Atodiad 4: tabl argymhellion adroddiad ‘Cyflawni gyda’n Gilydd’

Nodwyd 37 o argymhellion yn yr Adolygiad o dan y 6 thema ganlynol:

• Strwythurau trefniadaethol – ffurf a swyddogaeth
• Swyddogaeth gwerth uchel
• Cefnogi arweinwyr cyhoeddus
• Penodiadau cyhoeddus
• Y fframwaith rheoli
• Rheoli’r cyfathrebu dwy ffordd

1. Sefydlu Uned Cyrff Cyhoeddus.

2. Ail-gyfochri adnoddau sydd wedi’u neilltuo i’r timau noddi ar hyn o bryd i adlewyrchu’r ffaith bod rhai swyddogaethau wedi symud i’r Uned Cyrff Cyhoeddus.

3. Mabwysiadu ‘Model Canolfan Noddi’ ar draws Llywodraeth Cymru gan gyfochri cyfrifoldebau noddi mewn grwpiau a rhyngddynt i ysgogi effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd ac i ryddhau adnoddau i gefnogi swyddogaethau uwch yr Uned Cyrff Cyhoeddus a’r Uned Penodiadau Cyhoeddus. 

4. Dynodi Ysgrifennydd y Cabinet dros Gyllid fel y Gweinidog â’r cyfrifoldeb dros oruchwylio tirlun a pholisïau Cyrff Cyhoeddus Llywodraeth Cymru.

5. Sefydlu polisi a gweithdrefn ar gyfer rhoi Corff Cyhoeddus newydd ar waith a rhoi proses gymeradwyo ganolog ar waith y dylai’r Uned ei defnyddio i:
   Herio’r angen am gorff newydd
   Cytuno ar fodel priodol
   Adolygu achosion busnes a chraffu arnynt
   Darparu her a chadarnhau model newydd

6. Sefydlu rhaglen ‘adolygiad wedi’i deilwra’. Arweinwyr noddi i ystyried yn flynyddol yr angen am Adolygiad wedi’i Deilwra o gorff hyd braich, wedi’i seilio ar y fframwaith risg y cytunwyd arno, gyda’r cyfwng tymor llywodraeth uchaf.

7. Ystyried arbedion effeithlonrwydd i Lywodraeth Cymru yn sgil darparu swyddogaethau ‘swyddfa gefn’ ar gyfer cyrff hyd braich sy’n llai o faint er mwyn lleihau cymorth grant i’r cyrff hynny ac a oes modd sicrhau bod contractau a roddir gan Lywodraeth Cymru ar gyfer cyngor proffesiynol e.e. gwasanaethau cyfreithiol ar gael i’r cyrff hyd braich er mwyn arbed amser ac adnoddau wrth gynnal ymarferion caffael.

8. Ystyried arbedion effeithlonrwydd yn sgil gweinyddu taliadau cymorth grant yn ganolog.

9. Archwilio dichonoldeb datblygu’r system grantiau i allu llunio adroddiadau fesul Corff Cyhoeddus er mwyn gallu echdynnu gwybodaeth reoli am gyllid cyrff ar gyfer adroddiad y cyrff cyhoeddus.

10. Dylai’r noddwr arweiniol ar gyfer pob corff hyd braich fod ar fand Dirprwy Gyfarwyddwr neu uwch a bod ymrwymiad i’r swyddogaeth wedi’i adlewyrchu yn amcanion yr Adolygiad o’r Rhaglen Reoli.

11. Nodi manyleb y person ar gyfer swyddi noddi allweddol ar sail Fframwaith Cymhwysedd Noddi’r Gwasanaeth Sifil.

12. Datblygu a chynnig pecyn hyfforddi a datblygu ar gyfer noddi.

13. Sefydlu Cymuned o Ymarfer ar gyfer staff mewn swyddi noddi yn Llywodraeth Cymru. Dylai gynnwys unigolion sy’n cefnogi timau mewn swyddogaethau arbenigol eraill e.e. caffael, cyllid, rhyddid gwybodaeth, Swyddfa’r Cabinet, Adnoddau dynol.

14. Sefydlu Rhwydwaith Arweinwyr Cyhoeddus.

15. Sefydlu rhwydweithiau eraill ar gyfer aelodau Bwrdd, Prif Weithredwyr, penaethiaid swyddogaethol wrth nodi galw, gan ategu grwpiau sydd eisoes yn bodoli pryd bynnag y bo hynny’n bosibl.

16. Datblygu rhaglen anwytho Ffurfiol ar gyfer Cadeiryddion ac aelodau Bwrdd newydd ar lywodraethu yn y sector cyhoeddus. 

17. Sicrhau bod pawb a gaiff eu penodi i gyrff hyd braich yn cael hyfforddiant anwytho penodol i’r sefydliad yn ogystal â chyfleoedd i gael hyfforddiant a datblygiad parhaus.

18. Cynyddu capasiti yn yr Uned Penodiadau Cyhoeddus ganolog i’w galluogi i gynnal ymarferion penodi ar gyfer timau noddi fel cleientiaid mewnol.

19. Sefydlu a gweithredu rhaglen ddatblygu ‘Piblinell Dalent’ ar gyfer unigolion a nodwyd sydd â’r potensial i wasanaethu fel penodeion cyhoeddus, gyda phwyslais penodol ar grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli.

20. Sefydlu a gweithredu rhaglen ‘Mentora a Chysgodi’ ar gyfer Cadeiryddion newydd, penodeion presennol sydd â’r potensial i fod yn Gadeirydd a ‘rhai fu’n agos at y brig’ mewn ymarferion penodi cyhoeddus.

21. Sefydlu a gweithredu polisi ar gydnabyddiaeth penodeion cyhoeddus er mwyn cynyddu cysondeb.

22. Ystyried cyflwyno cyfnod prawf ar gyfer Cadeiryddion ac aelodau Bwrdd newydd.

23. Sefydlu gweithdrefnau uwchgyfeirio ar gyfer aelodau Bwrdd, Cadeiryddion a Phrif Weithredwyr ar gyfer achosion pan fydd perthnasoedd yn methu.

24. Adolygu’r fframwaith rheoli (dogfennau, templedi, canllawiau gan gynnwys Rheoli Arian Cyhoeddus Cymru) o ystyried canlyniadau’r adroddiad hwn ac asesiad y Grŵp Adolygu Cyrff Cyhoeddus. Dylid ei ailgyflwyno gydag eglurder ynghylch darpariaethau gorfodol a hyblyg e.e. Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

25. Cadw dogfennau rheoli yn ganolog a’u harchwilio i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â chanllawiau. 

26. Symud i lythyron cylch gwaith “Tymor Llywodraeth” gyda dyraniadau cyllideb ‘Tymor Llywodraeth’ (cadarn ar gyfer y flwyddyn gyntaf, dangosol ar gyfer y blynyddoedd sy’n weddill gyda chafeatau yn ymwneud ag anwadalrwydd yn y gyllideb ac amseriad unrhyw adolygiadau wedi’u teilwra sydd wedi’u cynllunio). Bydd dyraniadau cyllideb yn parhau i gael eu cadarnhau yn flynyddol gan gynnwys dyraniadau dangosol yn unol â’r hyn sy’n briodol, h.y. wedi’u cyfochri â gorwelion cynllunio cyllideb Llywodraeth Cymru. 

27. Cyflwyno llythyron cylch gwaith Tymor Llywodraeth ar ôl cymeradwyo strategaethau a chynlluniau busnes ‘Tymor Llywodraeth’ a ddarparwyd gan y corff hyd braich.

28. Sefydlu Fframwaith Asesu Risg ar gyfer Cyrff Cyhoeddus wedi’i seilio ar gysyniad o Ymreolaeth ar Sail Perfformiad a sefydlu trefn oruchwylio. Cynnal asesiadau risg ar bob corff hyd braich.

29. Archwilio’r cyfle i gydweithio rhwng Gwasanaethau Archwilio Mewnol Llywodraeth Cymru a swyddogaethau archwilio mewnol cyrff hyd braich i ddatblygu rhaglenni archwilio a allai ddarparu sicrwydd archwilio mewnol mwy cyfannol i’r ‘rhai hynny sy’n gyfrifol am lywodraethu’ h.y. Pwyllgorau Archwilio a Risg.

30. Darparu canllawiau cliriach ar atebolrwydd Swyddog Cyfrifyddu a ‘gofynion galw i mewn’ e.e. camau gweithredu sy’n berthnasol i’r diffiniad “newydd, dadleuol ac sydd â sgil-effeithiau”.

31. Cadarnhau polisi ar bresenoldeb swyddogion Llywodraeth Cymru ar fyrddau a phwyllgorau archwilio a risg cyrff hyd braich.  Os ydynt yn bresennol, dylid ystyried lefel uwch y swyddog (gradd DD), a’i statws (arsylwr distaw, arsylwr sy’n cyfranogi, neu “Warcheidwad Cyhoeddus”).

32. Sefydlu protocol ar gyfer cyfathrebu â chyrff hyd braich – dull ‘un twndis’ gan gynnwys fframwaith comisiynu blynyddol/bob tair blynedd a dull o leihau ceisiadau aml neu ailadroddus am wybodaeth.

33. Sefydlu ‘Porth Llywodraethu’ ar-lein i hwyluso’r gallu i rannu gwybodaeth (llythyrau cylch gwaith, cynlluniau busnes, dogfennau fframwaith) rhwng Llywodraeth Cymru, Cadeiryddion a Phrif Weithredwyr a galluogi cyfleuster ‘sgwrsio/negeseuo’ ar-lein i ddarparu fforwm rhannu arfer gorau, trafod materion a chyngor/datrys problemau a chefnogi gwaith ‘cydlynu’ a chydweithio. 

34. Sicrhau bod Ysgrifenyddion Cabinet a Gweinidogion yn cael eu briffio am newidiadau Peirianwaith Llywodraeth sy’n berthnasol i unrhyw gorff hyd braich y byddant yn gyfrifol amdanynt. Dylai’r briff gynnwys canllawiau ar unrhyw bwerau ymyrryd gan ystyried dyletswyddau statudol.  

35. Darparu hyfforddiant anwytho i Ysgrifenyddion Cabinet a Gweinidogion ar gyrff hyd braich.

36. Sefydlu protocol ar gyfer cyfathrebu rhwng corff hyd braich, y tîm noddi ac uwch weision sifil sy’n sicrhau negeseuon cyson ag Ysgrifenyddion Cabinet, Gweinidogion, eu Swyddfeydd Preifat a Chynghorwyr Arbennig. 

37. Sicrhau bod noddwyr yn glir am eu swyddogaeth o ran Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol a’r hyn sy’n ofynnol gan y cyrff hyd braich y maent yn gyfrifol amdanynt.