Source Insurance yn cynyddu cynhyrchiant drwy weithio gartref.
Ym mis Chwefror 2020, roedd Source Insurance yn synhwyro fod COVID-19 ar fin newid y byd gwaith, am ychydig fisoedd o leiaf, ac roedd y cwmni wedi dechrau gwneud cynlluniau i baratoi ar gyfer newid.
Roedd hyn yn golygu bod y cwmni yswiriant o Gaerdydd, sy’n cyflogi tua 90 o bobl, ar flaen y gad pan darodd y cyfyngiadau symud, ar ôl cael gafael ar lawer o’r caledwedd TG a fyddai’n sicrhau nad oedd staff sy’n gweithio gartref yn effeithio’n andwyol ar ei gwsmeriaid.
Fodd bynnag, roedd digon heriau ynghlwm wrth y newid o weithio yn y swyddfa i weithio gartref.
Roedd y broses yn gofyn am ddull graddol, gyda staff rheng flaen yn cael y dechnoleg i weithio gartref i ddechrau. Mewn rhai achosion, roedd hyn yn cynnwys adnewyddu hen liniaduron a hyd yn oed uwch reolwyr yn rhoi’r gorau i ddefnyddio eu gliniaduron ac yn gweithio o’u ffonau dros dro. O fewn pythefnos ar ôl i’r cyfyngiadau symud ddod i rym, roedd mwy na 90% o weithlu Source yn gweithio gartref, nid yn unig gyda’r dechnoleg gywir ond hefyd gyda desgiau da a chadeiriau swyddfa priodol, a’r cwmni wedi trefnu i bob un gael ei gludo i gartrefi’r gweithwyr.
Dywedodd Tania Frowen, rheolwr gyfarwyddwr Source:
“Cyn y pandemig, roeddem wedi bod yn euog o dybio bod angen i bawb fod yn y swyddfa i weithio’n effeithiol. Mae hynny oherwydd ein bod ni’n meddwl bod technoleg yn well yn ganolog a bod angen i bobl fod yn agos at ei gilydd i weithio fel tîm. Rydym ni wedi sylweddoli nad yw hynny’n wir, ac mae gweithio gartref wedi cynyddu ein cynhyrchiant mewn gwirionedd.
Mae Tania a’i thîm yn credu bod hyn o ganlyniad i’r ffaith bod yr holl ryngweithio rhwng aelodau’r tîm bellach yn fwriadol gan ei fod wedi’i drefnu ac yn bwrpasol.
Fodd bynnag, roedd pryder hefyd y gallai problemau eraill ddod yn sgil diffyg naturioldeb a chyswllt â phobl hun. Gan fod iechyd a lles eu tîm yn ystyriaeth allweddol, trefnodd Source raglen gyfathrebu i gadw pobl mewn cysylltiad a oedd yn cynnwys Zingo (bingo dros Zoom), clwb llyfrau a chylchlythyr anffurfiol.
Roedd Source hefyd yn awyddus i barhau i recriwtio trwy’r cyfyngiadau symud, gan addasu eu strategaeth recriwtio yn unol â hynny, a chreu canllawiau i ymgeiswyr hyd yn oed, gydag awgrymiadau ar sut i wneud cyfweliad da ar-lein ar gyfer swyddi yswiriant a fyddai’n golygu gweithio gartref i ddechrau. Roedd recriwtiaid newydd, oedd ddim yn gallu dod i adnabod cydweithwyr yn bersonol mwyach, yn cael cyfarfodydd Zoom 20 munud gyda chydweithwyr – gan gynnwys slot ‘Cwrdd â’r Cyfarwyddwr’.
Mae’r newid i weithio gartref wedi golygu buddsoddiad ariannol sylweddol i Source ac mae’n un o nifer o resymau pam eu bod yn edrych ar ffordd hybrid o weithio pan fydd y cyfyngiadau’n llacio.
Ychwanegodd Tania:
“Rydym ni wedi ymgynghori â staff trwy nifer o arolygon ac rydym ni wedi dod i’r casgliad bod pobl eisiau rheswm rhesymegol i ddod i mewn ar ôl y pandemig.
"Byddwn yn mabwysiadu model o dri diwrnod gartref a dau ddiwrnod yn y swyddfa yng Nghaerdydd, ond bydd dod i’r gwaith yn wahanol oherwydd bydd hynny ar gyfer cyfarfodydd a gwaith adeiladu tîm. Rydym ni’n gwybod nad yw ein staff eisiau dod i mewn dim ond i eistedd wrth liniadur, pan allan nhw wneud hynny gartref.
“Mae ein polisi yn cynnwys rhoi hyblygrwydd i bobl benderfynu lle maent ar eu mwyaf cynhyrchiol a lleiaf dan straen – rhyddid i ddewis yr amgylchedd sydd fwyaf addas iddyn nhw yn bersonol. Mae’r pandemig wedi newid bywydau a ffyrdd o fyw pobl.
"Mae pobl yn hoffi’r ffaith bod y daith i’r ysgol yn haws ymdopi â hi neu y gallant fod gartref gyda’u ci bach, yn hytrach na gorfod talu am ofal dydd i’r ci drwy’r amser. Mae’n bwysig ein bod yn ymateb i’r dymuniadau a’r anghenion hyn er budd y cwmni a’n tîm.