Recriwtio byrddau cyrff cyhoeddus: adolygiad thematig - Prif adroddiad

APC(au)

Awdurdod(au) Parciau Cenedlaethol

CC

Corff (Cyrff) Cyhoeddus - Sefydliad a gafodd ei sefydlu'n ffurfiol ac a gaiff ei gyllido i ddarparu gwasanaeth cyhoeddus neu un o wasanaethau'r llywodraeth, er nad yw'n gweithredu fel adran weinidogol.

CHB

Corff (Cyrff) Hyd Braich - Grŵp o gyrff cyhoeddus a gaiff eu cyllido a'u goruchwylio gan Weinidogion. Swyddfa Cabinet y DU sy'n penderfynu pa gyrff sy'n perthyn i'r categori hwn ac yng Nghymru, maent fel a ganlyn:

• Cyrff Gweithredol – caiff y rhain eu creu fel arfer drwy ddeddfwriaeth benodol, ac Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog sydd fel arfer yn penodi'r Cadeirydd, y Prif Weithredwr a'r Cyfarwyddwyr Anweithredol (NED)
• Cwmnïau sydd ym mherchnogaeth Llywodraeth Cymru – mae’r rhain yn masnachu o dan gyfraith cwmnïau, ac Ysgrifennydd Cabinet sydd fel arfer yn penodi'r Cadeirydd a'r Cyfarwyddwyr Anweithredol
• Adrannau Anweinidogol – tasgau arbennig y mae angen iddynt gael eu cynnal ar wahân i waith Ysgrifenyddion Cabinet / Gweinidogion, megis casglu trethi
• Grwpiau Cynghori – nid ydynt yn bodoli ar sail ffurfiol, caiff yr aelodau eu penodi gan Ysgrifenyddion Cabinet / Gweinidogion.

CNLC

Corff (Cyrff) a Noddir gan Lywodraeth Cymru.

Cod Llywodraethiant

Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus - Mae hwn yn nodi'r egwyddorion a ddylai fod yn sail i bob penodiad cyhoeddus a wneir i'r cyrff a restrir yn y Gorchymyn yn y Cyfrin Gyngor ar Benodiadau Cyhoeddus.

Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant

Sicrhau mynediad a chanlyniadau cyfartal; bod amrywiaeth o bobl o wahanol gefndiroedd wedi'u cynnwys a bod pawb yn teimlo bod ganddynt lais a'u bod yn perthyn mewn sefydliad.

Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru)

Mae'r Ddeddf yn ymwneud â gwella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol Cymru.

GIG

Y Gwasanaeth Iechyd Gwladol.

Grŵp Cyfeirio Cyrff Cyhoeddus

Grŵp o Gyfarwyddwyr Llywodraeth Cymru sy'n gyfrifol am Gyrff Cyhoeddus, a gadeirir gan Brif Swyddog Gweithredu Llywodraeth Cymru.

Grŵp y Sector Datganoledig

Cyfarfod chwarterol rhwng Llywodraeth Cymru a chyflogwr Corff Hyd Braich a chynrychiolwyr Undebau Llafur i rannu, ystyried a thrafod materion cyflogaeth a gweithredu fel fforwm er mwyn tynnu sylw at arferion da a materion sy’n codi.

KAS

Yr Is-adran Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi - Un o is-adrannau Llywodraeth Cymru.

LlC

Llywodraeth Cymru

MA

Cyngor Gweinidogol - Cyngor ysgrifenedig ffurfiol a roddir gan swyddogion Llywodraeth Cymru i Weinidog(ion) mewn perthynas â phenderfyniad newydd, yn ymwneud â pholisi, gweithrediadau, deddfwriaeth neu faterion eraill.

NED

Cyfarwyddw(y)r Anweithredol

OCPA

Swyddfa'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus.

Panel(i) Asesu Cynghorol

Y panel recriwtio ar gyfer swydd wag ar Fwrdd, a fyddai fel arfer yn cynnwys rhywun o'r Cyrff cyhoeddus, y Cadeirydd yn aml, a dau aelod annibynnol arall. Cyfeirir ato weithiau fel ‘Panel recriwtio’.

Rhestr ar gyfer yr Arolygon

Rhestr sy'n cynnwys yr holl gyrff hyd braich a wahoddwyd i gymryd rhan yn yr arolygon.

SAG

Y Swyddfa Archwilio Genedlaethol

Swyddog(ion) Cyfrifyddu

Y Prif Weithredwr yn ei rôl fel Swyddog Cyfrifyddu sy'n bersonol gyfrifol am sicrhau bod yr arian cyhoeddus y mae'n gyfrifol amdano yn cael ei warchod yn briodol; am weithredu a rheoli'r corff o ddydd i ddydd; ac am sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion ‘Rheoli Arian Cyhoeddus Cymru’.

Swyddog(ion) Cyfrifyddu Ychwanegol

Swyddog yn Llywodraeth Cymru y dirprwywyd atebolrwydd iddo dros gylch gwaith diffiniedig gan yr Ysgrifennydd Parhaol.

Tîm/Timau Partneriaeth

Cyfeiriodd rhai ymatebwyr ato fel y Tîm Noddi. Mae Timau Partneriaeth yn rhan o Lywodraeth Cymru, ac yn hyrwyddo a chynnal perthynas waith effeithiol rhwng y Llywodraeth a Chyrff Cyhoeddus.

TPC

Tîm Penodiadau Cyhoeddus - Mae'r tîm yn rhan o Uned Cyrff Cyhoeddus Llywodraeth Cymru ac arferid cyfeirio ato fel yr Uned Penodiadau Cyhoeddus.

Uwch-aelod Annibynnol o'r Panel

Uwch-aelod Annibynnol o'r Panel - Aelodau a gaiff eu recriwtio gan ganolbwyntio ar nodweddion amrywiol i wasanaethu fel aelodau annibynnol o'r Panel Asesu Cynghorol wrth recriwtio Cadeiryddion ar gyfer penodiadau arwyddocaol. Penodiadau arwyddocaol yw'r rhai y cytunwyd arnynt gan y Prif Weinidog a'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus.

UCC

Uned Cyrff Cyhoeddus - Uned yn Llywodraeth Cymru sy'n cynnwys y Tîm Penodiadau Cyhoeddus.

Ymgyrch

Mae’r term hwn a’r term ‘proses recriwtio’ yn golygu’r un peth, ac maent yn cyfeirio at y broses o gytuno ar yr hysbyseb swydd (neu fynd ati i hysbysebu), gwerthuso ymgeiswyr a phenodi i'r Bwrdd yn unol â'r Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus.

Ysgrifennydd Cabinet

Mae'r Cabinet presennol yn cynnwys Ysgrifenyddion Cabinet a Gweinidogion, ond mae'r adroddiad yn defnyddio'r term ‘Gweinidog’ wrth adrodd ar y canfyddiadau gan fod hyn yn gywir ar gyfer y cyfnod pan gafodd yr holiaduron eu llenwi.

Cefndir

1. Anfonwyd dau arolwg ar gyfer yr adolygiad hwn – un i aelodau Bwrdd ac un i Gyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth.

Cwmpas

2. Anfonwyd yr arolygon at aelodau Bwrdd a Phrif Weithredwyr y Cyrff Cyhoeddus a restrir yn Atodiad 1. Roeddent yn cynnwys Cyrff Cyhoeddus y caiff eu penodiadau cyhoeddus eu rheoleiddio gan y Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus a'r rhai hynny sy'n dilyn y Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus o'u gwirfodd.

Canfyddiadau allweddol

3. Y broses recriwtio

• Cymhlethdod y broses ymgeisio a'r cyfnod amser o'r hysbyseb hyd at gwblhau'r broses.
• Yr angen i gynnwys aelodau Bwrdd yn fwy fel rhan o'r broses.
• Eglurder o ran rolau'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus, Timau Partneriaeth a'r Corff Cyhoeddus wrth recriwtio i Fyrddau.
• Diffyg hyfforddiant, mapiau proses neu ganllawiau wrth recriwtio i Fyrddau.
• Gwerth defnyddio matrics sgiliau a chymeriad i nodi'r bylchau a fyddai'n galluogi'r corff cyhoeddus i gyflawni ei nodau gweithredol â Bwrdd amrywiol.
• Cyflenwad parod o aelodau Bwrdd, ynghyd â disgrifiadau rôl cyffredinol er mwyn symleiddio'r broses wrth recriwtio i rolau unigol.

4. Cyfathrebu

• Soniodd llawer o aelodau Bwrdd am y diffyg cyfathrebu amserol neu gyfathrebu aneglur yn ystod y broses recriwtio, yn ogystal ag amrywiaeth o ran eglurder manylebau rôl a /neu nodweddion a'r diffyg adborth, neu adborth annigonol, i ymgeiswyr aflwyddiannus.
• Yr angen am bwynt gwybodaeth unigol yn ystod y broses recriwtio.

5. Amrywiaeth

• Dylai ffurflenni cais fod yn haws eu deall a’u llenwi, a dylid cynnig fersiynau wedi'u haddasu i unigolion niwrowahanol neu unigolion ag amhariadau eraill a allai eu hatal rhag ymgeisio.
• Mae angen gwneud mwy i gynyddu amrywiaeth ar Fyrddau.

6. Ymgeiswyr aflwyddiannus

• Dylid rhoi adborth adeiladol i ymgeiswyr aflwyddiannus a'u cyfeirio at gyfleoedd datblygu.

7. Cynefino a hyfforddiant

• Nid oedd y cynllun cynefino bob amser yn ddefnyddiol oherwydd ei fod yn gallu bod yn rhy gyffredinol ac nid oedd yn rhoi gwybodaeth am y sefydliad ei hun nac am ofynion penodol y rôl.
• Roedd angen cyfleoedd hyfforddi a datblygu er mwyn creu Bwrdd amrywiol a chyflenwad o unigolion parod.

8. Diddordeb mewn ymgeisio i fod yn aelod o Fwrdd yn y dyfodol

• Cafwyd adborth y byddai'r gwahaniaeth rhwng rolau ar Fyrddau o ran gwariant, trefniadau ad-dalu a thâl cydnabyddiaeth yn dylanwadu ar ddiddordeb unigolion mewn dod yn aelod o Fwrdd yn y dyfodol.

Casgliad

9. Mae tabl 9 yn yr adroddiad yn rhoi diweddariad ar y ffordd y caiff y materion a godwyd yn yr arolwg eu rhoi ar waith. Bydd yr Uned Cyrff Cyhoeddus hefyd yn ystyried adroddiad Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus San Steffan, Mai 2024 ac adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, Chwefror 2024, sy'n cynnwys canfyddiadau tebyg i ganfyddiadau'r adolygiad thematig hwn.

2.1 Mae adolygiadau thematig yn rhan o raglen adolygiadau teilwredig Llywodraeth Cymru a'u nod yw meincnodi, nodi a rhannu arferion da ar draws Timau Partneriaeth a Chyrff Cyhoeddus, a lle y bo'n berthnasol, roi sicrwydd ychwanegol i Weinidogion. Nododd y Timau Partneriaeth ac Aelodau Gweithredol y Cyrff Cyhoeddus fod recriwtio i Fyrddau yn faes y dylid rhoi blaenoriaeth iddo wrth gynnal adolygiadau thematig. Y nod oedd casglu arferion recriwtio Byrddau a phrofiad aelodau Bwrdd ynghyd a rhannu'r wybodaeth er mwyn galluogi Cyrff Cyhoeddus a'u Timau Partneriaeth perthnasol i ystyried a chymharu eu harferion eu hunain. Bydd hefyd yn galluogi'r Uned Cyrff Cyhoeddus i nodi ac ystyried gwelliannau posibl i'r arferion a'r prosesau recriwtio a ddefnyddir ar hyn o bryd, gan gydymffurfio â'r Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus.

3.1 Yn Llywodraeth Cymru, y Tîm Penodiadau Cyhoeddus sy'n rhan o'r Uned Cyrff Cyhoeddus sy'n gyfrifol am sicrhau cydymffurfiaeth â'r Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus (y ‘Cod Llywodraethiant’) ar gyfer prosesau recriwtio a reoleiddir i Fyrddau Cyrff Cyhoeddus. Mae penodiadau a reoleiddir yn benodiadau i gyrff neu swyddi sydd wedi'u rhestru yn y Gorchymyn perthnasol yn y Cyfrin Gyngor ac y mae'n rhaid iddynt gydymffurfio â'r gweithdrefnau a bennwyd yn y Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus, ac sy'n ddarostyngedig i drefniadau rheoleiddio annibynnol.

3.2 Mae Timau Partneriaeth, sef y tîm noddi ar gyfer pob Corff Cyhoeddus, yn cynnig cyswllt rhwng y Cyrff Cyhoeddus a'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus ar gyfer pob mater sy'n ymwneud â phenodiadau i fyrddau cyhoeddus.

3.3 Mae aelodau Bwrdd, y mae pob un ohonynt, fwy neu lai, yn Gyfarwyddwyr Anweithredol, yn darparu arweinyddiaeth strategol ac yn sicrhau bod prosesau llywodraethiant a rheoli corfforaethol effeithiol ar waith. Maent yn sicrhau bod Cyfarwyddwyr Gweithredol y Corff Cyhoeddus yn atebol am gyflawni'r amcanion a'r cylchoedd gorchwyl diffiniedig y cytunwyd arnynt gan y Gweinidog ac yn rhoi cyngor i Gyrff Cyhoeddus ar amrywiaeth o faterion gweithredol a materion cyflawni.

3.4 Roedd y Cyrff Cyhoeddus a gynhwyswyd yn y Rhestr ar gyfer yr Arolygon (gweler Atodiad 1) yn cynnwys Cyrff Cyhoeddus a reoleiddir (ar restr y Gorchmynion yn y Cyfrin Gyngor ac y mae'n ofynnol iddynt ddefnyddio'r Cod Llywodraethiant) a Chyrff Cyhoeddus nas rheoleiddir (y rhai hynny nad ydynt ar restr y Gorchmynion yn y Cyfrin Gyngor ond sy'n dewis defnyddio'r Cod Llywodraethiant wrth recriwtio i'w Byrddau). 

3.5 Gan fod y Byrddau Iechyd a Gofal Cymdeithasol a'u Tîm Partneriaeth, Cyfarwyddiaeth Gweithlu a Busnes Corfforaethol y GIG eisoes wrthi'n cynnal trafodaethau manwl ar brosesau recriwtio i'r byrddau, penderfynodd y Gyfarwyddiaeth felly na fyddai'n cymryd rhan yn yr adolygiad hwn. Mae Atodiad 5 yn rhoi diweddariad ar waith y grŵp gorchwyl a gorffen ar benodiadau i Fyrddau Iechyd.

3.6 Ystyriwyd darnau perthnasol o waith a gyhoeddwyd ar y prosesau ar gyfer recriwtio aelodau i Gyrff Cyhoeddus fel rhan o'r adolygiad hwn (gweler Atodiad 8).

4.1 Lluniwyd dau arolwg er mwyn casglu gwybodaeth am arferion a phrofiadau wrth recriwtio i Fyrddau. Anfonwyd arolwg at uwch-dimau arwain Cyrff Cyhoeddus a'u Timau Partneriaeth perthnasol o fewn Llywodraeth Cymru ac anfonwyd arolwg ar wahân at aelodau Bwrdd er mwyn cael gwybod eu profiadau a'u safbwyntiau ar yr arferion gorau. Mae Atodiad 1, y ‘Rhestr ar gyfer yr Arolygon’, yn dangos y Cyrff Cyhoeddus a gafodd eu cynnwys yn yr Adolygiad hwn. Anfonwyd yr arolwg at aelodau Bwrdd pob Corff Cyhoeddus drwy'r Timau Partneriaeth a / neu drwy'r Prif Swyddogion Gweithredol, ac anfonwyd tua’u hanner yn uniongyrchol at Gadeiryddion.

4.2 Cafodd yr arolygon eu strwythuro er mwyn hwyluso gwaith ymgysylltu ac felly prin iawn oedd y cwestiynau gorfodol a ofynnwyd, a oedd yn golygu nad oedd yn rhaid ateb pob cwestiwn. Nid oedd yn rhaid i ymatebwyr ateb cwestiynau dilynol ychwaith, ac o ganlyniad, cafwyd niferoedd gwahanol o ymatebion i'r cwestiynau ategol. Roedd yr arolygon yn cynnwys cwestiynau amlddewis, yn ogystal â blychau testun agored ar gyfer rhai cwestiynau a oedd yn rhoi cyfle i'r ymatebwyr roi rhagor o wybodaeth. Gan y gallai'r ymatebwyr ddewis mwy nag un opsiwn, roedd cyfanswm nifer yr ymatebion weithiau'n uwch na nifer yr ymatebwyr.

4.3 Nid oedd unrhyw un o'r arolygon yn gofyn am unrhyw ddata demograffig na data amrywiaeth.

4.4 Cafwyd cymorth gan Is-adran Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi Llywodraeth Cymru (KAS)  i ddadansoddi'r arolygon.

4.5 Mae'r adroddiad hwn yn canolbwyntio ar ddata ansoddol gan ddefnyddio termau ystadegol disgrifiadol:

• Bron pawb = 90% neu fwy
• Y rhan fwyaf = 56% i 89%
• Tua hanner = 45% i 55%
• Rhai = 11% i 44%
• Prin iawn = 10% neu lai

4.6 Ceir rhagor o fanylion am y fethodoleg a'r arolygon eu hunain yn Atodiad 2.

4.7 Roedd yr ymatebion yn cyfeirio at brofiadau pan fu aelodau Bwrdd, Cyrff Cyhoeddus neu Dimau Partneriaeth yn ymwneud ddiwethaf â phroses recriwtio i Fwrdd ac felly nid ydynt o reidrwydd yn adlewyrchu arferion cyfredol.

5.1 O'r 35 o Gyrff Cyhoeddus a wahoddwyd i gymryd rhan yn y ddau arolwg, cafwyd ymatebion gan 27 o Gyrff Cyhoeddus, sef cyfradd ymateb o 77%, a oedd yn cynnwys 15 o gyrff â Byrddau a reoleiddir, wyth a oedd yn gymysgedd o Fyrddau a reoleiddir a Byrddau nas rheoleiddir, a phedwar yn penodi i Fyrddau nas rheoleiddir, ond a ddywedodd eu bod yn dewis cydymffurfio â'r Cod Llywodraethiant.

5.2 Ar gyfer y ddau arolwg, cyflwynodd 113 o ymatebwyr 126 o ymatebion (gweler Atodiad 1). Roedd nifer yr ymatebwyr fesul Corff Cyhoeddus yn amrywio, a'r nifer cyfartalog (canolrif) oedd pump ymatebydd.

5.3 Roedd gan y rhan fwyaf o'r Cyrff Cyhoeddus (56%) 4-6 o ymatebwyr:

• roedd gan 33% ohonynt 1-3 o ymatebwyr
• ac roedd gan 7% ohonynt 7-8 o ymatebwyr.
• Mae'n werth nodi mai Gofal Cymdeithasol Cymru oedd â'r nifer uchaf o ymatebwyr, sef 13, sy'n cyfateb i 10% o'r holl ymatebwyr ar gyfer y ddau arolwg.

5.4 Cafwyd cyfanswm o 99 o ymatebion gan 88 o aelodau Bwrdd i'r arolwg i aelodau Bwrdd (gweler y Rhestr ar gyfer yr Arolygon yn Atodiad 1). Er bod 27 o Gyrff Cyhoeddus wedi cymryd rhan yn y ddau arolwg, dim ond un ohonynt nad oedd yn cynnwys Aelod Bwrdd ymhlith ei ymatebwyr, gan roi cyfradd ymateb o 74% (26/35) i'r arolwg i Fyrddau.

5.5 Roedd y gyfradd ymateb i'r arolwg i Gyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth yn sylweddol is (gweler Atodiad 1). Cafwyd ymatebion gan 27 o ymatebwyr ar gyfer 19 o'r 35 o Gyrff Cyhoeddus (54%). Daeth 34% (12/35) o'r ymatebion gan 10 o Dimau Partneriaeth Llywodraeth Cymru, gan fod un Tîm Partneriaeth yn gyfrifol am dri Chorff Cyhoeddus, a daeth 15 o ymatebion gan 14 o Gyrff Cyhoeddus, gan roi cyfradd ymateb o 40% ar gyfer Cyrff Cyhoeddus (14/35), gan fod dau ymatebydd Cyrff Cyhoeddus wedi cyflwyno ar Gorff Cyhoeddus. Roedd yr ymatebwyr wedi'u dosbarthu ar draws y Cyrff Cyhoeddus fel a ganlyn:

• Cyflwynodd 7 Corff Cyhoeddus ymatebion gan Dimau Partneriaeth ac arweinwyr y Cyrff Cyhoeddus.
• Cyflwynodd 7 Corff Cyhoeddus ymatebion gan arweinwyr y Cyrff Cyhoeddus yn unig.
• Cyflwynodd 5 Corff Cyhoeddus ymatebion gan Dimau Partneriaeth yn unig.

5.6 Mae arferion recriwtio ar gyfer penodiadau cyhoeddus wedi newid ac maent yn newid o hyd ers cyhoeddi Adlewyrchu Cymru wrth Redeg Cymru: Strategaeth Amrywiaeth a Chynhwysiant ar gyfer Penodiadau Cyhoeddus.

6.1 Swyddfa'r Cabinet sy'n cynnal y Cod Llywodraethiant, sy'n nodi'r broses ar gyfer gwneud penodiad a reoleiddir. Mae'r Gorchmynion yn y Cyfrin Gyngor yn nodi pa Gyrff Cyhoeddus y mae'r Cod Llywodraethiant yn berthnasol iddynt.

6.2 Y  Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus sy'n gyfrifol am reoleiddio penodiadau cyhoeddus yn erbyn gofynion y Cod Llywodraethiant.

6.3 Gwneir pob penodiad gan Weinidogion Cymru i'r Cyrff Cyhoeddus a restrir yn y Gorchmynion yn y Cyfrin Gyngor yn unol â'r Cod Llywodraethiant.

6.4 Yng Nghymru, y Prif Weinidog sy'n gyfrifol am benodiadau cyhoeddus i'r holl Gyrff Cyhoeddus a restrir yn y Gorchymyn yn y Cyfrin Gyngor. Mae'n dirprwyo'r gwaith o oruchwylio cyrff penodol i Ysgrifenyddion y Cabinet / Gweinidogion. Nhw sy'n arfer y swyddogaethau sy'n gysylltiedig â'r cyrff hyn a nhw, yn y pen draw, sy'n atebol i'r Senedd am weithgareddau'r cyrff. Ymgynghorir ag Ysgrifenyddion y Cabinet / y Gweinidogion cyn cynnal cystadleuaeth er mwyn cytuno ar y disgrifiad swydd, hyd y ddeiliadaeth, tâl cydnabyddiaeth, proses recriwtio a chyfansoddiad y Paneli Asesu Cynghorol..

6.5 Mae Ysgrifennydd y Cabinet dros Ddiwylliant a Chyfiawnder Cymdeithasol hefyd yn gyfrifol am y polisi penodiadau cyhoeddus ac am weithredu a goruchwylio’r berthynas â Chyrff Cyhoeddus o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol.

6.6 Nid oes tâl cydnabyddiaeth yn gysylltiedig â phob penodiad cyhoeddus. Lle telir ffioedd, fe'u telir yn unol â chanllawiau Cynllun Taliadau Cydnabyddiaeth Llywodraeth Cymru (dangosir fel Meini Prawf a Bandiau Tâl Cydnabyddiaeth (RCB) ar yr arolygon). Nod y Cynllun yw gwerthuso maint a chymlethdod corff ac yna ei ddyrannu i un o bum band cyfradd ddyddiol sy'n berthnasol i Gadeirydd y Bwrdd, Dirprwy Gadeirydd y Bwrdd (neu Aelodau â chyfrifoldebau ychwanegol) a rolau Aelodau arferol y Bwrdd. Mae'r broses o werthuso'r corff yn ystyried ei wariant gros, nifer y staff, cymhlethdod y rôl ac amlygiad i risg. Gall Ysgrifenyddion Cabinet / Gweinidogion benderfynu dyrannu lefelau cydnabyddiaeth ariannol uwch, os byddant am wneud hynny, lle bo'r amgylchiadau yn gymwys..

6.7 Cyn cychwyn cystadleuaeth, gofynnir i'r Ysgrifenyddion Cabinet / Gweinidogion perthnasol am enwau unigolion i gysylltu â nhw. Gall yr Ysgrifenydd Cabinet / Gweinidog roi eu barn ar ymgeiswyr i'r Paneli Asesu Cynghorol yn ystod pob cam a byddant hefyd yn cael rhestr o ymgeiswyr sy'n addas i'w penodi. Dylai Timau Partneriaeth sicrhau bod digon o gyfleoedd i'r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog  perthnasol ymgysylltu â Chadeirydd y Bwrdd y mae'r broses yn recriwtio iddo, er mwyn cael cyngor ar y sgiliau a'r profiad sydd eu hangen i sicrhau Bwrdd cyffredinol effeithiol. Nid dewis ymgeiswyr ar gyfer y penodiad dan sylw yw rôl y Panel Asesu Cynghorol, ond yn hytrach, rhoi rhestr o ymgeiswyr sydd â'r gallu i ymgymryd â'r penodiad i'r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog perthnasol er mwyn iddynt allu dewis oddi ar y rhestr honno.

6.8 Os bydd yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog yn dewis penodi rhywun nad yw'r Panel yn ystyried ei fod yn addas i'w benodi, neu os bydd yn penderfynu penodi ymgeisydd heb gystadleuaeth, bydd angen ymgynghori â'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus a chyfiawnhau'r penderfyniad yn gyhoeddus.

6.9 Rhaid i'r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog perthnasol gytuno ar ailbenodiadau ac estyniadau.

6.10 Pryd bynnag y gwneir penodiad cyhoeddus arwyddocaol i Gorff Cyhoeddus a reoleiddir, bydd y Panel bob amser yn cynnwys Uwch-aelod Annibynnol o'r Panel (SIPM). Gwneir penodiadau arwyddocaol drwy gytundeb â'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus ac Ysgrifenyddion Cabinet / Gweinidogion Llywodraeth Cymru. Mae'r Cod Llywodraethiant yn nodi y dylai Uwch-aelod Annibynnol o'r Panel fod yn annibynnol ar yr Adran a'r Corff Cyhoeddus dan sylw, na ddylai fod yn wleidyddol weithgar ar y pryd, ac y dylai'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus gytuno arno.

6.11 Mae Llywodraeth Cymru yn cadw rhestr o Uwch-aelodau Annibynnol â chefndiroedd amrywiol a gellir galw arnynt pan fo angen. Bob tro y caiff Uwch-aelod Annibynnol ei gynnig ar gyfer ymgyrch benodol, mae'n ofynnol i’r Ysgrifennydd Cabinet neu Weinidog perthnasol ymgynghori â'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus ar y dewis hwnnw cyn i'r broses ddechrau..

6.12 Ers 2019, gwahoddwyd pwyllgorau i gynnal gwrandawiadau cyn penodi ar gyfer rhai o benodiadau cyhoeddus proffil uchel Llywodraeth Cymru, fel y rhai hynny sy'n cael effaith sylweddol ar y cyhoedd er mwyn gwella tryloywder. Mae hyn yn helpu i roi sicrwydd i'r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog perthnasol a fydd yn gwneud y penderfyniad terfynol mewn perthynas â'r penodiad.

7.1 Nid atebodd pob ymatebydd bob cwestiwn yn yr arolwg, ac roedd modd i ymatebwyr nodi mwy nag un ymateb ar gyfer rhai cwestiynau. Roedd y canfyddiadau wedi'u strwythuro i nodi sawl un o'r 88 o ymatebwyr a atebodd gwestiwn ac mewn rhai achosion, nifer yr ymatebion. Mae Atodiad 1 yn dangos nifer aelodau Bwrdd pob Corff Cyhoeddus a ymatebodd i'r arolwg.

7.2 Cafwyd 99 o ymatebion gan 88 o aelodau Bwrdd y Cyrff Cyhoeddus ar y Rhestr ar gyfer yr Arolygon.

Profiad a chymhelliant o ran ymgeisio

7.3 Mae gan lawer o aelodau Bwrdd brofiad helaeth, a nododd ymatebwyr mewn gwahanol rolau ar draws yr ymatebion gan 27 o Fyrddau werth 368 mlynedd o brofiad. Gwnaethant nodi hefyd eu bod yn gwasanaethu a'u bod wedi gwasanaethu ar Fyrddau eraill ar draws amrywiol sectorau, yr oedd y rhan fwyaf ohonynt yn y sector cyhoeddus a'r trydydd sector (69% o'r 158 o ymatebion gan 67 o ymatebwyr). Roedd tua hanner y rolau ar Fyrddau nad oeddent wedi'u cynnwys ar y Rhestr ar gyfer yr Arolygon yng Nghymru (51% o'r 102 o ymatebion a gafwyd gan 71 o ymatebwyr), gyda rhai sefydliadau DU gyfan (38%) a rhai sefydliadau byd-eang (11%).

7.4 Nododd tua hanner yr 85 (45%) o ymatebwyr eu bod wedi dod i wybod am y swydd wag ar y Bwrdd ar wefan Llywodraeth Cymru, a nododd eraill eu bod wedi dod i wybod drwy rwydweithiau, fforymau, cydweithwyr neu ffrindiau. Prin iawn (10%) oedd yr ymatebwyr a nododd fod uwch-arweinwyr neu aelodau Bwrdd y Corff Cyhoeddus wedi cysylltu â nhw. Nododd 13 o'r 85 (15%) o ymatebwyr fod asiantaethau recriwtio wedi cysylltu'n benodol â nhw.

7.5 Cafwyd 220 o ymatebion gan 88 o ymatebwyr o ran y chwe opsiwn amlddewis o ran beth sy'n cymell ymatebwyr i ymgeisio am rôl ar Fwrdd (gweler tabl 1). Cafodd bron pob cais (82 o'r 88 o ymatebwyr) ei gymell gan 'faes o ddiddordeb penodol', gyda'r rhan fwyaf o'r ymatebwyr (66%) hefyd yn nodi bod ganddynt 'set sgiliau benodol'. Roedd rhai ymatebwyr hefyd wedi'u cymell gan ‘gyfle datblygu’ (39%), ‘dyheadau personol’ (30%), a ‘dyheadau o ran gyrfa’ (15%). Prin iawn (8%) oedd yr ymatebwyr a nododd fod ‘tâl’ wedi eu cymell i ymgeisio am swydd wag ar Fwrdd.

Materion a oedd yn gysylltiedig â'r ymgyrch

7.6 Nododd hanner yr 86 o ymatebwyr nad oedd unrhyw rwystrau neu heriau sylweddol. Nododd 65 o ymatebion (o 43 o ymatebwyr) fod y rhwystrau neu'r heriau a brofwyd ganddynt yn gysylltiedig â phrosesau recriwtio Llywodraeth Cymru. Nododd y rhan fwyaf (88%) o'r 43 o ymatebwyr ‘hyd y broses recriwtio’ fel her.

7.7 Nododd rhai o'r 43 o ymatebwyr (16%) a ddewisodd rwystr neu her hefyd ‘nid oedd y broses recriwtio yn glir cyn gwneud cais’, nododd pedwar o'r 43 o ymatebwyr (9%) hefyd ‘faint o wybodaeth yr oedd ei hangen’ fel her, a nododd 7% o ymatebwyr nad oedden nhw ‘ddim yn ymwybodol o'r rôl wag mewn pryd i wneud cais’.

7.8 Dewisodd rhai ymatebwyr (5%) ‘diffyg addasiadau rhesymol yn y broses’. Fodd bynnag, nododd tri ymatebydd na wnaethant ddewis yr opsiwn hwn:

Diffyg cymorth o ran mynediad i bobl anabl

Rhestr ticio oedd y broses ymgeisio a'r cyfweliadau, ac nid oeddent yn ystyried yr heriau a'r rhwystrau ychwanegol y mae ymgeiswyr nad ydynt yn niwro nodweddiadol yn eu hwynebu

a

Mae'r broses ymgeisio ar-lein yn anodd i unrhyw un, ac i fi, fel person â dyslecsia, roedd bron yn amhosibl. Llwyddais i gael help, ond bu bron i mi roi'r ffidil yn y to. Fwy na thebyg y byddai eraill wedi gwneud.

7.9 Pe byddai'r tri ymatebydd hyn wedi dewis ‘diffyg addasiadau rhesymol’, byddai hynny wedi cynyddu'r gyfradd ymateb i 12%. O ystyried bod 20% o'r boblogaeth oedran gweithio yng Nghymru yn anabl yn ôl Cyfrifiad 2021, ac na fyddai gan bawb ddiddordeb mewn rôl ar Fwrdd, yn dyfalbarhau hyd at y cam ymgeisio neu'n llwyddo i gael eu penodi, mae'r ffigur hwn yn arwyddocaol.

7.10 Prin iawn oedd yr ymatebwyr a ddewisodd, ‘ddim yn deall y rôl na'i gofynion’ (5%), neu eglurder ynghylch ‘ad-daliad ar gyfer cyfrifoldebau gofalu, iawndal cyflogaeth, teithio a chynhaliaeth’ (5%) fel her neu rwystr. Un ymateb yr un a gafwyd i’r dewisiadau ‘ar gyfer rolau sy'n talu ffi, pryderu am yr effaith ar fudd-daliadau’, ‘nid oeddwn yn gallu siarad â neb am y rôl’ a nododd un ymatebydd ‘nad oedd y broses ar gael yn Gymraeg’.

7.11 Nododd ymatebydd a ddewisodd ‘hyd y broses recriwtio’ fel ei unig ymateb, "Mae yna gymhlethdodau a diffyg eglurder yn gysylltiedig â'r broses. Fodd bynnag, ar ôl i chi wneud sawl cais (...), mae'n dod yn haws!".

7.12 Cafwyd 255 o ymatebion gan 86 o ymatebwyr am eu profiad yn ystod y cam ymgeisio (gweler tabl 2). Nododd y rhan fwyaf o'r 86 o ymatebwyr (69%) eu bod ‘yn deall yr hyn yr oedd angen imi ei wneud yn ystod y cam ymgeisio’, gyda thua hanner yn nodi ‘roedd gen i dystiolaeth ar gyfer holl feini prawf y rôl’ (53%) a bod ‘y broses yn hwylus ac yn hawdd ei dilyn’ (45%). Dewisodd 37 o'r 86 o ymatebwyr (43%) hefyd eu bod ‘yn deall yr amserlen recriwtio’.

7.13 O'r 86 o ymatebwyr, dewisodd 23 (27%) ‘nid oeddwn yn siŵr sut fyddai cais cryf yn edrych’ a nododd 7% arall mai ‘dim ond ar gyfer rhai o feini prawf y rôl yr oedd gen i dystiolaeth’ a dewisodd 5% ‘nid oeddwn yn meddwl y gallwn fodloni holl feini prawf y rôl’.

7.14 Dewisodd rhai ymatebwyr (19 o 86) ‘cefais ddiweddariadau amserol am hynt fy nghais’ (22%) ond nododd 22% arall ‘ni chefais ddiweddariadau’ neu ‘ni chefais ddiweddariadau amserol am hynt fy nghais’.

7.15 Cafwyd chwe sylw gan ymatebwyr yn cyfeirio at yr hyn roeddent yn ei gofio am eu profiad yn ystod y cam ymgeisio. Cyfeiriodd tri ohonynt at y broses hir, a soniodd un fod “y diweddariadau ar hynt fy nghais a'r rhesymau dros yr oedi yn araf ac yn aneglur. Cafodd hyn effaith ar fy ngallu i wneud cais am swyddi eraill" gydag un arall yn nodi fod “y broses yn hir ac yn ailadroddus iawn", gan fod y ffurflen gais yn dyblygu'r CV sydd ei angen. Nododd un ymatebydd hefyd fod y gallu i gyflwyno tystiolaeth lawn ar gyfer y gyfres o feini prawf lluosog o fewn y terfyn geiriau cyfyngedig yn fater allweddol. Nododd hefyd fod “gwahaniaethau sylweddol o ran eglurder manylebau Byrddau. Mae rhai ohonynt yn ardderchog ond nid yw eraill cystal.”

7.16 Cafwyd 393 o ymatebion gan 86 o ymatebwyr am eu profiad ar ôl cael eu gwahodd i gyfweliad a chan ystyried y cyfweliad ei hun. Nododd y rhan fwyaf o'r 86 o ymatebwyr eu bod ‘yn deall y broses gyf-weld a'r amserlen’ (77%), eu bod wedi ‘cael digon o amser i baratoi ar gyfer y cyfweliad’ (74%), ‘aeth y broses gyf-weld yn esmwyth’ (66%) a bod ‘aelodau'r panel yn awyddus i wrando ar [eu] profiadau’ (64%) a bod ‘cwestiynau'r cyfweliad yn berthnasol i'r rôl a'i chyfrifoldebau’ (70%). Fodd bynnag, nododd rhai hefyd ‘nid oedd yn glir imi beth oedd y broses gyf-weld a'r amserlen’ (14%) a dywedodd 7% ‘ni chefais ddigon o amser i baratoi ar gyfer y cyfweliad’.

7.17 Nododd un o'r 15 o sylwadau a gafwyd ar adborth aelodau Bwrdd ar y gwahoddiad i gyfweliad a'r cyfweliad ei hun, “Nid oeddwn i'n disgwyl rhai o'r cwestiynau a holwyd a oedd yn ymwneud yn fwy â chyfrifoldebau a heriau llywodraethiant yn hytrach na fy arbenigedd gwyddonol a'm diddordebau”, a dywedodd un arall “roedd gwahaniaethau sylweddol rhwng yr ymgyrchoedd” y cafodd wahoddiad iddynt, gydag un yn cael ei chynnal gan “asiantaeth recriwtio allanol yr oedd ei 'gofal cwsmeriaid' yn eithriadol o dda. Roedd safon y rhyngweithio mewn perthynas â'r penodiadau hynny yr oedd Llywodraeth Cymru yn gwbl gyfrifol amdanynt yn enbyd o gymharu". Cyflwynodd pedwar ymatebydd hefyd sylwadau ar y broses hir a'r diffyg cyfathrebu neu ddiweddariadau ar hynt y cais.

7.18 Nododd tri o'r 15 o ymatebwyr eu bod yn fodlon â'r broses, ac ychwanegodd un “Roedd y broses yn drwyadl iawn ac yn heriol - sydd yn beth da” a nododd un arall bod y cyfweliad wedi'i deilwra, "oedd yn llawer llai safonol (a derbyniol yn fy marn i) i'r Corff Cyhoeddus a oedd yn recriwtio”.

7.19 Nododd dau o'r 88 o ymatebwyr eu bod wedi tynnu'n ôl o'r broses recriwtio. Nododd un ymatebydd fod hyn oherwydd achosion o wrthdaro buddiannau â rolau eraill, a nododd yr ymatebydd arall fod trafodaethau â chynrychiolwyr o'r Corff Cyhoeddus wedi gwneud iddynt deimlo na fyddent yn cyrraedd y rhestr fer ac felly eu bod wedi tynnu'n ôl o'r ymgyrch.

Cymorth i aelodau Bwrdd

7.20 Dywedodd y rhan fwyaf (61%) o'r 28 o aelodau Bwrdd a ymatebodd er mwyn nodi a gawsant adborth pan fuont yn aflwyddiannus mewn ymgyrchoedd blaenorol nad oeddent wedi cael unrhyw adborth. Dywedodd 10 o'r ymatebwyr (36%) a gafodd adborth ‘nid oedd yn ddefnyddiol’, a dewisodd dau ymatebydd arall (7%), ‘gofynnais am adborth yn dilyn fy llythyr ond ni chefais unrhyw ymateb”. Nododd pedwar ymatebydd (14%) ‘cefais adborth adeiladol ond ni ddarparwyd unrhyw wybodaeth arall’, a nododd dau ymatebydd a gafodd adborth adeiladol, ‘cefais wybod am gyfleoedd hyfforddi, mentora a/neu gysgodi’ hefyd.

7.21 Dywedodd chwech o'r 16 o ymatebwyr a nododd eu bod wedi cael adborth ar ôl ymgyrch aflwyddiannus fod yr adborth hwnnw yn wael ac nad oedd yn adeiladol, gydag un ymatebydd yn nodi, “bu'n rhaid i mi ofyn a adborth manwl gan na chafodd i ddarparu”. Nododd un ymatebydd pan oedd adborth yn cael ei roi mai “anaml y gwnaed hynny mewn modd amserol”, ac “yn gyffredinol, roedd yr adborth mor gyffredinol a di-ddim fel nad oedd yn ddefnyddiol". Cyflwynodd dau ymatebydd hefyd sylwadau am yr iaith a ddefnyddiwyd, gan nodi “roedd y naws a'r cynnwys yn feirniadol ac yn bell o fod yn adeiladol”, a nododd un arall “nid oedd y iaith yn ddelfrydol, gan awgrymu bod cyfres gaeth o gymwyseddau na thynnwyd sylw atynt”. Nododd un ymatebydd hefyd “nid oedd gan yr asiant recriwtio fawr ddim dealltwriaeth o'r penderfyniadau a wnaed.”

7.22 Gofynnodd yr arolwg hefyd i aelodau Bwrdd pa fath o gymorth fyddai'n ddefnyddiol iddynt pe byddent yn aflwyddiannus. Mae Tabl 3 yn dangos bod bron pob un o'r 52 o ymatebwyr (47) wedi nodi yr hoffent gael ‘adborth adeiladol manylach’ a bod rhai (23) hefyd wedi dweud yr hoffent gael y ‘cyfle i gwrdd â rhywun o'r Bwrdd a/neu'r Panel Asesu Cynghorol’. Nododd ymatebwyr hefyd y byddai'n ddefnyddiol cael ‘mentora’ (11), ‘cysgodi’ (10) a ‘hyfforddiant’ (10) ar ôl ymgyrch aflwyddiannus.

7.23 Cyflwynodd un ymatebydd sylwadau ar y math o gymorth y byddai’n ei weld yn ddefnyddiol fel a ganlyn:

Nid oes un ateb sy'n addas i bob sefyllfa yn hyn o beth. Mae'n amrywio gan ddibynnu ar y rôl, y meini prawf, a sut aeth y cyfweliad (os bydd yr ymgeisydd wedi cyrraedd y cam hwnnw). Gallai pob un o'r opsiynau [fel y'u crybwyllwyd yn y cwestiwn] fod yn werthfawr o dan wahanol amgylchiadau ac ar wahanol adegau yn ystod gyrfa'r unigolyn.

7.24 Nododd sylw arall:

Paneli cyf-weld o gefndiroedd amrywiol sy'n deall niwro wahaniaethau ac yn ymwybodol ohonynt. Rhybudd ymlaen llaw o gwestiynau neu themâu a phynciau. Ailystyried ‘y cyfweliad’ gan fod y broses hon o fudd i'r rhai hynny ‘sy'n gallu perfformio dan bwysau’. Nid oes gan y rhinwedd hon fawr ddim arwyddocâd o ystyried yr hyn sydd ei angen ar gyfer fwy neu lai pob rôl ar gorff cyhoeddus neu fwrdd. Gwrando, deall, meddwl yn feirniadol ac ymddygiadau yw'r rhinweddau perthnasol.

7.25 Dewisodd 86 o ymatebwyr o blith y chwech opsiwn er mwyn nodi pa gymorth a gawsant ar ôl llwyddo i gael eu penodi. Dywedodd y rhan fwyaf o'r 86 o ymatebwyr ar ôl cael eu penodi'n llwyddiannus eu bod wedi ‘cyfarfod â'r Cadeirydd a/neu aelod arall/aelodau eraill o'r Bwrdd cyn dechrau yn y rôl’ (64%) a'u bod wedi ‘cael [eu] cynllun cynefino yn fuan ar ôl dechrau yn y rôl’ (58%). Roedd rhai ymatebwyr wedi ‘cael [eu] cynllun cynefino a/neu hyfforddi cyn dechrau eu rôl’ (33%) neu ‘o fewn y 6 mis cyntaf ar ôl dechrau yn y rôl’ (15%). Prin iawn oedd yr ymatebwyr nad oeddent wedi cael cynllun cynefino (6%) neu a oedd wedi cael cynllun cynefino ‘dros 6 mis ar ôl dechrau yn y rôl’ (4%).

7.26 Cafwyd 19 o sylwadau gan yr 86 o ymatebwyr ar y cymorth sydd ei angen i gyflawni eu rôl. Roedd y sylwadau yn amrywio gyda rhai ymatebwyr yn nodi bod cynllun cynefino eu Corff Cyhoeddus yn ardderchog, ac eraill yn nodi nad oedd yn ddigon cynhwysfawr nac yn bodloni'r disgwyliadau, neu nad oedd unrhyw drefniadau ffurfiol ar waith, gyda rhai yn nodi ei fod yn amrywio rhwng penodiadau. Roedd y sylwadau yn nodi bod y cynllun cynefino yn sylfaenol iawn ac mai prin oedd yr wybodaeth am y sefydliad a/neu nad oedd wedi'i deilwra at y rôl gydag un sylw yn nodi “…nid oedd hyd yn oed yn cynnwys yr wybodaeth y mae'n ofynnol iddi gael ei darparu gan y Comisiwn Elusennau”.

7.27 Nododd eraill nad oedd Llywodraeth Cymru yn cynnig unrhyw gynllun cynefino ac mai cyfrifoldeb y Corff Cyhoeddus oedd ei ddarparu. Nododd bron pob un o'r ymatebwyr hyn fod cynlluniau cynefino'r Cyrff Cyhoeddus yn ardderchog. Disgrifiwyd hyfforddiant fel hyfforddiant ‘wrth weithio’ drwy gymorth a mentora gan y Cadeirydd ac aelodau eraill y Bwrdd. Nododd un ymatebydd fod ymdrechion i gyflwyno proses ffurfiol wedi methu oherwydd diffyg adnoddau, nad ydynt yn cymharu'n ffafriol â'r adnoddau sydd ar gael yn y trydydd sector a'r sector tai. Nododd un ymatebydd hefyd ei fod wedi bod yn ddefnyddiol iawn cael cyfle i ymuno fel arsylwr cyn ei ddyddiad dechrau ffurfiol, a nododd ymatebydd arall ei fod wedi bod yn ddefnyddiol cael taith fanwl o amgylch safle'r Corff Cyhoeddus, gan gyfarfod ag aelodau o'r staff a chael “gwybodaeth gynhwysfawr”.

7.28 Nododd un ymatebydd mai dim ond un rhan o'r broses o ddeall cymhlethdodau'r Corff Cyhoeddus oedd y cynllun cynefino ac y dylid rhoi mwy o bwyslais ar uwchsgilio aelodau'r Bwrdd er mwyn iddynt allu gwneud penderfyniadau ymatebol a hyblyg. Awgrymodd un ymatebydd y byddai'n fuddiol deall sgiliau ac arbenigedd aelodau eraill o'r Bwrdd o'r cychwyn cyntaf er mwyn creu tîm effeithiol.

7.29 Dywedodd bron i bob un o'r 76 o ymatebwyr (97%) a oedd wedi cael cynllun cynefino ar ôl cael eu penodi ei fod wedi bod yn ddefnyddiol ar gyfer eu rôl. Nid oedd y cwestiwn yn gwahaniaethu rhwng cynlluniau cynefino a gynigiwyd gan y Corff Cyhoeddus, gan Lywodraeth Cymru neu gan ddarparwr arall.

7.30 Nododd 60 o ymatebwyr pa bynciau a oedd yn hanfodol, yn eu barn nhw, i'w cynnwys mewn proses gynefino ar gyfer aelodau o Fwrdd. Roedd hyn yn cynnwys deall y canlynol:

• Rolau, cyfrifoldebau a disgwyliadau'r Bwrdd
• Cyfrifoldebau ymddiriedol sicrhau y caiff arian cyhoeddus ac adnoddau eraill eu defnyddio'n briodol ac yn effeithlon aelodau'r Bwrdd
• Sicrhau bod trefniadau llywodraethiant Cyrff Cyhoeddus a'r llywodraeth yn cynnwys y sgiliau a'r technegau angenrheidiol i asesu a rheoli risgiau
• Y strategaethau, y polisïau, a lle y bo'n berthnasol, raglen lywodraethu Llywodraeth Cymru
• Y busnes/sector, gan gynnwys ei ddeddfwriaeth berthnasol, cynlluniau busnes, y broses gwneud penderfyniadau, strwythur, rhanddeiliaid a risgiau. Mae Atodiad 4 yn cynnwys y rhestr lawn o sylwadau.

7.31 Roedd y rhan fwyaf o'r 87 (67%) o ymatebwyr yn ymwybodol bod fframwaith ar waith i ddarparu hyfforddiant adeg cynefino a hyfforddiant ar amrywiaeth a chynhwysiant i ddarpar aelodau Bwrdd ac aelodau Bwrdd (roedd hyfforddiant ar gael yn 2022-2024), gyda'r rhan fwyaf (56%) o'r ymatebwyr yn nodi y byddai ganddynt ddiddordeb mewn cael gwybodaeth bellach a 38% yn nodi y byddai ganddynt ddiddordeb gwneud yr hyfforddiant.

7.32 Nododd y rhan fwyaf (65%) o'r 48 o ymatebwyr y byddent yn hoffi cael gwybodaeth am y cwrs ‘Arweinwyr Cyhoeddus y Dyfodol’, a nododd 40% ohonynt y byddent yn hoffi gwneud y cwrs hwn. Roedd 46% o'r ymatebwyr hefyd am gael gwybodaeth am ‘Arferion Recriwtio Teg’ gyda 23% yn nodi y byddent yn hoffi gwneud yr hyfforddiant. Mynegodd ychydig yn llai o bobl ddiddordeb mewn cael gwybod am ‘Darpar Arweinwyr’ (33%) a ‘Hyfforddiant Rhagarweiniol ar fod yn Aelod o Fwrdd’ (40%), a nododd 23% a 15% yn y drefn honno y byddent yn hoffi gwneud yr hyfforddiant. Mae Ffigur 1 yn dangos nifer yr ymatebion a gafwyd ar ffurf siart bar clwstwr.

Image

7.33 Nododd 55 o aelodau Bwrdd gyfleoedd hyfforddi a datblygu eraill sydd ar gael iddynt, a nododd 11 ohonynt (20%) na chynigiwyd unrhyw gyfleoedd hyfforddi iddynt fel aelodau Bwrdd. Dywedodd 12 o ymatebwyr (22%) fod digon o hyfforddiant wedi'i roi gan eu gweithleoedd eu hunain neu fel rhan o rolau gyda Byrddau eraill.

7.34 Gofynnwyd i'r ymatebwyr pa gyfleoedd hyfforddi neu ddatblygu eraill fyddai'n fuddiol iddynt. O'r 47 o ymatebwyr, ni nododd 12 ohonynt (26%) unrhyw beth penodol. Roedd 12 o ymatebwyr am wybod mwy am drefniadau llywodraethiant, dirprwyaethau, trefniadau pennu cyllidebau a materion datganoledig Llywodraeth Cymru. Nododd saith ymatebydd (15%) mai datblygu arweinyddiaeth a rheolaeth ariannol a chyfrifyddu oedd eu blaenoriaethau. Roedd chwe ymatebydd (13%) am gael gwybodaeth bellach am sectorau perthnasol a'r newidiadau a'r datblygiadau parhaus sy'n effeithio arnynt, gofynnodd pump ymatebydd (11%) am hyfforddiant ar drefniadau llywodraethiant ac arferion sicrwydd o ran risgiau Cyrff Cyhoeddus perthnasol, roedd gan bedwar arall (9%) ddiddordeb mewn rhwydweithio â Chyrff Cyhoeddus eraill ac roedd gan dri (6%) ddiddordeb mewn lledaenu arferion da, swyddogaethau a chyfrifoldebau'r Bwrdd / Ymddiriedolwyr, a dysgu Cymraeg. Roedd hyfforddiant arall a grybwyllwyd yn ymwneud â diogelwch data, gan gynnwys seiberddiogelwch, hyfforddiant ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, cydweithio â rhanddeiliaid a mentora.

Ymgyrchoedd yn y dyfodol

7.35 Nododd y rhan fwyaf o'r 88 o ymatebwyr (67%) y byddai ganddynt ddiddordeb mewn gwneud cais i ymgyrchoedd gan Lywodraeth Cymru yn y dyfodol. Nododd saith ymatebydd (8%) na fyddai ganddynt ddiddordeb mewn ymgyrchoedd gan Lywodraeth Cymru yn y dyfodol a dywedodd 25% efallai y byddent yn gwneud cais eto.

7.36 O'r saith ymatebydd a ddywedodd na fyddai ganddynt ddiddordeb mewn dod yn aelod o un o Fyrddau Llywodraeth Cymru yn y dyfodol, rhoddodd pump ymatebydd y rhesymau canlynol: ‘diddordebau eraill’ (dau ymateb), ‘nid oeddwn yn teimlo fy mod wedi ychwanegu gwerth’ (un ymateb), ‘oriau gofynnol yn fwy na'r nifer a hysbysebwyd’ (un ymateb), a dewisodd un ymatebydd ‘mae'n well gen i beidio â dweud’.

7.37 Cyflwynodd tri ymatebydd sylwadau pellach o ran pam na fyddent yn gwneud cais eto, gyda dau yn nodi eu bod wedi mwynhau eu cyfnod fel aelod o'r Bwrdd, gan eu bod yn teimlo bod eu gwybodaeth a'u sgiliau wedi gwneud cyfraniad gwerthfawr ond eu bod “yn teimlo ei bod hi'n bryd ymddeol”.

7.38 Nododd y trydydd ymatebydd:

Os caf fy mhenodi eto – mae'r broses ar gyfer penodi unigolyn am ail gyfnod yn niwlog, felly hefyd rôl swyddogion Llywodraeth Cymru yn y broses honno – byddwn yn gwasanaethu am gyfnod arall o dair blynedd a byddai'n bryd i mi gamu nôl o fywyd cyhoeddus gan y byddai dros 5 mlynedd wedi mynd heibio erbyn hynny ers i mi ymddeol o'm swydd. Mae'r swydd bresennol wedi cymryd llawer mwy o'm hamser na'r 14 diwrnod y flwyddyn a nodwyd. Er nad wyf wedi gwarafun hynny o gwbl oherwydd fy ymrwymiad i'r sefydliad a'r sector, nid wyf yn teimlo y gallwn barhau i ymgymryd â rôl o'r fath fel rhan o benodiad arall yn sgil fy mhrofiad.

7.39 Dewiswyd 118 o ymatebion gan y 50 o ymatebwyr a nododd y rhesymau a fyddai'n dylanwadu ar eu penderfyniad o ran p'un a ddylent dderbyn swydd gan Lywodraeth Cymru (gweler tabl 4).

7.40 Dewisodd yr 22 o ymatebwyr nad oeddent yn siŵr a fyddent yn gwneud cais eto 27 o resymau a oedd yn effeithio ar eu penderfyniadau, megis ‘diddordebau eraill’, ‘tâl isel neu ddim tâl’, ‘dim tystiolaeth o unrhyw fewnbwn Gweinidogol yn ystod y cyfnod yn y rôl’, ‘awdurdod annigonol i gyflawni'r rôl’, ‘diffyg gwybodaeth neu wybodaeth annigonol gan y corff cyhoeddus i ganiatáu imi wneud penderfyniadau ystyriol’.

7.41 Cyflwynwyd sylwadau ychwanegol gan 10 ymatebydd, gan ymhelaethu ar y rhesymau a ddewiswyd ganddynt fel y rhesymau oedd yn dylanwadu ar eu penderfyniad i wneud cais eto:

• soniodd dau ymatebydd am dâl digonol
• soniodd dau ymatebydd am (gellir defnyddio'r term ymgyrchoedd a'r term proses recriwtio i olygu yr un peth) hyd ymgyrchoedd fel rhwystrau
• nododd tri ymatebydd fod angen iddynt deimlo eu bod yn ychwanegu gwerth, gydag un ymatebydd yn dweud, “Mae'r diffyg rhyngweithio Gweinidogol o ansawdd addas ag aelodau penodedig yn fater a godwyd gennyf yn benodol yn y gorffennol" a dywedodd un arall, “Fy mhrif gwestiynau fyddai – a alla i ychwanegu gwerth, a fydd y Bwrdd hwn yn gwneud gwahaniaeth o ran gwella bywydau pobl yng Nghymru”
• roedd sylwadau eraill yn cyfeirio at gamu i lawr, capasiti a'r math o rôl. Nododd un ymatebydd hefyd, “Gweithio mewn seilo a meddwl am gorff a/neu adran. Nid oes gan y Corff neu'r Panel genhadaeth neu werthoedd clir sy'n gydnaws â'm gwerthoedd personol a/neu nid yw'n cyflawni neu'n gweithredu'n unol â'r genhadaeth a/neu'r gwerthoedd a nodwyd ganddo”
• nododd un ymatebydd hefyd ei fod wedi colli incwm gan fod yr oriau gofynnol yr ymrwymodd iddynt yn llai na'r nifer a hysbysebwyd.

7.42 Cafwyd 76 o ymatebion gan y 59 o ymatebwyr a ddywedodd y byddent yn gwneud cais eto, gan nodi y byddai'r canlynol yn dylanwadu ar eu penderfyniad:

• tâl
• ad-daliad o dreuliau a chostau teithio a chynhaliaeth
• p'un a ydynt yn teimlo y gallant ychwanegu gwerth
• yr effaith y mae'r Bwrdd yn ei chael ar strategaeth a / neu weithrediadau'r Corff Cyhoeddus
• p'un a oes ganddynt awdurdod digonol i gyflawni'r rôl, yn eu barn nhw
• tystiolaeth o fewnbwn Gweinidogol
• capasiti oherwydd diddordebau eraill
• digon o wybodaeth gan y Corff Cyhoeddus i allu gwneud penderfyniadau ystyriol
• risg i enw da'r sefydliad
• oriau disgwyliedig fel yr hysbysebwyd
• hyfforddiant
• a chyfnodau rhybudd ar gyfer cyfarfodydd Bwrdd.

7.43 Mae Tabl 4 yn dangos y berthynas rhwng p'un a fyddai aelodau Bwrdd yn ystyried gwneud cais eto am benodiad i un o Fyrddau Llywodraeth Cymru a'r rhesymau o blith yr opsiynau amlddewis a fyddai'n dylanwadu ar eu penderfyniad. Gallai aelod o Fwrdd ddewis sawl ymateb.

Adborth ar brofiadau drwy gydol y broses recriwtio

7.44 Cyflwynodd cyfanswm o 41 o ymatebwyr sylwadau ar eu profiad o'r broses recriwtio, gyda thri ohonynt yn nodi eu bod wedi cael profiad cadarnhaol ond heb unrhyw fanylion pellach.

7.45 Nododd tua hanner yr ymatebwyr (46%) yr amser hir y mae'n ei gymryd i gwblhau ymgyrchoedd recriwtio. Nododd dau ymatebydd hefyd fod y Gweinidog yn ychwanegu at yr achosion hyn o oedi, gydag un ymatebydd yn nodi:

Yn ogystal, mae'r broses ar gyfer penderfyniadau Gweinidogol yn annerbyniol o ansicr o ran amseroldeb. Mae'n siomedig iawn na chaiff y patrwm ar gyfer darpar swyddi gwag ar fyrddau Llywodraeth Cymru ei gynnal a'i reoli ar sail rheoli prosiect cydgysylltiedig ac effeithiol, ac na chaiff dyddiadau ar gyfer penderfyniadau gan Weinidogion eu trefnu a'u rhannu. Mae hyn yn arwain yn gyffredinol at arferion gwael a diffyg amseroldeb o fewn proses penodiadau cyhoeddus Llywodraeth Cymru, gan gynnwys methiant i wneud defnydd cydgysylltiedig a buddiol o'r arbenigedd eang sydd i'w gael ymhlith yr Uwch-aelodau Annibynnol ar gyfer Penodiadau Cyhoeddus er mwyn cael cyngor a chefnogi'r prosesau. Roedd arafwch hollol syfrdanol proses recriwtio Llywodraeth Cymru weithiau mor araf a phoenus fel y gallai arwain, yn fy marn i, at risg ddifrifol i benodiadau teg i'r corff hyd braich pwysig hwnnw, ac i'w allu i roi trefniadau llywodraethiant da ar waith. Yn arbennig, mae hefyd yn golygu nad oes digon o amser i gynllunio'r prosesau cynefino a sefydlu angenrheidiol sy'n galluogi aelodau i weithredu'n effeithiol ac i roi'r prosesau hynny ar waith. Nid fel yna y dylai fod.

7.46 Roedd un ymatebydd hefyd yn cytuno bod y broses benodi wedi arafu cymaint fel bod “y mater wedi'i gydnabod ar y Gofrestr Risg a gynhelir gan y Corff Cyhoeddus" a nododd ymatebydd arall fod "y broses yn cymryd oesoedd. Mae'n hawdd iawn colli cymhelliant".

7.47 Ymhelaethodd y rhan fwyaf o'r 10 ymatebydd (70%) a nododd eu bod wedi cael profiad cadarnhaol ar hynny drwy nodi bod y broses yn hir iawn, bod llinellau cyfathrebu gwael lle bu'n rhaid iddynt ofyn am wybodaeth am hynt eu cais, y gallai’r broses fod yn rhy gaeth neu bod ymgyrchoedd gwahanol yn cael eu cynnal mewn ffyrdd gwahanol, gydag un ymatebydd yn awgrymu bod hyn yn gysylltiedig â lefelau cymhwysedd a llwythi gwaith.

7.48 Soniodd naw allan o'r 41 o ymatebwyr (22%) am yr angen i ymdrin â'r trefniadau cyfathrebu gan fod achosion o oedi, diffyg gwybodaeth am hynt ceisiadau i bawb dan sylw, diffyg eglurder ynghylch gofynion penodol, neu'r broses, y disgwyliadau a'r cyfleoedd, ac nad oedd rhagor o gyngor neu gyfleoedd i drafod y rôl ar gael. Nododd un ymatebydd a ddywedodd fod y “broses gyfan yn hir iawn a'i bod yn cymryd misoedd i'w chwblhau am resymau nad oeddent bob amser yn amlwg”, a bod yr wybodaeth a gafodd ei chyfleu am y broses yn gyfyngedig iawn:

Roedd y broses gyfan yn niwlog. Fel person proffesiynol, drwy ddyfalbarhau, llwyddais i oresgyn yr anawsterau. Fodd bynnag, er mwyn recriwtio amrywiaeth mwy eang o ymgeiswyr, byddwn yn awgrymu yn sicr y gellid gwneud gwelliannau i'w gwneud hi'n haws ei defnyddio. Roedd llawer o dybiaethau yn cael eu gwneud y byddai ymgeiswyr yn gwybod am rôl a chyfrifoldebau aelod o Fwrdd a sut i gwblhau'r cais.

Awgrymodd yr ymatebydd hefyd y dylid penodi “unigolion penodol” yn y Tîm Penodiadau Cyhoeddus “a allai fentora ymgeisydd drwy'r broses.

7.49 Soniodd pump ymatebydd hefyd am ddiffyg adborth yn dilyn cyfweliad, neu adborth annigonol. Dywedodd un ymatebydd:

Anaml y bydd unrhyw adborth a roddir yn amserol. Mae'n aml yn arwynebol, yn gyffredinol ac yn amhenodol. Roedd fel petai swyddog wedi copïo sylwadau o nodiadau un o'r cyfwelwyr. Mae hyn yn codi pryder am ansawdd cyfwelwyr a'r hyfforddiant a roddir a bod y broses o roi adborth yn cael ei dirprwyo i'r Ysgrifenyddiaeth nad yw wedi'i hyfforddi'n briodol.

7.50 Cafwyd sylwadau hefyd a oedd yn dweud y dylid rhoi mwy o bwyslais ar ymddygiadau, deallusrwydd emosiynol a gweithredoedd aelodau effeithiol o Fyrddau yn hytrach na meini prawf caeth, sy'n ‘cyfyngu ar Fyrddau amrywiol’. Nododd un ymatebydd nad yw'r:

system un ateb bresennol’ yn ystyried nodweddion unigryw Cyrff Cyhoeddus unigol o ran statudau, statws cyfreithiol ac amcanion, a'r amserlenni cyflawni gwahanol, y mae rhai ohonynt yn hirach na chyfnod y penodiad

a bod

angen i Gyrff Cyhoeddus adlewyrchu ac atgyfnerthu amrywiaeth yn llawn.

7.51 Nododd rhai sylwadau ei bod hi'n bwysig deall pa sgiliau ac arbenigedd sydd eu hangen ar gyfer Bwrdd Corff Cyhoeddus, ac “na ddylai cwestiynau a phrosesau leihau'r gallu i ddewis ymgeiswyr addawol”, a nododd sylw arall:

rwy'n credu y byddai'n helpu ymgeiswyr i gael mwy o wybodaeth am y bylchau o ran profiad y mae angen eu llenwi er mwyn cyflawni ei flaenoriaethau strategol a gweithredol. Mae'r ymgeiswyr yn aml yn bobl broffesiynol ac mae ganddynt brofiad eu hunain o allu cydnabod p'un a ydynt yn addas ai peidio i ddiwallu anghenion y Bwrdd ar yr adeg hon.

7.52 Dywedodd un ymatebydd hefyd fod angen gwneud mwy i “estyn allan ac annog amrywiaeth ehangach o bobl i wneud cais na'r unigolion traddodiadol sy'n gwneud hynny”, ac aeth ymlaen i ddweud:

Mae'n bwysig peidio â chreu rhwystrau drwy osod gofynion diangen o ran cymwysterau neu drwy wneud y broses recriwtio yn fwy ffurfiol a bygythiol nag sydd angen iddi fod. Dylid rhoi cymorth drwy gyfleoedd anffurfiol i roi gwybodaeth/gofyn am wybodaeth, cysgodi a mentora. Rydym am i'n Byrddau adlewyrchu'r cymunedau y maent yn eu gwasanaethu.

Nododd un arall:

Mae angen i hysbysebion fod yn fwy amserol ac wedi'u targedu'n well. Rwy'n teimlo bod yr un bobl yn cael eu recriwtio i fwy nag un bwrdd ac mae angen creu mwy o gyfleoedd ar gyfer syniadau newydd.

7.53 Nododd un ymatebydd:

Mae angen inni ystyried i ba raddau y mae ein prosesau recriwtio yn wrth-hiliol. Rwy'n unigolyn addysgedig ac mae gen i ymwybyddiaeth ddiwylliannol gadarn. Gallaf ymdopi â'r amrywiaeth o systemau a gofynion. Gall pobl o gefndir Du ac Ethnig Leiafrifol weld y prosesau a'r systemau fel rhwystr.

7.54 Beirniadodd un ymatebydd borth recriwtio newydd Llywodraeth Cymru gan nodi ei fod o'r farn ei bod hi'n anos cael yr wybodaeth ddiweddaraf am swyddi Bwrdd gwag, a gofynnodd dau ymatebydd a oedd angen rhagor o hyfforddiant ar swyddogion Llywodraeth Cymru er mwyn sicrhau bod ymgyrchoedd yn fwy cyson.

7.55 Cafwyd beirniadaeth hefyd o ran y gwahaniaeth cyfraddau ar gyfer treuliau a'r diffyg eglurder wrth wneud cais, yn ogystal â'r oedi hir wrth gael taliadau (er mai mater o fewn Corff Cyhoeddus penodol oedd y mater hwnnw yn ôl pob tebyg).

Sylwadau aelodau Bwrdd ar eu cyfnod yn y rôl

7.56 Yn gyffredinol, nododd 19 o'r 32 o ymatebwyr (59%) fod eu profiad wedi bod yn ddiddorol, yn foddhaus ac yn gadarnhaol, er gwaethaf rhai o'r heriau a wynebwyd ganddynt. Roedd y sylwadau yn cynnwys y boddhad personol a deimlwyd, eu bod wedi meithrin eu sgiliau a'u bod wedi cyfrannu nid yn unig at y Bwrdd a'r sector roeddent yn gwasanaethu o'i fewn, ond hefyd at sefydliadau eraill, er budd yr economi a chymdeithas yng Nghymru, gan greu Cymru decach. Rhai dyfyniadau gan y rhai hynny a nododd eu bod wedi cael profiad cadarnhaol:

Rwyf wedi gallu gwneud cyfraniad bach ond pwysig yn fy rolau. Ond mae wedi bod yn anodd iawn. Mae cymaint o bobl â thalentau, profiadau a chefndiroedd a allai ac a DDYLAI fod yn cyfrannu at y broses o wneud penderfyniadau gwell yng Nghymru ond a gaiff eu heithrio oherwydd rhwystrau (corfforol, ariannol, rhagfarn ymwybodol a diarwybod o fewn sefydliadau). Mae'n hen bryd cynnal yr adolygiad hwn. Rwy'n mawr obeithio y caiff ei ganfyddiadau eu rhoi ar waith yn hytrach na'u rhoi yn y bocs "rhy anodd a chostus" i'w rhoi ar waith.

Nododd un ymatebydd hefyd fod ei rôl ar y Bwrdd wedi gwella ei ddealltwriaeth a'i werthfawrogiad o rôl Llywodraeth Cymru.

Canmolodd eraill y cymorth a roddwyd gan Uwch-swyddogion Gweithredol y Corff Cyhoeddus neu'r Ysgrifenyddiaethau, gan nodi hefyd sut roedd adborth gan eu Cadeiryddion a / neu'r ‘system arfarnu a ddefnyddiwyd’ wedi helpu'r Byrddau i dyfu a datblygu, a nododd dau ymatebydd hefyd pa mor werthfawr oedd cymorth cyd-aelodau o'r Bwrdd a'u harbenigedd wrth ymdrin â heriau.

Nododd ymatebydd arall:

Mae teimlad cyson bod eich barn/safbwyntiau yn cael eu gwerthfawrogi ond hefyd, yn ystod y cyfnod pan fyddwch yn cael cyfle i gyfrannu, nid ydych byth yn teimlo eich bod yn cael eich cymryd yn ganiataol. Ar ôl gweithio gyda'r tîm, rydych yn deall yn llwyr faint o waith y mae tîm cymharol fach yn ei wneud ac yn deall cyflawniadau'r tîm hwnnw. Mae'r gwaith hanfodol (yn fy marn i) yn parhau i ragori ac mae cefnogaeth barhaus y llywodraeth yn adlewyrchu hynny.

Nododd un ymatebydd y canlynol:

Rwyf wir wedi mwynhau pob profiad a gefais ar fwrdd. Rwy'n fwy na pharod i rannu fy mhrofiad ag unrhyw un sydd â diddordeb mewn dod yn aelod o fwrdd neu i helpu gyda'r adolygiad hwn yn gyffredinol. Byddwn yn croesawu'r cyfle i drafod sut y gall fod cyfleoedd i wella'r trefniadau rhwydweithio rhwng aelodau bwrdd cyrff cyhoeddus ac i wella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd cyrff cyhoeddus drwy gynyddu'r prosesau goruchwylio canolog sydd ar waith a'r gallu i rannu adnoddau.

Cynigiodd ychydig o ymatebwyr eraill gymorth gan nodi eu bod yn croesawu'r cyfle i archwilio ymgyrchoedd recriwtio Byrddau er mwyn eu symleiddio, eu gwneud yn fwy amrywiol a rhoi cymorth / mentora i aelodau newydd ac i'r unigolion hynny y mae angen cymorth ychwanegol arnynt.

7.57 Fodd bynnag, roedd 13 o ymatebwyr (41%) yn llai cadarnhaol, gan sôn am ddiffyg dealltwriaeth Llywodraeth Cymru o'r hyn y mae'r sefydliadau yn ei wneud a'u dulliau gweithredu, ei methiant i drin y Corff Cyhoeddus fel Corff Hyd Braich [^{troednodyn 1}], gan danseilio trefniadau rheoli'r Cyrff Cyhoeddus ac arweinyddiaeth Byrddau, a diffyg gwerthfawrogiad o'r gwaith a wneir ac arbenigedd aelodau Bwrdd gan Lywodraeth Cymru, yn ogystal â hyd y broses recriwtio (ac mewn rhai achosion, y ffaith bod cyfnodau aelodaeth yn cael eu lleihau) gan ei gwneud hi'n anodd iawn cynllunio ar gyfer olyniaeth a pheri risg i'r Cyrff Cyhoeddus.

Soniodd aelod o Fwrdd am “swyddogion Llywodraeth Cymru yn ymyrryd yn nhrefniadau gweithredu'r cyrff hyd braich”, ac ailbwysleisiwyd hynny gan dri ymatebydd arall, gydag un yn nodi:

Ar ddechrau fy nghyfnod fel Cadeirydd, fel corff hyd braich, cawsom addewid o 'berthynas fwy aeddfed ac yn cynnwys mwy o ymddiriedaeth' â Llywodraeth Cymru. Fodd bynnag, nid yw hyn wedi digwydd ac yn ystod y 4 blynedd diwethaf, mae pethau wedi gwaethygu'n sylweddol. Yn fy marn i, mae hyn yn tanseilio gallu'r Bwrdd, y mae ganddo amrywiaeth eang o arbenigedd perthnasol, i wneud penderfyniadau ac i roi cyngor i'r sefydliad dan sylw. Rwyf hefyd wedi teimlo bod fy statws i fy hun a'r sefydliad (sy'n parhau i fod yn llwyddiannus ac y mae ganddo staff cwbl ymroddedig) yn cael eu tanseilio. Mae swyddogion Llywodraeth Cymru yn aml yn ymyrryd a cheir oedi cyson a newidiadau o ran cyfeiriad o ran eu disgwyliadau a'r cyngor a roddir i'r sefydliad ac i'r Gweinidog. Prin iawn yw'r ddealltwriaeth hefyd ar ran swyddogion Llywodraeth Cymru o'r sefydliad a'i gylch gwaith sydd wedi'i lywodraethu gan ei statws cyfreithiol ac, yn deillio o hyn, yr hyn y mae'n rhaid iddo ei wneud. Er bod y sefydliad, fel corff a ariennir yn gyhoeddus, yn cyrraedd ei dargedau mewn perthynas â Rhaglen Lywodraethu Cymru, rhaid i'w statws cyfreithiol barhau'n elfen hanfodol. Nid dyma'r profiad a gefais wrth ymgymryd â phenodiadau cyhoeddus yn y gorffennol.

Dywedodd ymatebydd arall:

Mae cylch gwaith y Bwrdd yn gul a byddai'n fwy buddiol i Lywodraeth Cymru ddefnyddio gwybodaeth y Bwrdd yn ehangach.

7.58 Soniodd un ymatebydd, ynghyd ag eraill, am yr anhawster wrth recriwtio ar yr adeg gywir a chael ymgeisydd sy'n meddu ar y sgiliau a'r galluoedd gofynnol. Roedd pryderon hefyd y gellid colli arbenigedd a gwybodaeth/dealltwriaeth sefydliadol wrth gynnig cyfnodau byrrach ac oherwydd y broses benodi hir, a chafwyd y dyfyniadau canlynol:

Mae'r broses yn glir, ond o bryd i'w gilydd, mae'r [Bwrdd] wedi nodi bwlch mewn profiad, sgiliau, neu brofiad bywyd ar y [Bwrdd], ond nid yw'r penodiadau dilynol wedi adlewyrchu'r bylchau hynny, sy'n gallu bod yn risg.

Mae'n anodd llenwi swyddi gwag gan nad yw'r Bwrdd wedi cael caniatâd i ddechrau'r broses a chan fod swyddogion wedi bod yn dweud wrthym pa feysydd cymhwysedd y byddent yn barod i'w llenwi, pan ddaw swyddi gwag i'r amlwg, nad ydynt bob amser yn cyfateb i'r meysydd cymhwysedd sydd eu hangen arnom ac yr ydym wedi gofyn amdanynt.

Mae hyd y broses recriwtio/penodi – o'r hysbyseb/cais hyd at yr adeg penodi – yn sylweddol ac yn achosi anawsterau go iawn wrth benodi aelodau newydd. Yn gysylltiedig â hynny, mae'r cyfnodau byrrach a gynigir, a fydd yn golygu trosiant cyflymach o ran aelodau a hynny wrth geisio dygymod â phroses benodi hir – mae'n destun pryder difrifol. Gellid colli arbenigedd a gwybodaeth/dealltwriaeth sefydliadol yn gyflym iawn.

7.59 Roedd sylwadau mewn perthynas â disgwyliadau fel a ganlyn:

Byddai'n ddefnyddiol petai Llywodraeth Cymru yn dangos mwy o werthfawrogiad o'r gwaith (gwirfoddol) y mae aelodau bwrdd yn ei wneud – yn enwedig pan fydd hynny'n ychwanegol at amserlen safonol y bwrdd. Yn ystod fy saith mlynedd fel ymddiriedolwr, nid wyf erioed wedi gweld gweinidog yn diolch i'r bwrdd nac yn ymweld â'r bwrdd (ar wahân i linell mewn cyhoeddiad gadael). Yn fy marn i, mae hyn yn gyfle sydd wedi'i golli.

Fy mhrif bryder fu'r diffyg canllawiau strategol o ran disgwyliadau Llywodraeth Cymru ar gyfer yr aelodau a benodir ganddi, yn ogystal ag atgyfnerthu'r disgwyliadau cyfreithiol a disgwyliadau Llywodraeth Cymru ar gyfer aelodau etholedig. Mae hyn weithiau wedi arwain at safbwyntiau gwahanol iawn.

Fel aelod ar hyn o bryd, roeddwn yn siomedig nad oedd unrhyw gyfle i gymryd rhan yn y broses o benodi aelodau newydd.

7.60 Mynegodd pedwar ymatebydd hefyd bryder ynghylch cyfnodau byrrach, gydag un ymatebydd yn datgan:

mae perygl na fydd y bwrdd yn cyrraedd cworwm gan fod sawl penodiad yn dirwyn i ben ar yr un pryd a bod pob penodiad yn cymryd tua blwyddyn i'w lenwi. Mae [un] swydd yn wag ac wedi bod yn wag ers sawl blwyddyn.

Nododd un ymatebydd hefyd:

Mae hyd yr amser y mae'n ei gymryd i recriwtio aelodau yn arwain at ansicrwydd yn y Bwrdd ac yn y sefydliad ei hun; mae'r gostyngiad diweddar o 5 mlynedd i 3 mlynedd o ran hyd cyfnodau yn y rôl hefyd yn dylanwadu ar gysondeb a'r gallu i feddwl yn strategol yn yr hirdymor – mae angen ystyried amserlenni recriwtio a chyfnodau trosglwyddo ar gyfer penodiadau.

8.1 Nid atebodd pob ymatebydd bob cwestiwn yn yr arolwg, ac roedd modd i ymatebwyr nodi mwy nag un ymateb ar gyfer rhai cwestiynau. Felly, strwythurwyd y canfyddiadau er mwyn nodi sawl un o'r 25 o ymatebwyr a atebodd gwestiwn pan na chafwyd ymateb gan bawb. Mae Atodiad 1 yn dangos nifer aelodau Bwrdd pob Corff Cyhoeddus a ymatebodd i'r arolwg.

8.2 Cafwyd 12 o ymatebion gan 10 Tîm Partneriaeth Llywodraeth Cymru, gan fod un Tîm Partneriaeth yn gyfrifol am dri Chorff Cyhoeddus. Cafwyd 15 o ymatebion gan 14 o Gyrff Cyhoeddus gan fod dau uwch-arweinydd o Academi Genedlaethol Cymru (NAEL) wedi cyflwyno ymateb. Ystyriwyd nifer yr ymatebwyr ar gyfer yr adroddiad hwn oni nodir yn wahanol.

8.3 Roedd rhai anghysondebau yn yr ymatebion a gafwyd gan ymatebwyr o Dimau Partneriaeth ac arweinwyr Cyrff Cyhoeddus. Yn aml, gellid esbonio hyn drwy gofio mai gyda Thimau Partneriaeth y byddai'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn ymgysylltu fwyaf, ac felly na fyddai arweinwyr Cyrff Cyhoeddus yn ymwybodol o rôl y Tîm Penodiadau Cyhoeddus. Mae'n bosibl hefyd bod trefniadau ymgysylltu a chyfathrebu wedi newid ers i Dîm Partneriaeth neu Gorff Cyhoeddus gymryd rhan mewn ymgyrch ddiwethaf, neu ers i unigolion fod yn eu swyddi.

Cyfansoddiad Byrddau

8.4 Roedd aelodaeth ar y Byrddau a reoleiddir a'r Byrddau sydd â phenodiadau a reoleiddir a phenodiadau nas rheoleiddir yn amrywio rhwng 5 ac 18, ac ar gyfer Byrddau nas rheoleiddir, roedd yn amrywio rhwng 6 a 9 o aelodau Bwrdd.

Trefniadau Ymgysylltu Byrddau

8.5 Gofynnwyd i'r ymatebwyr am y cydweithio rhyngddynt a'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus. Nid oedd modd dadansoddi tua hanner atebion y 22 o ymatebwyr (45%), gydag ymatebwyr o Dimau Partneriaeth ac arweinwyr Cyrff Cyhoeddus yn nodi mai dim ond cael cyngor gan y Tîm Penodiadau Cyhoeddus roeddent yn ei wneud a dim ond rhai o'r ymatebwyr (14%) yn nodi ‘mae'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn rheoli'r broses recriwtio gyfan (recriwtio / cyf-weld / penodi / adborth)’. Mae'n bosibl nad oedd yr opsiynau yn glir gan fod prosesau ar waith i'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus hwyluso'r broses benodi gyfan ar gyfer Cyrff Cyhoeddus a reoleiddir. Y Timau Partneriaeth a'r Cyrff Cyhoeddus sy'n gyfrifol am nodi'r gofynion o ran sgiliau / arbenigedd. Mae'r Panel Asesu Cynghorol yn gyfrifol am roi cyngor i'r Gweinidog ar ymgeiswyr addas, ac am roi adborth wedi hynny i'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus sy'n ymgysylltu â'r ymgeiswyr. Nododd yr arweinydd Corff Cyhoeddus a’i Dîm Partneriaeth:

er y bwriedir i'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus reoli'r broses benodi, mae'r rhan fwyaf o'r gwaith yn cael ei wneud naill ai gan y corff noddi neu'r Corff Cyhoeddus, a nodwyd yn gynyddol eu bod wedi defnyddio ‘asiantaethau chwilio’, ‘arbenigwyr allanol’ i “gynyddu nifer y ceisiadau ac amrywiaeth y ceisiadau a ddaw i law fel rhan o broses Llywodraeth Cymru.

Ad-dalu Aelodau Bwrdd

8.6 O'r 17 o Gyrff Cyhoeddus a ymatebodd, dim ond y Cadeirydd a oedd yn cael ei ad-dalu gan ddau Gorff Cyhoeddus, ac roedd un yn ad-dalu'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd. Roedd 14 o'r Cyrff Cyhoeddus yn talu pob aelod o'u Bwrdd. Nododd y rhan fwyaf o'r 17 o Gyrff Cyhoeddus (65%) fod y tâl cydnabyddiaeth yn cydymffurfio â chanllawiau Cynllun Taliadau Cydnabyddiaeth Llywodraeth Cymru ac roedd dau arweinydd Corff Cyhoeddus (12%) yn ansicr a oedd pob un o'u cyfraddau yn cydymffurfio â’r canllawiau hyn.

Protocolau ac arferion

8.7 Cafwyd ymatebion cadarnhaol gan 18 o'r 24 o ymatebwyr (75%) o ran a oedd ganddynt ‘brotocol neu broses fewnol y cytunwyd arni ar gyfer recriwtio i'r Bwrdd’. Nododd pedwar ymatebydd o Gyrff Cyhoeddus â Byrddau a reoleiddir ac un ymatebydd o Dîm Partneriaeth o Fwrdd nas rheoleiddir nad oedd ganddynt brotocol neu broses fewnol ffurfiol ac nid oedd un ymatebydd o Gorff Cyhoeddus â Bwrdd a reoleiddir yn siŵr a oedd gan y Bwrdd brotocol neu broses o'r fath. Fodd bynnag, gan fod gan y chwe Chorff Cyhoeddus Fyrddau a reoleiddir, byddent yn dilyn y Cod Llywodraethiant, ac felly ymddengys y gallai rhai o'r 24 o ymatebwyr fod wedi dehongli'r cwestiwn mewn ffordd wahanol.

8.8 Mae'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn goruchwylio cydymffurfiaeth â'r Cod Llywodraethiant ac yn rhoi cyngor ac arweiniad er mwyn helpu Timau Partneriaeth a Chyrff Cyhoeddus. Nododd naw ymatebydd o Gyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth eu bod yn wybodus iawn am y Cod Llywodraethiant, nododd 14 o ymatebwyr mai dim ond rhywfaint o wybodaeth oedd ganddynt am y Cod ac roedd yr unig ymateb a nododd nad oedd ganddo unrhyw wybodaeth am y Cod Llywodraethiant gan ymatebydd o Fwrdd Corff Cyhoeddus nas rheoleiddir.

8.9 Nododd y rhan fwyaf o'r 21 o ymatebwyr (76%) â Byrddau a reoleiddir fod ‘bob amser’ swyddog ar y Panel Asesu Cynghorol sy'n cynrychioli barn y Gweinidog ar gyfer penodiadau a reoleiddir. Dim ond pedwar ymatebydd o Gorff Cyhoeddus (19%) nad oeddent yn siŵr, a nododd un ymatebydd o Gorff Cyhoeddus ‘nid yw bob amser yn glir’ wrth ystyried a oedd swyddog ar y Panel sy'n cynrychioli barn y Gweinidog.

8.10 Pan ofynnwyd iddynt ‘A ydych yn credu bod barn y Gweinidog yn cael ei throsglwyddo i'r ymgyrch recriwtio yn ddigon clir?’, dim ond 68% o'r 25 o ymatebwyr a oedd yn cytuno. Nododd pump ymatebydd â Byrddau a reoleiddir, yr oedd un yn dod o Dîm Partneriaeth, nad oeddent yn siŵr, a nododd dau ymatebydd o Gorff Cyhoeddus ‘nid yw bob amser yn glir’.

8.11 Cadarnhaodd 63% o'r 24 o ymatebwyr eu bod ‘bob amser yn glir beth yw barn y Gweinidog drwy gydol yr ymgyrch’. Cafwyd un ymateb syfrdanol gan ymatebydd o Dîm Partneriaeth a oedd yn cefnogi Bwrdd a reoleiddir, a ddywedodd er bod barn y Gweinidog yn glir, ‘nid yw o reidrwydd yn dylanwadu ar broses recriwtio'r Bwrdd’.

8.12 Nododd dau ymatebydd o Gorff Cyhoeddus ac un ymatebydd o Dîm Partneriaeth nad oeddent yn siŵr a oedd barn y Gweinidog yn cael ei throsglwyddo'n ddigon clir ar ymgyrch recriwtio a reoleiddir a nododd dau ymatebydd o Gorff Cyhoeddus nad oedd bob amser.

8.13 Yn gyffredinol, roedd 18 o ymatebwyr, yr oedd 17 ohonynt wedi'u penodi i Fyrddau a reoleiddir yn ymwybodol y gall Gweinidogion gyflwyno enwau'n uniongyrchol i'r Panel Asesu Cynghorol. Nid oedd cyfanswm o saith ymatebydd yn ymwybodol y gall gweinidogion gyflwyno enwau'n uniongyrchol i'r Panel, ac roedd pump ohonynt wedi'u penodi i Fyrddau a reoleiddir. Mae Tabl 5 yn dangos yr wybodaeth hon.

8.14 Nododd un ymatebydd o Gorff Cyhoeddus â Bwrdd nas rheoleiddir fod aelodaeth ei Fwrdd bob amser yn adlewyrchu barn y gymuned y mae'n ceisio ei gwasanaethu. Dewisodd y rhan fwyaf o'r ymatebwyr (22/25), ‘I raddau, ond mae lle i wella’. Fodd bynnag, nid oedd ymatebwyr o Dîm Partneriaeth a Chorff Cyhoeddus un o'r Cyrff yn cytuno, gyda'r ymatebydd o'r Corff Cyhoeddus yn nodi nad oedd aelodaeth y Bwrdd yn adlewyrchu'r gymuned y mae'n ei gwasanaethu a'r Tîm Partneriaeth yn nodi ‘i raddau, ond mae lle i wella’. Nododd dau o'r 14 o ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus a oedd yn penodi i Fwrdd a reoleiddir nad oedd aelodaeth y Bwrdd yn cynrychioli ei gymuned. Mae Tabl 6 yn dangos dosbarthiad yr ymatebion a gafwyd gan ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth.

8.15 Roedd y rhan fwyaf o'r 18 o sylwadau a ddaeth i law yn cydnabod yr angen am gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant ar eu Byrddau, gan gyfeirio at grwpiau Du, Asiaidd ac ethnig lleiafrifol, siaradwyr Cymraeg ac ystod oedran ehangach. Nododd rhai fod ymgyrchoedd recriwtio diweddar gan y Bwrdd wedi gwneud rhywfaint o gynnydd wrth ddenu amrywiaeth ehangach o ymgeiswyr gwahanol, ond gan gydnabod bod angen gwneud mwy. Cydnabuwyd ei bod hi'n anodd o ystyried nifer cyfyngedig aelodau'r Bwrdd i sicrhau Bwrdd cwbl amrywiol, yn ogystal â sgilia arbenigol sy’n hanfodol ar gyfer rhai Byrddau neu rai penodiadau a bod angen i'r ymgyrch recriwtio ganolbwyntio ar y sgiliau hynny.

Nododd rhai ymatebwyr (11%) hefyd fod rhai problemau yn gysylltiedig â'r broses penodiadau cyhoeddus ei hun ac y gall fod yn feichus wrth geisio recriwtio i Fwrdd amrywiol.

Heriau ag ymgyrchoedd recriwtio

8.16 Roedd rhai ymatebwyr (40%) yn ei chael hi'n anodd recriwtio aelodau i'r Bwrdd lle roedd yn ofynnol iddynt feddu ar sgil benodol, gyda’r rhan fwyaf o’r 25 o ymatebwyr (60%) naill ai'n nodi nad oeddent yn ymwybodol bod hyn yn broblem, neu nad oedd yn broblem iddyn nhw. Fodd bynnag, roedd ymatebion gan ymatebwyr Timau Partneriaeth a Chyrff Cyhoeddus â Byrddau a reoleiddir yn wahanol gyda thri allan o'r pump ymateb gan arweinwyr Corff Cyhoeddus yn nodi nad oedd yn broblem er bod eu Timau Partneriaeth perthnasol yn nodi ei bod hi'n anodd recriwtio pan oedd sgiliau penodol yn ofynnol.

8.17 Yn gyffredinol, nododd 17 allan o'r 25 o ymatebwyr (68%) mai ‘hyd y broses recriwtio’ oedd yr her fwyaf i ymgyrch lwyddiannus. Dewisodd tua hanner yr ymatebwyr hefyd recriwtio mewn perthynas â ‘sgiliau a/neu arbenigedd penodol neu feini prawf hanfodol eraill’ (48%), a dewisodd rai ohonynt ‘diffyg eglurder o ran rolau penodol yr Uned Cyrff Cyhoeddus, Timau Partneriaeth a'r Cyrff Cyhoeddus’ (44%) a ‘rhestr ddosbarthu gyfyngedig/yr un rhestr ddosbarthu’ (40%) fel heriau wrth recriwtio. Gallai ymatebwyr ddewis mwy nag un opsiwn ac mae Ffigur 2 yn dangos nifer yr ymatebion a gafwyd ar gyfer pob opsiwn a gynigiwyd.

Image

Panel Asesu Cynghorol

8.18 Ymatebodd 14 o ymatebwyr, gan nodi eu bod wedi bod naill ai'n ‘Gadeirydd’ (14%), ‘Aelod o'r panel’ (36%), ‘Trefnydd’ (71%) neu ‘Cymryd nodiadau’ (57%) ar Banel Asesu Cynghorol, gyda'r rhan fwyaf o'r ymatebwyr (64%) yn nodi eu bod yn deall eu rolau ‘yn glir’ a 36% o'r ymatebwyr yn dewis ‘yn ddigon da’. Nododd 71% o'r ymatebwyr (10 allan o 14) eu bod wedi cael digon o wybodaeth [cyn yr ymgyrch recriwtio] i'w cefnogi, a nododd 21% (3) nad oedd yr wybodaeth yn ddigon iddynt’.

8.19 Pan ofynnwyd iddynt pa gymorth y gellid ei roi er mwyn helpu i ddeall y rolau dan sylw, dewisodd wyth allan o 20 o ymatebwyr ‘Pwynt cyswllt i gael cymorth ychwanegol’, dewisodd saith ‘Canllawiau’ a dewisodd pump ‘Profformâu / templedi'.

8.20 Awgrymodd pedwar ymatebydd y dylid gwella’r cymorth sydd ar gael i wahanol rolau ar Baneli Asesu Cynghorol, ac ymhelaethodd dau ar hyn gan awgrymu diweddaru tudalen mewnrwyd Llywodraeth Cymru i gynnwys y canllawiau angenrheidiol a'r cyfarwyddiadau desg, yr amserlen ar gyfer swyddi gwag ac enghreifftiau o Gyngor Gweinidogol (MA). Awgrymodd dau ymatebydd y dylid rhoi cymorth ychwanegol i aelodau'r panel pan oedd ei angen mewn rhai achosion, er enghraifft wrth recriwtio i rolau lle roedd angen sgiliau penodol neu arbenigol.

8.21 Awgrymodd un o'r pedwar ymatebydd hefyd y gellid creu cronfa o ddarpar aelodau Bwrdd a oedd yn barod i gael eu penodi er mwyn lleihau'r angen i hysbysebu ac osgoi achosion o oedi.

8.22 Soniodd un ymatebydd hefyd fod y cymorth a geir gan y Tîm Penodiadau Cyhoeddus “bob amser yn ardderchog – mae'r staff yn barod i helpu ac yn wybodus, ond yn anffodus does dim digon ohonynt ar gael i bawb.”

8.23 Roedd y rhan fwyaf o'r 14 o ymatebwyr (64%) o'r farn bod rôl yr Uwch-aelod Annibynnol o'r Panel yn glir pan oedd ‘penodiad arwyddocaol’ yn cael ei wneud. Fodd bynnag, nid oedd rhai ymatebwyr (21%) yn siŵr a oedd yn glir, a dewisodd dau ymatebydd hefyd ‘ddim bob amser’ a 'nac oedd'.

8.24 Roedd ymatebydd o Gorff Cyhoeddus a ddywedodd nad oedd yn glir yn perthyn i Gorff Cyhoeddus a oedd wedi'i gynnwys ar Restr Penodiadau Arwyddocaol y Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus.

8.25 Nodwyd bod rôl y Comisiynydd yn glir, a bod hyn yn sicrhau tegwch a thryloywder wrth recriwtio aelodau i Fyrddau.

Rolau ar wahân mewn ymgyrchoedd recriwtio

8.26 Cyflwynodd deg Corff Cyhoeddus ac wyth Tîm Partneriaeth eu sylwadau ar rolau ar wahân Timau Partneriaeth, Cyrff Cyhoeddus a'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus. Rhannwyd yr ymatebion ar gyfer penodiadau i Fyrddau nas rheoleiddir a Byrddau a reoleiddir.

Ymatebion ar rolau ar wahân – Penodiadau i Fyrddau nas rheoleiddir

8.27 Mae'r dyfyniadau canlynol yn cynrychioli'r ymatebion a gafwyd am y gwahanol rolau sy'n rhan o'r broses o benodi aelodau i Fyrddau nas rheoleiddir.

Ymatebion timau partneriaeth (noddi) ar rolau ar wahân

Rôl y Tîm Partneriaeth (Noddi)

Sicrhau y caiff y Swyddog Cyfrifyddu Ychwanegol a'r Gweinidog eu hysbysu am unrhyw newidiadau i'r Bwrdd.

Rôl y Tîm Penodiadau Cyhoeddus / Uned Cyrff Cyhoeddus

Yr Uned Cyrff Cyhoeddus ddylai fod yn gyfrifol am recriwtio aelodau ar gyfer penodiadau a reoleiddir. Fodd bynnag, os nad yw'n benodiad a reoleiddir, dylai ddarparu map proses cyflawn i'r timau partneriaeth allu ei ddilyn er mwyn sicrhau eu bod yn dilyn yr arferion gorau.

Ymatebion cyrff cyhoeddus ar rolau ar wahân

Rôl y Tîm Partneriaeth

Mae'r Tîm Partneriaeth yn cynnig cyswllt hanfodol o hyd rhwng y Corff Cyhoeddus ac mae Gweinidogion yn gyfranddalwyr mwyafrifol o hyd. Bydd rôl y Tîm Partneriaeth yn newid pan ddaw Gweinidogion Cymru yn gyfranddalwyr lleiafrifol yn y cwmni.

Rôl y Tîm Penodiadau Cyhoeddus / Uned Cyrff Cyhoeddus

Nid oedd un ymatebydd o'r farn bod unrhyw rôl i'r Uned Cyrff Cyhoeddus a nododd un arall, “rhannu'r wybodaeth ddiweddaraf am gyflenwadau talent ac ati.

Rôl y Corff Cyhoeddus

Rhoi cyngor ar y sgiliau sydd eu hangen / proses, h.y. canolfannau asesu a'u cynnal fel y bo angen.

Ymatebion ar rolau ar wahân – Penodiadau i Fyrddau a reoleiddir

8.28 Roedd yr ymatebion gan ymatebwyr a oedd yn penodi i Fyrddau a reoleiddir yn amrywio rhwng ymatebwyr Timau Partneriaeth a Chyrff Cyhoeddus, a oedd yn gydnaws â'r sylwadau a wnaed gan rai o'r ymatebwyr i'r ddau arolwg, fod ymgyrchoedd yn wahanol ac yn newid dros amser. Gallai newidynnau neu gyfuniad o newidynnau fod wedi effeithio ar brofiadau a disgwyliadau, fel gallu o ran adnoddau ac arbenigedd, ffyrdd unigol o weithio, gwahanol lefelau ymgysylltu rhwng Cyrff Cyhoeddus a'u Timau Partneriaeth perthnasol a lefel cymhlethdod y rôl dan sylw.

8.29 Nododd un ymatebydd o Dîm Partneriaeth:

Mae rhywfaint o amwysedd o ran timau noddi a'r Uned Cyrff Cyhoeddus. Awgrymwyd yn y gorffennol mai'r Uned fyddai'n ymgymryd â phob rhan o'r prosesau recriwtio, ac mewn rhai achosion, dyna a ddigwyddodd, ond nid oedd yn glir ar ba sail y cafodd yr adnoddau hynny eu dyrannu.

8.30 Nododd un ymatebydd o Gorff Cyhoeddus hefyd:

Byddai'n ddefnyddiol cael canllawiau ar rolau a chyfrifoldebau.

8.31 Mae rhai o'r dyfyniadau gan ymatebwyr o Dimau Partneriaeth a Chyrff Cyhoeddus yn dangos y gwahanol ddisgwyliadau o ran rolau'r Corff Cyhoeddus, y Timau Partneriaeth a'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

Ymatebion timau partneriaeth ar rolau ar wahân

Rôl y Tîm Partneriaeth (Noddi)

Nododd y rhan fwyaf o ymatebwyr o Dimau Partneriaeth eu bod wedi cydgysylltu â'r Corff Cyhoeddus, y Gweinidog a'r Uned Cyrff Cyhoeddus ar yr ymgyrch ac wedi eu cefnogi, ond roedd rhai yn teimlo eu bod yn gyfrifol am reoli neu arwain y broses recriwtio, gwneud cyhoeddiadau cyhoeddus a ‘phopeth i wneud â Penodi’ (porth recriwtio blaenorol Llywodraeth Cymru) fel y gwelir yn y dyfyniadau canlynol:

Popeth i wneud â Penodi, cadw cofnodion, e.e. ystadegau amrywiaeth ac ati, rhoi cyngor i dimau noddi, dehongli'r Cod pan fo angen, cydgysylltu ag OPCA ac ati.

Rhedeg y broses a gweithredu fel y pwynt cyswllt i bawb sy'n rhan ohoni. Rwy'n credu mai'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus ddylai fod yn gyfrifol am hyn, ond y tro diwethaf i mi fod yn rhan o'r broses, dim ond helpu'r Tîm Partneriaeth oedd y Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn ei wneud, felly fi oedd y pwynt cyswllt i bawb fwy neu lai. Mae'r broses recriwtio yn anodd iawn i dimau partneriaeth gan mai ni yw'r pwynt cyswllt ond nid oes gennym o reidrwydd yr amser na'r arbenigedd i wneud y penodiadau. Mae angen symleiddio'r broses.

Y Tîm Noddi sy'n arwain y broses recriwtio ar ran y Gweinidog. Mae'r Corff Cyhoeddus a'r Tîm Noddi yn gweithio gyda'i gilydd yn unol â chyfarwyddyd y Gweinidog i gynnal gweithgarwch recriwtio, o dan arweiniad yr Adran.

Cydgysylltu â'r corff cyhoeddus er mwyn cael gwybod ei ofynion (archwiliad sgiliau, negodi'r meini prawf gan ystyried blaenoriaethau'r corff a'r Gweinidog), ysgrifenyddiaeth i'r Panel Asesu Cynghorol, paratoi cyngor gweinidogol (MA) a dogfennau ategol, i raddau, cydgysylltu ag ymgeiswyr, cydgysylltu â Golley Slater i ddylunio'r cynllun cyhoeddusrwydd, cydgysylltu â nifer o dimau mewnol eraill (e.e. Safonau Iaith i asesu sgiliau Cymraeg).

Roedd un ymatebydd hefyd yn teimlo mai'r Tîm Partneriaeth ddylai fod yn gyfrifol am nodi'r sgiliau sydd eu hangen i ategu sgiliau presennol y Bwrdd.

Rôl y Corff Cyhoeddus

Roedd ymatebwyr o Dimau Partneriaeth yn fwy cytûn o ran eu canfyddiadau o'r rôl hon, gyda'r dyfyniad canlynol yn cynrychioli dau ymateb:

Enwebu cynrychiolydd i eistedd ar y panel, cynnal archwiliad sgiliau o'i aelodaeth bresennol, negodi'r disgrifiad swydd / meini prawf hanfodol â'r tîm noddi, helpu i roi cyhoeddusrwydd i'r rôl ymhlith rhanddeiliaid a grwpiau â diddordeb ac ati.

Nododd un ymatebydd hefyd mai rôl Cyrff Cyhoeddus oedd:

Drafftio dogfennau, anfon gohebiaeth, rhoi cyhoeddusrwydd i'r rolau ac ateb ymholiadau.

Rôl y Tîm Penodiadau Cyhoeddus / Uned Cyrff Cyhoeddus

Fel y dangosir gan y pum dyfyniad canlynol, mae angen i rôl y Tîm Penodiadau Cyhoeddus fod yn fwy tryloyw:

Dylai'r Comisiynydd sicrhau y caiff y broses ei chwblhau'n unol â'r Cod Penodiadau Cyhoeddus. Fodd bynnag, er mwyn gwneud hyn, mae'n dibynnu ar gael gwybodaeth gan y Tîm Penodiadau Cyhoeddus sydd, yn ei dro, yn cael gwybodaeth gan y tîm partneriaeth.

Sicrhau ansawdd y broses a chymeradwyo'r penodiad.

Yr Uned Cyrff Cyhoeddus ddylai fod yn gyfrifol am recriwtio aelodau ar gyfer penodiadau a reoleiddir. Fodd bynnag, os yw'n benodiad nas rheoleiddir, dylai ddarparu map proses cyflawn i'r timau partneriaeth allu ei ddilyn er mwyn sicrhau eu bod yn dilyn yr arferion gorau.

Dylid hysbysu'r Uned Cyrff Cyhoeddus am yr ymgyrch recriwtio arfaethedig ond ni ddylai fod angen iddi gymryd unrhyw gamau pellach.

Goruchwylio - rhoi arweiniad - llywio er mwyn sicrhau y caiff y prosesau cywir eu dilyn a'u rhoi ar waith.

Ymatebion cyrff cyhoeddus ar rolau ar wahân

Rôl y Tîm Partneriaeth (Noddi)

Nododd un ymatebydd mai'r Tîm Partneriaeth fu ei “unig bwynt cyswllt mewn perthynas â recriwtio” bob amser. Nododd dau ymatebydd arall y canlynol:

darparu cyswllt rhwng y Tîm Penodiadau Cyhoeddus a'r Corff Cyhoeddus a rhoi rhywfaint o adnoddau i'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus - a rhoi cyngor i'r Corff Cyhoeddus. Cytuno ar yr amserlen â Chadeirydd y Corff Cyhoeddus. Rhoi cyngor i'r Gweinidog.

rhoi cyngor, galluogi cydberthnasau gwaith da ac ymgysylltu â'r Corff Cyhoeddus er mwyn sicrhau y caiff y broses gywir ei dilyn.

Rôl y Corff Cyhoeddus

Roedd y rhan fwyaf o'r ymatebwyr yn cytuno ar rôl y Corff Cyhoeddus, ac mae'r dyfyniad canlynol yn adlewyrchu’r rhan fwyaf o'r sylwadau:

Nid yw'r Corff Cyhoeddus yn cydgysylltu'n uniongyrchol â'r Uned Cyrff Cyhoeddus, ac nid yw'r Uned yn cydgysylltu'n uniongyrchol â ni ychwaith mewn perthynas ag ymarferion recriwtio. Ein rôl ni, fel y deallwn, yw hysbysu Llywodraeth Cymru am fylchau o ran sgiliau, gwybodaeth, profiad ac amrywiaeth ar y Corff Cyhoeddus, er mwyn llywio ymarferion recriwtio. Mae ein Cadeirydd yn chwarae rhan yn y broses o lunio'r rhestr fer ac ar y panel cyf-weld ar gyfer darpar aelodau o'r Bwrdd, ac mae hefyd yn ofynnol iddo gyflwyno asesiad i'n Tîm Noddi o gyfraniadau pob aelod ar ddiwedd ei gyfnod yn y rôl, ac argymhelliad o ran a ddylid gwahodd yr aelod hwnnw i wasanaethu fel aelod am gyfnod pellach. Rydym yn deall yn llwyr mai Llywodraeth Cymru/y Gweinidog sy'n gyfrifol am y penderfyniad terfynol wrth benodi aelodau am y tro cyntaf ac wrth wneud unrhyw benodiadau dilynol wedi hynny.

Fodd bynnag, nododd tri ymatebydd mai'r Corff Cyhoeddus oedd yn arwain y broses recriwtio:

sicrhau y caiff y broses ei dilyn yn gadarn a rhoi sicrwydd i bartïon eraill (gan gynnwys y Gweinidog, yr Uned Cyrff Cyhoeddus a Thîm Partneriaeth Llywodraeth Cymru).

rhoi cyngor ar y sgiliau sydd eu hangen / proses h.y. canolfannau asesu a'u cynnal fel y bo angen.

pennu'r amserlen a threfnu'r broses.

Rôl y Tîm Penodiadau Cyhoeddus / Uned Cyrff Cyhoeddus

Nododd ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus fod y Tîm Penodiadau Cyhoeddus naill ai'n “rheoli” neu'n “cefnogi” y broses recriwtio – hysbysebu, didoli, cyf-weld a phenodi:

Rydym ar ddeall fod ein His-adran Noddi yn cydgysylltu â'r Uned Cyrff Cyhoeddus i sicrhau bod y broses recriwtio yn dilyn y gofynion a nodir o fewn Codau perthnasol ac o fewn arferion a chanllawiau Llywodraeth Cymru yn briodol.

Nododd ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus hefyd fod y Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn rhannu'r wybodaeth ddiweddaraf am “gyflenwadau talent ac ati”, ac yn rhoi “cyngor, arweiniad a chymeradwyaeth”.

Rôl y Bwrdd

8.32 Nododd y rhan fwyaf o'r 22 o ymatebwyr (82%) fod eu Byrddau ‘eisoes yn cyflawni rôl’ wrth recriwtio. Cafwyd 15 o ymatebwyr o Fyrddau a reoleiddir, yr oedd 10 ohonynt yn ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus. Nododd pedwar ymatebydd o Gyrff Cyhoeddus (18%) y ‘dylai’ chwarae rôl, wedi'u rhannu'n gyfartal rhwng ymatebwyr o Fyrddau a reoleiddir a Byrddau nas rheoleiddir. Nododd tri ymatebydd (14%) ‘mae'n gwneud weithiau’. Dywedodd ymatebydd o Gorff Cyhoeddus o Fwrdd nas rheoleiddir nad oedd yn cyflawni rôl ac nid oedd pump ymatebydd yn siŵr a oedd yn cyflawni rôl (23%). Mae Ffigur 3 yn dangos nifer yr ymatebion a gafwyd gan y 22 o ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth ar gyfer Byrddau a reoleiddir a Byrddau nas rheoleiddir.

Image

8.33 Roedd y rhan fwyaf o'r 21 o ymatebwyr (67%) o'r farn y dylai Byrddau chwarae mwy o ran wrth recriwtio, gyda 12 ohonynt o Fyrddau a reoleiddir, yr oedd saith ohonynt yn ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus. Nid oedd saith ymatebydd (33%) yn siŵr, yr oedd pedwar yn ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus a oedd yn penodi i Fyrddau a reoleiddir. Nododd tri ymatebydd (14%) na ddylet, yr oedd un ohonynt o Dîm Partneriaeth â Bwrdd a reoleiddir (gweler ffigur 4).

Image

8.34 Cyflwynodd 18 o ymatebwyr sylwadau am rôl y Bwrdd wrth recriwtio aelod i Fwrdd. Nododd dau ymatebydd o Fyrddau nas rheoleiddir y dylai fod gan y Bwrdd ddisgresiwn llawn o ran y fanyleb, y terfynau amser, hysbysebu, dethol a phenodi (er y dylai ddilyn canllawiau clir, cryno a synhwyrol), ond y dylai fod yn ofynnol iddo sicrhau bod Gwenidogion yn fodlon ar yr ymgeiswyr a ffefrir cyn gwneud unrhyw benodiadau.

9.35 Roedd bron i bob un o'r 16 o ymatebwyr (94%) â phenodiadau i Fyrddau a reoleiddir yn cytuno y dylai'r Bwrdd fod yn rhan o'r broses recriwtio ac y dylai fod cynrychiolydd o'r Bwrdd yn rhan o'r Panel Asesu Cynghorol, gyda dau hefyd yn crybwyll y dylent ddefnyddio eu cysylltiadau a'u rhwydweithiau i rannu'r hysbyseb. Nododd 10 ymatebydd hefyd fod y Bwrdd yn chwarae rhan, neu y dylai chwarae rhan, wrth benderfynu ar y gofynion o ran y person a/neu sgiliau. Soniodd rhai y dylid gwneud hyn ar y cyd â'r Tîm Partneriaeth a'r Corff Cyhoeddus.

8.36 Roedd un ymatebydd o Dîm Partneriaeth â Bwrdd a reoleiddir o'r farn na ddylai fod gan y Bwrdd unrhyw rôl swyddogol yn y broses recriwtio, gan nodi:

O ystyried mai cyfrifoldeb y Gweinidog yw penodi aelodau, ni ddylai fod gan y Bwrdd unrhyw rôl swyddogol. Byddai'n amhriodol rhoi pŵer uchelfreiniol i gorff hyd braich. Staff o fewn Llywodraeth Cymru fydd yn ymgymryd â'r broses recriwtio, gan fanteisio ar gyngor gan y corff a'i fwrdd, ond dim ond gweision sifil ddylai fod yn recriwtio'n annibynnol ar ran y Gweinidog.

Cymorth i Ymgeiswyr Aflwyddiannus

8.37 Cafwyd cyfanswm o 32 o ymatebion gan 23 o ymatebwyr a atebodd y cwestiwn ‘pa gymorth neu gyfleoedd ydych chi'n ei gynnig/eu cynnig i ymgeiswyr aflwyddiannus’. Dewisodd rhai ymatebwyr ‘y cyfle i gwrdd â rhywun o'r Panel Asesu Cynghorol’ (30%), gyda 22% o'r ymatebwyr yn nodi ‘Dim’. Prin iawn oedd yr ymatebwyr (9%) a ddewisodd, ‘Cyfle i gwrdd â rhywun o'r Bwrdd’.

9.38 Nododd pum ymatebydd (22%) eu bod yn cynnig cyfleoedd ‘cysgodi’ a ‘mentora’, gydag un ymatebydd o Gorff Cyhoeddus yn nodi “er nad ydym yn cynnig unrhyw beth ar hyn o bryd, rydym wrthi'n trafod y mater”.

9.39 Pan ofynnwyd yn benodol a gaiff cyfleoedd mentora eu cynnig i ddarpar aelodau o'r Bwrdd, nododd rhai o'r 24 o ymatebwyr (38%) eu bod yn cynnig cyfleoedd mentora i ddarpar aelodau o'r Bwrdd. Dim ond un ymatebydd a esboniodd ei fod “wedi cynnig hyn yn y gorffennol i unigolion o grwpiau wedi'u tangynrychioli”. Nid yw'n glir pam y dewisodd llai o ymatebwyr yr opsiwn hwn yn y cwestiwn blaenorol.

8.40 Er bod bron pob un o'r 23 o ymatebwyr (96%) wedi nodi y byddent yn cefnogi cyfle hyfforddiant i helpu'r Bwrdd i fod yn fwy cynrychioliadol o'r gymuned y mae'n ei gwasanaethu, rhybuddiodd rhai fod angen canllawiau clir gan y Tîm Penodiadau Cyhoeddus i ddangos beth fyddai canlyniad y cyfleoedd mentora hyn gan na fu ymdrechion blaenorol i gynnig cyfleoedd o'r fath yn llwyddiannus, yn eu barn nhw. Nododd un ymatebydd nid yn unig y byddent yn cynnig cyfleoedd hyfforddiant:

i'r genhedlaeth nesaf o aelodau'r Bwrdd er mwyn rhoi'r hyder i grwpiau amrywiol wneud cais am swyddi ar y Bwrdd, ond nodwyd hefyd fod angen rhoi hyfforddiant i aelodau newydd o Fyrddau ar gynllun gweithredu Cymru Wrth-hiliol a'r Model Cymdeithasol o Anabledd.

Hyfforddiant

8.41 Nododd y rhan fwyaf o'r 24 o ymatebwyr (71%) eu bod yn ymwybodol o'r hyfforddiant ‘Amrywiaeth a Chynhwysiant’ a ddarperir ar gyfer y Tîm Penodiadau Cyhoeddus, ac roedd gan bron i bob un o'r 23 o ymatebwyr (91%) ddiddordeb mewn gwybodaeth bellach am gyfleoedd hyfforddiant.

9.42 Nododd tua hanner y 23 o ymatebwyr (45%) y byddai ganddynt ddiddordeb mewn hyfforddiant ‘Amrywiaeth a Chynhwysiant’, gyda rhai hefyd yn nodi y byddai ganddynt ddiddordeb mewn hyfforddiant ‘Arweinwyr Cyhoeddus y Dyfodol’ (29%), ‘Arferion Recriwtio Teg’ (27%), ‘Darpar arweinwyr’ (24%), yn ogystal â ‘Hyfforddiant Rhagarweiniol ar fod yn Aelod o Fwrdd’ (20%).

8.43 Nodwyd bod diffyg hyfforddiant addas wrth recriwtio i Fwrdd, a nododd dau ymatebydd:

y gallai fod blynyddoedd rhwng ymarferion recriwtio ac weithiau bod disgwyl i berson sy'n newydd i rôl recriwtio heb unrhyw brofiad na gwybodaeth flaenorol.

8.44 Awgrymodd un ymatebydd y gellid cynnal eu sesiynau cynefino a hyfforddi mewnol i aelodau'r Bwrdd ar y cyd â Chyrff Cyhoeddus eraill gan fod pob Bwrdd yn cynnal ei sesiynau ei hun ar hyn o bryd, a gofynnodd ymatebydd arall a allai Academi Cymru wneud mwy.

8.45 Nododd un ymatebydd hefyd gan ei fod yn aelod o Fwrdd nas rheoleiddir, “ei fod yn ei chael hi'n anodd gwybod pa gwestiynau i'w gofyn gan nad oes unrhyw fap proses iddynt ei ddilyn”.

8.46 Nododd ymatebydd o Gorff Cyhoeddus sy'n gwneud penodiadau a reoleiddir ac nas rheoleiddir i'r Bwrdd nad oedd y cwestiwn yn berthnasol iddo gan fod y Corff Cyhoeddus yn y sefyllfa o “gorfod derbyn y penodiadau”.

Adborth pellach ar recriwtio i Fyrddau

8.47 Cafwyd 11 o sylwadau pellach gan ymatebwyr ar recriwtio i Fyrddau, a nododd un Corff Cyhoeddus â Bwrdd nas rheoleiddir:

Mae angen i brosesau'r Uned Cyrff Cyhoeddus adlewyrchu ystwythder cymharol y Cyrff Hyd Braich y mae'n eu cefnogi. Dylid rhoi hyblygrwydd (er y dylid hefyd roi cymorth ac arweiniad) i sefydliadau masnachol bach weithredu yn y marchnadoedd y sefydlwyd y sefydliadau gan Weinidogion i weithredu o'u mewn. Mae llesteirio eu gallu i wneud hynny yn tanseilio diben eu creu. Nid oes un ateb sy'n addas i bob sefyllfa.

8.48 Nododd dau Dîm Partneriaeth fod y broses yn mynnu llawer o adnoddau, yn enwedig pan nad oes unrhyw ganllawiau ar gael, neu wrth gyflenwi'n fewnol ar gyfer swyddi gwag gan barhau i weithredu fel arfer.

8.49 Nododd Tîm Partneriaeth hefyd y dylai Byrddau a Thimau Partneriaeth barhau'n gyfrifol am arwain y broses o recriwtio i'w Byrddau gan ei bod:

yn bwysig bod aelodau Bwrdd yn teimlo brwdfrydedd tuag at y rôl, yn enwedig gan fod llawer ohonynt yn ymgymryd â'r rôl ar sail wirfoddol.

8.50 Gofynnodd un Tîm Partneriaeth am ganllawiau ar ddulliau ymgysylltu, yn enwedig â phobl ifancach, ac ar wneud y broses recriwtio yn decach, gan ei fod o'r farn bod yr arddull gyf-weld a'r cwestiynau presennol yn creu anfantais i'r grŵp hwn.

8.51 Soniodd bron i bob un o'r ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus am hyd yr amser y mae'n ei gymryd i recriwtio, gydag un yn nodi:

Mae hyn yn rhwystredig i Weinidogion, aelodau Bwrdd a Phrif Weithredwyr Cyrff Cyhoeddus fel ei gilydd. Cymerodd ein proses recriwtio ddiwethaf dros ddeunaw mis. Mae angen gwneud newidiadau a gwelliannau sylweddol er mwyn gallu recriwtio'r bobl orau bosibl i Fyrddau cyrff cyhoeddus Cymru a chynyddu amrywiaeth o ran cefndir a ffordd o feddwl.

8.52 Nododd un ymatebydd o Gorff Cyhoeddus a fyddai'n croesawu “unrhyw hyfforddiant ar recriwtio i Fyrddau” hefyd y byddai'n fwy na pharod i gyfrannu at unrhyw hyfforddiant neu seminarau.

8.53 Gofynnodd un ymatebydd o Gorff Cyhoeddus am ystadegau er mwyn gallu craffu ar gyrsiau, er enghraifft canlyniadau “paratoi pobl i wneud cais i ddod yn aelod o Fwrdd” a “faint o bobl sydd wedi bod yn rhan o'r rhaglen i ddatblygu'r cyflenwad talent”. Gofynnodd a oes “cyfle i Gadeiryddion gael slot i drafod unrhyw swyddi gwag arfaethedig er mwyn dod â'r rolau yn fyw” pan gaiff y cyrsiau hyn eu rhedeg. Gofynnodd yr un ymatebydd hefyd “a oes cyfle i sefydliadau gydweithio wrth recriwtio naill ai aelodau cyffredinol i Fyrddau neu aelodau â sgiliau tebyg er mwyn helpu o ran adnoddau”, ac awgrymodd y “byddai'n fuddiol cael rhestr o bobl o gefndiroedd amrywiol ac sy'n meddu ar sgiliau amrywiol a fyddai'n barod i eistedd ar y Paneli Asesu, yn ychwanegol at yr unigolion hynny sydd wedi'u cynnwys ar y rhestr o Uwch-aelodau Annibynnol o'r Panel eisoes”.

8.54 Nododd un ymatebydd o Gorff Cyhoeddus hefyd:

bod anghysondeb cyffredinol o ran sut y caiff y broses benodi ei chymhwyso, gyda rhai Cyrff Cyhoeddus yn cael mwy o ryddid. Yn gyffredinol, mae'r cymorth rydym wedi'i gael gan y Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn wael. Awgrymodd yr ymatebydd o Gorff Cyhoeddus y “dylai fod system ar waith lle caiff y Tîm Penodiadau Cyhoeddus ei rybuddio mewn da bryd am unrhyw benodiadau sy'n dirwyn i ben er mwyn gallu dechrau ymgysylltu'n gynnar â'r broses recriwtio.

9.1 Gofynnwyd i aelodau Bwrdd, Cyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth am eu profiadau a'u gwybodaeth am arferion da. Roedd y sylwadau hefyd yn cynnwys profiadau Byrddau nad oeddent yn rhan o'r Rhestr ar gyfer yr Arolygon. Fel y cyfryw, nododd ymatebydd fod proses recriwtio'r Rheoleiddiwr Codi Arian yn dda iawn. Cyfeiriodd ymatebydd arall at arferion Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig llai o faint, a oedd yn cynnwys hyfforddi, rhoi cymorth ac ad-dalu treuliau wrth fynychu cyfweliadau.

Profiad ac Argymhellion aelodau Bwrdd

9.2 Rhannodd cyfanswm o 29 o aelodau Bwrdd eu profiadau neu eu gwybodaeth am brotocolau arferion da wrth recriwtio i Fyrddau, gyda rhai ohonynt yn sôn am y cynnydd o ran rhwydweithiau a sianeli cyfathrebu, y broses o ddatblygu cyflenwad o aelodau Bwrdd sy'n addas i'w penodi o gefndiroedd amrywiol ac sy'n meddu ar brofiadau amrywiol. Trefnwyd y sylwadau ar arferion da o dan wyth pennawd:

i. Egwyddorion a Phroses

• Dylai ymgyrchoedd recriwtio i Fyrddau fod yn gwbl dryloyw, yn agored, yn deg, yn hollol gynhwysol ac yn gydweithrediad rhwng y Bwrdd, y Corff Cyhoeddus a Llywodraeth Cymru
• Defnyddio arbenigedd a dealltwriaeth allanol fel y bo angen
• Nododd un ymatebydd hefyd y byddai wedi gwerthfawrogi barn ei gyd-aelodau ar y Bwrdd ar ymgeiswyr yn ystod ymgyrch
• Pwysleisiodd un ymatebydd fod angen gwiriadau diwydrwydd a rhai gwiriadau geirda (er mwyn cadarnhau enw da'r ymgeisydd) yn ystod y cam ymgeisio er mwyn cadarnhau “a fyddai'r ymgeisydd yn gymwys i wasanaethu ar Fwrdd”
• Y cyfle i arsylwr annibynnol gynnal cyfweliad manwl a llawn er mwyn ystyried unrhyw broblemau o ran y broses recriwtio ac o ran trefniadau llywodraethiant, gweithrediadau a phrosesau ymgysylltu'r Corff Cyhoeddus
• Dylai ymgyrchoedd fod yn llawer byrrach a chael eu cydgysylltu'n well gan y gallai'r oedi hir a geir ar hyn o bryd yn y terfynau amser “arwain at risg ddifrifol o ran penodiadau teg a threfniadau llywodraethiant da i'r Corff Cyhoeddus”
• Blaengynllunio, defnyddio technegau prosiect, gan gofnodi ac olrhain cyfnodau penodeion yn y rôl, ac felly gallu gweithredu mewn ffordd ragweithiol o ran yr amserlenni tebygol ar gyfer ailbenodi aelodau neu gynnal ymgyrchoedd recriwtio;
• Byddai amserlenni cydgysylltiedig wedi'u trefnu ymlaen llaw yn galluogi Gweinidogion i wneud penderfyniadau mwy amserol
• Cynnwys arweinydd y Corff Cyhoeddus yn y broses recriwtio.

ii. Hysbysebion a Threfniadau Ymgysylltu

• Targedu grwpiau/rhwydweithiau penodol, manteisio ar y cysylltiadau hyn a'u gwahodd i wneud cais
• Rhoi'r cyfle i ymgeiswyr gwrdd â'r Prif Swyddog Gweithredol neu aelodau'r Bwrdd er mwyn deall realiti'r rôl a deall y broses
• Rhoi'r cyfle i ymgeiswyr gwrdd â rhai o'r staff, ar ôl cael cyfweliad
• Defnyddio arbenigwyr pan fydd angen gwybodaeth neu sgiliau penodol
• Awgrym o becyn cymorth ar gyfer creu hysbyseb: The Higher Education Board Diversity and Inclusion Toolkit.

iii. Sgiliau ac Arbenigedd

• Datblygu matrics a mesur sgiliau ac amrywiaeth yn erbyn amcanion y Corff Cyhoeddus, er mwyn sicrhau'r cyfuniad gorau posibl o aelodau ar y bwrdd.

iv. Cyfweliadau

• Defnyddio technegau cyf-weld anhraddodiadol er mwyn galluogi pob ymgeisydd i ddisgleirio, fel ffug gyfarfodydd Bwrdd, iaith / cwestiynau wedi'u targedu at y grŵp cynulleidfa. Nododd un ymatebydd mai “dim ond mesur ystod gyfyngedig y mae cyfweliadau / cyflwyniadau cyffredin” ac y byddai'n “eu galluogi i ddangos eu sgiliau”
• Annog adborth ar y broses gan unigolion a gaiff eu cyf-weld
• Rhoi adborth adeiladol er mwyn helpu ymgeiswyr aflwyddiannus i ddysgu
• “Roedd y broses yn glir, ac roeddwn wir yn teimlo fod y rôl yn un bwysig y gallwn wneud cyfraniad cadarnhaol ati. Roedd gallu aelodau'r tîm y byddech o bosibl yn ymuno ag ef i gyfleu eu brwdfrydedd a'u natur gyfeillgar yr un mor bwysig”.

v. Ad-dalu ffioedd a threuliau

• Arferion ymgeisio cynhwysol ar draws pob Bwrdd, fel ad-dalu costau teithio a gofal er mwyn mynychu cyfweliadau
• Ar ôl i unigolyn gael ei benodi, costau gofal a chymorth a chyfarpar er mwyn mynychu cyfarfodydd ac ymgymryd â'r rôl
• Cyflog a chyfnodau absenoldeb ar gyfer achosion o salwch ac absenoldeb rhiant.

vi. Amrywiaeth

• Cydnabod rhagfarn yn enwedig o ran diffyg arbenigedd ymhlith pobl ifancach neu grwpiau eraill amrywiol
• Cynyddu amrywiaeth drwy sicrhau bod cyflenwad o “ymgeiswyr sy'n barod ar gyfer swyddi cyhoeddus” ac sydd wedi cael hyfforddiant priodol y gellir eu hannog i wneud cais
• Defnyddio sianeli anhraddodiadol i annog mwy o amrywiaeth
• “Gall amrywiaeth ar y panel recriwtio fod yn hynod fuddiol wrth ddenu amrywiaeth o ymgeiswyr a chanlyniadau llwyddiannus”
• “Mae cyfleoedd mentora gan bobl brofiadol o grwpiau nas cynrychiolir yn ddigonol yn bwysig iawn”
• “Pan oeddwn i'n gweithio i gwmni cenedlaethol, aethom ati i hysbysebu am aelod ifancach (o dan 30 oed) i ddod yn aelod o'r Bwrdd am gyfnod o ddwy flynedd er mwyn cael profiad ar Fyrddau. Cafwyd ymateb eithriadol o dda.”

vii. Hyfforddi a Datblygu

• Dylai fod yn gyson ar draws Byrddau
• Fel rhan o'r trefniadau cynefino, dylid cynnwys taith o amgylch y safle a chyfle i gwrdd â rhai o'r staff.
• Cynllun cyfeillio sy'n paru aelodau newydd a dibrofiad ag aelodau eraill o'r Bwrdd
• “Hyfforddiant o dan y rhaglen beilot Equal Power, Equal Voice (EPEV) a chymorth fy mentor EPEV yw'r cymorth unigol a gafodd yr effaith fwyaf yn ystod fy mhrofiad o weithio ar fyrddau”.

viii. Datblygu'r Cyflenwad

• Rhoi cyfleoedd hyfforddi a datblygu i ymgeiswyr nad ydynt yn meddu ar y profiad angenrheidiol i wneud cais am rolau ar Fyrddau
• Gallai cyfleoedd datblygu gynnwys mynychu cyfarfodydd is-bwyllgorau neu gyfarfodydd y Bwrdd, diwrnodau agored sy'n cynnig gwybodaeth am fod yn aelod o Fwrdd a'r prosesau ymgeisio
• Pecynnau gwybodaeth am rolau aelodau Bwrdd, gan gynnwys straeon, hyrwyddo'r nodweddion neu'r sgiliau penodol sydd eu hangen.

Profiad ac Argymhellion Cyrff Cyhoeddus a Thimau Partneriaeth

9.3 Roedd enghreifftiau o arferion gorau y pedwar ymatebydd o Dimau Partneriaeth yn canolbwyntio ar recriwtio er mwyn gwella amrywiaeth ar eu Byrddau. Roedd rhai yn defnyddio rhwydweithiau amrywiaeth a'r wasg genedlaethol a dywedodd hanner yr ymatebwyr (50%) eu bod yn defnyddio asiantaeth recriwtio, er i un ymatebydd nodi nad oedd hynny'n cyflawni'r canlyniadau dymunol.

9.4 Dywedodd ymatebydd Tîm Partneriaeth yr Awdurdodau Parciau Cenedlaethol (APCau) eu bod wedi ariannu swydd wedi'i rhannu rhwng y tri APC i ganolbwyntio ar gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, er mwyn meithrin cysylltiadau â sefydliadau ac unigolion a oedd yn cynrychioli nodweddion gwarchodedig ac annog pobl o'r cefndiroedd hynny i wneud cais am swyddi gwag ar y Bwrdd. Nododd y gellid priodoli eu llwyddiant mwyaf wrth recriwtio ymhlith poblogaeth fwy amrywiol ac felly wrth sicrhau penodiadau amrywiol i'r Bwrdd:

i'r iaith a ddefnyddiwyd yn y pecyn ymgeisio a'r datblygiad yn y ffordd y cafodd swyddi gwag eu hysbysebu, yn enwedig y defnydd o'r cyfryngau cymdeithasol a hysbysebu gan ddefnyddio cyfryngau mwy penodol.

9.5 Roedd yr Awdurdodau Parciau Cenedlaethol hefyd yn hysbysebu, ochr yn ochr â'r hysbysebion gan y Tîm Penodiadau Cyhoeddus:

Rydym hefyd wedi mabwysiadu'r arfer o gynnig swm bach o arian i'r APCau gynnal eu gwaith cyhoeddusrwydd eu hunain er mwyn rhannu gwybodaeth am swyddi gwag â'u rhwydweithiau.

9.6 Nododd ymatebydd o Dîm Partneriaeth yr oedd ei Gorff Cyhoeddus yn defnyddio asiantaeth recriwtio fod cynnig y cyfle i ddarpar ymgeiswyr gwrdd â'r Cadeirydd neu aelodau'r Bwrdd yn gweithio'n dda.

9.7 Cyfeiriodd cyfanswm o 10 ymatebydd o Gorff Cyhoeddus at yr hyn a oedd yn gweithio'n dda iddynt. Cyflwynodd un ymatebydd a gyfeiriodd at eu proses recriwtio fel y ‘safon euraidd’ grynodeb o'r broses fel a ganlyn:

1. Datblygu strategaeth gyhoeddusrwydd wedi'i thargedu i gefnogi'r broses recriwtio, er mwyn cyrraedd grwpiau nas cynrychiolir yn ddigonol.
2. Opsiynau i'r ymgeiswyr siarad â'r Cadeirydd/Swyddog Cyfrifyddu cyn cyflwyno cais.
3. Cynnull panel o Randdeiliaid i ategu ystyriaethau'r panel adolygu ffurfiol.
4. Adroddiadau manwl ar y cam sifftio/cyf-weld er mwyn gallu rhoi adborth defnyddiol.

9.8 Ailbwysleisiodd rhai ymatebwyr o Gyrff Cyhoeddus wrth ymgyrch dda i bob cynulleidfa yr oedd angen ei thargedu, gydag un ymatebydd yn nodi:

mae buddsoddi yn y broses o hysbysebu'r rôl yn eang yn denu ymgeiswyr o safon uchel, er gwaethaf y tâl cydnabyddiaeth isel a gynigir.

9.9 Nododd y rhan fwyaf o'r ymatebwyr (60%) hefyd ei bod hi'n werthfawr cynnig cyfle i ymgeiswyr â diddordeb ddysgu mwy am y sefydliad, y rôl, a'r broses recriwtio naill ai drwy gynnwys gweminar neu fideo wrth hysbysebu, y cyfle i gwrdd ag aelodau o'r Bwrdd neu ganolfan asesu sy'n rhoi'r “cyfle i ymgeiswyr chwarae rôl aelod o'r Bwrdd”.

9.10 Soniodd dau ymatebydd o Gyrff Cyhoeddus hefyd ei bod hi'n werthfawr i'r Bwrdd gynnal archwiliad sgiliau, gan ddefnyddio'r wybodaeth hon i drafod y gofynion ar gyfer y fanyleb person â'u Timau Partneriaeth. Soniodd un ymatebydd fod fersiynau drafft o'r disgrifiadau swydd yn cael eu trafod ac y cytunnir arnynt cyn y cam hysbysebu, gan nodi fod eu Cadeirydd bob amser yn rhan o'r Paneli Asesu Cynghorol.

9.11 Cyfeiriodd ymatebydd o Gorff Cyhoeddus hefyd at enghreifftiau o arferion da o'i rôl mewn cyrff eraill, a oedd yn cynnwys:

datblygu cyflenwad o ymgeiswyr o wahanol gefndiroedd, rhoi cyngor a chymorth i unigolion nad oeddent yn gyfarwydd â'r system a meithrin perthynas â chymunedau.

9.12 Soniodd ymatebydd o Gorff Cyhoeddus eu bod yn cynnig proses fentora i helpu darpar ymgeiswyr “ond gan nad oedd Llywodraeth Cymru wedi bod yn rhan o'r broses honno, na fu mor llwyddiannus ag y gallai fod wedi bod”.

9.13 Nododd ymatebydd o Gorff Cyhoeddus o Fwrdd nas rheoleiddir eu bod yn rhannu enwau'r ymgeiswyr a ffefrir “yn uniongyrchol â'r Gweinidogion cyn y cam penodi er mwyn sicrhau bod pob ymgeisydd yn dderbyniol”.

10.1 Nod yr adroddiad oedd rhannu canfyddiadau'r ddau arolwg er mwyn i'r Uned Cyrff Cyhoeddus, Cyrff Cyhoeddus a'u Timau Partneriaeth perthnasol ystyried a chymharu eu harferion eu hunain a nodi lle y gellir eu gwella.

10.2 Mae'r camau gweithredu canlynol (gweler tabl 9) wedi cael eu rhoi ar waith gan yr Uned Cyrff Cyhoeddus neu mae'n bwriadu eu rhoi ar waith mewn ymateb i'r materion a godwyd yn yr adolygiad hwn.

Materion a godwyd a'r camau gweithredu a gymerwyd neu sy'n mynd rhagddynt

Mater A

Mae'r ymgyrchoedd a gaiff eu rhoi ar waith yn amrywio. Mae rhai ohonynt yn dda iawn ond nid yw eraill cystal.

Cam gweithredu A

Yn ystod y 18 mis diwethaf, mae'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus wedi adolygu ei broseau ac wedi symleiddio'r broses recriwtio, gan sicrhau gwell cysondeb wrth gynnal ymgyrchoedd a gwell cyfraddau ymateb.

Mae rheolwyr ymgyrch penodedig yn helpu'r Timau Partneriaeth i gwblhau ffurflenni, sy'n cynnwys y ‘pecyn gwybodaeth i ymgeiswyr’, asesiadau Cymraeg, hysbyseb a thempledi Cyngor Gweinidogol.

Mae amserlen y broses yn nodi cyfrifoldebau unigol y Tîm Penodiadau Cyhoeddus a'r Timau Partneriaeth yn glir.

Mae'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn adolygu'r canllawiau a'r ffurflenni yn barhaus, ac yn ystyried eu heffeithiolrwydd, ac mae'n ymateb pan fydd Timau Partneriaeth yn gofyn am gymorth ychwanegol i gefnogi ymgyrch.

Mater B

Ymgyrchoedd hir heb ddigon o waith cynllunio a chydgysylltu.

Cam gweithredu B

Mae'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus wedi symud o broses adweithiol i broses ragweithiol drwy ddatblygu system flaengynllunio, sy'n dangos pryd mae cyfnod swydd pob aelod o'r Bwrdd yn dirwyn i ben, gan alluogi iddo ymgysylltu â'r Timau Partneriaeth perthnasol ar gam cynnar.

Mae hyn yn golygu y gall y Timau Partneriaeth gydweithio'n gynnar â'u Cyrff Cyhoeddus perthnasol a’r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog perthnasol i drafod y sgiliau, yr arbenigedd a'r nodweddion gofynnol a chyflwyno Cyngor Gweinidogol mewn modd amserol er mwyn sicrhau y ceir cymeradwyaeth o fewn y terfynau amser a gynlluniwyd.

Mae'r broses recriwtio ar gyfer penodiadau a reoleiddir yn cydymffurfio'n llwyr â'r Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus, gan sicrhau prosesau teg ac agored lle caiff unigolion eu penodi ar sail teilyngdod.

Mae'r Cod Llywodraethiant yn nodi cyfarwyddiadau clir ar y broses y disgwylir iddi ddod i ben 3 mis o ddyddiad cymeradwyaeth yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog ar ôl dyddiad cau'r hysbyseb , yn ogystal â'r dyddiadau ar gyfer y cam sifftio, y cam cyf-weld a'r cam hysbysu ymgeiswyr. (Mae'r dyddiad cau yn cyfeirio at yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog yn derbyn y rhestr hir o ymgeiswyr. Weithiau, gallai ofyn am i'r swydd wag gael ei hysbysebu eto, a thrwy hynny, newid y dyddiad cau arfaethedig)

Llwyddodd cyfanswm o 21 allan o 26 o ymgyrchoedd Llywodraeth Cymru ar gyfer penodiadau a reoleiddir i fodloni'r terfyn amser hwn yn 2023-2024. Caiff gwersi eu dysgu o'r ymgyrchoedd na wnaethant lwyddo i gydymffurfio â'r terfyn amser, a byddai'r newidiadau a drafodir isod hefyd yn gwella cydymffurfiaeth â'r terfynau amser.

Mater C

Diffyg gwybodaeth a chyfathrebu gwael yn ystod ymgyrchoedd.

Cam gweithredu C

Mae'r pecynnau i ymgeiswyr bellach yn nodi dyddiadau ar gyfer y cam sifftio, y cam cyf-weld a dyddiad dechrau ar gyfer y swydd ar gyfer penodiadau a reoleiddir, yn ogystal â meini prawf person hanfodol safonol.

Cytunnir ar derfynau amser â'r Timau Partneriaeth a rhoddir gwybodaeth ychwanegol i ymgeiswyr yn y pecyn i ymgeiswyr.

Rheolwyr yr ymgyrch yw'r pwynt cyswllt cyntaf. Maent wedi cael hyfforddiant ar y Cod Llywodraethiant a byddant yn ymateb yn uniongyrchol i ymholiadau. Caiff eu manylion cyswllt eu cynnwys yn y pecynnau i ymgeiswyr adeg hysbysebu.

Mater D

Mae'r broses recriwtio yn gymhleth.

Cam gweithredu D

Mae'r broses recriwtio i Gyrff Cyhoeddus a reoleiddir yn cydymffurfio â'r Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus, gan sicrhau prosesau teg ac agored lle caiff unigolion eu penodi ar sail teilyngdod.

Mae'r Cod Llywodraethiant yn nodi cyfarwyddiadau clir ar y broses y disgwylir iddi ddod i ben 3 mis o ddyddiad cymeradwyaeth yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog, ar ôl dyddiad cau'r hysbyseb.

Rhoddir canllawiau clir a thempledi i'r Timau Partnerieth cyn dechrau ymgyrch. Gellir trafod unrhyw faterion sy'n peri pryder neu y ceir ansicrwydd yn eu cylch â'r rheolwr ymgyrch dirprwyedig yn ystod y cam cynnar hwn.

Mae'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn gweithio gyda grŵp llywio allanol i gynllunio dull peilot o symleiddio penodiadau cyhoeddus wedi'i anelu at annog grŵp mwy amrywiol o ymgeiswyr i rolau cyfarwyddwyr anweithredol, gan leihau tuedd drwy ddileu rhwystrau diangen sy'n cynnwys meini prawf rhy benodol. Caiff manylion ymgeiswyr sy'n addas i'w penodi ac sydd wedi rhoi caniatâd eu cadw fel rhan o ‘gronfa dalent’ a chaiff yr ymgeiswyr hynny eu penodi i rolau pan fyddant ar gael.

Bydd y dull yn galluogi ymgeiswyr i gael eu hystyried am rolau addas yn ystod y 12 mis nesaf heb ailysgrifennu eu cais ar gyfer pob rôl.

Mater E

Ni cheir llawer o waith allgymorth ac mae angen iddo gynnwys grwpiau wedi'u targedu yn hytrach na dim ond y gronfa draddodiadol o ymgeiswyr.

Cam gweithredu E

Bydd cynlluniau ar waith i'r Tîm Penodiadau Cyhoeddus ymgymryd â rhywfaint o waith allgymorth pan gaiff y tîm ei ailstrwythuro. Bydd y Tîm hefyd yn gweithio gyda chydweithwyr yn adran Adnoddau Dynol Llywodraeth Cymru sydd eisoes yn ymgymryd â gwaith allgymorth er mwyn ystyried pryd y gall negeseuon orgyffwrdd.

Mae Timau Partneriaeth a'u Cyrff Cyhoeddus yn gyfrifol am gytuno ar strategaethau allgymorth er mwyn sicrhau amrywiaeth ar eu Byrddau.

Ar hyn o bryd, caiff manylion am swyddi gwag eu rhannu gydag amrywiaeth eang o grwpiau rhanddeiliaid. Mae rhai ymgyrchoedd yn defnyddio asiantaethau recriwtio allanol i wella eu prosesau allgymorth ac amrywiaeth, ond bu eu llwyddiant yn amrywiol.

Roedd y technegau a ddefnyddiwyd gan rai Timau Partneriaeth a Chyrff Cyhoeddus yn cynnwys gweminarau gwybodaeth neu ddiwrnodau agored i gwrdd ag aelodau presennol y Bwrdd a holi cwestiynau, gan ddefnyddio rhwydweithiau a fforymau a thargedu grwpiau rhanddeiliaid penodol. Bydd y Tîm Penodiadau Cyhoeddus hefyd yn ystyried y technegau hyn wrth recriwtio Cadeiryddion.

Caiff gwe-dudalen Penodiadau Cyhoeddus Llywodraeth Cymru ei hailddylunio yn 2024 i gynnwys astudiaethau achos o aelodau sy'n rhan o Fyrddau ar hyn o bryd yn sôn am eu profiadau er mwyn annog pobl i wneud cais am swyddi ar Fyrddau.

Mater F

Nid yw ceisiadau a chyfweliadau yn denu grŵp mwy amrywiol.

Cam gweithredu F

Sefydlwyd y llwyfan newydd, Cais, a gall y Tîm Penodiadau Cyhoeddus roi cymorth i gwblhau cais ar-lein pan ofynnir am help fel addasiad rhesymol.

Mae'r broses gyfredol yn golygu bod yn rhaid i unigolyn gwblhau cais ar gyfer pob swydd wag, ac mae pob swydd wag yn aml yn amrywio o ran y meini prawf gofynnol. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i'r unigolyn ailysgrifennu ei ddatganiad personol er mwyn nodi meysydd arbenigedd sy'n cyfateb i'r meini prawf ar gyfer cyrraedd y rhestr fer bob tro. Os na fydd yn gwneud hynny, mae risg na fydd yn bodloni'r meini prawf ac na fydd yn cyrraedd y rhestr fer.

Mater G

Mae'r adborth yn araf ac nid yw bob amser yn adeiladol.

Cam gweithredu G

Y Tîm Partneriaeth sy'n cynnull y Paneli Asesu Cynghorol, ac yn aml Cadeirydd y Corff Cyhoeddus sy'n ei gynrychioli. Bydd uwch-swyddog profiadol hefyd yn bresennol, a fydd weithiau'n cadeirio'r panel os bydd y panel yn ystyried penodi Cadeirydd.

Rhoddir canllawiau i aelodau'r Panel Asesu Cynghorol, yn ogystal â thempledi i'w llenwi yn dilyn y cam sifftio a'r cam cyf-weld. Bydd y Cadeirydd yn casglu safbwyntiau'r panel a'r canlyniadau ynghyd cyn eu cyflwyno i’r Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog perthnasol i gael cymeradwyaeth a phenderfyniadau terfynol.

Bydd y Tîm Penodiadau Cyhoeddus yn rhoi'r adborth a gofnodwyd i'r ymgeiswyr aflwyddiannus ac yn cynnig cyfle iddynt drafod yr adborth ymhellach â Chadeirydd y Panel Asesu Cynghorol. Lle penderfynwyd y byddai ymgeisydd yn addas i'w benodi ond na chafodd ei ddewis gan yr Ysgrifennydd Cabinet / Gweinidog, caiff wybod y bydd ei enw yn cael ei gadw mewn cronfa dalent ac y gallai gael gwahoddiad i ystyried rôl debyg pe bai swydd wag yn codi, a fyddai'n lleihau'r amser y byddai ei angen i gynnal ymgyrch newydd.

Rhoddir ystyriaeth i ddatblygu canllawiau pellach i aelodau Paneli Asesu Cynghorol, a ddylai hefyd gynnwys enghreifftiau o arferion da wrth roi adborth.

Mater H

Mae angen i aelodaeth Paneli Asesu Cynghorol fod yn fwy amrywiol.

Cam gweithredu H

Mae'r Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus yn ei gwneud yn ofynnol i'r Panel Asesu Cynghorol gynnwys aelod o'r corff cyhoeddus, cynrychiolydd o Lywodraeth Cymru ac aelod annibynnol.

Mae Llywodraeth Cymru yn sicrhau bod Paneli Asesu Cynghorol yn rhywedd-amrywiol ac y rhoddir ystyriaeth i gynnwys nodweddion gwarchodedig eraill cymaint â phosibl o gofio mai aelodaeth o dri neu bedwar a argymhellir ar gyfer panel.

Defnyddir y rhestr bresennol o Uwch-aelodau Annibynnol o'r Panel wrth benodi Cadeiryddion ar gyfer penodiadau arwyddocaol. Penodiadau arwyddocaol yw'r rhai hynny y cytunwyd arnynt yn flaenorol gan y Prif Weinidog a'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus. Mae 10 Uwch-aelod Annibynnol o'r Panel â nodweddion amrywiol gwahanol.

Mater I

Mae rhagor o waith i'w wneud er mwyn sicrhau amrywiaeth ymhlith aelodau Bwrdd.

Cam gweithredu I

Ariannodd y Tîm Penodiadau Cyhoeddus brosiect cysgodi swyddi / mentora cyflogedig a roddodd gyfle i 26 o gyfranogwyr a oedd yn bobl Ddu, Asiaidd ac Ethnig Lleiafrifol neu’n bobl anabl i gael cyfle i fod yn rhan o Fwrdd yn ystod 2024. Caiff y cynllun peilot ei werthuso ym mis Medi 2024.

Mater J

Mae'r trefniadau ar gyfer hyfforddi a datblygu aelodau Bwrdd yn amrywiol a chyfraniad cyffredinol ac ysbeidiol a geir gan Lywodraeth Cymru.

Cam gweithredu J

Trefnwyd hyfforddiant i aelodau Bwrdd a darpar aelodau Bwrdd yn 2022-24, ac o ganlyniad, cymerodd 208 o gyfranogwyr ran yn y pum modiwl ‘Darpar Arweinwyr’, ‘Arferion Recriwtio Teg’, ‘Arweinwyr Cyhoeddus y Dyfodol’, ‘Hyfforddiant Rhagarweiniol ar fod yn Aelod o Fwrdd’, ac ‘Amrywiaeth a Chynhwysiant’. Roedd hyn hefyd yn cynnwys ymgeiswyr aflwyddiannus y bu hyfforddiant o fudd iddynt.

Bydd yr Uned Cyrff Cyhoeddus yn ystyried pa ganllawiau pellach y gellid eu darparu er mwyn helpu i ddarparu hyfforddiant cynefino.

Mae'r Uned Cyrff Cyhoeddus wedi gwahodd cadeiryddion ac Aelodau Anweithredol o Fyrddau i fynychu sesiynau briffio chwarterol ar wahanol bynciau o fis Ionawr 2024. Mae'r trefniant hwn yn drefniant parhaus a chaiff safbwyntiau Cadeiryddion ac aelodau Bwrdd eu hystyried wrth gynllunio'r rhaglen.

Byd yr Uned Cyrff Cyhoeddus yn trafod â'r Timau Partneriaeth i benderfynu a fyddai'n fuddiol i Dimau Partneriaeth neu Gyrff Hyd Braich gyfuno eu hadnoddau er mwyn caffael hyfforddiant penodol sy'n berthnasol i sectorau penodol.

Caiff y trefniadau ar gyfer hyfforddi a datblygu aelodau Bwrdd eu trafod yn un o gyfarfodydd y Fforwm Arweinwyr Cyhoeddus yn y dyfodol.

Mater K

Mae angen cryn dipyn o adnoddau i gynnal ymgyrch recriwtio ond rhaid i fusnes arferol y corff barhau, heb unrhyw adnoddau ychwanegol.

Cam gweithredu K

Drwy edrych i'r dyfodol, gellir cynllunio'n well, a dylai canllawiau a thempledi diwygiedig roi mwy o gymorth i Dimau Partneriaeth a dileu unrhyw ansicrwydd a gweithgareddau beichus aneffeithlon.

Bydd y gronfa dalent o aelodau sy'n addas i'w penodi yn cynnig adnodd i Dimau Partneriaeth a Chyrff Cyhoeddus.

Mater L

Gwella tryloywder data'r broses benodi.

Cam gweithredu L

Mae'r system benodi newydd, Cais, yn creu proses glir a thryloyw ar gyfer penodiadau, gan gynnwys y gallu i gasglu a choladu'r holl ddata amrywiaeth safonol.

Mae Llywodraeth Cymru yn destun archwiliadau gan y Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus ac mae'n cyflwyno setiau llawn o ddata iddo graffu arnynt a'u cynnwys yn Adroddiad Blynyddol Swyddfa'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus (OCPA).

Bydd mwy o ddata ar gael i'r cyhoedd pan gaiff canlyniadau'r ddau arolwg peilot ar amrywiaeth o fewn gweithluoedd Cyrff Cyhoeddus eu cyhoeddi'n ddiweddarach yn 2024. Cynhaliwyd yr arolygon gan Uned Tystiolaeth Cydraddoldeb, Hil ac Anabledd Llywodraeth Cymru yn ystod haf 2023. Roedd yr arolwg cyntaf yn canolbwyntio ar amrywiaeth aelodau Bwrdd ac roedd yr ail arolwg yn canolbwyntio ar y ffordd y caiff data am amrywiaeth gweithluoedd eu casglu ar hyn o bryd.

Bydd y canfyddiadau hyn yn rhoi gwybodaeth am amrywiaeth arweinwyr cyhoeddus, yn nodi bylchau yn y sail dystiolaeth ac yn gwneud argymhellion ar gyfer casglu data yn y dyfodol.

Mater M

Mae taliadau cydnabyddiaeth yn effeithio ar geisiadau posibl i Fyrddau gan fod gwahanol Gyrff Hyd Braich yn cynnig gwahanol gyfraddau.

Cam gweithredu M

Nid oedd ymatebwyr o'r farn bod hyn wedi bod yn ffactor pwysig wrth eu cymell i wneud cais am eu rôl bresennol, ond roedd yn ystyriaeth allweddol wrth ddewis y rhesymau a fyddai'n dylanwadu ar eu diddordeb mewn gwneud cais yn y dyfodolo mewn ymateb i ymgyrchoedd gan Lywodraeth Cyru.

Fodd bynnag, o ystyried y tirlun ariannol heriol i bwrs y wlad, nid yw cyfraddau ffioedd wedi newid ers sawl blwyddyn. Caiff y sefyllfa hon ei hadolygu'n rheolaidd a chaiff ffioedd Llywodraeth Cymru eu gwerthuso yn erbyn trefniadau a phenodiadau tebyg ar draws gwasanaethau cyhoeddus y DU.

Gall pob penodai cyhoeddus hawlio ad-daliad am dreuliau teithio a chynhaliaeth priodol ac angenrheidiol. Mae'r trefniadau yn ddarostyngedi i bolisïau treuliau'r corff dan sylw, fel y cytunwyd arnynt rhwng y Corff Cyhoeddus a'i Undeb Llafur neu gynrychiolydd staff er mwyn sicrhau nad oes gan y Corff Cyhoeddus bolisi treuliau dwy haen ar gyfer cyflogeion a'i Fwrdd.

Mater N

Roedd aelodau Bwrdd yn teimlo nad oedd eu harbenigedd a'u proffesiynoldeb bob amser yn cael eu cydnabod a'u gwerthfawrogi.

Cam gweithredu N

Byddwn yn ystyried sut y gall y trefniadau cydweithio rhwng Ysgrifenyddion Cabinet / Gweinidogion a Chyrff Cyhoeddus fod yn fwy tryloyw i aelodau Bwrdd.

Bydd yr Uned Cyrff Cyhoeddus yn ystyried sut i ymdrin â'r mater hwn yn un o'n cyfarfodydd rheolaidd â Chadeiryddion.

Awgrymir y dylai Timau Partneriaeth ddatblygu canllawiau ar y cyd â'u Cyrff Cyhoeddus perthnasol:

• o ran y ddogfennaeth a'r wybodaeth ofynnol i'w rhannu ag aelodau'r Bwrdd, a allai gynnwys gwybodaeth am strwythur y sefydliad, adroddiadau blynyddol, cynlluniau gweithredu strategol a chynlluniau gweithredu busnes, polisïau a chofnodion y Bwrdd
• ansawdd yr wybodaeth i'w rhannu ag aelodau'r Bwrdd, er enghraifft achosion busnes neu achosion cyfiawnhau busnes ar gyfer unrhyw newidiadau sylweddol a gynigir i'r trefniadau cyflenwi neu'r gweithrediadau, neu gynigion buddsoddi gan ddatblygu templed unffurf neu dempled sylfaenol i'r Cadeirydd ei ddefnyddio wrth adolygu perfformiad y Prif Swyddog Gweithredol ac aelodau'r Bwrdd.

Mater O

Beirniadaeth na chaiff statws ac annibyniaeth Cyrff Cyhoeddus bob amser eu cydnabod.

Cam gweithredu O

Caiff materion sy'n gysylltiedig â chydberthnasau eu cofnodi gan adnodd risg y Cyrff Cyhoeddus, sef addasiad o'r Model Hunanasesu a ddefnyddir gan Lywodraeth y DU, a gaiff ei ddatblygu'n ddiweddarach yn ystod y flwyddyn.

Ystyriaethau ar gyfer y dyfodol

10.4 Bydd yr Uned Cyrff Cyhoeddus yn ystyried adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a gyhoeddwyd ym mis Mai 2024 ac adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol (SAG) a gyhoeddwyd ym mis Chwefror 2024, sy'n nodi canfyddiadau tebyg i'r adolygiad thematig hwn, gyda'r SAG yn nodi themâu sy'n dod i'r amlwg a'r Pwyllgor yn gwneud wyth argymhelliad i wella'r broses ar gyfer penodi i Fyrddau (gweler Atodiad 7), sy'n nodi unrhyw gamau gweithredu pellach y mae angen eu hystyried.

Troednodiadau

1. “The guiding principle underlying the framework is that the classification of an arm’s length body (‘ALB’) should be determined by the degree of freedom that body needs from ministerial control to perform its functions.”, Public Bodies Handbook – Part 1. Classification Of Public Bodies: Guidance for Departments (publishing.service.gov.uk)