Arolwg etholiadau lleol: canllawiau

Fel yr amlygwyd yn yr adroddiad Ar ôl pwyso a mesur: Sicrhau Democratiaeth Amrywiol mewn Llywodraeth Leol yng Nghymru, nid yw awdurdodau lleol yn adlewyrchu’r cymunedau y maent yn eu gwasanaethu. Mae Llywodraeth Cymru wedi cyflwyno nifer o fentrau i annog pobl o grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol i ystyried ymgeisio mewn etholiad. Nod yr arolwg yw helpu i roi syniad o nodweddion y rhai sy’n ymgeisio a’r rhai sy’n cael eu hethol ar gyfer llywodraeth leol. Bydd hefyd o gymorth i ddatblygu polisi yn y maes hwn.

Mae Rhan 1 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (“y Mesur”) yn darparu ar gyfer atgyfnerthu democratiaeth leol, ac mae Pennod 1 o’r Rhan honno yn ymdrin â hybu a chefnogi aelodaeth o awdurdodau lleol. Mae adrannau 1 i 3 yn darparu ar gyfer cynnal arolwg o gynghorwyr ac ymgeiswyr i gael eu hethol yn gynghorwyr. Mae’r cwestiynau a ffurf yr arolwg wedi eu rhagnodi mewn rheoliadau. Teitlau’r rheoliadau perthnasol yw, Rheoliadau Arolygon Etholiadau Lleol (Cymru) 2012 (O.S. 2012 Rhif 685 Cy.93) (“Rheoliadau 2012”). Cafodd y rhain eu diwygio gan Reoliadau Arolygon Etholiadau Lleol (Cymru) (Diwygio) 2022.

Y rhesymeg y tu ôl i gynnal arolwg yw y byddai’n datgelu nodweddion y rhai sy’n ymgeisio a’r rhai sy’n cael eu hethol ar gyfer llywodraeth leol mewn etholiadau arferol (nid is-etholiadau). Er mwyn olrhain y newidiadau ym mhroffil yr ymgeiswyr a’r cynghorwyr dros amser, mae’n rhaid ailadrodd yr arolwg adeg pob etholiad arferol (adran 1 o’r Mesur). Diben yr arolwg yw cadarnhau pa mor effeithiol yw’r polisïau sydd â’r nod o ehangu cyfranogiad mewn llywodraeth leol dros amser.

Mae’r Canllawiau Statudol hyn yn disodli’r fersiwn a gyhoeddwyd ym mis Ionawr 2017.

O dan adran 1 o’r Mesur (fel y’i diwygiwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2015), bydd yn ofynnol, yn unol â rheoliadau, i bob cyngor sir a chyngor bwrdeistref sirol gynnal arolwg o’u cynghorwyr etholedig a’r ymgeiswyr aflwyddiannus yn eu hardal, neu drefnu bod arolwg o’r fath yn cael ei gynnal.

Bydd hyn yn berthnasol i gynghorwyr ac ymgeiswyr ar lefel sirol a chymunedol. Caniateir cynnal yr arolwg cyn neu ar ôl etholiad a chaniateir dosbarthu’r ffurflenni i unigolion pan fydd y broses enwebu yn dechrau.

Mae’r cwestiynau a ffurflen yr arolwg wedi eu rhagnodi yn Rheoliadau 2012, sydd hefyd yn rhagnodi sut y mae’r canlyniadau i gael eu coladu.

Mae Adran 1(4) o’r Mesur yn darparu y caiff y cwestiynau ymwneud â’r canlynol:

• rhywedd
• cyfeiriadedd rhywiol
• iaith
• hil
• oedran
• anabledd
• crefydd neu gred
• iechyd
• addysg a chymwysterau
• cyflogaeth
• gwaith fel cynghorydd

Nid yw’r rhestr hon yn un gyflawn: mae Rheoliadau 2012 yn rhagnodi cwestiynau sy’n gysylltiedig â’r pynciau ym mharagraff 2.2 uchod ac hefyd yn gofyn am fanylion ynghylch ymlyniad unigolyn â phlaid wleidyddol, ei gysylltiadau â’r trydydd sector a hyd ei weithgarwch gwleidyddol.

Nid oes dyletswydd ar unrhyw unigolyn i ddarparu gwybodaeth ond, yn amlwg, mwyaf yn y byd o bobl fydd yn ymateb gorau yn y byd fydd dibynadwyedd y data. Yn ogystal, nid yw’n ofynnol bod awdurdodau lleol yn trefnu bod yr wybodaeth hon yn cael ei darparu’n ddienw. Drwy gael gwared ar y gofyniad hwn, mae modd i’r sawl sy’n cynnal yr arolwg fonitro cyfraddau ymateb ac adnabod data’r ymgeiswyr a gafodd eu hethol.

Bydd gan awdurdodau lleol chwe mis wedi dyddiad etholiad cyffredin i gasglu a choladu’r data a’u hanfon i Lywodraeth Cymru.

Mae Llywodraeth Cymru wedi comisiynu Data Cymru i gynnal yr arolwg ar ran pob un o’r 22 o awdurdodau lleol. Bydd hyn yn bodloni rhwymedigaeth statudol yr awdurdodau lleol a bydd y data a gaiff eu coladu gan Data Cymru ar gyfer pob ardal ar gael i bob awdurdod lleol wedi i’r arolwg gael ei gwblhau.

Caiff awdurdodau lleol gyhoeddi eu canlyniadau ond bydd angen iddynt fod yn ofalus nad ydynt yn eu cyflwyno yn y fath fodd fel ei bod yn bosibl adnabod unrhyw ymgeisydd unigol. Os dim ond un ymgeisydd oedd yna o grŵp ethnig lleiafrifol, er enghraifft, ni ellid dadgyfuno’r ffigurau ar sail ethnigrwydd, gan ddangos nodweddion eraill yn ôl grŵp ethnig, gan y byddai’n amlwg bod yr holl nodweddion ar gyfer y grŵp hwnnw yn perthyn i’r unigolyn dan sylw.

Mae angen i’r rhai sy’n cynnal yr arolwg ac yn coladu’r wybodaeth gofio am eu dyletswyddau o dan ddeddfwriaeth diogelu data sy’n rheoleiddio’r defnydd o ddata personol.

Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (“GDPR y DU”) yn diffinio data personol fel unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson naturiol adnabyddedig neu adnabyddadwy (“testun data”). Un y gellir ei adnabod, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, yn benodol drwy gyfeiriad at ddyfais adnabod fel enw, rhif adnabod, data lleoliad, dyfais adnabod ar-lein neu drwy gyfeiriad at un neu ragor o ffactorau sy’n benodol i hunaniaeth gorfforol, ffisiolegol, genetig, meddyliol, economaidd, diwylliannol neu gymdeithasol y person hwnnw yw person adnabyddadwy.

Yn GDPR y DU, data sensitif, personol (categori arbennig) yw data sy’n cynnwys: tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, cred grefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, data genetig, data biometrig, data sy’n ymwneud ag iechyd, data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol.

Mae tua hanner y categorïau data yn adran 1(4) o’r Mesur wedi’u diffinio fel data categori arbennig o dan GDPR y DU. Oherwydd sensitifrwydd y data hyn, mae gofyn rhoi ystyriaeth fanylach iddynt wrth eu prosesu.

Mae angen i Data Cymru ac awdurdodau lleol roi ystyriaeth ddigonol i’r ffordd y maent yn trin, storio a dinistrio’r ymatebion i’r arolwg a ddychwelir. Mae Llywodraeth Cymru yn awgrymu bod 12 mis yn gyfnod priodol ar gyfer cadw’r ymatebion i’r arolwg a ddychwelir.

Nid yw’r GDPR yn gymwys i ddata sy’n cael eu gwneud yn ddienw yn y fath fodd fel na ellir adnabod unigolion o’r data.

Mae data o dan ffugenwau yn dal i gael eu trin fel data personol oherwydd eu bod yn galluogi i unigolion gael eu hadnabod (er bod angen allwedd er mwyn gallu gwneud hynny). Fodd bynnag, ar yr amod bod yr “allwedd” sy’n galluogi i unigolion gael eu hadnabod unwaith eto yn cael ei chadw ar wahân ac yn ddiogel, mae’r risg sy’n gysylltiedig â data o dan ffugenwau yn debygol o fod yn is, ac felly mae lefelau’r mesurau diogelu sydd eu hangen ar gyfer y data hynny yn debygol o fod yn is.

Rhaid adrodd ar yr holl ddata a gesglir drwy’r ymchwil hon mewn fformat dienw. Rhaid hepgor unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i adnabod cyfranogwyr unigol o unrhyw adroddiadau a gyhoeddir.

Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn adnodd defnyddiol i droi ato am gyngor ar gyhoeddi data personol o dan GDPR y DU. Mae rhagor o wybodaeth i’w gweld ar y wefan.

Mae rheoliad 3 yn Rheoliadau 2012 yn rhagnodi bod y cwestiynau a’r ffurf y maent i gael eu gofyn ynddi wedi eu dangos yn yr Atodlen i’r Rheoliadau. Ni chaniateir newid nac ychwanegu at unrhyw gwestiwn sydd wedi’i ragnodi. Dim ond y cwestiynau a ragnodir y caniateir eu defnyddio yn yr arolwg. Mae Rhannau 2 a 3 o’r Atodlen yn darparu dwy set wahanol o gwestiynau y gellid eu defnyddio cyn ac ar ôl etholiad. Os yw’r arolwg yn cael ei gynnal cyn yr etholiad, mae’n rhaid iddo gynnwys y cwestiynau yn Rhannau 1, 2 a 4 o’r Atodlen. Os yw’r arolwg yn cael ei gynnal ar ôl yr etholiad, mae’n rhaid iddo gynnwys y cwestiynau yn Rhannau 1, 3 a 4 o’r Atodlen.

Mae’n rhaid i ddata’r arolwg gael eu coladu ar gyfer pob awdurdod lleol ac mae’n rhaid darparu’r data cyfanredol mewn fformat electronig i Lywodraeth Cymru o fewn chwe mis i’r etholiadau lleol. Dylai’r data gynnwys y canlyniadau ar gyfer yr holl ymgeiswyr a dylid rhannu’r canlyniadau yn ôl etholiadau i gynghorau cymuned a’r etholiadau sirol. Dylid dangos y gyfradd ymateb gyffredinol a’r gyfradd ymateb yn ôl etholiadau i gynghorau cymuned a’r etholiadau sirol. Bydd y data amrwd ar gyfer pob awdurdod lleol yn cael eu darparu i’r awdurdod lleol penodol gan ddefnyddio dulliau trosglwyddo data diogel. Mae Llywodraeth Cymru hefyd wedi cyfarwyddo Data Cymru i ddarparu adroddiad sy’n cynnwys dadansoddiad o’r data.

Bydd Llywodraeth Cymru yn cyhoeddi’r canlyniadau o fewn deuddeg mis i’r etholiadau lleol. Y Gweinidog priodol yn Llywodraeth Cymru fydd yn penderfynu ym mha ffurf y caiff y canlyniadau eu cyhoeddi a pha mor fanwl fyddant, ond bydd yr wybodaeth a ddarperir i Lywodraeth Cymru yn cael ei rhannu â Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac Un Llais Cymru.

Bydd Llywodraeth Cymru yn rhyddhau £35,000 yn 2021 i 2022 i Data Cymru ar gyfer rheoli, cyflwyno, dadansoddi a darparu data sy’n gysylltiedig ag arolwg 2022.