Arolwg o sut mae Cyrff Sector Cyhoeddus a Llywodraeth Cymru yn ymdrin â chasglu gwybodaeth am amrywiaeth eu haelodau bwrdd a’u gweithlu: hysbysiad preifatrwydd

Ym mis Mehefin 2022, cafodd Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol ei lansio a’i gyhoeddi gan Lywodraeth Cymru. Un o nodau Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol yw sicrhau bod uwch arweinwyr y sector cyhoeddus yn cynrychioli’r boblogaeth ac yn gynhwysol, fel y mae holl fyrddau’r gwasanaethau cyhoeddus a sefydliadau’r trydydd sector yr ydym yn eu hariannu. Un cam gweithredu ar gyfer cyflawni hyn yw i Lywodraeth Cymru fynd ati i bennu cwmpas a threialu prosiect casglu data ynghylch nodweddion cydraddoldeb aelodau byrddau ar gyfer cyrff sector cyhoeddus a reoleiddir gan y Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus.

Fel rhan o’r gwaith ymchwil hwn, bydd Unedau Tystiolaeth Cydraddoldeb, Hil ac Anabledd Llywodraeth Cymru yn casglu gwybodaeth drwy arolwg oddi wrth gyrff sector cyhoeddus a reoleiddir i ganfod a ydynt yn casglu unrhyw wybodaeth ar hyn o bryd gan eu haelodau bwrdd a’u gweithlu ynghylch nodweddion cydraddoldeb; ac, os felly, sut y maent yn gwneud hynny. Dyma ran gyntaf cyfres o brosiectau ymchwil sy’n anelu at ddeall amrywiaeth gweithlu cyrff sector cyhoeddus dros y blynyddoedd nesaf.

Llywodraeth Cymru yw rheolydd data y gwaith ymchwil.

Eich dewis chi yw cymryd rhan yn y gwaith ymchwil hwn neu beidio. Er hynny, mae eich cyfranogiad yn bwysig er mwyn helpu i lywio polisïau Llywodraeth Cymru. Efallai y bydd Llywodraeth Cymru yn anfon negeseuon atgoffa dros e-bost neu’r ffôn. Os nad ydych yn dymuno cymryd rhan na chael negeseuon atgoffa, gofynnir ichi ymateb i’r e-bost a oedd yn eich gwahodd i gwblhau’r arolwg.

Diffinnir data personol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) fel unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson adnabyddadwy y gellir ei adnabod, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at ffactor adnabod.

Mae’r Uned Cyrff Cyhoeddus yn Llywodraeth Cymru yn cadw manylion cyswllt (enw, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn) Prif Swyddogion Gweithredol a chadeiryddion mwyafrif y cyrff sector cyhoeddus a reoleiddir gan y Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus. Mae’n cadw’r wybodaeth hon gan mai’r uned yw’r rhyngwyneb corfforaethol rhwng Llywodraeth Cymru a’i chyrff cyhoeddus a’i bod yn ymgysylltu â’r rhanddeiliaid hyn fel rhan o’r rôl honno.

Mae’r Unedau Tystiolaeth Cydraddoldeb, Hil ac Anabledd yn defnyddio’r manylion cyswllt a gedwir gan yr Uned Cyrff Cyhoeddus i gysylltu â chi i ofyn ichi gymryd rhan yn ein harolwg.

Byddwch yn cael dolen i’r arolwg yn un o’r ffyrdd a ganlyn:

• wedi ei hanfon mewn e-bost gan yr Unedau Tystiolaeth Cydraddoldeb, Hil ac Anabledd fel rhan o’r gwahoddiad i gymryd rhan yn y gwaith ymchwil hwn
• wedi ei hanfon ymlaen atoch gan gydweithiwr yn eich sefydliad
• wedi ei hanfon ymlaen atoch gan yr Unedau Tystiolaeth Cydraddoldeb, Hil ac Anabledd oherwydd bod eu swyddog cyswllt cyntaf yn eich sefydliad wedi rhoi eich manylion cyswllt (enw, e-bost a/neu rif ffôn) iddynt er mwyn cwblhau’r arolwg yn ei le

Nid yw’n ofynnol ichi ddarparu unrhyw ddata personol ychwanegol yn yr arolwg, ond byddwn yn gofyn ichi roi eich manylion cyswllt (enw, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn) eto fel y gallwn gysylltu â chi ar gyfer gwaith ymchwil yn y dyfodol. Os byddwch yn dewis rhoi eich manylion cyswllt, dim ond i’r tîm ymchwil uniongyrchol y bydd y rhain ar gael.

Os nad ydych yn dymuno cymryd rhan na chael negeseuon atgoffa, gofynnir ichi ymateb i’r e-bost a oedd yn eich gwahodd ac ni fyddwn yn cysylltu â chi eto ar gyfer y prosiect ymchwil hwn.

Os byddwch yn cyflwyno ymholiad neu gŵyn ac yn darparu data personol wrth ofyn am ymateb, dim ond at y swyddog perthnasol y bydd yr ymchwilydd yn anfon y cais cyn ei ddileu o’r data ymchwil.

Ein tasg gyhoeddus, sef arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru, yw’r sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r wybodaeth yn y gwaith ymchwil hwn. Mae’n bosibl y bydd crynodeb o ddull presennol eich corff sector cyhoeddus o gasglu data cydraddoldeb ei fwrdd a’i weithlu yn cael ei gyhoeddi fel rhan o adroddiad ar wefan Llywodraeth Cymru. Ni fydd eich gwybodaeth bersonol chi, sef y sawl a ymatebodd i’r arolwg ar ran eich corff sector cyhoeddus, yn cael ei chynnwys mewn unrhyw gyhoeddiad fel rhan o’r gwaith ymchwil hwn.

Eich dewis chi yw cymryd rhan yn y gwaith ymchwil hwn neu beidio. Mae astudiaethau ymchwil o’r math hwn yn bwysig er mwyn i Lywodraeth Cymru gasglu gwybodaeth a thystiolaeth y gellir gweithredu arni ynghylch ei gallu i gyflawni blaenoriaethau’r Llywodraeth. Bydd yr wybodaeth a gesglir yn y gwaith ymchwil hwn yn cael ei defnyddio er mwyn:

• deall yr amrywiaeth o fewn swyddi arwain yng nghyrff y sector cyhoeddus
• bod yn dryloyw ynghylch yr amrywiaeth o fewn swyddi arwain yng nghyrff y sector cyhoeddus
• ein galluogi i fonitro newidiadau yn yr amrywiaeth o fewn swyddi arwain yng nghyrff y sector cyhoeddus dros amser

Mae data personol a ddarperir i Lywodraeth Cymru yn cael eu cadw ar weinyddion diogel. Mae copi o’ch data personol (manylion cyswllt) wedi’i wneud ar gyfer y gwaith ymchwil hwn, a bydd yn cael ei storio mewn ffolder gyfyngedig sydd ar gael i nifer cyfyngedig o ymchwilwyr yn unig. 

Ni fydd yr ymchwilwyr yn darparu unrhyw wybodaeth bersonol wrth gyflwyno adroddiadau am ganfyddiadau i’r tîm polisi.

Wrth gynnal arolygon, mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio rhaglen feddalwedd arolygon o’r enw Smart Survey. Rydym wedi sicrhau bod Smart Survey yn cydymffurfio â GDPR y DU ac yn cwrdd â’n disgwyliadau o ran diogelwch unrhyw ddata a gesglir drwy’r feddalwedd.

Bydd yr Unedau Tystiolaeth Cydraddoldeb, Hil ac Anabledd yn defnyddio’r wybodaeth a gesglir i lunio adroddiad a fydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan Llywodraeth Cymru.

Os cawsom eich data personol gan yr Uned Cyrff Cyhoeddus yn Llywodraeth Cymru, bydd eich manylion cyswllt yn parhau i gael eu cadw ganddi at ddibenion ymgysylltu â chi fel rhan o’i rôl yn rhyngwyneb corfforaethol rhwng Llywodraeth Cymru a’i chyrff cyhoeddus.

Os cawsom eich manylion cyswllt ar gyfer y gwaith ymchwil hwn drwy ein swyddog cyswllt cyntaf yn eich sefydliad a/neu drwy’r arolwg, bydd y manylion yn cael eu cadw ar gyfer y gwaith ymchwil hwn a’u dileu cyn pen 24 mis ar ôl cwblhau’r prosiect.

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau a ganlyn mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol rydych yn ei darparu fel rhan o’r gwaith ymchwil hwn. Yn benodol, mae gennych yr hawl:

• i weld copi o’ch data eich hun
• inni gywiro gwallau yn y data hynny
• i wrthwynebu neu gyfyngu ar y prosesu (mewn rhai amgylchiadau)
• i’ch data gael eu ‘dileu’ (mewn rhai amgylchiadau)
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Dyma fanylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.gov.uk

Os oes gennych ragor o gwestiynau am sut y bydd y data a ddarperir fel rhan o’r astudiaeth hon yn cael eu defnyddio gan Lywodraeth Cymru, neu os hoffech arfer eich hawliau gan ddefnyddio Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, cysylltwch â’r swyddog a ganlyn:

Enw: Samantha Collins

Cyfeiriad e-bost: Samantha.Collins1@llyw.cymru

Rhif ffôn: 03000 25 7371

Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru