystod y pum mlynedd diwethaf. Ni ddylai’r meini prawf ar gyfer gwerthuso ymatebion cyflenwyr fod yn wahaniaethol nac yn anghymesur o ran busnesau llai o faint.

Ar gyfer cynigion ar y cyd, gallwch ofyn i’r cyflenwr arweiniol roi enghraifft berthnasol pan fydd un aelod neu fwy o’r grŵp wedi bodloni gofynion tebyg. Os nad yw hyn yn bosibl (er enghraifft, mae consortiwm newydd gael ei ffurfio neu caiff cyfrwng at ddibenion arbennig ei greu ar gyfer y contract) dylai prif aelodau’r grŵp roi tair enghraifft ar wahân. Bydd y dull gweithredu hwn yn eich helpu i gadarnhau a yw’r endid newydd yn dangos y profiad gofynnol.

Gall awdurdodau gynnwys cwestiwn o’u dewis eu hunain i asesu Gallu Technegol a Phroffesiynol ond awgrymir cwestiwn isod y gellir ei ddefnyddio os bydd angen:

  1. Rhowch fanylion hyd at dri chontract, mewn unrhyw gyfuniad, gan naill ai’r sector cyhoeddus neu’r sector preifat; neu’r sector menter gymdeithasol, cymunedol a gwirfoddol (VCSE) sy’n berthnasol i’n gofyniad. Gall VCSE gynnwys samplau o waith a ariennir gan grant. Dylai contractau ar gyfer cyflenwadau neu wasanaethau fod wedi cael eu cyflawni yn ystod y tair blynedd diwethaf. Gall contractau gwaith fod o’r pum mlynedd diwethaf. Dylai’r enw cyswllt a roddwyd allu darparu tystiolaeth ysgrifenedig i gadarnhau cywirdeb y wybodaeth a roddir isod. Dylai cynigion consortia roi enghreifftiau perthnasol o ofynion tebyg sydd wedi cael eu bodloni gan y consortiwm. Os nad yw hyn yn bosibl (e.e. mae’r consortiwm newydd gael ei ffurfio neu bydd Cyfrwng at Ddibenion Arbennig yn cael ei greu ar gyfer y contract hwn), yna dylid rhoi tair enghraifft ar wahân rhwng prif aelod(au) y consortiwm arfaethedig neu’r Cyfrwng at Ddibenion Arbennig (nid oes angen tair enghraifft gan bob aelod). Pan fydd y Cyflenwr yn Gyfrwng at Ddibenion Arbennig, neu’n asiant rheoli nad yw’n bwriadu gweithredu fel y prif ddarparwr cyflenwadau neu wasanaethau, dylid rhoi’r wybodaeth y gofynnir amdani am y prif ddarparwr/darparwyr arfaethedig neu’r is-gontractwr/is-gontractwyr a fydd yn cyflawni’r contract.

    Rhowch y canlynol ar gyfer pob contract:

    • Enw’r sefydliad cwsmer
    • Pwynt cyswllt yn y sefydliad
    • Swydd yn y sefydliad
    • Cyfeiriad e-bost
    • Disgrifiad o’r contract
    • Dyddiad dechrau’r contract
    • Dyddiad cwblhau’r contract
    • Gwerth amcangyfrifedig y contract
  2. Os ydych yn bwriadu is-gontractio cyfran o’r contract, nodwch sut rydych wedi cynnal cadwyni cyflenwi iach gyda’ch is-gontractwr/is-gontractwyr yn y gorffennol). Dylai tystiolaeth gynnwys manylion am eich systemau olrhain i reoli cadwyni cyflenwi er mwyn sicrhau y caiff y contract ei gyflawni, gan gynnwys talu’n brydlon neu aelodaeth o God Talu’n Brydlon y DU (neu gynlluniau cyfatebol mewn gwledydd eraill), ond heb fod yn gyfyngedig i hyn.
  3. Os na allwch roi o leiaf un enghraifft ar gyfer yr adran hon, rhowch esboniad dros hyn mewn hyd at 500 o eiriau e.e. mae eich sefydliad yn gwmni newydd neu rydych wedi darparu gwasanaethau yn y gorffennol ond nid o dan gontract.

6.4 Is-gontractwyr a chadwyni cyflenwi

Dylai cynigion a gyflwynir gan ddarpar gyflenwr sy’n bwriadu defnyddio is-gontractwyr roi enghraifft berthnasol pan fo un o’r is-gontractwyr hanfodol neu fwy wedi bodloni gofynion tebyg (nid oes angen enghreifftiau ar wahân gan bob is-gontractwr). Dylech hefyd holi ynglŷn â’r gallu i gynnal cadwyn gyflenwi iach, gan gynnwys talu is-gontractwyr yn brydlon.

7. Cwestiynau sy’n benodol i Gymru

Nid oes llawer o gyfle i ychwanegu cwestiynau at yr ESPD ond mae Llywodraeth Cymru wedi ychwanegu tri chwestiwn sy’n benodol i Gymru, gan gwmpasu meysydd o’r polisi caffael sy’n bwysig i Gymru – caethwasiaeth fodern, cosbrestru a dur. Dylai’r rhain gael eu cynnwys lle y bo hynny’n berthnasol ac yn gymesur, yn dibynnu ar natur y contract a pha nwyddau a gwasanaethau sy’n cael eu prynu. Mae Nodiadau Cyngor Caffael wedi cael eu paratoi gan Gwerth Cymru yn y meysydd hyn. Rhoddir rhagor o wybodaeth isod.

7.1 Caethwasiaeth fodern

Ers 1 Hydref 2015, mae wedi bod yn ofynnol i sefydliadau masnachol sy’n gweithredu busnes neu ran o fusnes yn y DU, sy’n cyflenwi nwyddau neu wasanaethau ac sydd â throsiant blynyddol o £36 miliwn neu fwy (“sefydliadau masnachol perthnasol”) o dan adran 54 o’r Ddeddf baratoi datganiad am gaethwasiaeth a masnachu pobl fel y’i diffiniwyd gan adran 54 o’r Ddeddf.

Yng Nghymru, mae Llywodraeth Cymru wedi llunio’r Cod Ymarfer ar Arferion Cyflogaeth Moesegol yng Nghadwyni Cyflenwi’r Sector Cyhoeddus er mwyn hysbysu’r sector cyhoeddus yng Nghymru o’r ffordd y dylid mynd i’r afael â thriniaeth deg mewn telerau cyflog a hawliau cyflogaeth drwy gaffael.

7.2 Cosbrestru

Mae cosbrestru yn arfer anghyfreithlon a fyddai’n dod o dan gategori camymddwyn difrifol (maen prawf eithrio dewisol). Mae’r cwestiynau ynglŷn â chosbrestru yn yr ESPD ar-lein yn ceisio canfod a yw’r cynigydd wedi defnyddio cosbrestrau yn ystod y tair blynedd diwethaf ac yn gofyn am fanylion unrhyw erlyniadau. Fel gyda’r holl feini prawf eithrio dewisol, bydd angen i chi sicrhau bod unrhyw benderfyniad i eithrio yn gymesur a’ch bod wedi ystyried unrhyw dystiolaeth a roddwyd gan y cyflenwr ei fod wedi “hunanlanhau”.

Mae Llywodraeth Cymru wedi cymryd camau cadarn yn erbyn cosbrestru a Llywodraeth Cymru oedd y Llywodraeth gyntaf i’w gondemnio’n gyhoeddus yn 2013. Mae’r arfer o gosbrestru unigolion yn anghyfreithlon a chyflwynwyd deddfwriaeth i’w wahardd. Felly, mae’n bwysig bod sefydliadau’r sector cyhoeddus yn ymwybodol o’r ddeddfwriaeth berthnasol a sut y caiff ei chymhwyso. Gweler y Nodyn Cyngor Caffael am ragor o fanylion.

7.3 Dur

Mae’r cwestiynau ynglŷn â dur yn yr ESPD ar-lein wedi cael eu llunio gan arbenigwyr cyfreithiol er mwyn mynd i’r afael â’r problemau y mae’r diwydiant dur yn eu hwynebu ac maent yn cwmpasu cydymffurfiaeth â deddfwriaeth i atal dympio, gan sicrhau nad yw cynigwyr (na’u cadwyn cyflenwi) wedi llunio cytundeb â chyflenwyr eraill i ystumio cystadleuaeth, y broses o reoli cadwyni cyflenwi nac iechyd a diogelwch.

Mae’r Nodyn Cyngor Caffael ar Ddur yn rhoi cyngor ar bennu gofynion a manylebau dewis a fydd yn sicrhau cyflenwyr o safon a chynnyrch o safon, gan danlinellu pwysigrwydd tryloywder cadwyni cyflenwi a chyfleoedd i hysbysebu cadwyni cyflenwi. Gweler y Nodyn Cyngor Caffael am ragor o fanylion.

Gweler Atodiad B am rai cwestiynau eraill a awgrymir y gallwch eu gofyn yn yr adran ar Ddewis.

8. Pwyntiau allweddol i’w cofio ynglŷn â dewis cyflenwyr

8.1 Cyhoeddi manylebau llawn a gofynion sylfaenol yn gynnar

Un o brif amcanion y SQuID yw hyrwyddo effeithlonrwydd er mwyn arbed amser ac arian i gyflenwyr, wrth iddynt gynnig a hefyd wrth iddynt benderfynu p’un a ddylent fanteisio ar gyfle i dendro ai peidio.

Gellir cyflawni hyn drwy nodi’r gofynion ac unrhyw feini prawf dewis sylfaenol yn glir ymlaen llawn. Drwy hyn, gall cynigwyr anaddas neu’r rhai heb ddiddordeb ddad-ddewis eu hunain yn hawdd; bydd hefyd yn helpu i leihau nifer y cynigwyr y bydd angen i chi eu gwerthuso, gan arbed amser i chithau hefyd. Bydd angen ystyried yn ofalus wrth ddewis y cwestiynau y byddwch yn eu gofyn, pam rydych yn eu gofyn a sut byddwch yn eu sgorio.

Yn yr hysbysiad o gontract a/neu’r Gwahoddiad i Dendro, dylech ddangos y canlynol yn glir er mwyn ei gwneud yn haws i gynigwyr weld yr hyn y gofynnir iddynt ei wneud:

  • Datgelu’n llawn sgoriau a phwysoliadau’r Holiadur Cyn Cymhwyso ar gyfer y meini prawf AC unrhyw is-feini prawf (byddai hyn hefyd yn ymestyn i unrhyw lotiau)
  • Unrhyw farciau llwyddo, trothwyon neu safonau gofynnol
  • Cwestiynau hollbwysig a fyddai’n anghymwyso’r cynigydd rhag bod yn rhan o’r broses (argymhellir y dylid cysylltu’r rhain ar dudalen flaen fel y byddant yn amlwg).

8.2 Llunio rhestr fer

Y prif reswm dros y cam dewis yw nodi cyflenwyr sy’n gallu cyflawni’r contract a pheidio â llunio rhestr fer ohonynt; mae’r SQuID wedi cefnogi hynny o’r cychwyn. Fodd bynnag, weithiau bydd angen llunio rhestr fer ac os gwneir hynny, fe’ch anogir i ddefnyddio cwestiynau “Ie / Na” a “Llwyddo/Methu” cymaint â phosibl. Dylid osgoi cwestiynau sy’n gofyn am atebion hir ar ffurf traethawd gan eu bod yn tueddu i ffafrio cwmnïau cenedlaethol mawr y mae ganddynt dimau tendro ac i roi cwmnïau llai sefydledig, llai o faint a’r rhai sydd â llai o brofiad o gynnig am gontract o dan anfantais. Dylech leihau’r rhannau hynny o’r cam dewis sy’n denu sgôr i’r eithaf a dim ond ar gyfer y rhannau hynny sy’n mynd i’r afael â gallu’r cynigydd i fodloni’r gofyniad y dylid ei ddefnyddio.

Mae’n rhaid i’r ffordd y bwriedir sgorio a phwysoli cynigion er mwyn llunio rhestr fer gael ei nodi’n glir yn unol â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, fel y’i nodir uchod. Oni roddir gwybodaeth glir iawn, gall fod yn anodd i gynigwyr ddeall yr hyn a fyddai’n gyfystyr ag ateb “perffaith”. Mae’n rhaid bod cynigwyr bob amser yn gweld yn llawn sut y caiff cwestiynau eu sgorio a’u pwysoli cyn iddynt gyflwyno eu hymatebion.

8.3 Pwysigrwydd ymgynghori â’r farchnad yn gynnar

Fe’ch cynghorir i ymgysylltu â’r farchnad yn gynnar cyn dechrau ymarfer caffael. Gallwn ddysgu eithaf tipyn gan gyflenwyr a dylem ddefnyddio eu harbenigedd ym maes pa nwyddau, gwaith neu wasanaethau bynnag y maent yn eu darparu er mwyn helpu i lywio ein dulliau gweithredu a’n manylebau. Os rhoddir y cyfle iddynt, gall cyflenwyr yn aml gynnig syniadau newydd ac arloesol neu ddulliau amgen o gyflwyno gwasanaethau a all helpu i lywio dulliau caffael. Hefyd, gallech ddefnyddio sesiynau ymgysylltu â chyflenwyr cyn tendro er mwyn hysbysu cyflenwyr am yr ESPD ar-lein newydd a’u cyfeirio at y Canllawiau i Ddefnyddwyr sy’n Gyflenwyr sydd ar gael ar wefan gwerthwchigymru.

Cydnabyddir gwerth ymgysylltu â chyflenwyr ac arloesi yn y fath fodd yn Natganiad Polisi Caffael Cymru ac mae Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn annog hynny’n gadarnhaol. Yn draddodiadol, efallai y byddai prynwyr wedi cadw pellter oddi wrth gyflenwyr ac wedi bod yn amharod i siarad â nhw rhag ofn eu bod yn cael eu cyhuddo o ddangos ffafriaeth, ond erbyn hyn cânt eu hannog i gynnal ‘ymgynghoriadau â’r farchnad’ gyda’r nod o baratoi’r ymarfer caffael a hysbysu cyflenwyr o’u cynlluniau a’u gofynion caffael (Rheoliad 40, Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015).

Gall awdurdodau contractio, er enghraifft, geisio neu dderbyn cyngor gan arbenigwyr neu awdurdodau annibynnol neu gan gyfranogwyr yn y farchnad. Gall cyngor o’r fath gael ei ddefnyddio wrth gynllunio a chynnal y weithdrefn gaffael ar yr amod nad yw’n ystumio cystadleuaeth ac nad yw’n wahaniaethol a’i fod yn dryloyw.

8.4 Cynigion gan gonsortia

Mae rhai contractau yn y sector cyhoeddus yn rhy fawr ac maent y tu hwnt i gyrraedd cwmnïau llai o faint sy’n cynnig ar eu pennau eu hunain. Fodd bynnag, os yw’r contract yn addas ar gyfer cynigion ar y cyd a bod y cyflenwr yn gallu bod yn rhan o gonsortiwm â chyflenwyr eraill, gellir cyflwyno cynnig ar y cyd sy’n agor drysau ac yn rhoi cyfle i gynnig am gontractau mawr a fyddai fel arall y tu hwnt i’w cyrraedd.

O dan system yr ESPD, dim ond un ddogfen y gall pob cynigydd ei chyflwyno. Os oes rhaid i’r cynigydd gyflwyno ymatebion i ESPD ar ran sefydliadau eraill - megis is-gontractwyr, aelodau o gonsortia neu sefydliadau y bydd yn dibynnu arnynt i gyflawni’r contract - bydd gofyn iddo lawrlwytho’r ffeil ESPD ar fformat Excel a gofyn i’w sefydliadau partner gwblhau’r adrannau perthnasol a’i dychwelyd iddo all-lein. Yna dylai’r cynigydd atodi’r ymatebion i’r ESPD gan ei bartneriaid fel dogfennau ychwanegol fel rhan o’i ymateb blwch post, a fydd yn cynnwys ei ymateb ei hun i’r ESPD mewn fformat electronig.

Mae’n bwysig ystyried y math o gontract rydych yn ei hysbysebu, a’r mathau o gonsortia a allai gynnig am y contract. Fe’ch anogir i ddarllen y Canllawiau ar Gynigion ar y Cyd, a luniwyd gan Lywodraeth Cymru (mewn partneriaeth â Chanolfan Cydweithredol Cymru a Chyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru)

9. Lledaenu

Tynnwch sylw pob aelod o staff caffael ac unrhyw swyddogion perthnasol eraill yn eich sefydliad / sector ac unrhyw gyrff cyhoeddus eraill a noddir ym maes eich cyfrifoldeb at y Nodyn Cyngor Caffael hwn.

Cyswllt

Os bydd gennych unrhyw gwestiynau am y Nodyn Cyngor Caffael hwn, cysylltwch â VWPolicy@gov.wales

10. Cydnabyddiaethau

Mae Llywodraeth Cymru yn cydnabod ei bod wedi defnyddio’r cyhoeddiadau canlynol wrth baratoi’r Nodyn Cyngor Caffael hwn:

  • Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015
  • Holiadur a chanllawiau i Gyflenwyr y GCC
  • Rheoliad Gweithredu’r Comisiwn (UE) 2016/7 dyddiedig 5 Ionawr 2016 sy’n pennu’r ffurf safonol ar gyfer y Ddogfen Gaffael Sengl Ewropeaidd
  • Canllawiau’r SQuID ar Ddewis Cwestiynau
  • Ddatganiad Polisi Caffael Cymru, Llywodraeth Cymru, 2015

Atodiad A

1. Nodyn ar wiriadau ariannol cyffyrddiad ysgafn ynteu manwl a goblygiadau os bydd contract yn methu

Achosir rhywfaint o gost neu anghyfleustra bron bob amser i’r prynwr os na chaiff nwyddau neu wasanaethau eu darparu oherwydd methiant ariannol cyflenwr. Fodd bynnag, bydd tebygolrwydd a graddau (risg) costau ac anghyfleustra o’r fath yn amrywio.

Yn aml, bydd y gost i’r prynwr yn uchel, a hynny am y bydd angen cystadleuaeth newydd i ddod o hyd i ddarparwr amgen, ac efallai y bydd angen ymarfer caffael arall er mwyn rhoi ateb dros dro ar waith. Efallai y bydd yn rhaid i’r prynwr dalu dipyn yn fwy am ateb dros dro a gall wynebu cosbau, anghyfleustra neu gostau eraill.

Fodd bynnag, mae’n bosibl y bydd y gost i’r prynwr yn isel – os gall y prynwr ddewis cyflenwr amgen gyda chyn lleied o waith ychwanegol â phosibl a bod y costau sy’n gysylltiedig â gorfod aros am ateb amgen yn isel. Os felly, gallai fod modd anwybyddu sefydlogrwydd ariannol wrth ddewis cynigwyr; byddai hyn yn lleihau costau’r ymarfer caffael a gallai wneud y gystadleuaeth yn agored i gynigwyr na fyddent fel arall yn cael cyfle i dyfu eu busnes. Mae’r prynwr, i bob diben, yn derbyn y risg y gall yr ymarfer caffael cychwynnol fethu ac y bydd yn rhaid iddo ei gynnal eto yn ddiweddarach.

Asesiad ariannol cyffyrddiad ysgafn ynteu manwl

O dan y rhan fwyaf o amgylchiadau, y dull gweithredu a argymhellir ar gyfer gwiriad cyffyrddiad ysgafn yw defnyddio proffidioldeb ac argaeledd asedau byrdymor fel mesurau sefydlogrwydd ariannol, ond mae’n well gan rai prynwyr yn y sector cyhoeddus ddefnyddio cymhareb prawf asid.

Mae’r cwestiynau yn nodi’n glir bod yn rhaid i gynigwyr fod mewn sefyllfa i roi tystiolaeth i ategu eu hymateb cyn i’r contract gael ei ddyfarnu, ac yn cynnig yr opsiwn o gynnwys data ariannol iddynt os dymunant.

Gwiriad manwl o’r sefyllfa ariannol

Er mwyn cynnal gwiriad cynhwysfawr o’r sefyllfa ariannol, bydd angen cynnal dadansoddiad manwl o gyfrifon ariannol sefydliad, gan gadw mewn cof werth, hyd a nodweddion eraill y contract a gynigir. Mae’r dadansoddiad hwn yn gofyn am gryn dipyn o arbenigedd ariannol ac o ganlyniad i hyn caiff ei wneud weithiau gan asiantaethau allanol megis Dun & Bradstreet neu Equifax, ond dylai’r wybodaeth hon gael ei defnyddio ar y cyd â dadansoddiad mewnol lle bynnag y bo modd. Mae’r dadansoddiad yn canolbwyntio ar gryfder mantolen yr endid sy’n cynnig am gontract a’i riant-gwmni (lle y bo’n berthnasol) yn ogystal ag arian parod a phroffidioldeb hanesyddol (ac amcanestynedig weithiau).

Wrth ddefnyddio asiantaethau allanol i gynnal y gwiriad ariannol mae’n werth nodi eu bod yn tueddu i fod yn amharod i fentro a gall hyn ei gwneud yn anodd i BBaChau a chynigwyr llai sefydledig. Os yw hyn yn debygol o achosi problem, dylid ystyried a oes modd defnyddio arbenigedd amgen.

Yn dibynnu ar ganlyniadau’r dadansoddiad cychwynnol, gall cynigwyr gymryd camau lliniarol eraill i roi sicrwydd, megis gofyn i’r rhiant-gwmni am warantau, gwarantau cyllid, bondiau perfformiad neu symiau dargadw yn seiliedig ar y cam. Dim ond ar ôl y dadansoddiad cychwynnol y gellir penderfynu ar y camau hyn.

2. Canllawiau i asesu’r goblygiadau os bydd contract yn methu

Canllaw yn unig yw’r tabl hwn; dylid ei ddefnyddio fel enghraifft o’r ffordd y gellir mesur cost ac anghyfleustra gorfod ymdrin â chyflenwr sy’n methu â chyflawni contract.

  Dim = 0 Isel = 1 Cymedrol = 2 Uchel = 4 Uchel iawn = 8
Cost ateb dros dro amgen Llai na 5,000 Tua £10,000 Tua £25,000 Tua £50,000 Bron £100,000 neu fwy
Costau caffael sy’n gysylltiedig â phrynu ateb dros dro a/neu amgen Llai na 5,000 Tua £10,000 Tua £25,000 Tua £50,000 Bron £100,000 neu fwy
Effaith methiant ar y cyhoedd (gan gynnwys iechyd a diogelwch) a/neu ar enw da’r prynwr Dim effaith allanol Effaith gyfyngedig iawn ar y cyhoedd (mae’n annhebygol y bydd effaith ar ganfyddiad y cyhoedd) Rhywfaint o effaith ar y cyhoedd (ychydig o effaith negyddol ar ganfyddiad y cyhoedd) Effaith gymedrol ar y cyhoedd (effaith negyddol gymedrol ar ganfyddiad y cyhoedd) Effaith fawr ar y cyhoedd (effaith negyddol sylweddol ar ganfyddiad y cyhoedd; risg sylweddol i iechyd a diogelwch y cyhoedd)
Cosbau neu gostau uniongyrchol eraill i’r prynwr os bydd cyflenwr yn methu â chyflawni contract Llai na 5,000 Tua £10,000 Tua £25,000 Tua £50,000 Bron £100,000 neu fwy

Cyfarwyddiadau

  1. Defnyddiwch bob rhes i gyfrif y pwyntiau sy’n cyfateb i’r effaith debygol os bydd y contract yn methu.
  2. Adiwch y pwyntiau a defnyddiwch y canllawiau isod i benderfynu ar y ffordd y byddwch yn gwirio sefydlogrwydd ariannol y cynigwyr.
    • 0 - 3 phwynt (effaith gwerth hyd at £35k): gwiriwch yswiriant yn unig
    • 4 – 7 pwynt (effaith gwerth tua £35-85k): gwiriad cyffyrddiad ysgafn o’r sefyllfa ariannol
    • 8 pwynt neu fwy (effaith gwerth tua £100k a throsodd): gwiriad manwl o’r sefyllfa ariannol

D.S. fel y nodir uchod, mae’n annhebygol iawn y byddai unrhyw brosiect sy’n cynnwys gwaith adeiladu yn cael ei ddosbarthu’n brosiect risg isel o ran costau methiant ariannol cyflenwr.

Atodiad B

1. Cwestiynau ychwanegol a awgrymir - sy’n benodol i’r prosiect

Gallwch gynnwys cwestiynau eraill sy’n benodol i’r prosiect yn yr ESPD ar-lein o ran gallu technegol a phroffesiynol y darpar gyflenwr. Fodd bynnag, yn unol ag ysbryd yr ESPD fe’ch anogir i gynnwys cyn lleied o gwestiynau ychwanegol â phosibl a dylech fod yn glir pam rydych yn gofyn y cwestiynau a sut y byddwch yn eu sgorio. Mae’n rhaid i unrhyw gwestiynau sy’n benodol i’r prosiect fod yn berthnasol ac yn gymesur â’r contract. Dylech gyfeirio at y rhestr o bynciau posibl yn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 sy’n cwmpasu gallu technegol a phroffesiynol. Amlinellir isod rai cwestiynau a awgrymir y gallech eu gofyn o bosib.

2. Yswiriant

Dylech ganiatáu i ddarpar gyflenwyr hunanardystio eu bod neu y byddant wedi trefnu unrhyw yswiriant gofynnol os dyfernir y contract iddynt. Nid yw’n briodol mynnu cael tystiolaeth ar yr adeg hon fod yswiriant eisoes wedi’i drefnu. Dylech nodi faint o yswiriant fydd ei angen ar sail achos unigol. Dylai hyn fod yn gymesur ac yn ystyriol o natur y gwaith a’r risg dan sylw. Dylai fod modd cyfiawnhau unrhyw reswm dros ofyn am fwy o yswiriant nag sy’n angenrheidiol yn ôl y gyfraith.

3. Cydraddoldebau

Mae sawl rheswm pam y bydd angen i chi ymdrin â chyfle cyfartal o bosibl fel rhan o’ch proses o ddewis cyflenwyr: yn gyntaf, mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnoch i wneud hynny o dan ddeddfwriaeth amrywiol (fel prynwr yn y sector cyhoeddus); yn ail, byddwch am sicrhau bod polisïau’r prynwr yn cael eu hyrwyddo drwy’r ymarfer caffael cyfan ac yn drydydd, byddwch am osgoi’r cyhoeddusrwydd o gael eich cysylltu â chyflenwyr sydd â record wael.

Efallai fod gennych gwestiynau safonol rydych yn eu gofyn eisoes yn eich awdurdod ond os nad felly y mae, mae dwy ffordd o fynd ati - cymhwyso cyffyrddiad ysgafn a gwerthuso sy’n benodol i’r gofynion.

  • Mae’r dull gweithredu cyffyrddiad ysgafn yn seiliedig ar yr egwyddor bod deddfwriaeth gadarn eisoes ar waith o ran cyfle cyfartal, a gaiff ei ‘phlismona’ gan amrywiol gyrff cyhoeddus, gan gynnwys y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol. Mae’n tybio nad gwaith y prynwr yn y sector cyhoeddus yw gorfodi’r gyfraith ond ei bod yn ddoeth sicrhau nad yw contractau yn cael eu dyfarnu i sefydliadau sydd wedi torri’r gyfraith heb unioni eu hymddygiad. Drwy weithredu yn y modd hwn dylech sicrhau nad yw cynigwyr sy’n gymwys na’u his-gontractwyr wedi eu cael yn euog o wahaniaethu’n anghyfreithlon neu os ydynt wedi’u cael yn euog, eu bod wedi cymryd camau priodol i sicrhau na fydd y gwahaniaethu yn digwydd eto. Argymhellir y dylid bob amser gynnwys y cwestiynau hyn fel meini prawf cymhwyso.
  • Mae’r dull gweithredu manwl yn ddefnyddiol lle mae’r prosiect yn gosod gofynion penodol ar y prynwr o ran cyfle cyfartal (e.e. os yw’r contract yn darparu gwasanaethau’n uniongyrchol i’r cyhoedd, gan gynnwys pobl â nodweddion gwarchodedig). Mae’r dull gweithredu ‘manwl’ yn defnyddio’r un cwestiynau â’r dull gweithredu cyffyrddiad ysgafn ond mae hefyd yn gofyn i gynigwyr gadarnhau bod eu staff rheoli a’r rhai sydd â chyfrifoldebau am ddarparu gwasanaethau wedi cael hyfforddiant ar gyfle cyfartal. Dylid ychwanegu rhagor o gwestiynau yn holi am brofiad a sgiliau perthnasol penodol os oes angen. Efallai y bydd prynwyr am gynnwys cwestiynau sy’n benodol i’r contract, er enghraifft, gofyn am dystiolaeth o brofiad o ddarparu gwasanaethau ar gyfer pobl sydd â nodweddion gwarchodedig. Mewn sawl achos, bydd yn gwneud mwy o synnwyr nodi’n glir beth sydd ei angen yn y fanyleb ac yna ystyried y mater yn fanylach ar y cam tendro.

4. Iechyd a diogelwch

Yn dibynnu ar ba nwyddau, gwaith a gwasanaeth rydych yn ei brynu/eu prynu, bydd angen i chi sicrhau eich bod yn cynnwys cwestiynau ynglŷn ag iechyd a diogelwch yn Adran 3 o’r ESPD lle y bo’n briodol. Mae hyn yn bwysig am ddau brif reswm:

  • Mae gan y prynwr ddyletswydd gofal i’r cyhoedd a’i staff ei hun a bydd angen iddo sicrhau ei fod yn prynu cynhyrchion a gwasanaethau sy’n ddiogel ac sy’n cael eu gweithgynhyrchu a’u dosbarthu’n ddiogel.
  • Bydd angen i’r prynwr ystyried ei ddelwedd gyhoeddus a goblygiadau posibl bod yn gysylltiedig â chyflenwr sydd â record wael o ran iechyd a diogelwch.

Mae risgiau iechyd a diogelwch dipyn yn uwch mewn sectorau diwydiant penodol a dylech ddisgwyl ceisio rhagor o wybodaeth gan gynigwyr yn y marchnadoedd hyn. Mae enghreifftiau yn cynnwys y diwydiant adeiladu, gosodiadau, peirianneg sifil, cludo nwyddau neu logisteg, cynhyrchion mecanyddol, bwyd neu wasanaethau bwyd a gofal cymdeithasol.

Mae’n arfer gorau y dylid trin iechyd a diogelwch fel mater llwyddo / methu ar y cam dewis ac ni ddylai atebion gael eu sgorio na’u pwysoli. Mae Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn caniatáu i gynigwyr hunanardystio felly bydd angen i feini prawf derbyn fod yn glir ac yn ddiamwys. Mae hyn yn golygu y dylech fod yn gallu nodi’r hyn a fyddai’n gyfystyr ag ymateb derbyniol.

Yr awdurdodau sy’n penderfynu pa gwestiynau ynglŷn ag iechyd a diogelwch y maent yn eu cynnwys (ac argymhellir bod prynwyr yn cydgysylltu ag arbenigwyr Iechyd a Diogelwch yn eu hawdurdodau) ond awgrymir rhai meysydd i’w cwmpasu isod:

  • Erlyniadau blaenorol - Cadarnhau, os yw’r cynigydd wedi cael ei erlyn yn llwyddiannus o dan ddeddfwriaeth iechyd a diogelwch, ei fod wedi cymryd camau penderfynol i unioni’r methiant a arweiniodd at yr erlyniad.
  • Is-gontractwyr cymwys - Sicrhau bod gan gynigwyr weithdrefnau priodol ar waith i sicrhau record a gweithdrefnau is-gontractwyr o ran iechyd a diogelwch.
  • Tystysgrifau Iechyd a Diogelwch - Gofyn am fanylion tystysgrifau â darparwyr achredu trydydd parti.
  • Polisi iechyd a diogelwch - Sicrhau bod gan y cynigydd Bolisi Iechyd a Diogelwch priodol ar waith.
  • Hyfforddiant iechyd a diogelwch - Sicrhau bod gan y cynigydd hyfforddiant Iechyd a Diogelwch priodol ar waith.
  • Person enwebedig - Gofyn am fanylion person enwebedig y cynigydd o ran Iechyd a Diogelwch.
  • COSHH - Cadarnhau bod gan gynigwyr reolaethau priodol ar waith i ymdrin â chemegion a sylweddau o dan Reoliadau COSHH.
  • Asesu gallu cynigwyr i fodloni gofynion iechyd a diogelwch statudol, lle y cynigir gwybodaeth neu dystysgrifau cyfatebol, neu lle mae sefydliadau yn gallu asesu hyn yn annibynnol ac yn dymuno gwneud hynny.
  • Chwilio am dystiolaeth bod gan gynigwyr fesurau rheoli traffig priodol.

5. Talu’n brydlon

Gallwch gynnwys cwestiwn ar dalu’n brydlon ar y cam dewis er mwyn dangos ymrwymiad y sector cyhoeddus i gefnogi BBaChau drwy’r broses gaffael. Mewn sawl ffordd, nid yw’n cyflawni rhyw lawer gan nad yw’r ateb yn orfodadwy onid ymdrinnir â hyn fel rhan o’r broses dendro ac oni chaiff ei gynnwys yn y contract. Fodd bynnag, mae’n atgyfnerthu’r neges. Mae’n werth nodi hefyd os yw eich ymarfer caffael yn cynnwys prosiectau adeiladu a seilwaith ac unrhyw gontractau priodol eraill gwerth £2m neu fwy gallech ddefnyddio Cyfrif Banc Prosiect sy’n sicrhau taliadau prydlon drwy’r gadwyn gyflenwi gyfan. Mae canllawiau ar Gyfrifon Banc Prosiect.

6. Cynaliadwyedd

Mae’r angen i ystyried effeithiau amgylcheddol, cymdeithasol ac economaidd gweithgarwch caffael wedi ei hen sefydlu yng Nghymru. Mae sawl rheswm pam mae angen i brynwyr ystyried cynaliadwyedd wrth ddewis cyflenwyr:

  • Bydd angen i’r prynwr barhau i gydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol yr UE / y DU.
  • Efallai y bydd gan y prynwr ei dargedau amgylcheddol ei hun neu dargedau amgylcheddol Llywodraeth Cymru i’w cyrraedd a pholisïau i gydymffurfio â nhw.
  • Dylai’r prynwr ystyried goblygiadau cymdeithasol, amgylcheddol, economaidd a diwylliannol y contractau y mae’n eu dyfarnu, yn unol â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015.
  • Dylai’r prynwr fod yn ymwybodol o’r ffordd y gall perthynas â chyflenwyr sydd â record wael, er enghraifft, oherwydd erlyniad am dorri deddfwriaeth ym maes cynaliadwyedd, effeithio ar ei ddelwedd gyhoeddus.

Nwyddau, gwasanaethau neu waith generig (contractwyr a gwasanaethau proffesiynol) asesiadau risg cynaliadwyedd

Mae mynd i’r afael â chynaliadwyedd yn gofyn am ystyriaeth ofalus o natur y gofyniad, y cyfleoedd a’r risgiau a’r ffordd fwy priodol o ymdrin â’r risgiau. Fel arfer, bydd hyn yn tynnu sylw at nifer o gamau gweithredu sy’n benodol i’r gofynion sydd i’w cymryd ar wahanol gamau’r prosiect, yn ystod yr ymarfer caffael ac wrth gyflawni’r contract.

Mae’r Asesiad Risg Cynaliadwyedd (nwyddau a gwasanaethau) yn adnodd i sicrhau ymarfer caffael cynaliadwy ac mae eisoes yn cael ei ddefnyddio’n helaeth yng Nghymru. Y dull gweithredu a argymhellir wrth ymdrin â chynaliadwyedd yw defnyddio’r Asesiad Risg Cynaliadwyedd naill ai ar gyfer nwyddau neu wasanaethau wrth gynllunio’ch ymarfer caffael: mae’n helpu i nodi risgiau sy’n benodol i’r gofynion sydd i’w rheoli yn ystod y camau dewis a thendro

Mae’n rhaid gochel rhag drysu rhwng yr elfennau hynny o gynaliadwyedd sy’n ymwneud â chymhwysedd technegol y cyflenwr (i’w hasesu ar y cam dewis) a’r rhai sy’n ymwneud â chyflawni’r contract (i’w hasesu ar y cam dyfarnu).

O ran adeiladu, bydd yr Asesiad Risg Cynaliadwyedd yn rhoi canllawiau penodol ar yr hyn y dylai’r contractwr ymdrin ag ef fel rhan o’i System Rheoli Amgylcheddol. Am fod hyn yn benodol i’r gofynion, y ffordd orau o ymdrin â hyn yw fel rhan o’r cam tendro yn hytrach na’r cam dewis. Felly, argymhellir na ddylid cynnwys cwestiynau ynglŷn â’r System Rheoli Amgylcheddol yn ystod y cam dewis.

Achredu gan drydydd parti a safonau

Ar gyfer rhai ymarferion caffael, efallai y bydd angen sicrhau bod gan gynigwyr system rheoli amgylcheddol sydd wedi’i hardystio gan gorff sydd wedi’i achredu gan UKAS. Fodd bynnag, ni ddylid ystyried hyn yn ofyniad ‘ticio’r blwch’, a dim ond os yw’n berthnasol ac yn bwysig i’r broses o gyflawni contract penodol y dylid ei gwneud yn ofynnol.

Mae ISO 14001 yn Safon Ryngwladol a ddefnyddir yn helaeth mewn sawl rhan o’r byd, ac yn enwedig, yn Ewrop, yn y diwydiant adeiladu. Fodd bynnag, ceir safonau amgen, gan gynnwys PAS402, EMAS, BS 8555 a’r Ddraig Werdd, a all fynd y tu hwnt i ofynion ISO 14001, yn dibynnu ar y lefel. Er mwyn cydymffurfio ag ISO 14001 mae’n rhaid i fusnes wneud y canlynol:

  • Datblygu polisi amgylcheddol sy’n ei gwneud yn glir bod y busnes yn ymrwymedig i ddiogelu’r amgylchedd a gwella ei berfformiad amgylcheddol.
  • Sefydlu system rheoli amgylcheddol, sef rhwydwaith o elfennau cydgysylltiedig sy’n cynnwys cyfrifoldebau, awdurdodau, cydberthnasau, swyddogaethau, prosesau, arferion, gweithdrefnau, ac adnoddau.
  • Nodi’r agweddau amgylcheddol pwysicaf ar ei weithgareddau, ei gynhyrchion a’i wasanaethau ddoe, heddiw ac yfory.
  • Pennu amcanion a thargedau amgylcheddol ar gyfer pob swyddogaeth a lefel berthnasol yn y busnes.
  • Creu rhaglenni i roi ei bolisi amgylcheddol ar waith a chyflawni ei amcanion a’i dargedau amgylcheddol.
  • Monitro, mesur, archwilio ac adolygu ei system rheoli amgylcheddol er mwyn nodi camau unioni ac ataliol a gwella ei berfformiad amgylcheddol cyffredinol.
  • Sicrhau bod ei bolisi amgylcheddol yn briodol ac mewn grym, a bod ei amcanion a’i dargedau amgylcheddol yn cael eu cyflawni.

Er mwyn sicrhau dull gweithredu cymesur (yn debyg i ISO 9001 ar gyfer rheoli ansawdd) mae’n rhaid i chi benderfynu yn gyntaf a oes angen ardystio i lefel ISO 14001 (neu safon gyfatebol) er mwyn diwallu anghenion yr ymarfer caffael.

Cyngor Llywodraeth Cymru a Llywodraeth y DU ar hyn o bryd yw mai dim ond cyrff sydd wedi’u hachredu gan UKAS (neu gyrff cenedlaethol cyfatebol eraill) a ddylai ddarparu’r gwasanaeth ardystio (gweler www.ukas.com). Ym mhob cynllun, efallai y bydd lefelau gwahanol, ac mae achrediad UKAS hefyd yn categoreiddio cynlluniau yn wahanol (mathau A, B ac C) yn dibynnu ar y graddau y mae’r broses o weithredu’r system reoli a’r broses o’i harchwilio wedi’u gwahanu oddi wrth ei gilydd. Bydd angen i chi nodi’r hyn a fydd yn ofynnol gennych.

Os bydd cynigwyr yn cadarnhau eu bod wedi’u hardystio i safon gydnabyddedig, dylech nodi bod hyn yn ddigonol ac, fel arfer, ni ddylech ofyn i gynigwyr hefyd roi disgrifiad hirfaith o’u prosesau rheoli amgylcheddol. Nid yw’r ardystiadau a restrir yn y cwestiwn yn gwbl gyfatebol a dylech ystyried eich gofynion eich hun yn ofalus a
mabwysiadu dull gweithredu cymesur. Os ydych yn fodlon ystyried cyflenwr sy’n gweithio tuag at achredu gan drydydd parti, neu sy’n barod i roi hyn ar waith yn ystod oes y contract, bydd angen i chi gynnwys cwestiwn arall sy’n nodi’r manylion.

Os na fyddwch yn derbyn cynigydd nad yw wedi’i ardystio gan drydydd parti, dylech nodi hyn yn glir. Fodd bynnag, efallai y byddwch am ystyried p’un a ddylid cadarnhau a yw cynigwyr wedi rhoi elfennau o system rheoli amgylcheddol ar waith, er nad yw’n un sydd wedi’i hardystio i safon gydnabyddedig. Yna, y prynwr fydd yn penderfynu a yw ymateb cynigydd i’r cwestiynau yn ddigon i ddiwallu anghenion yr ymarfer caffael.

Os ystyrir nad yw hynny’n angenrheidiol, gallwch, yn syml, ofyn i gynigwyr gadarnhau bod y ffordd y mae’n ymgymryd â rheoli amgylcheddol yn cynnwys elfennau penodol o’r safonau.

O dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, dylid gofyn i gyflenwyr hunanardystio eu bod yn bodloni’r meini prawf dewis, a dim ond os byddant yn llwyddiannus y dylid gofyn iddynt gyflwyno tystiolaeth ategol.

7. Rheoli

Gall y broses o ddarparu’r cynnyrch, y gwasanaeth neu’r gwaith sydd ei angen yn llwyddiannus ddibynnu ar allu’r contractwr i reoli cysondeb yr allbynnau y mae’n eu cyflawni, a llunio prosesau rheoli prosiect a chyfleu “adborth” cwsmeriaid effeithiol. Defnyddiwch y canllawiau ym mhob un o’r adrannau isod i benderfynu sut y byddwch yn mynd i’r afael â’r materion hyn yn eich ymarfer caffael.

8. Sicrhau ansawdd (cysondeb)

Fel rhan o’ch proses dendro, bydd angen i chi nodi’r gwasanaethau, y cynhyrchion neu’r gwaith sydd ei angen/eu hangen arnoch yn ofalus ac unrhyw safonau y bydd angen eu cyrraedd. Gall hefyd fod yn ddefnyddiol cadarnhau bod y cynigydd yn defnyddio technegau sicrhau ansawdd i’w alluogi i reoli cysondeb ansawdd yr allbynnau y mae’n eu cyflawni. Mae’n bwysig nodi bod y technegau hyn yn canolbwyntio ar sicrhau bod ansawdd yn gyson, yn hytrach na bod ansawdd yn uchel – efallai y bydd angen nodi safonau ac ansawdd penodol ar wahân.

Er mwyn deall p’un a ddylid cynnwys cwestiynau ar Sicrhau Ansawdd, atebwch y cwestiwn canlynol: a yw’r cynnyrch, y gwasanaeth neu’r gwaith o natur y mae’n debygol y bydd technegau Sicrhau Ansawdd yn cyfrannu’n sylweddol tuag at gysondeb yr allbynnau a gyflawnir? Fel arfer, mae hyn yn berthnasol wrth gaffael gwasanaethau gofal cymdeithasol, adeiladu a chynnal a chadw tai ac wrth gaffael nwyddau. Os mai ‘ydy’ yw’r ateb i’r cwestiwn hwn, yna argymhellir eich bod yn gofyn cwestiwn ynglŷn â sicrhau ansawdd.

Wrth ymdrin â sicrhau ansawdd, gallwch ddewis o blith dau ddull gweithredu: y cyntaf yw gofyn am system rheoli ansawdd sydd wedi’i hardystio gan drydydd parti gyda chwmpas priodol. Noder mai cyngor Llywodraeth Cymru a Llywodraeth y DU ar hyn o bryd yw mai dim ond cyrff ardystio sydd wedi’u hachredu gan UKAS (neu gyrff cenedlaethol cyfatebol eraill) a ddylai ddarparu’r gwasanaeth hwn. Gweler UKAS gael rhagor o fanylion.. Efallai y bydd hyn yn angenrheidiol pan fydd angen system rheoli ansawdd aeddfed a ffurfiol er mwyn bodloni’r gofyniad; hefyd, un o fanteision mabwysiadu’r dull gweithredu hwn yw ei fod yn lleihau ymdrech gwerthuso’r Prynwr i’r eithaf. Gofynnwch gwestiwn ar hyn os ydych am ddefnyddio’r dull gweithredu hwn ond cofiwch, hyd yn oed i fusnes bach, y gall talu am system o’r fath a’i chynnal a’i chadw gostio tua £10,000-£20,000 fel arfer. Polisi Llywodraeth Cymru yw na ddylai fod yn ofynnol i gynigwyr dalu am ardystio gan drydydd parti fel rhagamod cynnig (ac eithrio o dan rai amgylchiadau, megis diogelwch a rhai achrediadau masnach pan fydd modd caniatáu hynny neu pan fo’i angen). Fodd bynnag, mae ISO 9001 yn Safon Ryngwladol ac fe’i defnyddir yn helaeth ledled Ewrop a thros y byd (roedd dros 600,000 o dystysgrifau wedi cael eu rhoi’n fyd-eang erbyn 2002); felly, nid yw defnyddio’r safon at ddibenion caffael yn y DU yn gwahaniaethu’n uniongyrchol yn erbyn unrhyw gwmnïau. Gellid ystyried ei bod yn rhesymol nodi safon ryngwladol fel un o’r gofynion dewis pan fydd modd cyfiawnhau’r gofyniad i sicrhau ansawdd.

Er mwyn cydymffurfio â safon ISO9001:

  • Mae gan y busnes bolisi ansawdd ffurfiol sy’n ddatganiad ffurfiol gan reolwyr ac mae perthynas agos rhyngddo ef a’r cynllun busnes ac anghenion cwsmeriaid. Mae’r polisi ansawdd yn cael ei ddeall a’i ddilyn ar bob lefel a chan bob cyflogai.
  • Mae penderfyniadau ynghylch y system ansawdd yn seiliedig ar ddata a gofnodwyd ac mae’r system yn cael ei harchwilio a’i gwerthuso’n rheolaidd o ran cydymffurfiaeth ac effeithiolrwydd.
  • Dylai cofnodion ddangos sut a ble y cafodd deunyddiau crai a chynhyrchion eu prosesu, er mwyn ei gwneud yn bosibl olrhain cynhyrchion a phroblemau i’w tarddle. Mae gan y busnes weithdrefnau wedi’u dogfennu ar gyfer ymdrin ag achosion gwirioneddol a phosibl o beidio â chydymffurfio. Mae’n rhaid iddo sicrhau nad oes neb yn defnyddio cynhyrchion gwael, penderfynu beth i’w wneud gyda chynhyrchion gwael, mynd at wraidd unrhyw broblem, a chadw cofnodion er mwyn gwella’r system.
  • Mae angen i’r busnes adolygu perfformiad yn rheolaidd drwy archwiliadau mewnol a chyfarfodydd, a phenderfynu p’un a yw’r system ansawdd yn gweithio a pha welliannau y gellir eu gwneud. Mae’n rhaid iddo ymdrin â phroblemau blaenorol a phroblemau a all godi. Mae’n rhaid iddo gadw cofnodion o’r gweithgareddau hyn a’r penderfyniadau canlyniadol, a monitro eu heffeithiolrwydd. Mae angen gweithdrefn wedi’i dogfennu ar gyfer archwiliadau mewnol arno.

Gall mabwysiadu safon ISO9001 fod yn gostus iawn i fusnesau. Gall ei gwneud yn ofynnol i nifer o brosesau a gweithdrefnau gael eu dogfennu ac i staff gael eu hyfforddi; mae’n gofyn am archwiliadau parhaus a throsolwg gan reolwyr. Mewn gwrthgyferbyniad, gall cost ardystio gan drydydd parti fod yn gymharol isel; fe’i cyflawnir drwy waith archwilio ar y safle a gwaith monitro parhaus. Er gwaethaf hyn, gall costau ardystio fod yn uchel iawn weithiau, hyd yn oed i’r sefydliadau hynny sydd wedi rhoi gweithdrefnau mewnol da ar waith. Felly, mae rhai cynigwyr yn dewis rhoi gweithdrefnau ar waith eu hunain yn hytrach na defnyddio ymgynghorwyr allanol. Os yw cynigwyr wedi cael eu hardystio gan drydydd parti cydnabyddedig, dylai hyn fod yn ddigon, ac ni ddylech ofyn iddynt roi disgrifiad hirfaith o’r prosesau hyn.

Os ydych yn fodlon ystyried cyflenwr sy’n gweithio tuag at ardystio gan drydydd parti, neu sy’n barod i roi hyn ar waith yn ystod oes y contract, bydd angen i chi gynnwys cwestiwn arall sy’n nodi’r manylion.

Wrth gwrs, efallai y bydd gan gwmnïau system rheoli ansawdd sy’n bodloni rhai o ofynion ISO 9001, ond nid pob un ohonynt, ac efallai y bydd yn ddigon i chi nodi gofyniad is yn ôl yr angen er mwyn diwallu anghenion penodol yr ymarfer caffael. Gallwch, yn syml, ofyn i gynigwyr gadarnhau bod eu system rheoli ansawdd yn cynnwys elfennau penodol o’r safon. O dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, dylid gofyn i gyflenwyr hunanardystio eu bod yn bodloni’r meini prawf dewis a dim ond os byddant yn llwyddiannus y dylid gofyn iddynt gyflwyno tystiolaeth ategol.

9. Y Gymraeg

Efallai y bydd yn berthnasol i chi ystyried Mesur y Gymraeg, yn dibynnu ar yr hyn rydych yn ei brynu. Gallwch gynnwys cwestiwn i gadarnhau bod neu y bydd y cynigydd yn bodloni gofynion Mesur y Gymraeg os yw’n llwyddiannus. Efallai yr hoffech ychwanegu cwestiwn sy’n benodol i’r contract mewn achosion lle mae profiad o gyflawni yn Gymraeg yn ddangosydd pwysig o alluogrwydd. Dylech nodi’n glir yr hyn a fyddai’n gyfystyr ag ateb derbyniol.

Mae canllawiau ar osod contractau allanol ar gyfer gwasanaethau yn Gymraeg ar gwefan Comisiynydd y Gymraeg.

Atodiad C: cwestiynau cyffredin

Beth yw’r ESPD?

Mae’r Ddogfen Gaffael Sengl Ewropeaidd (ESPD) yn hunanddatganiad electronig o statws ariannol cynigwyr, eu galluoedd a’u haddasrwydd ar gyfer ymarfer caffael cyhoeddus. Ei nod yw gwneud y cam dewis cyflenwyr yn llai beichus i gynigwyr ac osgoi’r sefyllfa lle mae’n rhaid iddynt gyflwyno swm sylweddol o wybodaeth yn ddiangen. Mae’r ESPD yn gweithio ar sail egwyddorion hunanddatgan felly dim ond y sawl sy’n ennill y tendr fydd yn gorfod cyflwyno’r dogfennau eu hunain a’r dystiolaeth ategol.

Pam newid o’r SQuID?

O dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 cyflwynwyd gofyniad newydd i awdurdodau contractio allu derbyn y defnydd o Ddogfen Gaffael Sengl Ewropeaidd (ESPD) ar gam dewis cyflenwyr y broses gaffael (Rheoliad 59), felly mae’n ofyniad deddfwriaethol bellach i awdurdodau contractio allu derbyn a defnyddio ESPD. Er ei bod yn debyg i’r SQuID, mae’n ofyniad cyfreithiol defnyddio ESPD ac nid yw’n ymarferol rhedeg y ddwy system.

Sut mae’r ESPD yn cael ei rhoi ar waith yng Nghymru?

Mae system ESPD ar-lein ar gael i’w defnyddio ar wefan gwerthwchigymru, sef y porth caffael cenedlaethol. Mae’n gofyn i ddarpar gyflenwyr hunanddatgan eu statws i ddechrau yn erbyn y seiliau dros eithrio a’r cwestiynau dewis.

Sut mae’r ESPD yn cymharu â’r SQuID?

Mae’r broses newydd hon o ddewis cyflenwyr yn debyg iawn i’r hen broses ond mae’n ei symleiddio hyd yn oed yn fwy ac yn ei moderneiddio. Ni ddylid ei hystyried yn newid mawr o ran hanfodion dewis cyflenwyr - mae’n sicrhau dull gweithredu symlach a mwy cyson i’r sector cyhoeddus cyfan a dylai egwyddorion y SQuID, sef mabwysiadu dull gweithredu sy’n seiliedig ar risg ac sy’n gymesur, barhau.

A oes unrhyw ganllawiau i ddefnyddwyr ar gael?

Oes, cyhoeddir Canllawiau i Ddefnyddwyr sy’n Gyflenwyr ar wefan gwerthwchigymru ar y cyd â’r ESPD ar-lein.

Pryd y dylwn ddechrau defnyddio’r ESPD ar-lein?

Dylech ddechrau defnyddio’r ESPD ar-lein newydd ar unwaith ar gyfer unrhyw ymarferion caffael newydd.

Beth os oes ymarfer caffael yn mynd rhagddo ac rwyf wedi defnyddio’r SQuID?

Gellir parhau ag unrhyw ymarferion caffael sydd wedi dechrau eisoes gan ddefnyddio’r SQuID.

Am faint o amser y bydd y SQuID ar gael?

Rydym yn disgwyl ei datgomisiynu o fis Ebrill 2020 - o’r dyddiad hwn dim ond yr ESPD newydd y byddwch yn gallu ei defnyddio.

Ai dim ond ar wefan gwerthwchigymru y mae’r ESPD ar gael?

Rydym yn ymwybodol bod nifer o ddefnyddwyr yn dewis cyflenwyr drwy eu hadnoddau tendro electronig – BravoSolution a Proactis yn bennaf. Mae’r darparwyr hyn wedi cydweithio â ni i gyflwyno nifer o atebion byrdymor fel y gallwn i gyd ymgorffori’r ESPD yn ein harferion caffael. Cewch y diweddaraf am unrhyw ddatblygiadau yn y maes hwn maes o law.

A oes rhaid i ni ddefnyddio’r ESPD ar-lein ar gyfer contractau sydd islaw trothwy Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd?

Dim ond ar gyfer ymarferion caffael sydd uwchlaw trothwy Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 y mae’n ofynnol. Fodd bynnag, gellir hefyd ei defnyddio ar gyfer contractau sydd islaw trothwy Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd os yw’r awdurdod yn dymuno gweithredu felly – bydd yn helpu i gynnig dull gweithredu a chyfres gyson o gwestiynau i gyflenwyr sy’n cynnig am gyfleoedd islaw’r trothwy hwnnw.

Sut y bydd yr ESPD yn effeithio ar gyflenwyr?

Ni ddylai gael unrhyw effeithiau negyddol gan ei bod yn parhau i symleiddio’r broses (fel y gwnaeth y SQuID) ac mae egwyddorion hunanddatgan yn golygu nad oes rhaid iddynt ddarparu symiau enfawr o wybodaeth ymlaen llaw. Fe’ch anogir i ddweud wrth ddarpar gyflenwyr am yr ESPD ar-lein newydd yn ystod unrhyw ddiwrnodau ymgysylltu â chyflenwyr a gynhelir gennych a hefyd yn y dogfennau caffael, gan esbonio bod Canllawiau i Ddefnyddwyr sy’n Gyflenwyr ar gael ar wefan gwerthwchigymru.

A yw’r ESPD newydd yn cefnogi polisi caffael Cymru?

Ydy, mae’n cefnogi’r egwyddorion yn Natganiad Polisi Caffael Cymru i symleiddio’r broses a’i gwneud yn haws i gyflenwyr gynnig am waith y sector cyhoeddus. Hefyd, ychwanegwyd tri chwestiwn sy’n benodol i Gymru, sy’n cwmpasu meysydd o’r polisi caffael sy’n bwysig i Gymru – caethwasiaeth fodern, cosbrestru a dur. Dylai’r rhain gael eu cynnwys lle y bo hynny’n berthnasol ac yn gymesur, yn dibynnu ar natur y contract a pha nwyddau a gwasanaethau sy’n cael eu prynu.

Lawrlwytho'r dudalen hon fel PDF . Maint Ffeil 195 KB.

Maint Ffeil 195 KB. Efallai na fydd y ffeil hon yn gyfan gwbl hygyrch.