Arolwg Gweithlu Caffael: hysbysiad preifatrwydd

Mae Llywodraeth Cymru yn cefnogi rhaglenni lluosog o allu caffael ehangach a datblygu capasiti, gan gynnwys defnyddio arolygon fel ffordd o dargedu ymyriadau i helpu i fynd i’r afael â’r heriau o ran gallu a chapasiti’r gweithlu yn y tymor byr, canolig a hir.

Llywodraeth Cymru yw’r rheolydd data a’r prosesydd data ar gyfer yr holl ddata a gaiff ei gasglu gan y tîm. Mae rheolydd data yn pennu sut a pham y gellir prosesu data personol.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth gyffredinol i chi am sut rydym ni’n trin eich data pan fyddwch yn llenwi’r Arolwg Gweithlu Caffael. 

Diffinnir data personol o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) fel ‘unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn adnabyddadwy y gellir ei adnabod, yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at ‘ddyfais adnabod’.

Mae Llywodraeth Cymru wedi creu Arolwg Gweithlu Caffael i’n helpu i ddeall yr heriau o ran gallu a chapasiti y mae sefydliadau yn sector cyhoeddus Cymru yn eu hwynebu. Lluniwyd yr arolwg hwn i helpu Llywodraeth Cymru i ddeall gweithlu caffael y sector cyhoeddus er mwyn helpu i lywio datblygiad strategaethau, blaenoriaethau a mesur llwyddiant ein rhaglenni ehangach.

Drwy lenwi’r arolwg, rydych yn cytuno i ddarparu data personol. Gofynnir i ymatebwyr am eu henw, eu sefydliad a'u manylion cyswllt, a thrwy ddarparu'ch gwybodaeth bersonol rydych yn caniatáu i ni ddefnyddio'ch gwybodaeth i gael adborth pellach mewn perthynas â'r wybodaeth rydych chi wedi’i darparu.

Mae’r feddalwedd ‘Smart Survey’ a ddefnyddir gan Lywodraeth Cymru yn galluogi ymatebwyr i gadw a dychwelyd i arolwg, fel nad oes rhaid iddyn nhw gwblhau arolwg ar un cynnig. Os byddwch chi’n dewis ‘cadw a pharhau nes ymlaen’, bydd y feddalwedd yn gofyn am eich enw a’ch cyfeiriad e-bost fel bod dolen unigryw yn cael ei chreu a’i hanfon atoch mewn e-bost fel y gallwch chi fynd yn ôl a chwblhau’r arolwg ar adeg gyfleus. Mae'r wybodaeth hon ond yn cael ei chadw gan y feddalwedd fel y gallwch chi ailgydio yn yr arolwg.  Nid yw byth ar gael fel rhan o ymateb eich arolwg ac nid oes modd i’r tîm ei gweld. Yna, caiff y wybodaeth hon ei dileu yn unol â gweithdrefnau cadw data'r feddalwedd.

Bydd gan Lywodraeth Cymru fynediad at yr holl ymatebion a gafwyd drwy’r Arolwg Gweithlu Caffael, gan gynnwys y data personol rydych chi'n ei ddarparu. Bydd y data a ddaw i law yn cael ei ddefnyddio at ddibenion adrodd a mesur mewnol ynghyd ag adroddiadau allanol wrth rannu â rhanddeiliaid caffael cyhoeddus Cymru. Lle bo’n bosibl, bydd Llywodraeth Cymru yn dileu eich data personol wrth adrodd i gynulleidfaoedd ehangach. Bydd gwybodaeth benodol i sefydliadau yn cael ei chadw at ddefnydd mewnol yn unig a bydd gwybodaeth benodol i sectorau yn cael ei defnyddio ar ddibenion adrodd lle bo angen.

O dan Erthygl 6 o Reoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU, sail gyfreithlon prosesu gwybodaeth yw Buddiant Dilys. Hynny yw, drwy brosesu eich data personol bydd Llywodraeth Cymru yn gallu llywio a blaenoriaethu strategaethau i fynd i’r afael â’r materion o ran gallu a chapasiti sy’n wynebu gweithlu caffael sector cyhoeddus Cymru.

Bydd gwybodaeth bersonol adnabyddadwy a rennir gan ymatebwyr yn cael ei chadw gan Dîm Gallu Caffael Masnachol Llywodraeth Cymru a dim ond aelodau staff o fewn yr isadran hon fydd yn ei gallu cael mynediad at y wybodaeth honno. Mae unrhyw wybodaeth a ddarperir yn cael ei storio ar ran warchodedig o iShare (system rheoli dogfennau mewnol Llywodraeth Cymru).

Ar ôl cyfnod o 5 mlynedd, bydd y data sydd gennym yn cael eu hadolygu. Os nad yw’n cael eu defnyddio bellach, bydd yn cael eu golygu o’n cofnodion. Bydd ymatebion nad oes modd adnabod unigolion ohonynt yn cael eu cadw ar gofnod am gyfnod amhenodol o amser.

O dan GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a ddarperir gennych trwy unrhyw ran o’r ymchwil a gynhaliwyd drwy’r Rhaglen Ymchwil Gweithwyr, yn benodol mae gennych yr hawl:

• I gael mynediad at gopi o'ch data eich hun;
• I ni gywiro gwallau yn y data hwnnw;
• I wrthwynebu neu gyfyngu ar unrhyw brosesu (o dan amgylchiadau penodol);
• I’ch data gael ei ‘ddileu’ (o dan amgylchiadau penodol); ac
• I gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Os oes gennych ragor o gwestiynau am sut y bydd y data a ddarperir fel rhan o'r gwaith hwn yn cael eu defnyddio gan Lywodraeth Cymru, neu os hoffech arfer eich hawliau gan ddefnyddio'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), cysylltwch â:

Dyma'r manylion ar gyfer cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru: