Pa wybodaeth sy angen cyn cyfathrebu gydag Awdurdod Cyllid Cymru drwy ebost.

Rydyn ni’n gwybod bod cysylltu drwy e-bost yn golygu eich bod chi’n gallu gwneud y pethau mae angen i chi eu gwneud yn gynt ac yn haws ar adeg sy’n gyfleus i chi. Fel sy’n wir am ddulliau cyfathrebu eraill, mae rhai risgiau ynghlwm wrth anfon negeseuon e-bost. Mae diogelwch gwybodaeth bersonol yn bwysig iawn i Awdurdod Cyllid Cymru. Rydyn ni am roi gwybod i chi beth yw’r risgiau sy’n gysylltiedig â chysylltu â ni drwy e-bost, beth fyddwn ni’n ei wneud i leihau’r risgiau hyn, a hefyd beth gallwch chi ei wneud i helpu i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel.

Ynglŷn â’r risgiau

Dyma’r prif risgiau sy’n gysylltiedig â defnyddio’r e-bost i gysylltu ag Awdurdod Cyllid Cymru:

  • cyfrinachedd/preifatrwydd - mae risg y gellir rhyng-gipio negeseuon e-bost dros y rhyngrwyd
  • does dim sicrwydd nad yw e-bost sydd wedi’i dderbyn dros rwydwaith anniogel, fel y rhyngrwyd, wedi cael ei addasu
  • gallai atodiadau gynnwys feirws neu god maleisus

Sut gallwn ni leihau’r risgiau

Byddwn yn dadsensiteiddio gwybodaeth, er enghraifft dim ond rhan o unrhyw gyfeirnodau unigryw y byddwn ni'n eu dyfynnu. Mae’n bosib y byddwn yn amgryptio hefyd. Rydyn ni’n fwy na pharod i drafod sut gallwch chi wneud yr un peth ar yr un pryd â rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnom. 

Dim ond cysylltiadau sefydledig yn eu cyfeiriadau e-bost cywir y byddwn yn cyfathrebu â nhw. Dylech wirio bod negeseuon e-bost a gewch chi gennym ni yn dod o gyfeiriadau e-bost sy’n gorffen gyda ‘@wra.gov.wales’. Os byddwn yn cael e-bost gan rywun nad ydyn ni’n ei adnabod o’r wybodaeth a roesoch i ni, byddwn yn gwirio’r sefyllfa gyda chi cyn ymateb. Gallwch wneud yr un fath os nad ydych chi’n adnabod cyfeiriad e-bost gan ACC drwy gysylltu â’n cyfeiriad e-bost TGCh: diogelwch@acc.llyw.cymru.

Os ydych chi eisiau defnyddio’r e-bost

Os ydych chi eisiau cysylltu â ni drwy e-bost, bydd angen i chi gadarnhau’r canlynol yn ysgrifenedig:

•    eich bod chi’n deall ac yn derbyn risgiau defnyddio’r e-bost
•    eich bod chi’n fodlon i wybodaeth ariannol gael ei hanfon atoch drwy e-bost
•    ein bod ni’n gallu anfon atodiadau

Bydd angen i chi sicrhau nad yw eich hidlydd sbam wedi’i osod i wrthod a/neu ddileu negeseuon e-bost Awdurdod Cyllid Cymru yn awtomatig.   

Os ydych chi am i ni anfon negeseuon e-bost at aelodau eraill o staff yn eich sefydliad, bydd angen i chi gadarnhau eu henwau a’u cyfeiriadau e-bost.

Os nad ydych chi eisiau defnyddio’r e-bost

Mae’n bosib na fyddwch chi’n awyddus i ni ddefnyddio’r e-bost, er enghraifft am fod gan bobl eraill fynediad i’ch cyfrif e-bost. Os felly, rydyn ni’n fwy na pharod i ymateb mewn ffordd arall. Byddwn yn cytuno ar hyn gyda chi naill ai dros y ffôn neu’n ysgrifenedig drwy’r post.

Cysylltu â’ch asiant

Os hoffech i ni gysylltu â chynrychiolwyr awdurdodedig asiant eich sefydliad, byddwn yn gofyn i chi gadarnhau eu henwau a’u cyfeiriadau e-bost.

Sut rydym yn defnyddio eich cytundeb

Byddwn yn cadw eich cadarnhad ar gofnod ac yn ei ddefnyddio pan fyddwn yn cysylltu â chi drwy e-bost yn y dyfodol. Byddwn yn adolygu’r cytundeb yn rheolaidd i sicrhau nad oes unrhyw newidiadau.

Optio allan

Gallwch optio allan o ddefnyddio’r e-bost ar unrhyw adeg drwy roi gwybod i ni. 

Rhagor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth am bolisi preifatrwydd Awdurdod Cyllid Cymru.