Cadw, gwaredu, datgelu a throsglwyddo cofnodion addysgol

Mae’r canllawiau hyn, sy’n seiliedig ar reoliadau, yn berthnasol i ysgolion ac awdurdodau lleol, a’u dyletswyddau o ran ymdrin â chofnodion addysgol ysgolion, eu trosglwyddo a threfnu mynediad atynt. Mae’r canllawiau yn rhoi ystyriaeth i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR), a roddwyd ar waith yn sgil Deddf Diogelu Data 2018.

Mae’n bwysig bod ysgolion yn deall yr hyn a olygir wrth gofnod addysgol, a’r cyfrifoldebau cyfreithiol sydd ynghlwm wrth drosglwyddo gwybodaeth disgybl yn ddiogel. Mae hyn yn cynnwys yr wybodaeth y mae’n rhaid ei throsglwyddo pan fydd disgybl yn newid ysgol, yn ogystal â’r wybodaeth a ddarperir i rieni mewn adroddiad ysgol; neu ar ôl i ysgol dderbyn cais am wybodaeth.

Yn Rheoliadau Gwybodaeth am Ddisgyblion (Cymru) 2011 diffinnir cofnod addysgol fel unrhyw gofnod gwybodaeth, gan gynnwys cofnod cwricwlaidd disgybl, sy’n cwmpasu cyraeddiadau academaidd disgybl, sgiliau a galluoedd eraill y disgybl, a’i gynnydd yn yr ysgol. Mae copïau o adroddiadau’r disgybl yn rhan o’r cofnod addysgol. Bydd gan bob disgybl yr hawl i weld eu cofnodion addysgol drwy wneud cais ysgrifenedig.

Newidiadau a wnaed gan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR), a roddwyd ar waith yn sgil Deddf Diogelu Data 2018 (‘y ddeddfwriaeth diogelu data’), a Deddf Rhyddid Gwybodaeth

Cyn i ddeddfwriaeth diogelu data ddod i rym am y tro cyntaf ym 1998, roedd gan rieni hawl gyffredinol i weld cofnod addysgol eu plentyn cyhyd â bod y plentyn o dan 18 oed; ac roedd gan ddisgyblion eu hunain hawl i weld cofnodion papur cyhyd â’u bod yn 16 oed neu’n hŷn. O dan y ddeddfwriaeth bresennol, mae hawl rhieni i weld cofnodion eu plentyn yn aros yr un peth yn y bôn, ond mae hawl y disgybl i weld y cofnod yn wahanol. Nid yw’n gysylltiedig ag oedran y plentyn mwyach. Yn hytrach, dylid caniatáu i blant sy’n cyflwyno cais ysgrifenedig i weld eu cofnodion gael gwneud hynny.

Mae gan blant yr un hawliau ag oedolion ar eu data personol, hynny yw yr hawliau i gael eu gweld; i ofyn am i’w data gael eu cywiro; i wrthwynebu prosesu’r data; ac i ofyn am i’w data gael eu dileu. Mae’r cysyniad o allu’r plentyn i ddeall goblygiadau ei benderfyniadau yn parhau i fod yr un mor ddilys o dan y GDPR ag yr oedd o dan Ddeddf 1998. Os nad oes gan blentyn y gallu i arfer ei hawliau diogelu data ei hun neu i gydsynio i’w prosesu, yna caniatáu i unigolyn sydd â chyfrifoldeb rhiant i weithredu ar ei ran fydd orau iddo fel rheol. Hyd yn oed yn achos plentyn sydd â’r gallu gofynnol, sicrhau ei fudd pennaf ddylai fod yn brif ystyriaeth ichi. Fodd bynnag, fel rheol, dylai fod yn briodol caniatáu i’r plentyn weithredu drosto’i hun.

Ni ddylai ysgolion ddatgelu unrhyw beth am gofnod addysgol disgybl a fyddai’n debygol o achosi niwed difrifol i’w iechyd corfforol neu feddyliol, neu i iechyd corfforol neu feddyliol unrhyw un arall – gan gynnwys unrhyw beth sy’n awgrymu ei fod yn cael ei gam-drin neu mewn perygl o gael ei gam-drin, neu fod hynny wedi bod yn wir amdano yn y gorffennol.

Ers 1 Ionawr 2005, o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, mae wedi bod yn hawl gyfreithiol i gael gofyn i ysgol neu awdurdod lleol am gael gweld gwybodaeth a gedwir gan yr ysgol neu’r awdurdod lleol. Mae dyletswydd ar ysgolion ac awdurdodau lleol i roi cyngor a chymorth i unigolion sy’n gofyn am wybodaeth. Rhaid gwneud cais am wybodaeth yn ysgrifenedig. Os nad yw gwybodaeth benodol yn berthnasol i’r GDPR (ee data personol), bydd yn berthnasol i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Dylai fod gan ysgolion bolisi ar reoli cofnodion addysgol. Dylid adolygu’r polisi hwn yn rheolaidd (o leiaf unwaith bob tair blynedd).

Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn gorff annibynnol sy’n gyfrifol am ddiogelu hawliau i wybodaeth, a gall gynnig cyngor pellach ar reoli cofnodion ac ymdrin â cheisiadau am wybodaeth.

Datgelu cofnodion addysgol disgybl

Rhaid datgelu cofnodion mewn ymateb i gais ysgrifenedig gan ddisgybl neu riant yn achos:

• disgyblion 17 oed ac yn iau – caiff y disgybl a’r rhieni wneud cais i weld cofnod yr ysgol
• disgyblion 18 oed neu’n hŷn – dim ond y disgybl gaiff wneud cais i weld ei gofnod ysgol, ac eithrio mewn amgylchiadau penodol pan gaiff y rhiant wneud hyn – er enghraifft yn achos disgyblion ag anghenion dysgu ychwanegol

Rhaid darparu’r cofnodion addysgol neu eu datgelu o fewn 15 diwrnod ysgol i dderbyn cais ysgrifenedig gan riant neu ddisgybl i weld neu gael copi o gofnod addysgol. Os bydd y disgybl neu’r rhiant yn ystyried bod unrhyw ran o’r cofnod addysgol yn anghywir, cyfrifoldeb y corff llywodraethu yw cywiro neu ddileu’r wybodaeth berthnasol o’r cofnod. Rhaid i benaethiaid ddarparu cofnod addysgol i riant ei weld yn rhad ac am ddim. Os bydd rhiant yn gofyn am gopi caled o gofnod addysgol, caiff y pennaeth godi ffi nad yw’n fwy na chost darparu’r cofnod. Caiff penaethiaid ddal gwybodaeth gyfrinachol benodol yn ôl rhag cael ei datgelu.

Cadw cofnodion addysgol

O dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae’n ofynnol i ysgolion gadw rhestr o gyfresi’r cofnodion a gedwir, sef cyfresi y mae ysgolion a gynhelir yn eu creu fel rhan o’u gweithgarwch. Mae’r rhestr hon yn cyfeirio at yr holl wybodaeth a gedwir ar bob ffurf. Cyhoeddir sampl o restr cofnodion a gedwir ochr yn ochr â’r canllawiau hyn, gan nodi am ba mor hir y dylid cadw cofnodion amrywiol, a’r camau y dylid eu cymryd pan na fyddant o ddefnydd gweinyddol pellach. Er bod yna reolau statudol ynghylch rhai o’r cyfnodau cadw cofnodion a nodwyd, canllawiau arfer gorau yw eraill. Enghraifft yw’r rhestr hon sy’n cynnwys cofnodion ysgol sy’n gysylltiedig â Strategaeth Rheoli Gwybodaeth Llywodraeth Cymru. Fodd bynnag, mae ysgolion ac awdurdodau lleol yn gyfrifol am greu eu rhestrau eu hunain o gofnodion a gedwir. Mae yna enghreifftiau eraill o restrau cofnodion ysgolion mwy cyffredinol, gan gynnwys rhestr wirio a luniwyd gan y Gwasanaeth Rheoli Cofnodion Gwybodaeth.

Yn unol â: Rheoliadau Adroddiad Pennaeth i Rieni a Disgyblion sy’n Oedolion (Cymru) 2011:

• rhaid i benaethiaid sicrhau bod adroddiad ysgrifenedig yn cael ei anfon o leiaf unwaith yn ystod y flwyddyn ysgol at rieni pob disgybl, i’r rhieni ei gadw. Os yw’r rhieni wedi gwahanu, dylai ysgolion ystyried hyn (ac eithrio lle bydd gorchymyn llys yn golygu nad oes modd gwneud), a dylai fod ganddynt systemau i ddelio â mwy nag un cyfeiriad.
• caiff y pennaeth benderfynu pryd i ddarparu’r adroddiad, cyn belled â bod yr wybodaeth ofynnol i gyd yn cael ei hanfon at rieni erbyn diwedd y flwyddyn ysgol. Os bydd y pennaeth yn penderfynu anfon un adroddiad ysgrifenedig bob blwyddyn, rhaid i’r adroddiad gynnwys yr holl wybodaeth sy’n ofynnol yn y Rheoliadau. Os bydd y pennaeth yn penderfynu anfon mwy nag un adroddiad ysgrifenedig yn ystod blwyddyn ysgol, gellir darparu rhywfaint o’r wybodaeth sy’n ofynnol yn y Rheoliadau mewn un adroddiad a’r gweddill mewn un arall.
• rhaid nodi canlyniadau arholiadau a gyhoeddir yn ystod gwyliau’r haf ar ôl y flwyddyn ysgol pan gymerwyd yr arholiadau, ond erbyn 30 Medi fan bellaf.
• mae yna lefel sylfaenol o wybodaeth y mae’n rhaid ei rhannu â rhieni bob blwyddyn. Bydd cynnwys yr adroddiad yn amrywio yn ôl oedran y disgybl a’i gynnydd o ran y Cwricwlwm i Gymru. Dylai’r adroddiad gynnwys unrhyw wybodaeth a ddarparwyd gan gyflogeion yr awdurdod lleol sy’n cynnal yr ysgol (gan gynnwys swyddogion lles addysg); athrawon neu gyflogeion eraill mewn ysgol wirfoddol a gynorthwyir ac mewn ysgol a gynhelir â grant (gan gynnwys seicolegwyr addysg a gontrectir gan y corff llywodraethu fel rhan o ddull ysgol gyfan o gefnogi iechyd a lles meddyliol plant a phobl ifanc).
• mae’n ofynnol i benaethiaid ddarparu adroddiad i bob disgybl sy’n hŷn na’r oedran ysgol gorfodol sy’n bwriadu gadael, neu sydd wedi gadael yr ysgol, ar eu cyraeddiadau yn yr ysgol (‘adroddiad disgybl sy’n gadael yr ysgol’). Mater i’r pennaeth fydd penderfynu ar fformat yr adroddiadau a anfonir at y rhieni, ond mae yna anogaeth gref iddo holi barn llywodraethwyr, rhieni a disgyblion lle bynnag y bo’n bosibl.
• lle ymddengys ei bod yn briodol, dylai penaethiaid drefnu i’r adroddiad gael ei gyfieithu i ieithoedd eraill y tu hwnt i Gymraeg neu Saesneg. Mae’n ofynnol iddynt hefyd, lle y bo’n briodol, greu fersiwn Braille neu sain o’r adroddiad. Ni ddylid codi ffi am gopi o adroddiad a gyfieithwyd neu a luniwyd yn unol â’r Rheoliadau.

Wrth roi adroddiad i rieni, rhaid i benaethiaid ddal yn ôl fanylion:

• a fyddai’n datgelu gwybodaeth am unigolyn ar wahân i’r disgybl y mae’r wybodaeth yn ymwneud ag ef
• a fyddai, ym marn y pennaeth, yn debygol o achosi niwed corfforol, meddyliol neu emosiynol difrifol i’r disgybl dan sylw, neu i unrhyw unigolyn arall
• a allai fod yn berthnasol i achos o gam-drin plentyn neu berygl o gam-drin
• a fyddai’n datgelu gwybodaeth am ddisgybl ar wahân i’r disgybl y mae’r adroddiad yn ymwneud ag ef
• ynghylch unrhyw wybodaeth ysgol gymharol

Ceisiadau gan rieni am wybodaeth

Wrth ymwneud â cheisiadau am wybodaeth, dylai ysgolion ac awdurdodau lleol drin pob rhiant a phawb sydd â chyfrifoldeb rhiant yn gyfartal, lle bynnag y mae’r plentyn yn byw, oni bai bod yna orchymyn llys sy’n cyfyngu ar hawl yr unigolyn i arfer cyfrifoldeb rhiant.

Mae gan rieni hawl i wneud cais am wybodaeth ysgrifenedig am lefel cyrhaeddiad eu plentyn ym mhob pwnc y caiff ei asesu ynddo, a rhaid i benaethiaid ddarparu’r wybodaeth hon o fewn pymtheg diwrnod i dderbyn y cais.

Pan fydd disgyblion yn trosglwyddo o un ysgol i un arall, mae’n bwysig bod gan yr ysgol ‘newydd’ wybodaeth amdanynt, a’i bod yn gallu gweithredu ar sail hynny. Mae’r system drosglwyddo gyffredin, sy’n seiliedig ar Reoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion) (Cymru) 2004, yn gwneud darpariaeth i drosglwyddo gwybodaeth am ddisgyblion yn electronig ac yn ddiogel wrth iddynt symud i ysgol arall. Gall ysgolion (neu awdurdodau lleol mewn amgylchiadau penodol) greu ffeil electronig a elwir yn Ffeil Drosglwyddo Gyffredin, yn cynnwys gwybodaeth bersonol am y disgybl ac am ei asesiadau, o system gwybodaeth reoli’r ysgol. Pryd bynnag y bydd disgybl yn symud o un ysgol i ysgol arall yng Nghymru neu Loegr, rhaid anfon Ffeil Drosglwyddo Gyffredin y disgybl i’r ysgol newydd i’w mewnforio’n uniongyrchol i system gwybodaeth reoli’r ysgol. (Efallai na fydd gan ddisgyblion sy’n symud o ysgolion yn yr Alban, Gogledd Iwerddon neu’r tu allan i’r DU Ffeil Drosglwyddo Gyffredin.)

Mae plant sy’n colli addysg o bryder arbennig gan nad addysg y plentyn yn unig sydd mewn perygl, ond hefyd ei ddiogelwch a’i les o bosibl. Gall plant a phobl ifanc gael eu colli o’r system addysg am resymau o bob math. Dylai awdurdodau lleol sefydlu gweithdrefnau i fonitro plentyn sydd mewn perygl o gael ei golli o’r system addysg, a chofnodi’r ffaith eu bod wedi cwblhau’r gweithdrefnau hyn. Cyhoeddwyd canllawiau statudol diwygiedig yn 2017 i helpu i atal plant a phobl ifanc rhag colli addysg. Mae’r ddogfen yn amlinellu cyfarwyddyd i awdurdodau lleol ynghylch trefniadau a fydd yn eu galluogi i gadarnhau pa blant sy’n byw yn eu hardal nad ydynt yn cael ‘addysg addas’.

Mae’r 'Gronfa Ddata Disgyblion Coll' yn ardal chwiliadwy o wefan s2s sy’n cynnwys Ffeiliau Trosglwyddo Cyffredin disgyblion nad yw ysgol nesaf y disgybl yn hysbys i’r ysgol y mae’n ei gadael. Er mwyn osgoi dyblygu Ffeiliau Trosglwyddo Cyffredin, os bydd ysgol yn lanlwytho ffeil i’r Gronfa Ddata Disgyblion Coll, a bod ysgol newydd y disgybl wedyn yn cysylltu, dylid eu cyfeirio at ardal Cronfa Ddata Disgyblion Coll s2s. Ni ddylid creu Ffeil Drosglwyddo Gyffredin newydd.