Neidio i'r prif gynnwy

Canllawiau a gyhoeddwyd gan Weinidogion Cymru o dan reoliad 16 o Reoliadau Diogelu Iechyd (Cyfyngiadau Coronafeirws) (Rhif 5) (Cymru) 2020.

Cyhoeddwyd gyntaf:
10 Gorffennaf 2020
Diweddarwyd ddiwethaf:

Cyflwyniad

Mae’r coronafeirws yn dal gyda ni. Diben ein strategaeth Profi, Olrhain, Diogelu yw rheoli lledaeniad achosion newydd. Er mwyn i hyn weithio, mae'n hanfodol gwybod ble y gallai'r rhai sydd wedi profi'n bositif fod wedi bod mewn cysylltiad ag eraill.

Bydd pobl yn cymysgu fwyfwy ag eraill, gan gynyddu'r risg o ledaenu'r coronafeirws. Mae risg uwch y bydd pobl yn cymysgu mewn rhai mannau busnes. Mae'n hanfodol bod y busnesau hyn yn cefnogi ymdrechion olrhain cysylltiadau ac yn diogelu Cymru.

Rhaid i bob busnes sy'n agored i'r cyhoedd gynnal eu hasesiadau risg COVID-19 eu hunain, ac yn unol â chanlyniadau’r asesiadau hynny, rhaid iddynt weithredu mesurau rhesymol i leihau’r risg o ddod i gysylltiad â’r coronafeirws.

Mae angen i'r gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu wybod gyda phwy y mae’r bobl sydd wedi cael prawf positif wedi bod mewn cysylltiad â nhw. Os yw rhywun wedi ymweld â safle sy'n agored i'r cyhoedd, bydd angen i’r swyddogion olrhain cysylltiadau wybod pwy arall oedd yno ar yr un pryd. Felly, dylai rhai busnesau penodol ystyried cadw gwybodaeth am y bobl sydd wedi bod yno, a pha bryd, am 21 diwrnod. 

Mae'r canllawiau hyn yn rhoi cyngor i fusnesau ar gasglu a chadw'r wybodaeth hon.

Gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru

Sefydliadau sector cyhoeddus sy’n darparu gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru. Mae'r rhain yn cynnwys cyrff iechyd cyhoeddus ac awdurdodau lleol. Maent yn cydweithio i arafu lledaeniad y feirws.

I gael rhagor o wybodaeth, ewch i Olrhain Cysylltiadau: eich cwestiynau.

Pam y mae angen ichi gadw cofnodion ynghylch staff, cwsmeriaid ac ymwelwyr?

Cadw cofnodion staff, cwsmeriaid ac ymwelwyr yw un o'r mesurau rhesymol y gallwch eu cymryd i leihau'r risg o ddod i gysylltiad â COVID-19 yn eich busnes/lleoliad. Drwy rannu'r cofnodion hyn â gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru pan ofynnir amdanynt, gallwch helpu i nodi pobl a allai fod wedi dod i gysylltiad â'r feirws.

Gallwch chwarae rhan bwysig o ran helpu eich staff, eich cwsmeriaid a’ch ymwelwyr i ddeall gwerth gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru. Gallwch hefyd ddangos arfer(ion) busnes cyfrifol yn eich lleoliad. Gwnewch hyn drwy:

  • Esbonio pam eich bod yn gofyn am wybodaeth gyswllt a'u hannog i'w darparu.
  • Arddangos hysbysiad ar eich safle ac ar eich gwefan. Byddwn yn darparu deunydd i'ch helpu i wneud hyn. Er hynny, dylech fod yn ymwybodol efallai y bydd angen cymorth ychwanegol ar rai pobl i gael gafael ar yr wybodaeth hon neu ei deall.

Yn ogystal â chadw a rhannu cofnodion pan ofynnir amdanynt, rhaid i chi hefyd barhau i ddilyn canllawiau Llywodraeth Cymru i leihau trosglwyddiad COVID-19. Mae hyn yn cynnwys dilyn y canllawiau hunanynysu os bydd achos positif.

I bwy y mae’r canllawiau hyn yn berthnasol?

Mae’r risg o drosglwyddo COVID-19 yn uwch mewn rhai lleoliadau. Y rheswm am hyn yw y bydd pobl yn treulio mwy o amser mewn rhai  safleoedd nag mewn amgylchoedd eraill. Yna, mae’n bosib y byddant yn dod i gysylltiad agos â phobl sydd y tu allan i’w haelwyd.

Diben y canllawiau hyn yw cynorthwyo unrhyw sefydliad sy'n penderfynu ei fod yn rhesymol, fel rhan o'u mesurau i leihau lledaeniad y coronafeirws, iddynt gasglu manylion cyswllt at ddibenion Profi, Olrhain, Diogelu. Mae'r canllawiau hyn yn berthnasol i leoliadau dan do ac yn yr awyr agored, ni waeth pa mor fawr neu fach yw'r lleoliad.

Fodd bynnag, ni chynghorir y canllawiau hyn lle mae gwasanaethau'n cael eu cymryd oddi ar y safle ar unwaith. Er enghraifft, safle bwyd sy’n darparu gwasanaeth tecawê yn unig a lle mae cwsmeriaid yn mynd i fannau aros ar gyfer tecawê am gyfnod byr ac maent yn cadw pellter oddi wrth ymwelwyr eraill. Os yw eich busnes yn cynnig cymysgedd o'r ddau (gwasanaethau eistedd i mewn a gwasanaethau tecawê), dim ond ar gyfer cwsmeriaid sy'n eistedd i mewn y byddai angen i chi gasglu gwybodaeth gyswllt. Nid yw'r canllawiau hyn yn berthnasol i gyflenwyr neu gontractwyr sy’n gollwng cyflenwadau. Nid yw safleoedd manwerthu o fewn cwmpas y canllawiau hyn gan fod y ffocws ar leoliadau risg uwch lle mae cwsmeriaid ac ymwelwyr yn cymysgu ag eraill ac yn dod i gysylltiad agos a pharhaus mewn un lle dros gyfnod hirach.

Pa wybodaeth y mae angen ei chasglu?

Mae casglu manylion cyswllt ar gyfer Profi, Olrhain, Diogelu yn parhau i fod yn un o'r mesurau rhesymol y gellid eu cymryd, ac mae'n dal i gael ei restru'n benodol yn rheoliad 16. Mae'r wybodaeth y gofynnir amdani yn dal i fod o werth ar gyfer gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru yn eu gwaith dilynol gyda chysylltiadau posibl. Os ydych yn rhedeg sefydliad ac o ganlyniad i gynnal asesiad risg rydych yn nodi casglu manylion cyswllt fel mesur rhesymol y dylid ei gymryd i helpu i leihau trosglwyddo COVID-19 a rheoli achosion yn lleol, dylech weithredu hyn. Os felly, bydd angen i chi gasglu digon o wybodaeth fel y gall swyddog olrhain cysylltiadau gysylltu â pherson os nodir achos positif. Dyma'r wybodaeth sydd ei hangen:

Staff

  • Enwau’r staff sy’n gweithio yn y fangre
  • Rhif ffôn cyswllt ar gyfer pob aelod o staff
  • Dyddiadau ac amseroedd gwaith y staff.

Cwsmeriaid ac ymwelwyr

  • Enwau cwsmeriaid neu ymwelwyr
  • Rhif ffôn cyswllt ar gyfer pob cwsmer neu ymwelydd
  • Dyddiad yr ymweliad, a’r amser cyrraedd a gadael

Mae gan lawer o fusnesau sy'n cymryd archebion systemau eisoes ar gyfer cofnodi manylion eu cwsmeriaid a'u hymwelwyr. Gall hyn fod yn ffynhonnell yr wybodaeth sydd ei hangen.

Mae rhai busnesau'n casglu'r wybodaeth hon ymlaen llaw, ond os nad yw hynny’n bosibl dylech  gasglu'r wybodaeth hon pan fydd ymwelwyr yn cyrraedd y safle. Dylech gofnodi’r wybodaeth yn ddigidol os oes modd, ond mae cofnod papur yn dderbyniol hefyd. Dylech gasglu gwybodaeth mewn ffordd y mae modd i'ch sefydliad ei rheoli.

Mae defnyddwyr ap COVID-19 y GIG yn gallu sganio wrth iddynt gyrraedd lleoliad. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn darparu manylion cyswllt i wasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru ac ni fydd yn ei gwneud yn bosibl i gysylltu â phobl sydd wedi bod ar y safle ar yr un pryd ag achos positif. Dylid felly gofyn i bobl sy’n defnyddio’r ap ddarparu eu manylion cyswllt i’ch sefydliad hefyd.

Ar adegau  mae’n bosibl y bydd angen i chi gasglu data plant dan 18 oed, er enghraifft, os yw person 16 oed yn ymweld â'r safle. Rhaid i chi ystyried unrhyw risg gysylltiedig wrth gadw'r wybodaeth hon. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am y risgiau hyn ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Mae cofnodi amseroedd gadael yn ogystal ag amseroedd cyrraedd hefyd yn cael ei argymell. Mae hyn yn cynnwys amseroedd sifftiau staff. Gwyddom y gallai hyn fod yn anodd mewn rhai amgylchiadau. Mae ei angen i helpu i leihau nifer y bobl y gallai fod angen i wasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru gysylltu â nhw.

Beth os nad yw rhywun am rannu ei fanylion?

Byddwch yn chwarae rôl bwysig drwy helpu'ch staff, eich cwsmeriaid a’ch ymwelwyr i ddeall gwerth gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru. Bydd angen i chi ei gwneud yn glir i'ch cwsmeriaid pam mae'r wybodaeth hon yn cael ei chasglu. Dylech egluro beth rydych yn bwriadu ei wneud gyda'r wybodaeth ac y gellir ei rhannu â gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru os oes angen. Gallwch wneud hyn, er enghraifft, drwy roi esboniad ar lafar neu ar eich gwefan, neu drwy ddangos hysbysiad yn eich mangre. Mae deunydd ar gael i'ch helpu i wneud hyn. Cofiwch y gellir bod angen cymorth ychwanegol ar rai pobl i weld neu i ddeall yr wybodaeth hon.

Bydd rhannu'r manylion yn helpu gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru i reoli lledaeniad y feirws. Dylech ddweud wrth bobl y byddwch ond yn rhannu eu manylion gyda’r gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru os bydd achos positif, clwstwr o achosion, neu frigiad o achosion coronafeirws ar eich safle. Mae clwstwr o achosion, neu frigiad o achosion yn golygu mwy nag un achos newydd o’r coronafeirws sy'n cael ei olrhain yn ôl i'ch safle. Bydd gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru yn defnyddio'r wybodaeth hon i ganfod a allai’r unigolyn, neu unrhyw un yn ei grŵp, fod wedi dod i gysylltiad â’r feirws.

Os nad yw'r unigolyn am rannu ei fanylion o hyd at ddibenion gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru ond ei fod yn dymuno bwrw ati i archebu a/neu ddefnyddio eich gwasanaethau, nid oes gofyniad cyfreithiol y dylent ddarparu eu manylion at ddibenion olrhain cysylltiadau. Yn unol â'r asesiad risg a'r gofyniad i gymryd pob mesur rhesymol, eich penderfyniad chi yw a ddylid darparu eich gwasanaethau ar gyfer yr unigolyn hwnnw.  Wrth wneud y penderfyniad hwnnw mae'n bwysig ystyried iechyd a diogelwch eich staff, eich cwsmeriaid, eich ymwelwyr a'ch cymuned os bydd brigiad o achosion lleol.

Sut y dylech gadw cofnodion?

Dylech gadw cofnodion am 21 diwrnod o ddyddiad pob ymweliad unigol â’r fangre. Bydd hyn yn golygu bod modd olrhain cysylltiadau a phrofi, os bydd angen. Ar ôl 21 diwrnod, rhaid dileu’r wybodaeth hon neu gael gwared arni mewn ffordd ddiogel. Wrth ddileu neu gael gwared ar ddata, rhaid i chi wneud hynny mewn ffordd lle nad oes risg y bydd pobl eraill yn gweld y data’n anfwriadol. Defnyddiwch beiriant neu ddulliau tebyg i rwygo dogfennau papur yn ddarnau mân yn hytrach na’u rhoi mewn biniau cyhoeddus, a sicrhewch fod ffeiliau electronig yn cael eu dileu am byth. 

Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR)

Data personol yw’r data rydych yn eu casglu ac, o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, chi yw’r rheolwr data ar eu cyfer. Mae hyn yn golygu bod gennych rai rhwymedigaethau cyfreithiol wrth ymdrin â'r data. Bydd angen i chi fod yn fodlon eich bod yn cydymffurfio â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data. Mae hyn er mwyn diogelu preifatrwydd eich staff, cwsmeriaid ac ymwelwyr. Mae'r adran hon yn nodi camau rhesymol y gallwch eu cymryd i gydymffurfio. Gallwch ddod o hyd i wybodaeth fanylach yng Nghanllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Efallai y bydd angen i chi gofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Y rheswm am hyn yw mai chi fydd y rheolwr data ar gyfer yr wybodaeth hon.

Dylech ddweud wrth gwsmeriaid y gallai eu data gael eu trosglwyddo i wasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru. Dylech ddweud wrthynt mai dim ond os bydd achos, clwstwr o achosion neu frigiad o achosion o’r coronafeirws sy'n cael eu holrhain yn ôl i'ch mangre y caiff eu manylion eu defnyddio. Os oes gennych gronfa ddata sy'n cynnwys manylion cyswllt cwsmeriaid rheolaidd, neu os ydych eisoes yn casglu'r wybodaeth hon at ddibenion busnes arferol, ni fydd rhaid ichi o reidrwydd gysylltu â phob cwsmer yn unigol, er y bydd angen rhoi gwybod.

Rhaid i'r ffordd rydych yn prosesu unrhyw ddata personol a gasglwch fod yn deg, yn dryloyw ac yn gyfreithlon. Gallwch gasglu data personol i'w defnyddio ar gyfer olrhain cysylltiadau yn unig. Dyma ddata na fyddech fel arfer yn eu casglu yn eich busnes fel rheol. Ni ddylech ddefnyddio'r data hwn at ddibenion eraill nad ydynt yn gysylltiedig ag olrhain cysylltiadau. Ni ddylai’r data yr ydych yn eu casglu neu eu rhannu gael effaith niweidiol nad oes modd ei chyfiawnhau ar unigolion.

Rhaid rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i ddiogelu gwybodaeth gyswllt cwsmeriaid – darllenwch ganllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Bydd y mesurau hyn yn amrywio, gan ddibynnu sut y byddwch chi’n dewis cadw’r wybodaeth. Byddant yn wahanol yn ôl p'un a ydych yn ei chasglu ar ffurf copi caled neu'n electronig. Byddai'n well gan Lywodraeth Cymru eich bod yn cymryd camau electronig. Deallwn na fydd hyn yn bosibl i bob busnes.

Mae gan unigolion nifer o hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (gweler canllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth), a rhaid ichi sicrhau y gallant arfer yr hawliau hyn).

Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am ddiogelu data a'r coronafeirws ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Pryd y dylid rhannu gwybodaeth â gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru?

Dim ond pan fo angen y bydd y gwasanaeth yn gofyn am y cofnodion hyn. Bydd hyn oherwydd:

  • bod rhywun sydd wedi profi'n bositif am y coronafeirws wedi rhestru eich mangre fel rhywle y maent wedi gweithio ynddi neu wedi ymweld â hi yn ddiweddar
  • bod y gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu wedi nodi eich mangre fel lleoliad clwstwr posibl o achosion neu frigiad o achosion coronafeirws.

Os gofynnir i chi wneud hynny, dylech rannu’r wybodaeth â gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru cyn gynted â phosib. Ni ddylech rannu’r wybodaeth sydd wedi cael ei chasglu at y diben hwn â neb arall.

Bydd gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru yn trin y data yn unol â'r GDPR, safonau diogelwch a safonau moesegol ar bob cam o'r broses – wrth ei gasglu, ei storio a’i drosglwyddo i’w ddefnyddio gan y gwasanaeth. Dim ond at ddibenion olrhain cysylltiadau y bydd y gwasanaeth yn defnyddio’r data. Ni ddylech gysylltu â chwsmeriaid i roi gwybod iddynt am unrhyw symptomau y gallai cwsmeriaid eraill fod yn eu profi. Gall hyn fod yn groes i reolau.

Beth fydd yn digwydd os bydd ymwelydd, cwsmer neu aelod o staff yn dangos symptomau neu’n cael canlyniad prawf COVID-19 positif

Os bydd unrhyw un yn datblygu symptomau COVID-19, yna dylent hunanynysu ar unwaith. Dylent hefyd wneud cais am brawf antigen COVID-19 am ddim.

Os oes cwsmeriaid yn eich mangre ac yn arddangos symptomau, dylent fynd adref cyn gynted â phosibl, os ydynt yn teimlo’n ddigon da i wneud hynny.  Rhaid i bawb sydd gyda nhw ddychwelyd adref hefyd. Mae hyn yn berthnasol i sefyllfaoedd lle mae pobl yn treulio amser estynedig ar eich safle, megis mewn gwesty. Rhaid iddynt ddefnyddio'r llwybr mwyaf uniongyrchol, ac ni ddylent ddefnyddio trafnidiaeth gyhoeddus. Yna dylent hunanynysu yn syth, gan ddilyn y canllawiau. Dylai’r person sydd â symptomau wneud cais am brawf COVID-19 am ddim cyn gynted â phosibl, a hynny’n ddelfrydol mewn lleoliad cyfleus sy’n agos at ei gartref.

Beth allaf i ei ddisgwyl os bydd gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru yn cysylltu â fy musnes?

Dim ond os oes angen iddo olrhain cysylltiadau posibl y bydd gwasanaeth Prawf, Olrhain, Diogelu GIG Cymru yn cysylltu â'ch busnes. Bydd galwadau fel arfer yn dod o'r rhif hwn: 02921 961133.

  • Os byddwch chi'n colli galwad gan y gwasanaeth, fe gewch chi alwad arall.
  • Mae’n bwysig eich bod yn ateb galwadau gan wasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru heb oedi.
  • Yn anffodus ni fydd y gwasanaeth yn gadael neges llais. Os byddwch chi’n ffonio’r rhif yn ôl, byddwch yn clywed neges yn cadarnhau eich bod wedi cael galwad gan wasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru.
  • Dim ond galwadau tuag allan sy’n bosibl ar y rhif hwn, felly fydd dim modd ichi siarad â swyddog olrhain cysylltiadau, a bydd angen ichi aros i’r gwasanaeth eich ffonio'n ôl y diwrnod canlynol.
  • Byddant yn gofyn a ydych chi am roi gwybodaeth dros y ffôn neu drwy wefan gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu y GIG.
  • Os byddwch chi’n dewis rhoi gwybodaeth drwy’r wefan, byddwch chi’n cael neges destun yn cynnwys cod un-tro diogel, gyda dolen at y ffurflen y bydd angen ichi ei llenwi.
  • Os na allwch chi ddefnyddio’r wefan, bydd y gwasanaeth yn derbyn eich gwybodaeth dros y ffôn.
  • Efallai y byddant yn gofyn ichi ddarparu’r wybodaeth gyswllt rydych wedi’i chasglu, i helpu gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru.
  • Ni fyddant yn gofyn ichi am unrhyw wybodaeth ariannol, manylion banc, cyfrineiriau nac unrhyw ddata arall sydd heb gael sylw uchod.
  • Os ydych chi’n amheus o gwbl, ni ddylech roi’r wybodaeth.

Pa gamau y bydd gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru yn eu cymryd i leihau trosglwyddiad y feirws os canfyddir bod brigiad posibl o achosion yn eich mangre?

Bydd y gwasanaeth yn penderfynu fesul achos pa gamau dilynol i’w cymryd. Byddant yn gwneud y canlynol:

  • cynnal asesiad risg
  • darparu gwybodaeth iechyd y cyhoedd
  • lle bo angen, byddant yn sefydlu tîm rheoli brigiadau, a fydd yn cynnwys sawl asiantaeth, i reoli’r digwyddiad.

Gallai hyn gynnwys: 

Dylai unrhyw un y gofynnir iddo hunanynysu ddilyn y canllawiau hunanynysu. Gallant hefyd adolygu ein canllawiau a'n cymorth olrhain cysylltiadau.  

Rhaid i gyflogwr beidio â'i gwneud yn anodd i weithwyr hunanynysu. Gall cyflogwr sy'n gwneud hyn gael hysbysiad cosb benodedig o hyd at £10,000 a gallai wynebu erlyniad.

Dylech rannu eich log ymwelwyr/cwsmeriaid os yw’r gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu yn gofyn ichi wneud hynny. Diben hyn yw er mwyn nodi pobl eraill a allai fod wedi dod i gysylltiad â'r sawl a gafodd brawf positif. Byddant yn edrych ar y cyfnod hyd at 2 ddiwrnod cyn i symptomau’r sawl a gafodd brawf positif ddechrau. Fe'i defnyddir hefyd i helpu i adnabod clystyrau o achosion. Clwstwr yw lle mae'n ymddangos bod mwy nag un achos yn cyfeirio'n ôl at le ac amser cyffredin. Bydd y gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu yn mynd ar drywydd unrhyw gwsmeriaid ac ymwelwyr a nodwyd fel cysylltiadau wedi'u cadarnhau. Nhw fydd yn cysylltu â’r unigolion hynny, ac nid oes disgwyl i chi wneud hyn eich hun.

Efallai y bydd y gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu yn nodi bod brigiad o achosion wedi dechrau yn eich mangre. Yn yr achos hwn, bydd tîm ymateb cyflym yn cael ei neilltuo i gasglu gwybodaeth a chynnig cymorth i chi.