Dull rheoli gweithio o bell gwobredig Freshwater yn newid eu dyfodol.
I dîm rheoli gwobredig Freshwater, mae gweithio o bell trwy bandemig y coronafeirws wedi sbarduno newid a fydd yn effeithio ar bolisïau gwaith yr asiantaeth gyfathrebu yn y tymor hir.
Gyda swyddfeydd yng Nghaerdydd a Llundain, mae Freshwater yn cyflogi tua 50 o staff ac yn darparu gwasanaethau ymgynghori ar gyfathrebu ac yn cyflwyno cynadleddau trwy ei chwaer gwmni, Waterfront, i gleientiaid y sector cyhoeddus a phreifat ledled y DU.
Ym mis Mawrth 2020, roedd Freshwater eisoes wedi treialu cynllun gweithio gartref cyn iddo ddod yn ofyniad, i brofi pa mor gadarn y byddai ei brosesau cyfathrebu a rheoli i staff sy’n gweithio gartref.
Eglura’r cyfarwyddwr adnoddau dynol, Sarah Whittle:
“Ar ddechrau’r pandemig, ymatebodd Freshwater yn gyflym i gofleidio’r newidiadau a ysgogwyd gan COVID-19.
"Fe wnaethon ni adolygu ein cynllun parhad busnes, cydnabod yr angen i fod yn ystwyth yn ein dull o ddelio â ffordd hollol newydd o weithio, a thrwy ymgysylltu â staff, fe wnaethon ni ddatblygu cynllun i addasu’r busnes yn unol â hynny.
“Fe wnaethon ni flaenoriaethu diogelwch cydweithwyr a chleientiaid gan gytuno ar nodau a fyddai’n caniatáu i ni gynnal morâl, cymhelliant a chadw staff.
"Ein gweledigaeth oedd bod yn gadarnhaol ac yn rhagweithiol, mewn ymgynghoriad llawn â’r tîm, er mwyn datblygu’n weithlu a busnes cryfach, er gwaethaf yr heriau a ddaeth yn sgil COVID-19.
Drwy brynu Microsoft Teams a’r platfform fideo GoToMeeting, gwnaeth Freshwater sicrhau bod yr holl galedwedd a meddalwedd ar waith i gyfathrebu’n effeithiol wrth weithio o bell. Ar yr un pryd, aeth y cwmni yr ail filltir i amddiffyn iechyd a lles ei dîm. Cynhaliwyd cyfarfodydd risg a lles un i un yn rheolaidd trwy gydol y pandemig, a dosbarthwyd arolygon fel y gallai’r uwch dîm ddeall a chefnogi gweithwyr o ran eu gofal plant a’u cyfrifoldebau cartref, yn ogystal â’u diogelwch, eu hiechyd meddwl a’u lles.
Roedd y ffyrdd newydd a ddefnyddiodd y tîm i gadw mewn cysylltiad drwy’r pandemig yn cynnwys mentrau ffitrwydd a lles, cyfarwyddwyr a’u tîm yn ymgynnull bob bore, cinio wythnosol ar draws y cwmni, yn ogystal â chyfarfodydd cerdded a thu allan lle bo modd. Ar nodyn ysgafnach, sefydlwyd rhaglen ffitrwydd yn cynnwys sesiynau ioga a cardio; ac fe wnaeth her cerdded y tîm hefyd helpu i godi ysbryd.
Cyflwynodd yr uwch dîm hyfforddiant arbenigol hefyd i helpu pobl i ymdopi â gweithio gartref. Cyhoeddwyd cylchlythyrau yn fewnol a oedd yn ymwneud ag iechyd meddwl, awgrymiadau da ar gyfer gweithio gartref a gwaith tîm effeithiol, yn ogystal â rhestr o uchafbwyntiau bach Freshwater i gydnabod ymdrechion y tîm trwy gydol y pandemig.
Er mai ei gyfathrebu mewnol a’i gyfrifoldeb tuag at ei staff oedd y flaenoriaeth i Freshwater trwy gydol y cyfyngiadau symud, roedd ymrwymiad parhaus i anghenion ei gleientiaid, a oedd hefyd yn gorfod rheoli cyfnodau anodd, yn llawn cyn bwysiced iddyn nhw.
Meddai Sarah:
“Mae gennym ddiwylliant o welliant parhaus yn Freshwater, ac er gwaethaf yr argyfwng, fe wnaethon ni barhau yn ymrwymedig i’r gwerth hwn. Roedden ni’n gwybod ein bod yn gorfod newid ein hymddygiad a’n systemau, ac fe wnaethon ni ymrwymo i weithio i safon ISO 9001, sef y system reolaeth fwyaf blaenllaw yn y byd.
Arweiniodd y broses at rai canlyniadau rhagorol i Freshwater fel asiantaeth trwy gydol y pandemig, gan gynnwys y ffaith na chymerodd staff yr asiantaeth unrhyw absenoldebau salwch yn ystod y chwe mis cyntaf o weithio gartref, a bod masnachu yn hanner cyntaf 2020-21 wedi rhagori mewn gwirionedd ar lefelau cyn y pandemig. Hefyd, fe enillodd yr asiantaeth Wobr Ymgysylltu â Gweithwyr COVID-19 yng Ngwobrau Dare PRCA (Cymdeithas Cysylltiadau Cyhoeddus a Chyfathrebu) eleni, i gydnabod ei ymgyrch gyfathrebu fewnol i ymgysylltu â staff a oedd yn gweithio o bell.
Mae ymgyrch recriwtio rithwir a pholisi ymgynefino, gan gynnwys bocs croeso Freshwater ar gyfer newydd-ddyfodiaid, hefyd wedi dangos i’r tîm y gall prosesau o bell fod yn brosesau effeithiol.
Meddai Sarah:
“Fe wnaeth ein tîm ddechrau gweithio’n ystwyth. Roedden nhw’n gadarn ac yn benderfynol bob cam o’r ffordd. Roedden ni’n gwybod eu bod yn dda – a bob dydd, roedden nhw’n dangos ymrwymiad, positifrwydd a chymhelliant.
Mae’r llwyddiannau hyn wedi gwneud i Freshwater ystyried mabwysiadu ffordd fwy ystwyth o weithio i’w staff yn y dyfodol.
Meddai Sarah:
“Does neb yn colli’r daith i’r gwaith a’r oriau hynny yn eistedd ar y tiwb neu yn y car, ond yr hyn maen nhw’n ei golli yw’r cydweithredu hwnnw a’r cyswllt creadigol un i un. I ni, y ffordd fwyaf tebygol ymlaen yw ffordd hybrid o weithio, a fydd yn rhoi’r gorau o’r ddau fyd i’r tîm, ac yn ein helpu i gryfhau ein safle fel y cyflogwr o ddewis ar gyfer gweithwyr proffesiynol ym maes cyfathrebu.