Absenoldeb o gyfarfodydd awdurdodau lleol: absenoldeb teuluol

Mae Rhan 2 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (“y Mesur”) yn cyflwyno hawl i gyfnod o absenoldeb teuluol i aelodau cynghorau sir a chynghorau bwrdeistref sirol, pan fo gan aelod hawl i fod yn absennol o gyfarfodydd awdurdod.

Mae’r ddogfen hon yn cynnwys canllawiau statudol a gyhoeddwyd o dan adran 30 o’r Mesur. Rhaid i awdurdod lleol roi sylw i’r canllawiau hyn wrth arfer ei swyddogaethau o dan Ran 2 o’r Mesur.

Mae adran 23 yn caniatáu i aelodau sydd â hawl i gyfnod o absenoldeb teuluol fod yn absennol o gyfarfodydd yr awdurdod, gan gynnwys cyfarfodydd o’r weithrediaeth lle’n bo hynny’n gymwys, yn ystod cyfnodau o absenoldeb teuluol, yn unol â rheoliadau a wnaed o dan y Rhan hon o’r Mesur. Mae’r Mesur yn creu hawl i bum math o absenoldeb teuluol: absenoldeb mamolaeth; absenoldeb newydd-anedig; absenoldeb mabwysiadu; absenoldeb mabwysiadu newydd; ac absenoldeb rhiant.

Mae Rheoliadau Absenoldeb Teuluol ar gyfer Aelodau Awdurdodau Lleol (Cymru) 2013 (“y Rheoliadau”) wedi’u cyflwyno o dan Ran 2 o’r Mesur ac yn rhagnodi’r amodau y mae’n rhaid eu bodloni er mwyn i aelod fod â hawl i gyfnod o absenoldeb teuluol.

Mae gan aelod hawl i gyfnod o absenoldeb mamolaeth os yw’r aelod yn bodloni’r amodau rhagnodedig yn y Rheoliadau. Mae’r Rheoliadau hefyd yn cynnwys darpariaeth sy’n ymwneud â hyd, dechrau, terfynu a chanslo absenoldeb mamolaeth. Mae’r Rheoliadau yn cyfyngu’r cyfnod o absenoldeb mamolaeth i uchafswm o 26 wythnos.

Mae absenoldeb newydd-anedig yn ymwneud ag absenoldeb a roddir i “riant” plentyn ar wahân i’r fam. Mae’r Rheoliadau’n rhagnodi amodau sy’n ymwneud â’r berthynas rhwng yr aelod a’r plentyn sy’n ofynnol er mwyn i’r aelod fod â hawl i gyfnod o absenoldeb newydd-anedig. Bwriad absenoldeb newydd-anedig yw caniatáu i berson sy’n bodloni’r amodau rhagnodedig gynorthwyo i ofalu am y plentyn a’r fam. Mae’r Rheoliadau hefyd yn gwneud darpariaethau mewn perthynas â hyd absenoldeb newydd-anedig a phryd y dylid ei gymryd.

Mae adran 26 yn creu hawl i absenoldeb mabwysiadu. Mae’r Rheoliadau hefyd yn cynnwys darpariaeth sy’n ymwneud â hyd, dechrau, terfynu a chanslo absenoldeb mabwysiadu. Mae’r Rheoliadau hefyd yn rhagnodi’r amodau y mae’n rhaid eu bodloni, hyd absenoldeb o’r fath a phryd y gellir ei gymryd, yn amodol ar y ddarpariaeth na chaiff bara mwy na 26 wythnos. Mae adran 27 yn ymdrin ag absenoldeb mabwysiadu newydd sydd ar gael i aelod sy’n bodloni amodau rhagnodedig o ran ei berthynas â mabwysiadydd.

Mae absenoldeb rhiant yn gymwys i aelod sy’n ysgwyddo cyfrifoldeb am blentyn (a oedd yn arfer bod yn gyfrifoldeb rhywun arall). Mae’r Rheoliadau’n galluogi aelod i fod yn absennol ar absenoldeb rhiant am gyfnod o hyd at dri mis.

Mae adran 29 yn galluogi rheoliadau i ddarparu ar gyfer gwaith gweinyddol unrhyw absenoldeb teuluol ynghyd â’r broses ar gyfer ymdrin ag unrhyw gwynion am gamddefnyddio absenoldeb. Mae hefyd yn caniatáu i reoliadau ddarparu ar gyfer unrhyw ddyletswyddau y gall aelodau eu cyflawni yn ystod cyfnod absenoldeb teuluol.

Rhaid darllen y Mesur a’r Rheoliadau law yn llaw â’r canllawiau hyn.

Mae cyflwyno absenoldeb teuluol yn rhoi hawliau i aelodau sydd â babanod neu sy’n dod yn gyfrifol am ofalu am blant allu parhau fel aelodau, gydag absenoldeb cydnabyddedig, cyfreithlon, mewn ffordd agored, yn hytrach na bod yn destun beirniadaeth bosibl am beidio â chyflawni eu dyletswyddau fel aelodau.

Mae adran 8 o’r Mesur yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol ddynodi swyddog fel Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yr awdurdod. Mae’r Mesur yn ei gwneud yn ofynnol i’r Pennaeth hwn wneud trefniadau i swyddog a benodir ganddynt i gyflawni swyddogaethau’r Pennaeth o dan y Mesur. Dylid ystyried bod pob cyfeiriad at y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn y canllawiau hyn ac yn y Rheoliadau yn cynnwys unrhyw swyddog a benodir ganddynt i gyflawni’r dyletswyddau o dan y Mesur. Mae’r Rheoliadau’n rhagnodi y bydd y Pennaeth yn ysgwyddo’r cyfrifoldeb am ymdrin â hysbysiadau o absenoldeb teuluol.

Mae hwn yn amlwg yn faes a allai fod yn anodd i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Mae’n ymwneud ag ymdrin ag aelodau yn ystod datblygiad pwysig iawn yn eu bywydau personol. Bydd angen i’r Pennaeth fod yn sensitif wrth gadw cofnodion, gan gynnwys y dyddiadau sy’n berthnasol i’r absenoldeb ac unrhyw amheuaeth bod yr hawl i absenoldeb teuluol yn cael ei gamddefnyddio. Dylai’r Pennaeth fod yn hyblyg wrth ymdrin ag unrhyw gais i amrywio dyddiadau dechrau neu orffen absenoldeb, cyn belled â’u bod o fewn y lwfans cyfan. O ran ymddygiad a allai arwain at dynnu’r hawl yn ôl, dylai’r Pennaeth fod yn sicr iawn o’r ffeithiau cyn dilyn y trywydd hwn.

Fel y nodir uchod, o dan y mwyafrif o amgylchiadau, rhaid hysbysu’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn ysgrifenedig cyn unrhyw gyfnod o absenoldeb teuluol. Hefyd, mae’r Rheoliadau’n cynnwys gofynion hysbysu eraill, fel o dan y darpariaethau cwyno. Byddai hysbysiadau ar ffurf e-bost neu fformat electronig arall yn bodloni’r gofyniad ysgrifenedig mewn perthynas ag unrhyw hysbysiad sy’n ofynnol o dan y Rheoliadau.

O dan amgylchiadau cyffredin, ni ddylai’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ofyn am dystiolaeth o feichiogrwydd neu ddyddiad disgwyliedig yr enedigaeth oni bai bod rhesymau i amau a bod yr hysbysiad a roddwyd gan yr aelod yn amheus.

Nod absenoldeb newydd-anedig yw cynorthwyo partneriaid mamau i’w galluogi i gymryd cyfnod o absenoldeb yn ystod y 56 diwrnod cyntaf ar ôl geni plentyn.

Mae absenoldeb mabwysiadu yn rhoi’r hawl i aelodau i gyfnod absenoldeb o 26 wythnos. Mae’r hawl yn codi ar ddyddiad ffisegol lleoli plentyn gyda’r aelod ar gyfer ei fabwysiadu. Union ddyddiad lleoli’r plentyn sy’n bwysig ar gyfer dechrau’r absenoldeb hwn, nid dyddiad y lleoliad yn ôl unrhyw ddogfen gyfreithiol. Nid oes angen unrhyw dystiolaeth o fabwysiadu gan yr aelod er mwyn bod â hawl i gyfnod o absenoldeb mabwysiadu. Ni fyddai mabwysiadu mwy nag un plentyn ar yr un adeg yn galluogi aelod i gymryd sawl cyfnod o absenoldeb mabwysiadu.

Gall aelod sy’n bodloni amodau rhagnodedig ynglŷn â’u perthynas â pherson arall sy’n mabwysiadu plentyn gymryd pythefnos o absenoldeb mabwysiadu newydd. Nid oes gan aelod hawl i gymryd absenoldeb mabwysiadu ac absenoldeb mabwysiadu newydd mewn perthynas â’r un plentyn. Ni fyddai mabwysiadu mwy nag un plentyn ar yr un adeg yn galluogi aelod i gymryd sawl cyfnod o absenoldeb mabwysiadu newydd. Os yw aelod yn mabwysiadu plentyn ar y cyd ag aelod arall, gall un aelod ddewis fod yn fabwysiadydd y plentyn at ddibenion y Rheoliadau a bod â’r hawl i gyfnod o absenoldeb mabwysiadu. Ni fyddai gan yr aelod arall hawl i gyfnod o absenoldeb mabwysiadu, ond byddai ganddo/ganddi’r hawl i gyfnod o absenoldeb mabwysiadu newydd.

Bydd gan aelod hawl i absenoldeb rhiant os yw’n dod yn gyfrifol am ofalu am blentyn dan 14 oed. Rhaid i’r aelod hysbysu’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd o’r cyfrifoldeb hwn a rhaid i’r Pennaeth fod yn fodlon bod cyfrifoldeb o’r fath yn un gwirioneddol ac efallai y bydd angen cyflwyno tystiolaeth ategol.

Nid yw cyfrifoldeb am blentyn at ddibenion Rhan 5 o’r Rheoliadau wedi’i gyfyngu i aelodau sy’n derbyn cyfrifoldeb rhiant am blentyn fel y’i diffinnir yn adran 3 o Ddeddf Plant 1989. Y bwriad yw y byddai absenoldeb rhiant ar gael i aelodau sy’n dod yn gyfrifol dros dro am ofal plentyn yn ogystal ag aelodau sy’n ysgwyddo cyfrifoldebau mwy parhaol. Er enghraifft, byddai gan aelod sy’n cymryd cyfrifoldeb am ofal plentyn tra bo’r rhiant yn methu cyflawni eu cyfrifoldebau dros dro am resymau fel salwch, hawl i gyfnod o absenoldeb rhiant.

Gall aelod benderfynu gwasgaru absenoldeb rhiant dros gyfnodau amrywiol yn ystod y flwyddyn o’r adeg y daeth yr aelod yn gyfrifol am y plentyn. Rhaid i’r aelod hysbysu’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ei fod am wasgaru’r cyfnodau absenoldeb ymlaen llaw, er na ddisgwylir i’r aelod hysbysu’r Pennaeth o ddyddiad dechrau a hyd pob cyfnod absenoldeb rhiant o’r cychwyn cyntaf. Dylai’r aelod geisio hysbysu’r Pennaeth am y cyfnodau absenoldeb y bwriedir eu cymryd os yw hynny’n bosibl. Fodd bynnag, derbynnir na fydd hyn yn bosibl bob amser ac na fyddai’n rhoi digon o hyblygrwydd. Mewn achosion fel hyn, cyhyd ag yr hysbysir y Pennaeth ar y dechrau o fwriad cyffredinol yr aelod o ran cymryd absenoldeb ac yr hysbysir y Pennaeth cyn pob cyfnod absenoldeb unigol, byddai gan yr aelod hawl i gyfnodau o absenoldeb rhiant.

Mae’n ofynnol i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd hysbysu cadeirydd yr awdurdod lleol, cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ac arweinwyr pob grŵp gwleidyddol o’r awdurdod am unrhyw gyfnod o absenoldeb teuluol cyn iddo gael ei gymryd neu cyn gynted â phosibl ar ôl hynny. Mae gan y Pennaeth y rhyddid i hysbysu unrhyw bobl eraill os yw’n credu bod angen gwneud hynny. Er enghraifft, gallai hyn gynnwys aelodau’r awdurdod sy’n cynrychioli’r un is-adrannau neu rai cyfagos.

Ar ôl cael gwybodaeth gan y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ei bod yn bosibl nad oes gan aelod hawl i gyfnod o absenoldeb teuluol, gall awdurdod lleol benderfynu dileu neu gwtogi absenoldeb teuluol aelod os yw’n credu bod yr absenoldeb a ganiatawyd yn dwyllodrus, wedi’i gamddefnyddio neu nad oes gan yr aelod hawl i gyfnod o absenoldeb teuluol. Byddai modd i’r awdurdod, mewn sefyllfa o'r fath, benderfynu a ddylid cyfeirio'r mater at ei Bwyllgor Safonau i'w ystyried

Gall aelod apelio yn erbyn penderfyniad i ddiddymu hawl i absenoldeb teuluol. Rhaid cyflwyno cwyn ysgrifenedig, er y byddai cwyn ar ffurf electronig yn bodloni’r gofyniad hwn, fel y nodir uchod. Yna, bydd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn cyflwyno’r gŵyn i gadeirydd yr awdurdod lleol a fyddai’n gorfod ei chyflwyno i banel o dri aelod a benodir gan yr awdurdod at y diben (ni chaiff y panel gynnwys cadeirydd nac aelod llywyddol yr awdurdod).

Yna, bydd y panel yn penderfynu ar y gŵyn. Bydd y panel yn penderfynu a oes gan yr aelod hawl i gyfnod o absenoldeb teuluol o dan y Rheoliadau ai peidio. Pan fo'r panel yn penderfynu bod gan yr aelod hawl i gyfnod o absenoldeb teuluol, bydd yr aelod hwnnw'n cymryd cyfnod o absenoldeb teuluol yn unol â'r Rheoliadau.

Mae'n bosibl y bydd cyfnod o absenoldeb teuluol wedi'i ganslo gan yr awdurdod lleol hanner ffordd drwy’r cyfnod. Ar ôl cael ei sefydlu i ystyried cwyn, gallai'r panel wedyn benderfynu bod gan yr aelod hawl mewn gwirionedd i gyfnod o absenoldeb teuluol. O dan yr amgylchiadau hynny, bydd gan yr aelod hawl i gyfnod o absenoldeb i'r graddau a nodir o dan y Rheoliadau.

Pan fo panel yn penderfynu nad oes gan aelod hawl i gyfnod o absenoldeb teuluol, ni fydd yr aelod yn gymwys i gael cyfnod o absenoldeb teuluol o dan y Rheoliadau ac felly disgwylir iddo barhau â'i ddyletswyddau fel aelod.

Rhaid i reolau sefydlog awdurdod lleol gynnwys darpariaethau sy’n disgrifio o dan ba amgylchiadau y gall aelod ar absenoldeb mamolaeth neu riant (yn unig) barhau i gyflawni rhai dyletswyddau os ydynt yn dymuno gwneud hynny. Dylai hyn alluogi i aelod ar absenoldeb o’r fath fynychu cyfarfod penodol neu fath o gyfarfod neu gyflawni dyletswydd benodol neu fath o ddyletswydd ar ôl derbyn caniatâd gan gadeirydd yr awdurdod lleol. Er enghraifft, gallai hyn fod yn berthnasol os oes gan yr aelod ddiddordeb penodol hysbys mewn mater neu os trafodir materion brys a allai effeithio ar eu hardal leol. Cyn cytuno i gais o’r fath, rhaid i gadeirydd awdurdod hysbysu arweinwyr pob grŵp gwleidyddol ar y cyngor. Os oes anghytundeb, dylai panel a sefydlir fel yr uchod wneud y penderfyniad terfynol.

Dylai rheolau sefydlog hefyd bennu a ddylai unrhyw ddyletswydd a roddir i aelodau gael eu cyflawni yn ystod cyfnod o absenoldeb teuluol. Er enghraifft, gallai hyn olygu bod modd gofyn i aelod ar absenoldeb teuluol fynychu cyfarfod pe na bai digon o aelodau i gynnal y cyfarfod fel arall. Gallai’r rheolau sefydlog alluogi trefniadau gwahanol i gael eu gwneud ar gyfer gwahanol aelodau. Efallai bod gan aelod arbenigedd mewn maes penodol a fyddai’n ei gwneud yn anodd i rywun arall gymryd ei le dros dro, a allai awgrymu y gellid disgwyl ymrwymiad cyfyngedig o hyd gan aelod o dan amgylchiadau a ddiffinnir. Fodd bynnag, ni ddylai effaith darpariaeth o’r fath o dan y rheolau sefydlog fod yn groes i ddiben y Mesur a’r Rheoliadau.

Dylid nodi na ddylai absenoldeb aelod am resymau absenoldeb teuluol sbarduno unrhyw broses o ailddyrannu cynrychiolaeth yn unol â chydbwysedd gwleidyddol. Ar gyfer cyfrifiadau o'r fath, dylid trin yr aelod fel aelod llawn o'r cyngor ac felly dylai unrhyw drefniadau dirprwyo fod yn agored i aelodau o'r un grŵp gwleidyddol yn unig.