Pryd a sut i gwyno i Awdurdod Cyllid Cymru (ACC), a beth fydd yn digwydd nesaf.

Proses ACC ar gyfer gwneud cwyn

Rydym wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth rhagorol i gwsmeriaid. Rydym yn gwerthfawrogi eich barn ac yn anelu at wneud gwelliannau parhaus i’n gwasanaethau ar sail y wybodaeth a’r adborth a dderbyniwn.

Rydym yn sefydliad newydd a byddwn yn anelu at ddysgu oddi wrth unrhyw gamgymeriadau a wnaed gennym. Os ydym wedi dysgu gwersi o ganlyniad i’ch cwyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi.

Os oes gennych chi gŵyn, y ffordd hawsaf o’i datrys yw cael gair yn uniongyrchol â’r aelod o staff Awdurdod Cyllid Cymru (ACC) y buoch yn delio gydag ef/hi. Bydd yr unigolyn yn ceisio datrys y mater yn brydlon i chi.

Pryd y dylid defnyddio’r weithdrefn hon

Cysylltwch â ni cyn gynted â phosibl os ydych chi’n anhapus gyda’r gwasanaeth yr ydych yn ei dderbyn, er enghraifft;

  • camgymeriadau
  • methiant i gydymffurfio â’n Safonau Iaith Gymraeg
  • y ffordd yr ydym wedi eich trin chi
  • camymddwyn gan staff ACC

Byddwn yn edrych ar eich cwyn ac yn ceisio unioni pethau cyn gyflymed â phosibl.

Mae proses wahanol os ydych chi’n anghytuno â phenderfyniad treth neu gosb y gofynnwyd i chi ei thalu, neu os oes gennych gŵyn am Lywodraeth Cymru neu ei gweinidogion.

Os yw eich cwyn yn ymwneud â chais Rhyddid Gwybodaeth a’ch bod chi’n ceisio adolygiad, dylech gysylltu â Swyddog Gwybodaeth ACC.

Sut mae cwyno

Defnyddiwch y ffurflen ar-lein i wneud cwyn. Gallwch hefyd gysylltu â ni i gwyno dros y ffôn neu drwy’r post.

03000 254 000

Awdurdod Cyllid Cymru
PO Box 110
Pontypridd
CF37 9EH

Gallwch ofyn i rywun arall gwyno ar eich rhan. Gallai’r unigolyn hwn fod yn berthynas, yn ffrind neu’n gynghorydd proffesiynol. Bydd angen i chi awdurdodi rhywun i ymdrin ag ACC ar eich rhan cyn y gallant wneud cwyn drosoch chi.

Beth sy’n digwydd pan fyddwch chi’n cwyno i ACC

Ni fydd ACC yn eich trin yn wahanol o gwbl os ydych chi wedi gwneud cwyn. Byddwn yn ymdrin â’r mater yn deg ac yn ddiduedd.

Pan fyddwch yn cwyno, bydd ACC yn gwneud y canlynol:

  • cydnabod eich cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith i’w derbyn.
  • rhoi enw a manylion cysylltu'r unigolyn sy’n ymdrin â’ch cwyn i chi. 
  • rhoi cyngor i chi am y broses a sut yr ymdrinnir â’ch cwyn. 
  • ymdrin â’ch cwyn yn gyfrinachol ac ymchwilio i faterion yn drylwyr
  • rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi o ran eich cwyn  
  • ymateb o fewn 20 diwrnod gwaith i dderbyn y gŵyn. Os nad oes modd i ACC roi ymateb llawn i chi oherwydd bod eich cwyn yn un gymhleth neu’n codi pryderon a allai fod angen ystyriaeth fanylach, efallai y bydd angen i ni ymestyn yr amserlen ond byddwn yn rhoi gwybod i chi am y cynnydd

Fel arfer, dim ond os dywedwch wrthym am eich cwyn o fewn 6 mis y byddwn yn gallu edrych arni. Y rheswm am hyn yw ei bod yn well ymchwilio i gŵyn tra mae’r materion yn dal yn fyw ym meddwl pawb. Fodd bynnag, gallai ACC fod yn barod i ystyried cwyn a wneir y tu allan i’r cyfyngiad amser hwn os byddwn o’r farn, yn amgylchiadau penodol y gŵyn, fod rheswm da pam na ddylai'r cyfyngiad amser arferol fod yn berthnasol.  Fodd bynnag, ni fydd ACC yn ystyried unrhyw gwynion am faterion a ddigwyddodd dros dair blynedd cyn i chi godi’r mater.

Canlyniad

Byddwn yn rhoi gwybod i chi beth yw’r canlyniad ac yn esbonio pam ein bod wedi dod i’r casgliad hwnnw.

Os byddwn wedi gwneud camgymeriad, byddwn yn esbonio beth ddigwyddodd ac yn unioni pethau cyn gyflymed ag y gallwn.

Os byddwn yn canfod ffyrdd o wella’r ffordd y byddwn yn gwneud pethau yn ystod ein hymchwiliad byddwn yn dweud wrthych beth ydynt a sut yr ydym yn bwriadu gwneud newidiadau i wella’r ffordd y byddwn yn gwneud pethau yn y dyfodol.

Os methodd ACC â darparu’r gwasanaeth yr oeddech yn ei ddisgwyl yn rhesymol neu na wnaeth berfformio gystal â’r disgwyl, byddwn yn unioni pethau.  Os caiff eich cwyn ei chadarnhau yna byddwn yn anelu at sicrhau eich bod yn dychwelyd i’r sefyllfa y byddech wedi bod ynddi cyn i chi wneud y gŵyn.

Os oeddem ni ar fai, byddwn bob amser yn ymddiheuro.

Sut i fynd â'ch cwyn ymhellach

Os ydych chi’n anhapus gyda chanlyniad eich adolygiad gallwch ofyn i’r Ombwdsmon ymchwilio i’ch cwyn. Ni fydd yn edrych ar gŵyn ond pan fydd ACC wedi ceisio unioni pethau i chi.  Mae’r Ombwdsmon yn annibynnol ar bob corff llywodraeth a gall ymchwilio i’ch cwyn os ydych yn credu eich bod chi’n bersonol, neu’r sawl yr ydych yn cwyno ar ei ran:

  • Wedi cael eich trin/ei drin yn annheg neu wedi cael gwasanaeth gwael oherwydd rhyw ddiffyg ar ran y corff a oedd yn ei ddarparu
  • Wedi wynebu anfantais yn bersonol oherwydd methiant yn y gwasanaeth neu wedi cael eich trin/ei drin yn annheg

Manylion cyswllt yr Ombwdsmon yw:

Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
1 Ffordd yr Hen Gae
Pencoed
CF35 5LJ

0300 790 0203
ask@ombudsman-wales.org.uk
ombwdsmon-cymru.org.uk

Sut i reoli eich materion treth yn ystod cwyn

Dylech barhau i dalu unrhyw dreth sy’n ddyledus tra bydd ACC neu’r Ombwdsmon yn ymdrin â’ch cwyn.